ĐVT: KIỆN Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tổng Hansae Tổng số lô 20 13 23 26 14 30 32 12 12 10 192 Sai lệch 6 5 7 5 5 1 9 2 2 42 Fashion Garment Tổng số lô 11 7 13 7 12 9 8 9 9 12 97 Sai lệch 0 1 2 2 1 6
Perry Ellis Tổng số lô 13 33 26 22 15 27 13 20 40 209
Sai lệch 2 3 1 3 3 12
Makalot Tổng số lô 31 8 22 34 33 18 36 23 12 9 226
Sai lệch 2 4 6 1 2 15
Itochu Tổng số lô 4 3 1 1 1 4 14
Sai lệch 1 1
Cao hoa Tổng số lô 8 8 7 2 25
Sai lệch 2 2 Geo Tổng số lô 1 6 6 1 5 1 1 21 Sai lệch 1 1 Leadtex Tổng số lô 1 1 2 Sai lệch 0 TAF Tổng số lô 1 7 7 9 24 Sai lệch 1 1 Germton Tổng số lô 2 2 Sai lệch 1 1 Leeshin Tổng số lô 2 2 4 Sai lệch 2 2 Tâm Đức Phát Tổng số lô 1 1 Sai lệch 0 Premier Tổng số lô 1 4 1 1 7 Sai lệch 1 2 3 APL- WALMART Tổng số lô 6 3 6 15 Sai lệch 1 1 2
(Nguồn: Kho nguyên liệu thuộc phịng ĐHM- Cơng ty dệt may Huế)
Nhận xét
Công tác kiểm tra nguyên liệu đầu vào nắm vai trò hết sức quan trọng, bất kỳ ngành nghề sản xuất kinh doanh nào cũng luôn phải thực hiện tốt bước này, nhờ đó giúp theo dõi, đo nắm bắt thực trạng nguyên liệu nhập xem đã đúng, đủ hay chưa. Kiểm tra lượng nguyên liệu đầu vào sẽ giúp công ty phát hiện kịp thời số lượng hàng thừa, thiếu, hàng có vấn đề,…để từ đó có kế hoạch và hướng giải quyết phù hợp. Nếu không làm tốt bước này, sẽ khó đảm bảo được số lượng nguyên liệu cần sử dụng, ảnh hưởng đến quá trình và tiến độ sản xuất của nhà máy.
Đối với công tác kiểm tra nguyên liệu tại kho của công ty, thông thường lỗi phát hiện thường gặp nhất là việc tiếp nhận nguyên liệu không đủ số lượng và chủng loại theo Packing list, cụ thể như: Sai số Lot so với Packing list, thiếu kiện, thiếu size trong kiện, thiếu số Yards và số Kg, mất tem, tem khác màu so với Packing list,….
Bảng trên thống kê số tất cả số lô nguyên liệu trong 10 tháng đầu năm 2019 và kết quả về số lượng lô nguyên liệu đã phát hiện ra những lỗi trên trong quá trình kiểm tra tất cả số lượng lô hàng về tại của công ty. Kết quả cho thấy, với số lượng nguyên liệu về mỗi đợt rất lớn, vì thế khơng thể tránh khỏi những sai sót và rủi ro trong q trình cung ứng ngun liệu của khách hàng cho công ty Dệt may Huế. Thông thường, khách hàng đặt hàng với số lượng lớn sẽ dễ xảy ra tình trạng mắc lỗi trong quá trình cung ứng nguyên liệu hơn là những khách hàng đặt hàng với đơn hàng ngắn ngày, số lượng nguyên liệu cung cấp về nhỏ. Bảng trên cũng cho thấy mức độ kiểm tra kiểm soát nguyên liệu đầu vào khá chặt chẽ và kỹ lưỡng của bộ phận thống kê tại kho, kiểm tra từng yêu cầu theo quy định để đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào đủ số lượng cung ứng cho nhà máy.
Với những lỗi đã kiểm tra được, nhân viên thống kê nhập tại kho nguyên liệu sẽ thống báo cho phòng KHXNK họ làm việc với khách hàng và có hướng giải quyết, đảm bảo được đúng và đủ lượng nguyên liệu để kịp tiến độ sản xuất cho nhà máy.
CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ 3.1 Đánh giá
3.1.1 Những mặt đã đạt được
Quản lý nguyên liệu là bước đầu tiên trong quá trình sản xuất ra thành phẩm, công việc này cần sự quản lý chặt chẽ và linh hoạt giữa các bộ phận để đảm bảo lượng nguyên liệu đúng, đủ và đạt chuẩn cả về số lượng và chất lượng.
Qua quá trình được tiếp xúc thực tế tại công ty, đặc biệt là bộ phận kho nguyên liệu cuả công ty cùng với việc phỏng vấn sâu và phỏng vấn theo nhóm các nhân viên tại kho, cũng những cán bộ quản lý đã làm việc lâu năm, có nhiều kinh nghiệm và những người trực tiếp làm việc với nguyên liệu, tác giả đã tổng hợp và đưa ra một số đánh giá về công tác quản lý nguyên liệu như sau:
3.1.1.1 Đánh giá về quy trình quản lý ngun liệu tại cơng ty
Cơng tác quản lý nguyên liệu mang 1 yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra xuyên suốt, đúng tiến độ, đảm bảo nguồn nguyên liệu ln trong tình trạng sẵn sàng sản xuất không gây ứ đọng, tồn kho quá nhiều làm ảnh hưởng đến chi phí quản lý.
Đối với công ty, quy trình được xây dựng 1 cách khá chi tiết, đầy đủ, thống nhất. Công tác này ngày càng được chú trọng và không ngừng được cải tiến, thay đổi cùng sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ và ăn khớp giữa các phịng ban trong cơng ty nhằm giúp quá trình quản lý diễn ra 1 cách dễ dàng và có hiệu quả nhất.
Về công tác xây dựng định mức cấp phát: Đối với nguyên liệu may, công
đoạn này được thực hiện khá kỹ lưỡng, vì nếu xây dựng định mức khơng tốt, sẽ diễn ra tình trạng lãng phí nguồn ngun liệu hoặc hoặc thiếu nguyên liệu gây gián đoán quá trình trình sản xuất. Đối với cơng đoạn này, phịng kế hoạch của cơng ty lên kế hoạch và định mức cho mỗi đơn vị sản phẩm thực tế sẽ sản sản xuất. Thông thường, số lượng vải dùng cho 1 đơn vị sản sẽ được định mức đối thiểu nhất có thể so với kế hoạch định mức cho từng đơn vị sản phẩm mà khách hàng gửi cho công ty.
Về công tác tiếp nhận và kiểm tra nguyên liệu: Đây là giai đoạn đầu trong cơng tác quản lý ngun liệu. Nhìn chung, cơng tác tiếp nhận và kiểm tra nguyên liệu tại kho tương đối tốt và hồn thiện, bộ phận tiếp nhận ngun liệu ln thực hiện đúng quy trình tiếp nhận, tiếp nhận đúng, đủ số lượng hàng được khách hàng giao đến, thông báo kịp thời nếu thấy lỗi, thiếu số lượng hoặc thấy có vấn đề. Sơ đồ vị trí nguyên liệu lưu kho trong kho nguyên liệu được xác định rõ ràng chi tiết, nguyên liệu nhập về theo sơ đồ mà xắp xếp, tránh tình trạng nhầm lẫn, lộn xộn trong việc nhập kho. Bên cạnh đó, việc kiểm tra tất cả các thông số như số seal, số lô, số liện, số lượng cây vải,… đều được kiểm tra hết sức cẩn thận và chính xác. Công tác kiểm tra chất lượng của sản phẩm được công ty chú trọng khi vải được trải qua rất nhiều các công đoạn kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt bằng máy móc, đảm bảo cho nguyên liệu luôn trong trạng thái đảm bảo cả về số lượng và chất lượng tốt nhất để chuẩn bị cho công tác cấp phát và cắt may. Số lượng vải lỗi, thiếu, giao không đúng hàng,… được bộ phận kiểm tra thông báo lại để phịng xuất nhập khẩu thơng báo lại khách hàng để được giải quyết.
Về công tác bảo quản nguyên liệu:Hiện tại, cơng ty có 2 kho ngun liệu với sức chưa lên đến hơn 450.000 kg, kho được xây dựng nơi rộng rãi, thống mát, cơng tác bảo quản được thực hiện theo 1 quy định rõ ràng, có khoa học, thuận lợi cho việc kiểm kê, cấp phát. Kho được che chắn cẩn thân để tránh côn trùng, bụi, ẩm mốc, ánh nắng làm thay đổi cấu trúc vải.
Về công tác cấp phát: Số lượng nguyên liệu được cấp phát đúng số lượng và thời gian kế hoạch. Nguyên liệu được cấp cấp đều được xả và ủ vải theo đúng thời gian quy định, lượng nguyên liệu sản xuất đến đâu sẽ được cấp phát đến đó, khơng cấp phát cùng 1 lúc để dễ quản lý, tránh tình trạng lẫn lộn và khơng đủ chỗ chứa cho nhà máy cắt. Thời gian, những thông tin về số lượng, thời gian, người cấp phát,…đều được cập nhật thông tin trên Bravo và file excel để lưu trữ thơng tin. Từ đó, việc cấp phát sẽ đã được thực hiện hiệu quả, đồng bộ vã dễ kiểm sốt hơn.
Cơng tác thu hồi và thanh khoản nguyên liệu, phế liệu tồn: Công đoạn này
được thực hiện 1 cách nhanh chóng sau khi đơn hàng thành phẩm được xuất hết cho khách hàng, trả lại số lượng nguyên liệu còn lại cho khách hàng nếu khách hàng yêu
cầu hoặc thanh lý nguyên liệu tồn cùng lượng vải phế liệu giúp giải phóng kho hàng và tạo ra một nguồn doanh thu mới, góp phần tăng thêm lợi nhuận cho cơng ty.
Công việc của nhân sự bộ phận kho được phân chia rõ ràng, từng tuần từng tháng mỗi thành viên điều được giao chỉ tiêu cơng việc cần thực hiện và đó cũng chính là cái để đánh giá mức độ hồn thành cơng việc cho từng nhân viên, điều này cho thấy quy trình quản lý đáng được thực hiện khá trơn tru nhờ có sự phân chia cơng việc 1 cách khoa học, rõ ràng, nghiêm túc.
Bên cạnh đó, một yếu tố quan trọng góp một phần khơng nhỏ trong công tác quản lý nguyên liệu, đó là phần mềm quản lý Bravo. Tuy mới đưa vào hoạt động từ đầu năm 2018 nhưng đã cho thấy mức độ hiệu quả của nó. Giúp giảm nhẹ đi rất nhiều việc lưu trữ thơng tin trên máy, không chỉ quản lý nguyên liệu mà cịn cịn lý tất cả các thơng tin liên quan đến phụ liệu, sản phẩm may, dệt, nhuộm,… khác. Thông tin lưu trữ trở nên chính xác, bảo mật, dễ tìm kiếm, kiểm tra, theo dõi và quản lý. Đây là 1 bước đột phá trong việc sử dụng công nghệ vào công tác quản lý ngun liệu của cơng ty.
Tóm lại, quy trình quản lý nguyên liệu hoạt động khá tốt, là tiền đề cho công tác sản xuất hoạt động hiệu quả đúng tiến độ và chất lượng để giao cho khách hàng. Điều này không chỉ là kết quả hoạt động của từng bộ phận riêng lẻ mà là do sự vận hành ăn khớp, phối hợp nhịp nhàng của tất cả các bộ phận, từ phòng KHXNK đến phòng Điều hành, bộ phận thống kê số lượng, bộ phận kiểm qua chất lượng, đến bộ phận cấp phát, thanh lý nguyên liệu tồn. Tuy là mỗi bộ phận có 1 chức năng riêng nhưng tất cả điều có mối quan hệ với nhau, từ đó tất cả đã và đang hoạt động 1 cách có hiệu quả.
3.1.1.2 Đánh giá về kết quả tình hình quản lý nguyên liệu tại cơng ty Dệt may Huế
Ngồi quy trình quản lý, kết quả về cơng tác quản lý sẽ đưa lại 1 cái nhìn tổng quan và xác thực nhất cho hiệu quả quản lý ngun liệu tại cơng ty. Nhìn vào kết quả mà thu thập được từ việc phân tích số liệu theo một số các tiêu chí trên, đã cho thấy rằng:
Số lượng nguyên liệu nhập từ khách hàng luôn được cung cấp đầy đủ và kịp thời, tuy thời gian cung ứng, số lượng không đồng đều, tùy vào mỗi khách hàng nhưng
nhìn chung vẫn đảm bảo được số lượng cung ứng đúng thời gian, số lượng để kịp thời sản xuất.
Công tác xây dựng định mức, số lượng cấp phát khá tốt, luôn đảm bảo cho số lượng cấp phát là tối ưu nhất. Bên cạnh đó, cơng tác cấp phát của bộ phận cấp phát luôn đúng tiến độ, đúng định mức như kế hạch đặt ra, đa số đúng và đủ số lượng như quy định, đảm đúng tiến độ sản xuất cho bộ phận cắt may.
Công tác quản lý nguyên liệu theo số lượng và chất lượng khá chặt chẽ và chi tiết.
Đối với số lượng, công ty quản lý, kiểm soát đến từng cây vải, mọi thông tin liên quan đến 1 cây vải như mã số, khối lượng, màu sắc, nhà sản xuất, ngày nhập, ngày xuất, người nhập, người xuất cây vải, số kệ để vải… đều được lưu trữ lại hết trên phần mềm quản lý của cơng ty. Vì thế, cơng tác kiểm tra được dễ dàng, trách việc thất lạc, thất thốt ngun liệu của cơng ty.
Về quản lý số lượng nguyên liệu nhập: Nguyên liệu được kiểm tra bao gồm cả vải, cổ bo. Tất cả mọi đơn hàng đều được kiểm tra kỹ lượng từ khi hàng trên container đến khi hàng được xuất khỏi kho để cấp phát phục vụ q trình sản xuất. Cơng tác kiểm tra bao gồm kiểm tra được thực hiện đúng quy trình- quy định, tất cả những lỗi trong quá trình kiểm tra bao gồm các lỗi khách quan từ khách hàng hay lỗi chủ quan từ bộ phận quản lý, cấp phát nguyên liệu đều được phát hiện, ghi chép, lưu lại và thông báo cho các bộ phận liên quan để có kế hoạch giải quyết kịp thời. Vì thế, đa số những đơn hàng đều có đủ nguyên liệu phục vụ phục vụ cho quá trình sản xuất.
Về quản lý chất lượng nguyên liệu: Tỉ lệ nguyên liệu được kiểm tra chất lượng khá cao, vượt mức quy định 10% của công ty, không chỉ kiểm tra, kiểm soát chất lượng nguyên liệu nhập mới nhập vào, mà tổ quản lý vẫn còn phải kiểm tra lượng vải lỗi xuyên suốt quá trình vải đươc cắt tại nhà máy cắt. Điều này cho thấy mức độ kỹ lượng, nghiêm túc và có trách nhiệm trong cơng tác quản lý. Vì nếu cơng tác kiểm tra không tốt, thành phẩm sản xuất không đạt chất lượng, điều này vừa ảnh hưởng đến uy tín của cơng ty, vừa ảnh hưởng khách hàng.
Công ty biết cách tận dụng nguồn nguyên liệu đầu vào sản xuất, tận dụng triệt để nguồn nguyên liệu trong khâu lên kế hoạch thiết kế cắt may may để tối thiểu hóa lượng vải sản xuất. Từ đó, lượng vải tồn lại sẽ bù đắp lại những rủi ro trong sản xuất như vải lỗi, vải dơ nhà máy cắt bị lỗi,… lỗi chủ quan từ phía cơng ty, nhà máy. Bên cạnh đó, vải dư khi thanh khoản khơng phải trả lại cho khách hàng sẽ giúp cơng ty có thêm 1 nguồn doanh thu đóng góp vào lợi nhuận của cơng ty.
Đối với mỗi đơn hơn hàng, mỗi style, mỗi #PO, ít số lượng vải có sự trùng nhau (loại vải khơng thay thế được), vì thế rõ ràng trong quản lý và giảm nhẹ những sai sót có thể xảy ra như tình trạng cấp nhầm vải, vay mượn chồng chéo khó kiểm sốt.
Kế hoạch cấp phát được xây dựng rõ ràng, kết quả hồn thành cơng việc đúng tiến độ của nhân viên, công nhân luôn đạt tỉ lệ cao (điều này được cho thấy ở bảng đánh giá hồn thành cơng việc hàng tháng của nhân viên).
3.1.2 Những mặt hạn chế Tiếp nhận nguyên liệu
Tuy việc tiếp nhận nguyên liệu ln được thực hiên theo đúng quy trình của đã được quy định, nhưng không phải lúc nào việc tiếp nhận nguyên liệu vẫn suôn sẻ. Đối với việc tiếp nhận, thông tin tiếp nhận nhiều lúc còn chưa rõ ràng và kịp thời từ bộ phận kế hoạch đến bộ phận tiếp nhận, đặc biệt tiếp nhận đối với những nguyên liệu nhỏ lẻ.
Vì cơng ty chủ yếu gia cơng hàng xuất khẩu nên việc cung cấp nguyên liệu phụ thuộc chủ yếu vào khách hàng, bên Công Ty Dệt May Huế sẽ không thể chủ động về thời gian được. Vì thế buộc nhân viên tiếp nhận phải theo gian giao hàng của khách hàng, ảnh hưởng đến giờ giấc của nhân viên khi nhiều lúc phải làm thêm ngồi giờ làm, có lúc vào buổi tối hoặc sáng sớm vẫn phải tiếp nhận nguyên liệu.
Bên cạnh đó, kho chứa hàng cũng không phải lúc nào cũng rảnh và sẵn sàng cho việc lưu kho nguyên liệu trong thời gian cao điểm. Vì vậy, Cơng ty khơng chủ động được trong việc thu mua nguyên liệu cũng sẽ làm khó khăn trong việc sắp sếp và tiếp nhận nguyên liệu.
Qúa trình tiếp nhận đang cịn thủ cơng, thơng tin lưu trữ qua nhiều lần, đặc biệt từ viết tay qua lưu trữ vào phần mềm nên việc sai sót về số liệu và thông tin của lơ hàng là khó có thể tránh khỏi.
Cơng tác quản lý về số lượng nguyên liệu
Việc quản lý về số lượng nguyên liệu có đúng và đủ hay khơng cũng sẽ khơng kiểm soát hết được ngay thời điểm tiếp nhận nguyên liệu. Nên khó có thể phản ánh kịp