MỤC TIÊU KIỂM SOÁT NHÂN TỐ KIỂM SOÁT ĐÁNH GIÁ
RỦI RO
Bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả nguồn lực. Cung cấp thông tin đáng tin
cậy.
Định kỳ thực hiện đánh giá kết quả chính xác.
Mọi thành viên trong đơn vị phải tuân thủ các chính sách quy định nội bộ
Cơ cấu tổ chức.
Hệ thống chính sách quy định. Phân chia trách nhiệm
Uỷ quyền và phê chuẩn. Tổ chức hệ thống tài khoản. Kiểm soát chứng từ sổ sách. Kiểm tra độc lập. Bảo vệ tài sản. Phân tích rà sốt. 1) Thấp 2) Thấp 3) Thấp 4) Thấp 5) Thấp 6) Thấp 7) Thấp 8) Thấp 9) Thấp 2.4.1. Những mặt đạt được
Nhìn chung hệ thống kiểm sốt nội bộ tại nhà máy được thiết lập cũng tương đối khá chặt chẽ, và nó thực sự có tác dụng không chỉ đối với công tác quản lý tại nhà máy mà còn phục vụ hữu hiệu cho quá trình quản lý, giám sát của cơng ty. Hơn thế nó tạo ra một quy trình làm việc chuyên nghiệp, phương pháp làm việc khoa học và quan trọng nó giúp cho mọi cơng việc diễn ra trôi chảy, suôn sẽ d ưới một hệ thống kiểm sốt chặt chẽ.
Qua tìm hiểu và phân tích ở trên ta thấy những mặt đạt được của hệ thống kiểm soát nội bộ trong nhà máy như sau:
Về việc uỷ quyền và xét duyệt:
Việc uỷ quyền và xét duyệt được thực hiện tương đối chính xác, và phù hợp với trách nhiệm, chức năng của từng bộ phận.
Về việc phân chia trách nhiệm:
Nhà máy đã thiết lập một cơ cấu tổ chức các bộ phận theo h ướng chuyên biệt hố tương đối cao, khơng chồng chéo, mỗi một bộ phận có chức năng ri êng biệt, hỗ trợ đồng thời kiểm soát nhau chặt chẽ. C ơ cấu tổ chức với nhiều phịng ban nó đã phân chia trách nhiệm cụ thể, rõ ràng. Đặc biệt bộ máy kế toán của nhà máy được thực hiện vừa tập trung vừa phân tán ph ù hợp với quy mô của nhà máy. Tổ chức phân công việc rõ ràng, không chồng chéo. Do đó giúp nhà lãnh đạo nhà máy cũng như cơng ty nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của nhà máy, từ đó có chính sách chỉ đạo kiểm tra giám sát kịp thời .
Về hệ thống chính sách quy định:
Hệ thống chính sách quy định do nh à nước ban hành hoặc do ban lãnh đạo nhà máy đưa ra bằng văn bản và chuyển xuống cho từng bộ phận riêng biệt.
Về việc bảo vệ tài sản:
+ Nhà máy đã phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng cán bộ công nhân viên. + Đồng thời nhà máy áp dụng các biện pháp bảo vệ tài sản tương ứng và các hệ thống chính sách quy định để bảo vệ tài sản.
+ Định kỳ có tiến hành kiểm kê lại tài sản, đối chiếu với số liệu sổ sách. Đồng thời đối chiếu số liệu giữa các nhân vi ên kế toán với nhau.
Về việc tổ chức chứng từ, sổ sách: Nhà máy tổ chức chứng từ, sổ sách tương đối đạt hiệu quả:
+ Các chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng và được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc sắp xảy ra .
+ Mọi chứng từ, nghiệp vụ xảy ra đều có sự phê chuẩn và xét duyệt rõ ràng. Mọi chứng từ điều có chữ kỹ xác nhận, ghi rõ họ tên của người có trách nhiệm, ngày tháng xảy ra nghiệp vụ. Do đó mà góp phần thuận lợi trong việc truy trách nhiệm nếu có sự việc xảy ra.
+ Sổ sách được mở chi tiết cho từng đối tượng và phù hợp với quy định của bộ tài chính cũng như cơng tác quản lý.
+ Tất cả các chứng từ, sổ sách đều được lưu trữ, bảo quản thận trọng, an toàn theo đúng quy định.
Về việc tổ chức báo cáo:
Báo cáo được lập đầy đủ, rõ ràng, kịp thời, đúng yêu cầu quản lý và quy định của bộ tài chính.
Về tổ chức tài khoản: Nhà máy đã xây dựng cho mình một danh mục tài khoản tương đối:
+ Chi tiết cho từng bộ phận, từng tài khoản thuận lợi trong cơng tác hoạch tốn. + Phù hợp với yêu cầu quản lý và quy định của bộ tài chính.
Đồng thời nhà máy cũng áp dụng phầm mềm kế tốn (Exel) trong cơng tác quản lý cũng như cơng tác hoạch tốn kế tốn.
2.4.2. Những mặt chưa đạt được
Bên cạnh những mặc tích cực của hệ thống kiểm soát nội bộ tại nh à máy ta có thể thấy một số nhân tố trong hệ thống kiểm sốt ch ưa hồn thiện. Các thủ tục kiểm soát được đánh giá ở mức thấp là chủ yếu. Một số hạn chế cụ thể như sau:
Về việc phân chia trách nhiệm:
Phân chia trách nhiệm chưa được chặt chẽ giữa bộ phận xét duyệt mua hàng, bộ phận mua hàng và nhận hàng. Phòng kinh doanh đảm nhận cả việc xét duyệt mua hàng, mua hàng, nhận hàng và giao hàng vào kho cho th ủ kho bảo quản.
- Kế tốn tổng hợp kiêm kế tốn tính giá thành. Kế tốn tổng hợp chịu trách nhiệm về việc phân bổ chi phí, tập hợp chi phí v à tính giá thành sản phẩm cho nhà máy.
Về việc bảo quản tài sản: Công việc kiểm kê chưa thực hiện theo đúng nghĩa của nó, chẳng hạn:
+ Cuối mỗi tuần khơng thực hiện kiểm kê.
+ Khơng có đầy đủ cán bộ có trách nhiệm thực hiện kiểm kê. + Không lập biên bản kiểm kê.
Việc tổ chức chứng từ sổ sách:
+ Một số hoạt động mua hàng không lập hợp đồng.
+ Một số chứng từ khơng có sự ký duyệt của giám đốc. Ví vụ như phiếu nhập kho chủ yếu là do các bộ phận như kế toán vật tư, thủ kho, phòng kinh doanh… ký duyệt chứ khơng có chữ ký của giám đốc.
Phiếu chi, phiếu thu chỉ lập hai liên luân chuyển và cuối cùng đều do kế toán thanh toán lưu giữ.
+ Các bảng liên quan đến giá thành thì sau khi kế toán lên nhật ký mới chuyển cho kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt.
Mặc dù hệ thống chính sách, quy định của nhà máy tương đối chặt chẽ, nhưng một số trường hợp đã được đơn giãn hoá, việc áp dụng không chặt chẽ, kiên quyết.
Việc áp dụng phần mềm quản lý t ương đối còn nhiều hạn chế, chủ yếu vẫn cịn mang tính thủ cơng…..
Những nhân tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ của nh à máy chưa được hoàn thiện, gây hạn chế trong kiểm sốt, làm ảnh hưởng đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy. Sau đây là một số biện pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại nhà máy.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NHÀ MÁY ĐƯỜNG QUẢNG
PHÚ – CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG QUẢNG NGÃI
Sau thời gian thực tập tìm hiểu tình hình thực tế tại cơng ty, tơi xin có một vài ý kiến đánh giá về cơng tác xây dựng và hồn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ, đồng thời đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện thủ tục kiểm sốt nội bộ tại nhà máy đường Quảng Phú - Cơng ty cổ phần đường Quảng Ngãi như sau:
3.1. HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG VIỆC QUẢN LÝ TIỀN
3.1.1. Cơ sở
Hiện tại tại nhà máy quản lý tiền như sau:
- Nguồn chi của nhà máy chủ yếu bằng tiền mặt, khơng có tài khoản tiền gửi ngân hàng.
- Khi chi tiền thì người nhận tiền khơng được nhận chứng từ (liên 3 của phiếu chi).
- Việc viết phiếu chi có thể được thực hiện bởi kế tốn vật tư nếu kế tốn thanh tốn đi vắng.
- Cuối ngày, cuối tuần khơng kiểm kê quỹ, chỉ cuối tháng thủ quỹ kiểm k ê và thông báo tồn quỹ.
- Biên bản kiểm kê quỹ chỉ được lập khi kiểm kê vào cuối năm.
- Cuối năm mới thực hiện đối chiếu số liệu giữa các kế tốn các kế tốn khi có sai sót.
- Khơng lên kế hoạch thu chi. Cuối năm kế tốn trưởng có dự kiến các khoản chi cho năm sau tuy nhiên không lên k ế hoạch rõ ràng…
3.1.2. Biện pháp
- Sử dụng hình thức thanh tốn qua ngân hàng, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán. Chẳng hạn:
+Trả lương cho cán bộ công nhận viên qua thẻ
+ Trả tiền mua nguyên liệu đầu vào của các doanh nghiệp…
Hiện tại vốn ngắn hạn của nhà máy là 184.590.000.000 đồng, nhưng trong vốn ngắn hạn chủ yếu là tiền mặt. Mỗi năm có khoản trên 15 hợp đồng đầu tư, số tiền nhỏ nhất của các hợp đồng là 75.000.000 đồng.Vì vậy mà rủi ro ở mức thấp nhất có thể xảy ra mỗi năm là:
75.000.000 * 15 *5% = 56.250.000 đ ồng
Do đó cần phải kiểm sốt chặt chẽ khâu quản lý tiền trong nh à máy, đặc biệt là trong chi tiền đầu tư nguồn nguyên liệu đầu vào.
- Chứng từ liên quan đến việc chi tiền phải được lập đầy đủ, và đưa người nhận tiền một liên để kiểm tra đối chiếu.
- Việc lập phiếu chi chỉ do duy nhất kế toán thanh toán đảm nhận. - Cuối mỗi tuần, mỗi tháng phải kiểm k ê lại quỹ.
- Biên bản kiểm kê phải được lập khi kiểm kê quỹ.
- Thường xuyên đối chiếu số liệu giữa kế toán thanh toán v à thủ quỹ và giữa kế toán thanh toán với kế toán tổng hợp.
- Cần phải lên kế hoạch thu chi cho nhà máy, đặc biệt là cuối mỗi năm cần phải lên kế hoạch thu chi cho năm sau.
3.1.3. Ý nghĩa
Hoạt động kiểm soát này nhằm mang lại hiệu quả như: Tránh biển thủ tiền.
Nhằm sử dụng đồng tiền có hiệu quả h ơn, đảm bảo nguồn tiền để chi tiêu. Cơng việc thanh tốn nhanh gọn.
3.2. TỔ CHỨC PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM GIỮA BỘ PHẬN MUA HÀNG – NHẬN HÀNG – GIAO HÀNG VÀO KHO VÀ BẢO QUẢN HÀNG TỒN KHO
3.2.1 Cơ sở
-Phòng kinh doanh đảm nhận việc xét duyệt việc mua h àng, mua hàng, nhận hàng, và giao hàng vào kho.
- Thủ kho là bảo quản và cũng là người giám sát việc nhập kho.
- Cuối tháng không thường xuyên kiểm kê lại hàng tồn kho. Báo cáo tồn kho hàng tháng chỉ do thủ kho báo cáo. Chỉ cuối năm mới thực hiện kiểm k ê và lập biên bản kiểm kê.
- Không thực hiện đối chiếu thường xuyên giữa số liệu của thủ kho với kế toán vật tư, giữa số liệu của kế toán vật tư với kế toán tổng hợp. Chỉ cuối năm mới đối chiếu.
3.2.2. Biện pháp
- Bộ phận mua hàng cũng có thể do phịng kinh doanh đảm nhận ln, có trách nhiệm kiểm tra mọi yêu cầu, quyết định mua hàng rõ ràng. Việc mua hàng với số lượng ít thì có thể do phịng kinh doanh quyết định, nhưng với số lượng lớn phải có quyết định của giám đốc trước khi mua. Sau đó có trách nhiệm tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng.
- Tách riêng bộ phận nhận hàng, bộ phận này có trách nhiệm nhận hàng từ nhà cung cấp, căn cứ vào hợp đồng hay đơn đặt hàng và hóa đơn kiểm tra kiểm định lại hàng trước khi nhận. Sau đó nhận và giao hàng vào kho cho thủ kho bảo quản.
- Tách rời một bộ phận giám sát việc nhập h àng vào kho. Trước khi hàng được nhập vào kho bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra lại hàng một lần nữa xem hàng có đảm bảo chất lượng, chủng loại, số lượng ... hay không rồi mới ký nhận vào phiếu nhập kho. Nhằm nhập hàng vào kho đảm bảo đúng yêu cầu.
- Cuối tháng nào cũng phải thực hiện kiểm kê lại tài sản và thực hiện đối chiếu cẩn thận.
- Kế toán vật tư khi tiến hành ghi sổ thì cần phải đối chiếu kiểm tra xem giá cả có phù hợp khơng rồi mới tiến hành ghi sổ.
Áp dụng nguyên tắc cân nhắc giữa chi phí và lợi ích để đánh giá biện pháp trên. Xét đến các khoản rủi ro do giân lận của bộ phận mua h àng- nhận hàng – giao hàng gây ra:
Số lượng hàng mua bình quân khoản 48.796.000 đồng/lần, bình quân một tháng 2.5 lần mua hàng. Xác suất xảy ra rủi ro là 5%.
Do đó rủi ro ước tính là: 48.796.500* 5% * 2.5 *12 = 73.194.750 đồng/ năm. Khi áp dụng biện pháp này thì cần 1 hoặc 2 nhân viên cùng phụ trách việc nhận hàng, và một nhân viên cùng với nhân viên mua hàng, nhân viên nhận hàng, nhân viên phòng kỹ thuật và thủ kho giám sát việc nhập hàng và giao hàng vào kho. Tiền lương cho mỗi nhân viên hiện tại nhà máy trả là khoản 1.000.000 đồng đến 1.200.000 đồng/tháng. Vì vậy mà hồn tồn chấp nhận so với rủi ro ước tính (73.194.750 – 1.200.000*12*3 = 29.994.750) . Ta cũng có thể cắt bớt nhân viên phòng kinh doanh bổ sung qua bộ phận nhận hàng. Bởi vì hiện tại phịng kinh doanh có 6 nhân viên. Khi tách riêng thì trách nhi ệm của từng bộ phận được chia ra và có thể quy trách nhiệm dễ dàng, trách được tình trạng cùng nhau thơng đồng.
3.2.3. Ý nghĩa
Như vậy việc thiết lập bộ phận nhận h àng, tách biệt giữa các chức năng như mua hàng - nhận hàng – giao hàng - bảo quản hàng sẽ tăng cường kiểm soát, giảm thiểu các rủi ro trong quá trình mua hàng, nhận hàng và bảo quản như sau:
Mua hàng không đúng chủng loại, quy cách
Mua hàng kém chất lượng, hoặc không đúng chất lượng Nhận hàng thừa hoặc thiếu
Hàng nhập không được ghi chép đầy đủ Mua khống
3.3. TỔ CHỨC KIỂM SOÁT CHẶT CHẼ VIỆC LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
3.3.1. Cơ sở
- Phòng kinh doanh đảm nhận việc lựa chọn nhà cung cấp. Việc lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa vào các nhà cung cấp truyền thống, rất ít thay đổi nh à cung cấp.
- Phòng kinh doanh là bộ phận mua hàng và cũng là bộ phận nhận hàng nên rất dễ có sự thơng đồng giữa nhà cung cấp và bộ phận mua.
3.3.2. Biện pháp
- Phịng kinh doanh có trách nhi ệm sau khi nhận giấy đề nghị hay y êu cầu mua hàng tiến hành kiểm tra lại yêu cầu này có hợp lệ đúng u cầu khơng. Sau đó tìm kiếm nhà cung cấp, thu thập thông tin về giá cả, sản phẩm của nhà cung cấp nhằm cung cấp thông tin cho người quản lý ra quyết định lựa chọn nh à cung cấp.
- Người có thẩm quyền sẽ ra quyết định lựa chọn mua h àng nào, của nhà cung cấp nào, với số lượng bao nhiêu. Sau đó bộ phận mua hàng sẽ tiến hành đặt hàng và mua hàng. Tất cả các hoạt động mua hàng phải được lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng.
- Thực hiện nghiêm túc thủ tục so sánh, đối chiếu giá cả, chất l ượng sản phẩm của ít nhất 3 nhà cung cấp trong quá trình xét duyệt đặt hàng, mua hàng
- Tăng cường năng lực làm việc của bộ phận mua hàng, nhận hàng.
3.3.3. Ý nghĩa
Biện pháp này mang lại những hiệu quả như sau:
Giúp mua hàng đảm bảo chất lượng tốt, giá cả phù hợp.
Ngăn chặn bộ phận mua hàng và nhà cung cấp thông đồng với nhau. Giúp nhà máy nắm bắt được thơng tin thị trường.
Giúp nhà máy kiểm sốt được chi phí đầu vào. Đồng thời làm giảm cơng việc cho các khâu sau.
3.4. TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHỨNG TỪ CHẶT CHẼ HƠN 3.4.1. Cơ sở
- Một số chứng từ không được lập và luân chuyển đúng quy định, chẳng hạn: + Phiếu chi, phiếu thu chỉ được lập thành 2 liên và không giao cho ngư ời nhận tiền.
+ Phiếu nhập hoặc xuất kho khơng có sự ký duyệt của giám đốc nh à máy. + Các chứng từ liên quan đến tập hợp chi phí, phân bổ chi phí sau khi tính giá thành mới đưa cho giám đốc và kế tốn trưởng ký duyệt…
3.4.2. Biện pháp
Nhà máy cần phải quản lý khâu tổ chức chứng từ chặt chẽ h ơn. Sau đây là