CÂU TRẢ LỜI Yếu kém TT CÂU HỎI Có Khơng Quan trọng Thứ yếu GHI CHÚ 1 Đơn vị có tách bộ phận mua hàng, nhận hàng, giao hàng vào kho không?
2 Mọi nghiệp vụ mua hàng có lập đơn đặt hàng khơng?
3
Mọi nghiệp vụ mua hàng có được dựa trên yêu cầu hay đề nghị mua hàng không?
4
Đơn vị có phân chia trách nhiệm giữa người quản lý sổ sách với người bảo quản hàng tồn kho không? 5 Mọi yêu cầu mua hàng có được sự
chấp nhận của giám đốc hay không? 6 Khi xuất nhập kho có sự ký duyệt
của giám đốc hay khơng?
7 Các chứng từ có được đánh dấu, ký duyệt, xác nhận rõ ràng không?
8
Mọi nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho có được lập chứng từ đầy đủ hay khơng?
9 Đơn vị có chính sách ,quy định về chế dộ xử phạt nếu gian lận xảy ra?
10 Cuối tháng có tiến hành kiểm kê lại hàng tồn kho khơng?
11 Có tiến hành kiểm kê kho định kỳ khơng?
12 Có tiến hành kiểm kê kho bất thường không?
13 Khi nhập kho có bộ phận giám sát khơng?
14 Kế tốn có mở sổ theo dõi theo dõi chi tiết cho từng vật tư hay không? 15 Bộ phận mua hàng có độc lập với bộ
phận xét duyệt mua hàng khơng?
16
Có thường xuyên đối chiếu số liệu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp không?
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC
HOẠCH TỐN KẾ TOÁN - HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NHÀ MÁY ĐƯỜNG QUẢNG PHÚ 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ MÁY
2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri ển của nhà máy.
- Cùng với sự phát triển chung của cả n ước, Quảng Ngãi là một tỉnh nhỏ thuộc vùng duyên hải miền Trung cũng đang chuyển mình hịa vào sự phát triển đó. Nhờ vào nguồn tiềm năng kinh tế, lợi thế vào sản phẩm nơng nghiệp là chính, đặc biệt là cây mía. Từ lợi thế đó, Quảng Ngãi đã khởi công xây dựng nhà máy đường vào năm 1965, với tổng diện tích đất quy hoạch ban đầu 256.963 m2 được hoàn thành và đưa vào chạy thử năm 1972 với công suất 150 0 tấn/ngày do hãng HiTaChifonlen của Nhật Bản thiết kế.
- Năm 1975 khi đất nước hoàn toàn được giải phóng, nhà máy chịu sự quản lý của liên hiệp mía đường II Bộ Nơng nghiệp và cơng nghiệp thực phẩm.
- Năm 1994 nhà máy được nâng cấp thành Công ty đường Quảng Ngãi theo quyết định số 932/NN/TCTT – QĐ của Bộ Nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm.
- Ngày 16/11/2004 chính phủ ban hành Nghị định số 187/ NĐ – CP về việc chuyển đổi công ty nhà nước thành cơng ty cổ phần. Trên cơ sở đó ngày 30/09/2005 UBND tỉnh Quảng Ngãi ban hành Quyết định số 475 về việc doanh nghiệp nh à nước công ty đường Quảng Ngãi thành công ty cổ phần đường Quảng Ngãi. Ngày 01/01/2006 cơng ty đường Quảng Ngãi chính thức trở thành cơng ty cổ phần đường Quảng Ngãi, đóng tại 02 Nguyễn Chí Thanh – Thành phố Quảng Ngãi, có nhiều nhà máy trực thuộc như: nhà máy đường, nhà máy bia, nhà máy bánh kẹo, nhà máy sữa, nhà máy cồn rượu, nhà máy nha.
- Nhà máy đường Quảng Phú là đơn vị trực thuộc công ty cổ phần đường Quảng Ngãi. Nhà máy đã không ngừng sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, và
uy tín trên thị trường. Để tiếp tục mở rộng sản xuất, nâng cao năng lực cạnh tranh. Nhà máy đã mở rộng diện tích trồng mía và ước tính sản lượng mía thu vào trong năm 2007 là 325.000 tấn để đáp ứng nhu cầu sản xuất v à tạo điều kiện làm việc cho cán bộ công nhân viên nhà máy, không ngừng cải thiện cơ sở vật chất để công ty ngày càng hoạt động tốt hơn.
- Hiện nay tổng vốn kinh doanh nhà máy là 268.822.000.000 đ ồng. Trong đó vốn ngắn hạn: là 184.590.000.000 đồng,vốn dài hạn: 84.232.000.000 đồng.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ.
2.1.2.1. Chức năng
Nhà máy đường Quảng Phú có chức năng sản xuất ra sản phẩm đ ường RS nhằm đáp ứng nhu cầu nội bộ của công ty đ ường, đồng thời đáp ứng nhu c ầu tiêu dùng trên thị trường. Nhà máy đã huy động được hàng trăm lao động, tạo công ăn việc làm cho nhân dân, làm giảm tỷ lệ thất nghiệp cho tỉnh nói ri êng và cho cả nước nói chung. Đồng thời tăng tích luỹ, tăng thu nhập cho ngân sách nh à nước của tỉnh.
2.1.2.2. Nhiệm vụ.
- Khai thác có hiệu quả khả năng tiềm tàng của nguồn ngun liệu mía có sẵn ở khu vực miền trung nói chung v à tỉnh Quảng Ngãi nói riêng.
- Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của ng ười tiêu dùng trên thị trường.
- Tạo công ăn việc làm và thu nhập cho người lao động, giảm tỷ lệ thất nghiệp.
2.1.3. Tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất tại nhà máy
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của nhà máy đường Quảng Phú thuộc công ty đường Quảng Ngãi chịu sự chỉ đạo chung của công ty. Bộ máy tổ chức quản lý đ ược tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Thông qua c ơ cấu này việc điều hành quản lý các bộ phận không bị chồng chéo, đảm bảo sự ph ù hợp giữa các ban. Giám đốc là người trực tiếp điều hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh với sự tham gia đắc
lực của các phòng ban nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao. S ơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy được thể hiện trong sơ đồ hình 2.1 dưới đây
Giải thích:
- Giám đốc là người phụ trách điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy.
- Phó giám đốc kỹ thuật là người phụ trách điều hành toàn bộ các khâu của máy móc, thiết bị kỹ thuật, phân xưởng sản xuất, chịu trách nhiệm về kỹ thuật sản xuất đường, đồng thời được Giám Đốc uỷ quyền để giải quyết những công việc chung khi Giám Đốc đi vắng.
- Phó giám đốc nguyên liệu và đầu tư: trực tiếp điều hành phòng nguyên liệu và đầu tư, đội xe và thay mặt cho giám đốc điều hành phụ trách cơng việc đầu tư thu mua, vận chuyển mía.
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý trong nhà máy
GIÁM ĐỐC PGĐ KỸ THUẬT Phịng kỹ thuật chất lượng Phân xưởng đường Tiểu ban ISO nhà máy Phịng tổ chức hành chính Phịng kế hoạch kinh doanh Phịng tài chính kế tốn Đội xe Phịng ngun liệu vật tư PGĐ NGUN LIỆU VÀ ĐẦU TƯ
- Phịng kỹ thuật chất lượng: kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào, sản phẩm đầu ra phù hợp với tiêu chuẩn ban hành cung cấp, xác nhận các số liệu đầu vào đầu ra của dây chuyền, đồng thời thực hiện các công việc về kỹ thuật sản xuất của nhà máy.
- Phân xưởng đường: quản đốc phân xưởng có nhiệm vụ quản lý chung cho tồn bộ q trình sản xuất kỹ thuật, quản lý lao động của phân x ưởng.
- Phòng kế hoạch kinh doanh: lập kế hoạch về sản xuất kinh doanh của nh à máy, kế hoạch sản xuất, kế hoạch lao động, cung ứng vật tư thiết bị theo đúng kế hoạch.
- Phịng tổ chức hành chính: quản lý nhân sự, tiền lương và chế độ chính sách đối với người lao động, quản lý, chuẩn bị các văn bản, hồ s ơ về hành chính quản trị doanh nghiệp.
- Phịng tài chính kế tốn: Tổ chức hoạch tốn q trình sản xuất kinh doanh, tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, lập biểu báo cáo kế toán, thực hiện các nhiệm vụ thu chi, cách quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo vốn cho q trình sản xuất.
- Phịng ngun liệu và đầu tư: lập kế hoạch và triển khai thực hiện các công việc từ ban đầu đến thu mua mía cho phân x ưởng sản xuất.
- Đội xe: thực hiện nhiệm vụ vận chuyển mía từ v ùng nguyên liệu về nơi chế biến, và thực hiện các nhiệm vụ khác theo y êu cầu.
2.1.3.2. Quy trình cơng nghệ sản xuất.
NL Mía Khoan mía ký mẫu
Cẩu mía Nấu cần
Bàn lùa Hồi dung Mật C
Băng chuyền mía Đường C Ly tâm
Dao bằm 1 Nhập kho Mật C
Dao bằm 2 Đóng bao Trợ tinh
Búa đập Phân loại Nấu non C
Băng chuyền mía sợi Sấy Nấu giang C
Ép mía Đường A Lỗng A
Nước mía hổn hợp Ngun liệu A Ly tâm
Già vôi sơ bộ Trợ tinh
Già nhiệt lần 1 Nấu đường non
Xông SO2 lần 1 Nước bùn Mật chè
Trung hịa Nước lắng trong Xơng SO2 lần 2 Già nhiệt lần 2 Lắng trong Cô đặc
Tản hơi Nước chè trong Gia nhiệt lần 3
2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức sản xuất.
Nhà máy đường Quảng Phú chuyên sản xuất ra một loại sản phẩm duy nhất là đường RS. Sản phẩm được sản xuất trên dây chuyền hiện đại của Nhật Bản. Từ đặc điểm quy trình cơng nghệ này nhà máy đã tổ chức cơ cấu sản xuất phù hợp được thể hiện trong hình 2.3:
Hình 2.3: Cơ cấu sản xuất của nhà máyGhi chú: Quan hệ trực tuyến. Ghi chú: Quan hệ trực tuyến.
Quan hệ phối hợp.
2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của cơng ty
2.1.4.1. Điều kiện tự nhiên.
Nằm ở khu vực Miền Trung là nơi thường xuyên xảy ra thiên tai lũ lụt, thời tiết khắc nghiệt làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất cũng như hoạt động kinh doanh của nhà máy:
+ Làm giảm về chất lượng của nguồn ngun liệu mía và cũng khơng đảm bảo đủ về số lượng cho hoạt động sản xuất của nhà máy.
+ Đường xá đi lại bị hư hỏng, làm chi phí vận chuyển tăng lên.
Chính vì vậy mà làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy gặp nhiều khó khăn .
2.1.4.2. Mơi trường kinh doanh.
- Nằm ở khu vực Miền Trung, xa cách các t rung tâm kinh tế, là vùng kinh tế chưa phát triển cho nên không chụi sự tác động bởi các doanh nghiệp khác, đồng thời không thu hút được nguồn đầu tư.
- Nguồn nhân lực ở miền trung cịn khá nhiều hạn chế, trình độ tay nghề của cán bộ công nhân viên đa phần là khơng cao.Vì vậy mà trình độ cán bộ cơng nhân viên không cao, không tác động đến sự phát triển của nhà máy.
2.1.4.1. Khách hàng.
Đường của nhà máy cung cấp một lượng lớn cho các nhà máy trong công ty và trên thị trường tiêu thụ của cả nước. Chính vì vậy mà nó góp phần thúc đẩy sự phát triển của nhà máy, cũng như sự phát triển của công ty đường.Tuy nhiên, thị trường tiêu thụ của nhà máy chủ yếu là nội địa, chưa chiếm lĩnh được thị trường bên ngồi do đó mà doanh thu tiêu thụ cũng như phát triển của nhà mang về cho nhà máy vẫn còn hạn chế.
2.1.4.2. Đối thủ cạnh tranh.
Đây là một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ khâu mua nguy ên liệu đầu vào đến khâu tiêu thụ sản phẩm. Đặc biệt trong những năm gần đây nhi ều nhà máy đường được hình thành như nhà máy đường Phổ Phong và các nhà máy khác ở Tây Nguyên nên sự cạnh tranh ngày càng gây gắt không những cạnh tranh đầu v ào mà cả đầu ra nữa. Đối với khâu tiêu thụ sản phẩm thì hiện nay nhiều loại đường, đặc biệt là đường nhập từ Trung Quốc cạnh tranh khốc liệt l àm ảnh hưởng đến tình hình tiêu thụ của nhà máy. Cịn đối với tình hình nguyên liệu đầu vào thì hiện nay do hình thành nhiều nhà máy mì ở Quảng Ngãi nên giá mì tăng cao nên người dân đã khơng trồng mía mà chuyển sang trồng mì, hoặc một số cây khác làm cho nguyên liệu đầu vào không đáp ứng đủ nhu cầu.
2.1.4.3. Vốn và máy móc thiết bị
Tình hình vốn nói chung và máy móc thiết bị nói riêng của nhà máy cịn khá nhiều hạn chế, chưa đáp ứng kịp sự phát triển của công ty, của nền kinh tế thị trường. Vốn của cơng ty c ịn hạn hẹp nên ảnh hưởng rất nhiều đến việc đổi mới khoa học cơng nghệ, máy móc thiết bị cho nh à máy.Số liệu cụ thể được minh họa cụ thể thông qua bảng 2.1 và 2.2