Mục tiêu
kiểm soát Rủi ro Thủ tục kiểm soát
Đánh giá
Mua hàng đúng chuẩn loại, quy cách. Hàng không đúng chuẩn loại, quy cách. Bộ phận mua hàng đồng thời là bộ phận nhận hàng.
Bộ phận xét duyệt mua đồng thời l à bộ phận mua hàng.
Hàng mua trước khi nhập kho được kiểm tra chất lượng
Thấp Số lượng mua đúng yêu cầu, đúng với hợp đồng Nhập thừa hoặc thiếu.
Bộ phận mua hàng – Phòng kinh doanh kiểm tra khi nhận hàng.
Thấp
Chất lượng đạt yêu cầu.
Hàng kém chất lượng
Ban kiểm nghiệm bao gồm trưởng phòng kinh doanh với nhân viên phòng kỹ thuật chất lượng, và thủ kho kiểm tra chất lượng.
Trung bình
Giá hợp lệ. Giá khơng hợp lệ.
Bộ phận mua hàng – Phịng kinh doanh phụ trách khảo sát giá trên thị trường. So sánh báo giá của các nhà cung cấp để lựa chọn. Thấp Hàng nhập an tồn Hàng bị thất thốt .
Thủ kho giám sát quá trình nhập kho.
Thủ kho thực hiện kiểm kê định kỳ vào cuối tháng. Thấp Hàng nhập kho đầy đủ. Hàng mua về không nhập kho.
Bộ phận mua hàng giao hàng tại kho và cùng thủ kho kiểm tra.
Khi nhập kho phải lập phiếu nhập kho để làm căn cứ nhập kho và thanh toán.
2.3.3. Kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho
2.3.3.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 152: Nguyên liệu vật liệu + Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính + Tài khoản 1522: Nguyên vật liệu phụ + Tài khoản 1523: Nhiên liệu
+ Tài khoản 1524: Phụ tùng thay thế
+ Tài khoản 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng + Tài khoản 1527: Vật liệu khác, phế liệu + Tài khoản 153: Công cụ dụng cụ
+ Tài khoản 1531: Công cụ lao động + Tài khoản 1532: Bao bì luân chuyển + Tài khoản 1533: Đồ dùng cho thuê +Tài khoản 155: Thành phẩm
+Tài khoản154: Chi phí sản xuất kinh doanh dỡ dang Chứng từ sử dụng:
Nhà máy sử dụng một số chứng từ liên quan đến hàng tồn kho như: + Phiếu nhu cầu vật tư.
+ Phiếu nhập vật tư. + Phiếu xuất vật tư. + Bảng báo giá. + Đơn đặt hàng.
+ Hóa đơn giá trị gia tăng. + Biên bản kiểm nghiệm.
+ Một số chứng từ liên quan khác...
2.3.3.2 .Lưu đồ xử lý quá trình tăng hàng tồn kho 2.3.3.2.1.Tăng vật tư:
* Giải thích:
- Khi có bộ phận nào có nhu cầu hoặc khi kho dự trữ đ ã hết nguyên liệu thì sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầu mua nguyên liệu (phiếu nhu cầu vật t ư) chuyển lên cho phòng kinh doanh duy ệt. Phòng kinh doanh sau khi ki ểm tra xem xét xong sẽ tiến hành tìm nhà cung cấp, đặt hàng mua với nhà cung cấp về số lượng cần mua.
- Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm nhận hàng, nhận hóa đơn, lập biên bản kiểm nghệm vật tư, và lập phiếu nhập kho để nhập vật tư vào kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, chuyển cho thủ kho để làm căn cứ nhập vật tư vào kho. Sau đó chuyển đơn đặt hàng và hóa đơn chuyển cho kế tốn vật tư để kiểm tra giá hàng mua và xác định giá nhập.
- Thủ kho kiểm tra v à nhập hàng vào kho, ghi s ố lượng vào phiếu nhập kho. Sau đó ký xác nhận vào phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm rồi chuyển một liên phiếu nhập kho cho bộ phận kinh doanh l ưu giữ. Một liên còn lại làm căn cứ ghi thẻ kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư.
- Kế tốn vật tư nhận hóa đơn, đặt đơn đặt hàng do bộ phận kinh doanh chuyển qua và phiếu nhập kho do thủ kho chuyển qua và các chứng từ khác liên quan kiểm tra và xác định giá nhập kho cho vật tư, sau đó tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư. Cuối tháng sẽ lập bảng tổng hợp chi tiết vật t ư để đối chiếu sổ sách. Sau đó chuyển to àn bộ chứng từ liên quan cho kế toán thanh toán (hoặc kế tốn cơng nợ) để theo dõi thanh tốn. Nếu thanh tốn tiền mặt thì chuyển cho kế tốn thanh toán để l àm căn cứ lập phiếu chi thanh tốn, cịn nếu nợ khách hàng thì chuyển cho kế tốn cơng nợ để theo d õi công nợ. Cuối tháng tổng cộng số liệu rồi chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp l àm căn cứ để lên sổ cái và lập báo cáo tài chính cho nhà máy.
2.3.3.2.2. Tăng thành phẩm
Tăng thành phẩm được thể hiện ở hình 2.14 Giải thích:
- Khi sản lượng đường sản xuất cần phải nhập kho th ì sau khi bộ phận kiểm tra chất lượng xong cùng với người quản lý ở phân xưởng sản xuất đường và thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, nhập kho thành phẩm. Thủ kho có trách nhiệm lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho đ ược lập thành 2 liên, cùng với đại diện phân xưởng và phòng kỹ thuật chất lượng ký xác nhận vào.
- Sau khi nhập kho xong căn cứ vào phiếu nhập kho đã nhập kho ghi ở thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho sẽ chuyển một li ên của phiếu nhập kho cho kế tốn tổng hợp (kế tốn chi phí) để làm căn cứ tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh cho nhà máy.
- Kế toán tổng hợp (kế tốn chi phí) nhận phiếu nhập kho thành phẩm cùng với một số chứng từ liên quan khác sẽ tiến hành tập hợp chi phí, lập các bảng tính giá thành (bảng tính giá thành thu mua vận chuyển mía, bảng tính giá thành cây mía theo chi phí thực tế, bảng tính giá thành sản phẩm đường RS theo chi phí thực tế, bảng tính giá dịch vụ nội bộ, bảng tổng hợp chi phí theo yếu tố. .. Sau đó sẽ tiến hành lên nhật ký số 7, đồng thời tổng cộng tháng lên sổ cái và lập báo cáo tài chính cho nhà máy.
- Các bảng tính trên sau khi lên nhật ký thì kế tốn tổng hợp mới đưa cho kế tốn trưởng và giám đốc ký. Sau đó chuyển trả lại cho kế tốn tổng hợp lưu.
2.3.3.3. Lưu đồ xử lý quy trình liên quan đến giảm hàng tồn kho 2.3.3.3.1. Giảm vật tư
Giảm vật tư được thể hiện ở hình 2.15 Giải thích:
- Khi phân xưởng đường có nhu cầu về vật tư nguyên liệu để sản xuất đường thì quản lý phân xưởng sẽ viết phiếu nhu cầu vật tư gửi cho phòng kinh doanh để kiểm tra xét duyệt. Nếu khơng cịn trong kho thì phải tiến hành mua, cịn nếu vật tư còn trong kho sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho để làm căn cứ xuất kho vật tư cho phân xưởng sản xuất sản phẩm.
- Thủ kho kiểm tra và tiến hành xuất kho vật tư. Sau khi ghi số lượng vào phiếu xuất kho và cùng với người nhận vật tư ký xác nhận vào phiếu xuất kho thì chuyển một liên cho phòng kinh doanh để lưu giữ, một liên làm căn cứ ghi thẻ kho. Sau đó chuyển cho kế tốn vật tư để làm căn cứ ghi sổ chi tiết vật tư.
- Kế toán vật tư căn cứ vào chứng từ liên quan xác định giá xuất và ghi vào phiếu xuất kho, sau đó tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư. Cuối tháng sẽ tiến hành lập bảng tổng hợp xuất vật tư và tổng cộng tháng chuyển số liệu tổng cộng cho kế toán tổng hợp làm căn cứ để lên sổ cái và lập báo cáo tài chính cho nhà máy.
- Kế toán tổng hợp dựa vào phiếu xuất kho và một số chứng từ liên quan khác để tập hợp chi phí, lập bảng tính giá thành, và tiến hành lên nhật ký số 7. Sau đó tiến hành tổng cộng tháng để lên sổ cái và lập báo cáo tài chính cho nhà máy.
2.3.3.3.2.Giảm thành phẩm
Hoạt động này liên quan và có sự kiểm sốt của cơng ty nên hệ thống kiểm sốt của nó tương đối chặt chẽ. Vì vậy nên tạm thời khơng nghiên cứu.
2.3.3.4. Các hoạt động kiểm soát hàng tồn kho tại nhà máy
Nhà máy đã thiết lập một số thủ tục kiểm soát để kiểm soát hàng tồn kho của nhà máy như sau:
- Nhà máy đã phân chia trách nhiệm quản lý hàng tồn kho.
+ Thủ kho có trách nhiệm theo dõi hàng tồn kho tại kho và viết phiếu nhập kho, xuất kho khi nhập, xuất thành phẩm.
+ Kế tốn vật tư theo dõi tình hình nhập xuất kho vật tư trên sổ sách, cịn tình hình nhập xuất kho thành phẩm thì do kế tốn tổng hợp kiêm kế tốn giá thành theo dõi trên sổ sách.
- Mọi hoạt động nhập xuất hàng tồn kho đều phải lập chứng từ liên quan để làm căn cứ nhập xuất và theo dõi hàng tồn kho.
- Mọi chứng từ liên quan đến hàng tồn kho đều phải được ký, ghi rõ ngày tháng và số liệu liên quan để quy trách nhiệm.
- Phịng kinh doanh có trách nhiệm mua hàng, nhận hàng, giao hàng vào kho cùng với thủ kho và đại diện phòng kỹ thuật.
- Mở sổ theo dõi chi tiết cho từng loại vật tư.
- Nhà máy đã áp dụng quy định của nhà nước, đồng thời ra một số quyết định chính sách xử phạt nếu có nhân viên vi phạm, nhằm hạn chế gian lận và sai phạm xảy ra.
- Cuối tháng sẽ tiến hành kiểm kê hàng và đối chiếu sổ sách với thực tế.
Chính nhờ sự thiết lập hệ thống kiểm soát n ày mà nhà máy đã quản lý hàng tồn kho
2.3.3.5.Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho
Tên và chức vụ nhân viên được phỏng vấn: - Bà Huyền: Kế toán thanh tốn.
- Ơng Tồn: Thủ kho.
- Bà Lan: Trưởng phòng kinh doanh