Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Thủ tục kiểm soát Đánh giá
- Chi đúng - Chi sai
- Phân chia trách nhiệm giữa kế toán thanh toán và thủ quỹ. - Giám đốc ký trước khi chi tiền - Kiểm tra chứng từ trước khi lập phiếu chi và chi tiền.
Trung bình
- Các khoản tiền ghi sổ là số tiền thực của nhà máy và số
tiền tồn quỹ phải khớp với trên sổ sách - Tiền bị chiếm dụng hoặc ghi khống
- Phân chia trách nhiệm giữa kế toán thanh toán và thủ quỹ. - Chi chủ yếu trực tiếp bằng tiền mặt.
- Cuối tháng thủ quỹ kiểm kê quỹ và báo cáo.
Thấp
- Mọi khoản thu, chi được hoạch tốn đầy đủ chính xác
vào sổ sách
- Ghi thiếu hoặc ghi sai
-Mọi nghiệp vụ chi tiền điều tiến hành ghi sổ ngay.
-Cuối mỗi ngày tiến hành ghi sổ quỹ.
- Kế toán thanh toán đối chiếu số liệu với thủ quỹ vào cuối tháng(rất ít).
Thấp
2.3.2. Kiểm sốt nội bộ đối với nợ phải trả
Nợ phải trả của nhà máy bao gồm rất nhiều khoản như phải trả cho nhà cung cấp, phải trả tiền vay, phải trả cán bộ công nhân viên, phải trả nội bộ của nhà máy đối với công ty ….
2.3.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng
- Chứng từ sử dụng: + Hoá đơn.
+ Hợp đồng vay nợ. + Phiếu nhâp kho.
+ Và một số chứng từ liên quan khác... - Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 331 : Phải trả nhà cung cấp.
+ Tài khoản 333 : Thuế và các khoản phải nộp nhà nước + Tài khoản 334 : Phải trả người lao động.
+ Tài khoản 335 : Chi phí phải trả. + Tài khoản 336 : Phải trả nội bộ.
+ Tài khoản 338 : Phải trả, phải nộp khác. + Tài khoản 341 : Vay dài hạn.
+ Tài khoản 152 : Nguyên liệu, vật liệu. + Tài khoản 153 : Công cụ, dụng cụ.
2.3.2.2. Lưu đồ xử lý nghiệp vụ mua hàng chịu
Nghiệp vụ mua hàng được thể hiện ở hình 2.11
- Bộ phận u cầu khi có nhu cầu sử dụng vật tư, cơng cụ dụng cụ hoặc do hết hàng trong kho bộ phận sẽ tiến hành mua hàng. Nếu bộ phận sử dụng mà yêu cầu mua hàng thì phải viết phiếu yêu cầu chuyển cho bộ phận kinh doanh xét duyệt để mua hàng.
-Phòng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra phiếu nhu cầu. Nếu chấp nhận mua hàng thì sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng và gửi cho nhà cung cấp.Sau đó sẽ tiến hành nhận hàng chuyển hàng về kho để nhập kho.
- Sau khi hàng được mua về nhập kho xong, thủ kho và kế toán vật tư ghi sổ xong thì tồn bộ chứng liên quan đến việc mua hàng như hoá đơn mua hàng, hoá đơn vận chuyển, phiếu nhập kho,biên bản kiểm nghiệm và một số chứng từ liên quan khác được chuyển cho kế tốn cơng nợ kiểm tra và mở sổ theo dõi cơng nợ phải trả.
chứng từ, sau đó ghi sổ chi tiết theo dõi công nợ. Cuối mỗi tháng, sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết tài khoản 331, sẽ tiến hành tổng cộng sổ chi tiết công nợ để lên nhật ký chứng từ số 5, và lập bảng tổng hợp chi tiết. Sau đó tổng cộng tháng để cung cấp số liệu tổng hợp cho kế toán tổng hợp để lên sổ tổng hợp và lập báo cáo tài chính cho nhà má y.
2.3.2.3.Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi trả nợ (giảm công nợ)
Nghiệp vụ chi trả nợ được thể hiện ở hình 2.12 Giải thích:
-Kế tốn cơng nợ dựa vào giấy đòi nợ hoặc hợp đồng mua bán, hoặc các chứng từ liên quan khác...kế toán sẽ kiểm tra chấp nhận trả nợ v à chuyển chứng từ cho kế toán thanh toán làm cơ sở để lập phiếu chi chi tiền trả nợ.
-Sau đó kế tốn cơng nợ dựa vào phiếu chi đã chi trả nợ rồi tiến hành ghi sổ theo dõi cơng nợ. Cuối tháng kế tốn cơng nợ dựa vào số liệu tổng trên từng sổ theo dõi công nợ lên nhật ký chứng từ số 5 và bảng tổng hợp chi tiết. Sau đó tổng cộ ng tháng để chuyển số tổng cho kế toán tổng hợp l àm cơ sở để lên sổ cái, và lập báo cáo tài chính cho nhà máy. Các chứng từ liên quan đến cơng nợ thì kế tốn cơng nợ lưu, còn phiếu chi và một số chứng từ khác liên quan đến thu chi thì kế tốn thanh tốn lưu. Tuy nhiên toàn bộ chứng từ điều được lưu trong một tủ duy nhất ở phịng kế tốn, nên ai lưu cung như nhau .
2.3.2.4. Các hoạt động kiểm soát đối với nợ phải trả của nhà máy
Nhà máy đã thiết lập một số thủ tục kiểm soát nợ phải trả nh ư sau:
- Bộ phận kho hàng, bộ phận kiểm soát hàng tồn kho, bộ phận yêu cầu sẽ kiểm tra và lập phiếu yêu cầu mua hàng gửi cho bộ phận mua hàng ( Phòng kinh doanh) để kiểm tra xét duyệt xem yêu cầu này có hợp lệ khơng, sau đó mới tiến hành mua hàng. Thủ tục này giúp giảm bớt cách mua hàng tùy ý.
- Nhà máy đã phân ra hai kế tốn: Kế tốn cơng nợ đầu tư chun phụ trách theo dõi về hoạt động đầu tư; kế tốn cơng nợ khác theo dõi các khoản nợ còn lại của nhà máy như nợ nhà cung cấp, nợ nhà nước, … làm công tác theo dõi công nợ chặt chẽ hơn, rõ ràng hơn …
- Nhà máy đã phân chia trách nhiệm giữa thủ kho và kế toán vật tư, giữa người có chức năng bảo quản tài sản hàng tồn kho với người có chức năng kế toán là người giữ các sổ sách về hàng mua.
- Nhà máy đã đã giao trách nhiệm về việc mua hàng, nhận hàng cho bộ phận kinh doanh. Trong quá trình mua hàng thì ph ải lập biên bản nghiệm thu (biên bản kiểm nghiệm). Trong biên bản kiểm nghiệm do phòng kinh doanh kết hợp với phòng kỹ thuật chất lượng và thủ kho kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm. Chính nhờ hoạt động này mà giúp tăng trách nhiệm cho phòng kinh doanh và chất lượng của nguyên liệu, sản phẩm mua vào đảm bảo về chất lượng.
- Các chứng từ thanh tốn điều được ký và đóng dấu cẩn thận ghi rõ ngày, tháng, năm, ký và ghi rõ họ tên để xác nhận trách nhiệm của mỗi người. Để có thể truy tìm sai phạm, gian lận do ai gây ra một cách dễ dàng.
- Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán hàng điều được xét duyệt cẩn thận, do kế toán thanh toán, thủ quỹ, giám đốc, kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt.
-Kế tốn cơng nợ khác có trách nhiệm tổng hợp số liệu về công nợ tr ước khi chuyển cho kế toán tổng hợp. Điều này giảm cơng việc cho kế tốn tổng hợp và số liệu chính xác hơn.
- Cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp sẽ thực hiện đối chiếu số liệu, nếu thấy có thắc mắc hoặc sai sót thì u cầu kế tốn chi tiết sẽ kiểm tra v à sửa đổi.
2.3.2.5. Bảng câu hỏi kiểm soát việc mua hàng – trả tiền
Tên và chức vụ nhân viên được phỏng vấn:
- Bà Sen: Kế tốn tài sản cố định và cơng nợ khác - Ơng Hồng : Kế tốn cơng nợ đầu tư
- Bà Lan: Trưởng phịng kinh doanh. - Bà Huyền: Kế tốn vật tư.