TT Tên Tài Khoản Tài khoản cấp 1 Tài khoản cấp 2.
1 Tiền mặt 111 -
2 Phải thu khách hàng 131 -
3 Thuế giá trị gia tăng đầu vào. 133 -
4 Phải thu nội bộ 136 -
5 Phải thu nội bộ khác. - 136.801
6 Phải thu khác. 138 -
7 Tài sản thiếu chờ xử lý. - 1381
8 Phải thu khác. - 1388
9 Dự phịng nợ phải thu khó địi. 139 -
10 Tạm ứng. 141 -
11 Chi phí chờ kết chuyển. 142 -
12 Nguyên liệu, vật liệu. 152 -
13 Nguyên liệu chính. - 1521
14 Vật liệu phụ - 1522
15 Nhiên liệu - 1523
16 Phụ tùng thay thế - 1524
17 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản - 1525
18 Vật liệu khác, phế liệu - 1527
19 Công cụ dụng cụ 153 -
20 Công cụ lao động - 1531
21 Bao bì luân chuyển - 1532
22 Đồ dùng cho thuê - 1533
24 Chi phí sản xuất dở dang - 154011
25 Chi phí sản xuất dở dang TMM - 154002
26 Chi phí sản xuất dở dang VCMB - 154004
27 Chi phí sản xuất dở dang - 154005
28 Chi phí sản xuất dở dang mở rộng - 154006
29 Chi phí sản xuất dở dang G. cơng - 154007
30 Thành phẩm 155 -
31 Tài sản cố định hữu hình 211 -
32 Hao mòn tài sản cố định 214 -
33 Xây dựng cơ bản dở dang 241 -
34 Chi phí xây dựng cơ bản dở dang - 241202
35 Chi phí xây dựng CBDD mở rộng - 241212
36 Chi phí sữa chữa lớn MMTB - 241301
37 Chi phí SCL phương tiện vận tải - 241302
38 Phải trả người bán 331 -
39 Thuế và các khoản phải nộp 333 -
40 Phải trả người lao động 334 -
41 Lương - 3341
42 Tiền ăn ca - 3342
43 Chi phí phải trả 335 -
44 Chi phí phải trả sữa chữa lớn - 3352
45 Chi phí phải trả khác - 3354 46 Phải trả nội bộ 336 - 47 Phải trả nội bộ - 336801 48 Phải trả phải nộp khác 338 - 49 Tài sản thừa chờ xử lý - 3381 50 Kinh phí cơng đồn - 3382
52 Bảo hiểm y tế - 3384
53 Vay dài hạn 341 -
54 Nguồn vốn kinh doanh 411 -
55 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 412 -
56 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 413 -
57 Lợi nhuận chưa phân phối 421 -
58 Doanh thu bán hàng và cung cấp d.vụ 511 -
59 Doanh thu bán hàng nội bộ 512 -
60 Doanh thu hoạt động tài chính 515 -
61 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 -
62 Chi phí nhân cơng trực tiếp 622 -
63 Chi phí sản xuất chung 627 -
64 Giá vốn hàng bán 632 -
65 Chi phí hàng bán 641 -
66 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 -
67 Thu nhập khác 711 -
68 Chi phí khác 811 -
69 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 821 -
70 Xác định kết quả kinh doanh 911 -
2.2.3.2. Nhận xét
Qua bảng danh mục hệ thống tài khoản sử dụng tại nhà máy, ta thấy nhà máy đã sử dụng riêng cho mình một hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm sản xuất của nhà máy, dựa trên cơ sở danh mục hệ thống t ài khoản do bộ tài chính ban hành. Qua đó nhà máy đ ã áp dụng và sử dụng những tài khoản này vào cơng tác kế tốn rất chính xác và đúng nguyên tắc. Nhà máy đã phân ra những tiểu khoản hợp lý n ên giúp cho nhân viên kế toán hoạch toán và cũng như người đọc dễ hiểu và dễ phân biệt hơn.
2.2.4. Tổ chức hệ thống sổ sách.
2.2.4.1. Sơ đồ hình thức kế toán áp dụng tại nhà máy
Do đặc điểm quy mô sản xuất của nh à máy và xuất phát từ nhu cầu quản lý khối lượng kế toán, kết hợp với chuyên môn của cán bộ công nhân viên tại nhà máy mà hình thức kế tốn áp dụng tại nhà máy là hình thức Nhật Ký Chứng Từ. Nhà máy cũng sử dụng kế tốn máy thơng qua ch ương trình phần mềm exel. Tuy nhiên cơng việc kế tốn chủ yếu vẫn là thủ cơng. Sơ đồ hình thức kế tốn được thể hiện thơng qua hình 2.5 dưới đây
2.2.4.2. Giải thích sơ đồ
Trình tự ghi chép kế tốn trong hình thức nhật ký chứng từ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp v ào các nhật ký chứng từ và các bảng kê liên quan. Trường hợp ghi hàng ngày vào bảng kê thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng k ê vào nhật ký chứng từ.
Sổ cái
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ kế tốn và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ hoặc thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Đối với các loại chi phí phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ th ì trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ liên quan.
Cuối tháng khóa sổ các nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ và lấy số liệu tổng cộng trong các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái một lần, không cần lập chứng từ ghi sổ.
Riêng đối với các tài khoản phải mở sổ, hoặc thẻ chi tiết th ì các chứng từ gốc sau khi ghi vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kê được chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi v ào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết của các t ài khoản liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết v à căn cứ vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.
Số liệu tổng cộng trên sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập bảng cân đối và báo cáo tài chính cho nhà máy.
2.2.4.3. Một số sổ kế toán sử dụng tại nhà máy
- Sổ quỹ tiền mặt
- Nhật ký chứng từ:1,5,7,10 - Sổ chi tiết 331
- Sổ chi tiết 336 - Sổ chi tiết 136 - Sổ chi tiết vật tư. - Sổ chi tiết 141 - Một số bảng kê - Sổ cái.
2.3. THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT TẠI NHÀ MÁY ĐƯỜNG QUẢNG PHÚ – CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG QUẢNG NGÃI
2.3.1. Kiểm soát nội bộ đối với tiền
2.3.1.1. Các khoản mục thu chi thường xuyên của nhà máy
Nhà máy là một đơn vị trực thuộc của công ty đường Quảng Ngãi, nhà máy chỉ theo dõi quá trình sản xuất đường và tiêu thụ nội bộ trong cơng ty, cịn tiêu thụ ra bên ngồi là do cơng ty theo dõi nên:
- Nguồn thu chủ yếu của nhà máy là từ việc cung cấp nước khai thác cho các nhà máy thuộc nội bộ công ty, bán đường cho các nhà máy, bán mật rỉ, và một số phế liệu thu hồi khác, cho thuê romooc, nhận tiền từ cơng ty, nhận góp vốn...
- Các khoản chi thường xuyên của nhà máy là: + Chi trả lương cho cán bộ công nhân viên. + Chi đầu tư mía, hỗ trợ dự án, đền bù. + Chi trả nhà cung cấp……
2.3.1.2. Q trình kiểm sốt về tiền mặt
2.3.1.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng
- Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 111: Tiền mặt.
+ Một số tài khoản liên quan: 515, 512, 336, 131,…. - Chứng từ sử dụng:
+ Hoá đơn. +Phiếu thu. + Phiếu chi.
+ Và một số chứng từ liên quan khác...
2.3.1.2.2. Lưu đồ xử lý quy trình tính và chi lương
Lưu đồ xử lý quy trình tính và chi lương được thể hiện qua hình 2.6 dưới đây
Giải thích:
- Hàng ngày tổ trưởng hoặc người được uỷ quyền chấm công cho từng bộ phận sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm cơng cho từng
người. Cuối tháng (vào ngày 25) người chấm công và phụ trách đơn vị ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng một số chứng từ khác lên cho phịng tổ chức để kiểm tra, tính lương, chia lương cho từng người lao động.
-Phịng tổ chức căn cứ vào bảng chấm cơng và một số chứng từ khác tiến hành tính lương, chia lương cho t ừng người lao động. Sau đó tiến hành lập bảng thanh tốn tiền lương, mở sổ theo dõi lương cho cán bộ cơng nhân viên. Bảng thanh tốn tiền lương được lập thành hai bảng, sau đó chuyển lên cho Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt.
- Sau khi Giám đốc và kế tốn trưởng ký duyệt xong bảng thanh tốn tiền lương thì một bảng thanh tốn tiền lương chuyển cho kế toán tổng hợp - kế tốn chi phí để làm căn cứ lập bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội tính giá thành. Một bảng chuyển cho kế tốn thanh tốn l àm căn cứ lập phiếu chi để chi lương.
- Kế toán thanh toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương và một số chứng từ khác để lập phiếu chi, phiếu n ày được lập thành hai liên chuyển cho Giám đốc và kế tốn trưởng ký duyệt. Sau đó chuyển một li ên về cho kế toán thanh toán lưu. Một liên chuyển cho thủ quỹ kiểm tra chi tiền (có đính kèm chứng từ gốc).
- Thủ quỹ nhận phiếu chi kiểm tra lại, chi tiền v à cùng người nhận tiền ký vào phiếu chi. Sau khi chi tiền xong thủ quỹ căn cứ v ào phiếu chi ghi vào sổ quỹ tiền mặt và lập báo cáo quỹ để chuyển cho kế toán thanh toán.
- Kế toán thanh toán nhận chứng từ từ thủ quỹ sẽ tiến h ành ghi sổ quỹ tiền mặt. Sổ quỹ tiền mặt thay cho bảng k ê số một. Sau đó căn cứ vào báo cáo quỹ và một số chứng từ liên quan để lên Nhật Ký Chứng Từ số một. Cuối tháng khoá sổ Nhật Ký Chứng Từ số một, xác định sổ tổng để cho kế toán tổng hợp lên sổ tổng hợp.
- Kế toán tổng hợp dựa vào bảng thanh toán tiền lương từ phòng tổ chức chuyển qua, cùng với một số chứng từ khác tiến hành lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, lập bảng tổng hợp chi phí, bảng tính giá thành… rồi lên nhật ký số 7. Sau đó sẽ chuyển tất cả các bảng đó cho kế tốn trưởng ký và giám đốc nhà máy ký. Cuối tháng dựa vào số tổng trên nhật ký lên sổ cái và lập báo cáo tài chính cho nhà máy.
2.3.1.2.3. Lưu đồ xử lý quy trình chi tiền đầu tư nguồn ngun liệu mía
Quy trình chi tiền đầu tư nguồn ngun liệu mía được thể hiện ở hình 2.7 * Giải thích lưu đồ:
- Phịng ngun liệu và đầu tư sẽ tiến hành khảo sát thị trường, tiếp xúc với người dân, lập dự án đầu tư trình lên Phó Giám đốc nguyên liệu và đầu tư kiểm tra và ký duyệt. Nếu thấy hợp lý thì sau khi ký sẽ trình lên cho Giám đốc nhà máy duyệt và ra quyết định đầu tư. Sau đó chuyển lại cho phịng ngun liệu và đầu tư để lập kế hoạch đầu tư, hợp đồng với người dân. Kế hoạch và hợp đồng đầu tư sau khi được Phó Giám đốc và Giám đốc ký xong sẽ chuyển một bảng cho kế toán thanh toán làm cơ sở để lập phiếu chi chi tiền đầu t ư mía.
- Kế tốn thanh toán dựa vào quyết định, kế hoạch và hợp đồng đầu tư sẽ lập phiếu chi chi tiền đầu tư dự án. Phiếu chi được lập thành hai liên, chuyển cho Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi ký duyệt xong sẽ chuyển một li ên cùng với chứng từ gốc cho thủ quỹ để làm cơ sở chi tiền, cịn một liên kế tốn thanh tốn lưu. - Thủ quỹ nhận phiếu chi kiểm tra chi tiền. sau khi chi tiền c ùng người nhận tiền (ban phụ trách đầu tư) xác nhận vào phiếu chi, sau đó tiến hành ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo tồn quỹ để chuyển cho kế toán thanh toán.
- Kế toán thanh toán dựa vào báo cáo quỹ, phiếu chi do thủ quỹ chuyển qua lên sổ quỹ tiền mặt và nhật ký chứng từ. Phiếu chi và tồn bộ chứng từ liên quan sau đó chuyển qua cho kế tốn cơng nợ đầu tư để theo dõi công nợ đầu tư.
- Kế tốn cơng nợ đầu tư dựa vào dự án đầu tư, quyết định đầu tư, kế hoạch đầu tư, hợp đồng đầu tư, phiếu chi đã chi tiền cùng với một số chứng từ khác tiến hành mở sổ theo dõi cơng nợ đầu tư. Sau đó chuyển phiếu chi về lại cho kế tốn thanh toán lưu. Cuối mỗi tháng kế tốn cơng nợ đầu t ư tiến hành lập bảng tổng hợp
tình hình về cơng nợ đầu tư, tổng cộng tháng chuyển cho kế tốn cơng nợ khác để làm cơ sở lên Nhật Ký Chứng Từ.
- Kế tốn cơng nợ khác dựa vào sổ theo dõi cơng nợ của mình cùng với số liệu theo dõi công nợ đầu tư của kế tốn cơng nợ đầu tư tiến hành lên Nhật Ký Chứng Từ số năm. Sau đó tổng cộng tháng chuyển số liệu tổng cho kế toán tổng hợp để làm cơ sở lên sổ cái và lập báo cáo tài chính cho nhà máy.
2.3.1.2.4. Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi tiền vật tư – cơng cụ dụngcụ
Quy trình chi mua vật tư được thể hiện thơng qua hình 2.8 * Giải thích quy trình chi tiền mua vật tư – cơng cụ dụng cụ:
- Khi có nhu cầu sử dụng một số vật tư, cơng cụ dụng cụ khơng có ở trong kho, yêu cầu mua để về sử dụng hoặc về nhập kho. Khi đó bộ phận n ào có nhu cầu sử dụng thì sẽ viết phiếu nhu cầu vật tư chuyển cho phòng kinh doanh ký duyệt, nếu chấp nhận phịng kinh doanh sẽ tiến hành tìm nhà cung cấp, nếu mua với số lượng lớn thì có thể lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua vật tư, hoặc nếu mua với số lượng ít thì có thể tới nhà cung cấp trực tiếp mua khơng.
- Phịng kinh doanh tiến hành mua hàng, nhận hàng, nhận hoá đơn, lập biên bảng kiểm nghiệm và phiếu nhập kho vật tư. Phiếu nhập kho lập thành hai bảng. Phiếu nhập kho cùng với biên bản kiểm nghiệm sẽ được thủ kho kiểm tra xác nhận. Còn các chứng từ như nhu cầu vật tư, hợp đồng, hoá đơn được chuyển cho kế toán vật tư để xác định giá nhập vật tư.
- Thủ kho nhận phiếu nhập kho, nhập kho vật t ư ghi số lượng nhập và ký vào phiếu nhập kho, và cùng ban kiểm nghiệm ký vào biên bản kiểm nghiệm. Sau đó chuyển một liên phiếu nhập kho cho phịng kinh doanh lưu, một liên làm căn cứ ghi thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho xong được toàn bộ chứng từ chuyển cho kế toán vật tư để làm căn cứ theo dõi tình hình nhập xuất vật tư.
- Sau khi kế toán vật tư xác định giá nhập vật tư, ghi sổ thì tồn bộ chứng từ được chuyển cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán dựa vào hoá đơn mua hàng và một số chứng từ liên quan làm căn cứ để lập phiếu chi chi tiền trả nhà cung cấp. Phiếu chi lập thành hai liên, chuyển cho Giám Đốc và kế tốn trưởng ký duyệt. Sau đó chuyển một li ên cho thủ quỹ làm căn cứ chi tiền, một liên kế toán thanh tốn lưu.
2.3.1.2.4. Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi tiền mua ngồi