Hoạt động kiểm soát
Mua hàng vào kho Trả lại hàng
Uỷ quyền và xét duyệt
Uỷ quyền: Phụ trách bộ phận có nhu cầu; Nhân viên mua hàng- phòng kinh doanh.
Xét duyệt: Quản lý mua hàng- Trưởng phòng kinh doanh.
Uỷ quyền: Phụ trách bộ phận có nhu cầu.
Xét duyệt: Quản lý mua hàng.
Phân chia trách nhiệm
Mua hàng- phòng kinh doanh và kế toán phải trả.
Kế toán vật tư và kho hàng. Nhận hàng và kho hàng.
Mua hàng và kế toán phải trả. Kế toán vật tư và kho hàng . Nhận hàng và kho hàng Bảo vệ
tài sản
Phiếu nhập kho được lập khi nhận hàng.
Phiếu nhập kho được đánh số trước. Kiểm số lượng hàng,chất lượng
hàng khi nhận hàng.
Phiếu nhập kho phải có sự xét duyệt của giám đốc.
Các bộ phận liên quan kiểm tra hàng một cách độc lập.
Chỉ xuất và gửi hàng trả khi có chứng từ trả lại hàng mua (hoặc phiếu xuất kho).
Các bộ phận liên quan kiểm tra một cách độc lập số lượng hàng xuất trả.
Chứng từ Yêu cầu mua hàng:
Dựa trên điểm bổ sung và số lượng bổ sung.
Được chấp thuận nếu là hàng đặc biệt.
Đơn đặt hàng mua
Chỉ được lập khi có yêu cầu mua hàng.
Được đánh số trước
Chọn nhà cung cấp từ danh sách những nhà cung cấp được chấp thuận.
Kiểm tra cận thận các điều kiện về giá, thanh toán của đơn đặt hàng.
Bộ chứng từ thanh toán:
Các chứng từ phải được ký, xác nhận ràng
Hóa đơn được gửi trực tiếp cho kế toán phải trả.
Các chứng từ được đánh số trước.
Các chứng từ liên quan trong bộ chứng từ: yêu cầu mua hàng,phiếu nhập kho,hóa đơn (bản gốc).
Kiểm tra đối chiếu các chứng từ.
Được lập bởi bộ phận mua hàng - Phòng kinh doanh. Được đánh số trước.
Các chứng từ phải được gửi trực tiếp cho kế toán phải trả. Kiểm tra đối chiếu các chứng