(Giáo trình quản trị nhân lực, Nhà xuất bản đại học Huế, 2014) - Trước hết hoạch định nguồn nhân lực phải tiến hành dự đốn cầu nhân lực, hay nói cách khác là tổ chức cần bao nhiêu nhân lực trong thời gian tới. Cầu nhân lực thường tăng khi cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ tăng. Và cầu nhân lực giảm khi năng suất lao động tăng lên, một số lượng lao động ít hơn sẽ sản xuất được số lượng sản phẩm, hồn thành khối lượng cơng việc như cũ do áp dụng công nghệ mới, kỹ thuật tiên tiến…
- Thứ hai, hoạch định nguồn nhân lực phải ước lượng cung nhân lực. Cung nhân lực trước hết là những người lao động hiện có trong tổ chức (từ thị trường lao động bên trong) và bên ngoài tổ chức (thị trường lao động bên ngoài).
- Sau khi ước tính được cung và cầu nhân lực cho năm tới hoặc là cho thời kỳ tới, mỗi một tổ chức sẽ gặp phải một trong ba trường hợp: cung lao động bằng, lớn hơn hoặc nhỏ hơn cầu lao động. Mỗi trường hợp yêu cầu một hệ thống các giải pháp khác nhau tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của tổ chức.
1.1.3.3 Tuyển dụng nguồn nhân lực
- Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng cử viên từ những nguồn khác nhau đến tham gia dự tuyển vào các vị trí cịn trống trong tổ chức và lựa chọn trong số họ những người đáp ứng tốt yêu cầu công việc đặt ra. Quá trình tuyển dụng những viên bao gồm hai q trình, đó là q trình tuyển mộ và q trình tuyển chọn.
Các yêu cầu đối với tuyển dụng
Tuyển dụng phải gắn chặt với nhu cầu về nguồn nhân lực phù hợp với chiến sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chỉ tiến hành tuyển dụng trong những trường hợp cần thiết .
Tuyển dụng được những người thực sự phù hợp với yêu cầu cầu của công việc đảm bảo cho tổ chức có đội ngũ lao động tốt đáp ứng yêu cầu công việc (giảm bớt chi phí đào tạo, giúp người lao động phát huy được năng lực của mình trong quá trình lao động).
Tuyển được người có kỷ luật, trung thực gắn bó với cơng việc của tổ chức.
Tuyển được người có sức khỏe, làm việc lâu dài trong tổ chức với nhiệm vụ được giao.
- Xác định nhu cầu tuyển dụng
Xác định nhu cầu tuyển dụng là việc thẩm định xem doanh nghiệp có thực sự cần tuyển nhân viên không, tuyển bao nhiêu người, tuyển người để làm những việc gì và cần tuyển người có những tiêu chuẩn như thế nào.
Đánh giá mức độ cấp thiết của nhu cầu tuyển dụng
Trước khi đưa ra yêu cầu tuyển dụng chính thức, người quản lý phải xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Tức là doanh nghiệp cần tuyển bao nhiêu người, và giải pháp tuyển dụng là thực sự cần thiết khơng? Các nhu cầu này có thể xuất phát từ nhiều lý do, chẳng hạn như nhằm thay thế nhân viên thuyên chuyển, cần thêm nhân viên trong thời kỳ cao điểm của sản xuất…Ta có các nhu cầu tuyển dụng sắp xếp theo thứ tự mức độ quan trọng và cấp thiết giảm dần như sau:
+ Tuyển dụng thay thế:
Thay thế nhân viên xin thôi việc, bị sa thải… hoạt động tuyển dụng phải được thực hiện nhanh chóng để đảm bảo tính liên tục của cơng việc. Do thường có sức ép từ cấp trên địi hỏi có ngay nhân viên thay thế, phòng quản lý nhân lực dễ có nguy cơ không đảm bảo chất lượng tuyển dụng. Thay thế tạm thời nhân viên đi vắng, bị bệnh… với một hợp đồng lao động có thời hạn (thường là ngắn). Hoạt động này cũng phải được thực hiện gấp rút để đảm bảo tính liên tục của công việc.
Thay thế nhân viên được thăng chức, thuyên chuyển hoặc nghỉ hưu… Hoạt động này cần phải được chuẩn bị trước một khoảng thời gian, tốt nhất là trước khi nhân viên cũ rời khỏi chức vụ vì nhân viên cũ có thể giúp đỡ, hướng dẫn nhân viên trong việc hồ nhập với mơi trường cơng tác.
+ Tuyển dụng ứng phó: hoạt động này thường diễn ra khi doanh nghiệp nhận được khối lượng công việc lớn trong một khoảng thời gian nhất định. Để đảm bảo tiến độ sản xuất, doanh nghiệp sẽ cần tuyển dụng lao động trong khoảng thời gian đó. Cũng có thể tuyển dụng ứng phó trong trường hợp doanh nghiệp cần một vị trí nhân viên tạm thời, ví dụ nhân viên tiếp thị trong giai đoạn đầu sản phẩm mới tung ra thị trường… Hình thức này cũng chứa đựng rủi ro vì nhân viên sẽ thiếu động lực làm việc cũng như có thể thiếu trình độ chun mơn đảm bảo cho năng lực cạnh tranh của toàn doanh nghiệp.
+ Tuyển dụng ngẫu nhiên: hoạt động này thường xuất phát từ một yêu cầu xin việc của một ứng viên có tiềm năng lớn, của một nhân viên đang làm việc cho đối thủ cạnh tranh, cho khách hàng, cho nhà cung cấp… Đôi khi nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp lại ngẫu nhiên trùng hợp với yêu cầu xin việc.
+ Tuyển dụng dự án: hoạt động này đi đôi với một dự án hay một chương trình của doanh nghiệp tạo ra nhu cầu lao động. Ví dụ một kế hoạch tiếp thị sang thị trường nước ngồi hay một dự án cơng nghệ cao.
+ Tuyển dụng thường niên: hoạt động này phụ thuộc vào ngân sách và kế hoạch quản lý dự trù nguồn nhân lực. Ở một số tập đoàn lớn, thường lượng ngân sách giữa các giám đốc khu vực và tổng giám đốc thường bao gồm cả dự trù nhân lực và chi phí nhân lực. Kế hoạch này được thiết lập trên cơ sở các hoạt động trong năm tiếp theo, ước tính lượng nhân viên sẽ thơi việc, số vắng mặt…
- Xác định nguồn tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyển người, các tổ chức có thể tuyển mộ từ lực lượng lao động ở bên trong tổ chức cũng như từ thị trường lao động ở bên ngoài. Nguồn bên trong thường được ưu tiên hơn. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp tuyển mộ từ các nguồn bên ngồi có ý nghĩa hơn.
Nguồn bên trong tổ chức
Bao gồm những người đang làm việc cho tổ chức đó. - Ưu điểm của nguồn này là:
Đối với những người đang làm việc trong tổ chức, khi ta tuyển mộ những người này vào làm tại các vị trí cao hơn vị trí mà họ đang đảm nhận là ta đã tạo ra được động cơ tốt cho tất cả những người làm việc trong tổ chức. Vì khi họ biết sẽ có cơ hội được đề bạt họ sẽ làm việc với động lực mới và họ sẽ thúc đẩy quá trình làm việc tốt hơn, sẽ làm tăng sự thỏa mãn đối với cơng việc, sẽ tăng được tình cảm, sự trung thành của mọi người đối với tổ chức.
Đây là những người đã quen với công việc trong tổ chức, họ đã qua thử thách về lòng trung thành. Cái được lớn nhất khi đề bạt nguồn này là tiết kiệm được thời gian làm quen với cơng việc, q trình thực hiện cơng việc diễn ra liên tục không bị gián đoạn, hạn chế được một cách tối đa ra quyết định sai trong đề bạt và thuyên chuyển lao động.
- Nhược điểm của nguồn này là:
Khi đề bạt những người đang làm việc trong tổ chức chúng ta phải đề phịng sự hình thành nhóm “ứng cử viên khơng thành công”.
Đối với các tổ chức có quy mơ vừa và nhỏ, nếu chúng ta chỉ sử dụng nguồn trong nội bộ thì sẽ khơng thay đổi được chất lượng lao động.
Khi xây dựng chính sách đề bạt trong tổ chức cần phải có một chương trình phát triển lâu dài với cách nhìn tổng qt hơn, tồn diện hơn và phải có quy hoạch rõ ràng. Khi một vị trí trống được điền khuyết từ bên trong, vị trí trống thứ hai được tạo ra. Sự dịch chuyển này được gọi là “hiệu ứng gợn sóng”.
Nguồn bên ngoài tổ chức
- Đây là những người mới đến xin việc, những người này bao gồm:
+ Những sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề (Bao gồm cả những người được đào tạo trong nước và ngoài nước).
+ Những người đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ. + Những người đang làm việc tại các tổ chức khác.
- Ưu điểm của nguồn này là:
+ Đây là những người được trang bị những kiến thức tiên tiến và có hệ thống. + Những người này có thể mang lại các ý tưởng mới và các quan điểm mới.
+ Tránh sự nhầm lẫn đi cùng với “hiệu ứng gợn sóng”. - Nhược điểm của nguồn này là:
+ Hạn chế của nguồn bên ngồi là chi phí. Bởi vì thị trường lao động bên ngồi là lớn hơn và khó tiếp cận hơn nguồn nội bộ.
+ Tuyển người ở ngoài tổ chức chúng ta sẽ phải mất thời gian để hướng dẫn họ làm quen với công việc.
+ Nếu chúng ta thường xuyên tuyển người ở bên ngoài tổ chức (nhất là trong việc đề bạt, thăng chức) thì sẽ gây tâm lý thất vọng cho những người trong tổ chức vì họ nghĩ rằng họ sẽ khơng có cơ hội được thăng tiến, và sẽ nãy sinh nhiều vấn đề phức tạp khi thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
+ Nếu chúng ta tuyển mộ những người đã làm việc ở các đối thủ cạnh tranh thì phải chú ý tới các điều bí mật của đối thủ cạnh tranh nếu không họ sẽ kiện. Vì xưa nay, cịn tồn tại ý kiến cho rằng người lao động khi chạy sang với chủ mới thường hay lộ bí mật về các thơng tin kinh doanh của họ.
1.1.3.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
- Đào tạo và phát triển là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng vững và thắng lợi trong mơi trường cạnh tranh. Do đó trong các tổ chức, cơng tác đào tạo và phát triển cần phải được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch.
Phát triển nguồn nhân lực (theo nghĩa rộng) là tổng thể các hoạt động học tập có tổ chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định để nhầm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động.
Xét về nội dung phát triển nguồn nhân lực bao gồm ba loại hoạt động là: giáo dục, đào tạo và phát triển.
+ Giáo dục: Được hiểu là các hoạt động học tập để chuẩn bị cho con người bước vào một nghề nghiệp hoặc chuyển sang một nghề mới, thích hợp hơn trong tương lai. + Đào tạo (hay còn được gọi là đào tạo kỹ năng): Được hiểu là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng, nhiệm vụ
của mình. Đó chính là quá trình học tập làm cho người lao động nắm vững hơn về cơng việc của mình, là những hoạt động học tập để nâng cao trình độ, kỹ năng của người lao động để thực hiện nhiệm vụ lao động có hiệu quả hơn.
+ Phát triển: Là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt của người lao động, nhằm mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướng tương lai của tổ chức.
- Mục đích của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm phát triển tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thơng qua việc giúp cho người lao động hiểu rõ hơn về cơng việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp của mình và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn, với thái độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với các cơng việc trong tương lai.
Có nhiều lí do để nói rằng cơng tác đào tạo và phát triển là quan trọng và cần được quan tâm đúng mức trong các tổ chức. Trong đó có ba lý do chủ yếu là:
+ Để đáp ứng u cầu cơng việc của tổ chức hay nói cách khác là để đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển của tổ chức.
+ Để đáp ứng nhu cầu học tập, phát triển của người lao động.
+ Đào tạo và phát triển là những giải pháp có tính chiến lược tạo ra lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Vai trò của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Đào tạo và phát triển là điều kiện quyết định để một tổ chức có thể tồn tại và đi lên trong cạnh tranh. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp:
+ Nâng cao năng suất lao động, hiệu quả thực hiện công việc. + Nâng cao chất lượng của thực hiện cơng việc.
+ Giảm bớt sự giám sát vì người lao động được đào tạo là người có khả năng giám sát. + Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức.
+ Duy trì và nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực.
+ Tạo điều kiện cho áp dụng tiến bộ kỹ thuật và quản lý vào doanh nghiệp. + Tạo ra được lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp
Đối với người lao động, vai trò của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thể hiện ở chỗ:
+ Tạo ra được sự gắn bó giữa người lao động và doanh nghiệp. + Tạo ra tính chuyên nghiệp của người lao động
+ Tạo ra sự thích ứng giữa người lao động và cơng việc hiện tại cũng như tương lai. + Đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng phát triển của người lao động.
+ Tạo cho người lao động có cách nhìn, cách tư duy mới trong cơng việc của họ là cơ sở để phát huy tính sáng tạo cuả người lao động trong cơng việc.
Về mặt xã hội: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là vấn đề sống cịn của một đất nước, nó quyết định sự phát triển của xã hội, là một trong những giải pháp để chống lại thất nghiệp. Đầu tư cho đào tạo và giáo dục là những khoản đầu tư chiến lược chủ chốt cho sự phồn vinh của đất nước.
- Nguyên tắc của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực dựa trên bốn nguyên tắc sau:
+ Thứ nhất: Con người hồn tồn có năng lực phát triển. Mọi người trong một tổ chức đều có khả năng phát triển và sẽ cố gắng để thường xuyên phát triển để giữ vững sự tăng trưởng của doanh nghiệp cũng như của cá nhân họ.
+ Thứ hai: Mỗi người đều có giá trị riêng, vì vậy mỗi người là một con người cụ thể khác với những người khác và đều có khả năng đóng góp những sáng kiến.
+ Thứ ba: Lợi ích của người lao động và những mục tiêu của tổ chức có thể kết hợp với nhau. Hồn tồn có thể đạt được mục tiêu của doanh nghiệp và lợi ích của người lao động. Sự phát triển của một tổ chức phụ thuộc vào nguồn lực của tổ chức đó. Khi nhu cầu của người lao động được thừa nhận và đảm bảo thì họ sẽ phấn khởi trong công việc.
+ Thứ tư: Đào tạo nguồn nhân lực là một nguồn đầu tư sinh lời đáng kể, vì đào tạo nguồn nhân lực là những phương tiện để đạt được sự phát triển của tổ chức có hiệu quả nhất.
1.1.3.5 Đánh giá thực hiện công việc
Các chương trình đánh giá thực hiện cơng việc của nhân viên được sử dụng rộng rãi từ những năm 1980 khi cạnh tranh trên thị trường gay gắt, các doanh nghiệp bắt buộc phải chú trọng và khuyến khích nhân viên thực hiện tốt các mục tiêu, yêu cầu của công việc.
ĐGTHCV (Đánh giá thực hiện công việc) là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện cơng việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động theo từng chu kỳ nhất định.
ĐGTHCV là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng và luôn luôn tồn tại trong tất cả các tổ chức. Mặc dù ở các công ty nhỏ, ĐGTHCV có thể được thực