CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
2.2.1 Thực trạng quản lý nguyên liệu tại công ty
2.2.1.1 Hệ thống kho của cơng ty
- Vai trị của kho giúp đảm bảo tính liên tục cho q trình sản xuất, phân phối hàng. Việc quản lý kho hàng chặt chẽ khoa học tránh thất thoát và thuận lợi cho quá trình sản xuất.
- Kho nguyên liệu là nơi nhập nguyên liệu từ phía nhà cung cấp, sau đó lưu trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng cho bộ phận sản xuất, khách hàng…Hệ thống kho cũng có vai trị quan trọng trong việc đảm bảo tốt nhất chất lượng của nguyên liệu nhập về, tránh làm thay đổi tính chất, màu sắc,.... và thất thốt về số lượng trong q trình ngun liệu chờ được sản xuất.
- Hiện tại cơng ty có 2 kho nguyên liệu chứa nguyên liệu vải may, 1 kho phụ liệu, 1 kho phế liệu. Mỗi kho ngun liệu có diện tích từ 2000-3000 m2, hơn 450 kệ để hàng với sức chứa lên đến 450 tấn vải chứa vải nguyên kiện, nguyên cây và vải đã xả.
- Kho được bố trí gồm nhiều kệ đựng vải 2 tầng để chứa vải. Các kệ vải được sắp xếp thoáng để dễ dàng vận chuyển hàng hóa. Có khu vực xả vải được trang bị các máy móc dụng cụ cần thiết để phục vụ hoạt động xả vải.
- Tại kho nguyên liệu của Cơng ty gồm 2 ngun liệu chính là vải và bo cổ, bo tay áo phục vụ cho hoạt động sản xuất của các nhà máy may, được nhập từ các đơn vị đặt gia công. Thường là nguyên liệu vải từ các nước như Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, Mỹ Và các đối tác EU….bên cạnh đó chứa nguyên liệu vải là thành phẩm từ nhà máy dệt nhuộm và các loại vải công ty tự nhập khẩu từ nước ngoài cho các đơn hàng FOB.
- Kho phụ liệu được công ty nhập chủ yếu từ bên ngoài, chứa các phụ liệu phục vụ cho quá trình sản xuấ như tem, mác, chỉ may, nút cúc áo, kim may, lô gô, thùng caston,…
- Kho phế liệu chứa vải tấm các loại được thải ra trong q trình cắt may. Bên cạnh đó cịn là nơi chứa vải tồn lại, vải ngun cây trong q trình sản xuất khơng hết. Tất cả được chứa trong kho chờ ngày hoạch tốn từ phịng ĐHM để mang đi tiêu hủy, bán thanh lý hoặc tồn kho lại phục vụ cho những lần sản xuất sau, tùy vào mục đích nhất định.
- Các hàng hóa trong kho được sắp xếp gọn gàng, đúng trình. Bên cạnh đó được, kệ chứa hàng được đánh số thứ tự, phân chia chức năng cho từng kệ hàng, từng khu vực để thuận tiện cho việc theo dõi quản lý hàng hóa, dễ bảo quản.
- Là nơi chứa hàng hóa nên an ninh và an tồn trong kho được thực hiện chặt chẽ bằng việc lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy và camera chống trộm. Kho được thiết kế rộng rãi, thơng thống và có lối thoát hiểm, các cửa sắt lớn thuận tiện cho công tác giao nhận hàng.
2.2.1.2 Sơ đồ phòng ĐHM và Kho Nguyên Liệu
Sơ đồ 2: Cơ cấu phòng Điều Hành May
(Nguồn: Phòng Điều Hành May)
Sơ đồ 3: Cơ cấu nhân sự Tổ chuẩn bị nguyên liệu tại kho ngun liệu
(Nguồn: Phịng Điều Hành May)
Nhận xét
Nhìn vào sơ đồ, ta thấy được Phịng Điều Hành May có chức năng và nhiệm vụ cao nhất trong cơng tác quản lý nguyên liệu đầu vào của công ty. Chức năng của mỗi bộ phận của Phòng Điều Hành được phân chia rõ ràng. Mỗi bộ phận sẽ có một tổ trưởng điều hành cơng việc của tổ mình, nhân viên trong tổ sẽ được phân chia nhiệm vụ và chức năng riêng đảm nhiệm xun suốt cơng việc của mình mà khơng bị trùng lặp, lộn xộn trong quá trình thực hiện cơng việc.
Dưới mỗi tổ cũng được phân chia nhỏ hơn chức năng nhiệm vụ cho mỗi nhóm, mỗi nhân viên, đảm bảo công việc được thực hiện đúng, đủ, đảm bảo theo yêu cầu đề ra. Đặc biệt tổ chuẩn bị nguyên liệu, được phân chia thành 5 bộ phận với nhiệm vụ riêng. Dễ dàng trong q trình thực hiện và kiểm sốt cơng việc của từng người.
2.2.1.3 Phân loại nguyên liệu tại công ty
Phân loại nguyên liệu
Phân chia theo nguồn gốc nguyên liệu:
+ Nguyên liệu nhập từ các đơn hàng của các đơn vị đặt gia công gửi về.
+ Nguyên liệu đặt mua từ nước ngoài.
+ Nguyên liệu nhập nội địa.
+ Nguyên liệu tự sản xuất.
Đối với công ty, do tính chất hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu là gia công hàng may mặc xuất khẩu, nên số lượng và giá trị của hàng nguyên liệu nhập từ các đơn vị đặt hàng từ nước ngoài chiếm khối lượng lớn và đáng kể số lượng các loại nguyên nguyên liệu của công ty. Công ty nhận vải từ các đơn vị đặt hàng và sản xuất theo đơn đặt hàng đã đặt theo hợp đồng.
Phân loại theo đặc tính của nguyên liệu:
+ Vải may chính.
+ Cổ bo, rip.
+ Vải lót.
Vải may chính và cổ bo là 2 loại ngun liệu được nhập về nhiều nhất tại kho của công ty. Mỗi khách hàng, mỗi đơn hàng, mỗi style lại được cung cấp mỗi loại vải và cổ bo khác nhau tùy vào nhu cầu đặt hàng của khách hàng. Vì vậy, những loại này có độ đa dạng vào phong phú cả về chất liệu và màu sắc và mức độ dày, mỏng khác nhau.
2.2.1.4 Phần mềm quản trị doanh nghiệp Bravo 7 (ERP-VN)
Bravo là một trong những nhà cung cấp phần mềm quản trị tài chính, kế tốn và quản trị doanh nghiệp (ERP) có quy mơ và uy tín của Việt Nam. Thế mạnh của Bravo là hiểu biết chế độ kế toán Việt Nam cũng như kế toán quốc tế, đặc thù quản lý trong q trình điều hành doanh nghiệp và có kinh nghiệm triển khai phần mềm lâu năm.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp Bravo là công cụ giúp các nghà quản lý trong việc phân tích, thiết lập và theo dõi các công việc cần làm ở thời điển hiện tại và các kế hoạch sẽ thực hiên trong tương lai, đồng thời phân tích và xem thơng tin nhiều chiều với các góc độ khác nhau nhằm trợ giúp các nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể về thực tại của doanh nghiệp từ đó dễ dàng quản lý, tìm kiếm và hoạch tốn đơn hàng, và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời đạt hiệu quả cao.
Ưu điểm của quy trình triển khai và dịch vụ của Bravo:
+ Kiểm sốt lịch trình cơng việc và chi phí triển khai, bảo hành sản phẩm.
+ Ln đưa ra các giải pháp có lợi nhất cho khách hàng.
+ Quản lý phạm vi của dự án từ tổng thể cho tới chi tiết.
+ Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai dịch vụ và giảm thiểu rủi ro.
+ Người sử dụng sẽ được đào tạo một cách đầy đủ nhất về chương trình.
+ Đảm bảo khách hàng sẽ được hưởng một chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Với những tính năng và lợi ích trên, từ đầu năm 2018, Cơng ty cổ phần Dệt may Huế bắt đầu đưa phần phềm Bravo 7 vào quản lý mọi hoạt động sản xuất của công công ty nhằm nâng cao việc điều hành và quản lý của doanh nghiệp, trong đó có cơng tác quản lý hàng nguyên liệu.
Đối với việc quản lý nguyên liệu, phần mềm giúp công ty quản lý 1 cách chi tiết số nguyên liệu từ cây vải, khổ vải, đến các đơn hàng, kiện hàng, lô hàng của công ty. Giảm đi một khối lượng lớn cơng việc tính tốn, lưu trữ thơng tin trên giấy tờ, đảm bảo tính chính xác kịp thời mọi công việc cho nhân viên và quản lý kho hàng.
Phần mềm sẽ lưu trữ từ các danh mục đến số liệu thông tin đơn hàng, tổng hợp việc nhập- xuất- tồn, kế hoạch, thực tế sản xuất,…Và tất cả hoạt động của Công ty. Giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều so với trước đây- khi chưa có phần mềm quản lý Bravo.
2.2.1.5 Thực trạng tình hình xuất- nhập-tồn nguyên liệu gia công của kho nguyên liệu giai đoạn 2018-2019
Bảng 3. 1 Thực trạng tình hình xuất- nhập- tồn ngun liệu gia cơng của kho nguyên liệu gia đoạn 2018-2019
ĐVT:YARD
(Nguồn: Phần mềm Bravo – Công ty dệt may Huế)
Mặt hàng Năm Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ
Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Vải mua 2018 3.725,94 64.776.179,00 665,99 6.537.213,00 2.651,69 6.537.213,00 1.740,24 64.776.179,00
2019 1.740,24 64.776.179,00 0,00 0,00 566,92 21.646.139,00 1.173,32 43.130.040,00
Bo, Cổ 2018 269.531,76 947.860.824,00 7.205.254,19 14.634.536.380,00 6.604.473,85 14.496.427.047,00 870.312,10 1.085.970.157,00
2019 870.312,10 1.085.970.157,00 5.951.223,00 12.241.124.535,00 6.470.347,10 13.170.498.138,00 351.188,00 156.596.554,00
Nguyên liệu Vải nhận gia công 2018 972.856,93 12.256.785.843,71 30.118.983,45 228.577.595.495,00 28.797.766,18 219.820.337.070,71 2.294.074,20 21.014.044.268,00 2019 2.294.074,20 21.014.044.268,00 31.861.327,92 193.845.619.574,00 32.612.837,44 199.588.319.185,00 1.542.564,69 15.271.344.657,00 Phụ liệu 2018 4.100.540,95 2.903.853.471,00 52.006,00 55.929.958,00 4.145.416,95 2.949.267.617,00 7.130,00 10.515.812,00 2019 7.130,00 10.513.793,00 3.706.699,00 2.082.329.190,00 3.653.791,00 2.009.089.212,00 60.038,00 83.753.771,00 Vải tồn để thanh khoản 2018 0,00 0,00 34.323,33 0,00 34.323,33 0,00 0,00 0,00 2019 0,00 0,00 101.422,42 0,00 76.468,98 0,00 24.953,44 0,00 "Phế may phụ liệu dư thừa sau sản xuất”
2018 193.135,53 5.521.626,00 325.096,74 125.693.182,00 301.710,92 26.117.654,00 216.521,35 105.097.154,00
2019 216.521,35 105.097.154,00 178.673,74 31.241.351,00 48.488,90 15.482.745,00 346.706,19 120.855.760,00
Nhận xét:
Nhìn vào bảng xuất nhập tồn năm 2018 và 2019, cho thấy rằng công ty Dệt may Huế đang chú trọng vào ngành nghề gia công xuất khẩu làm trọng tâm, vì thế nguyên liệu vải của đơn hàng gia công xuất khẩu chiếm giá trị và số lượng lớn nhất trong tất cả các mặt hàng, tuy năm 2019 chỉ mới tính đến ngày 1/11, nhưng số lượng nguyên liệu nhập khẩu từ các đơn hàng gia công đã vượt lên so với năm 2018 cùng với đó là số lượng và giá trị nguyên liệu vải đã xuất để đi vào giai đoạn sản xuất cũng đã vượt mức so với năm 2018, đây là tín hiệu đáng mừng cho cơng ty, thể hiện việc năm 2019, quy mô sản xuất của công ty đang ngày càng được mở rộng, giúp công ty nhận được nhiều lượng mặt hàng cần gia công so với năm trước, từ đó làm gia tăng doanh thu vào lợi nhuận. Bên cạnh đó, khi số lượng ngun liệu tăng, làm cho cơng tác quản lý trở nên phức tạp và khó khăn hơn, cần phải có sự kiểm tra, kiểm sốt, phân phối gắt gao, chặt chẽ và có khoa học, việc quản lý khơng bị chồng chéo, phân bổ bất hợp lý hàng tồn tại kho cũng như thuận lợi cho việc xuất kho và cấp phát.
Cùng với nguyên liệu vải. Cổ, bo cũng chiếm 1 tỉ lệ đáng kể trong tổng số lượng nguyên liệu công ty, so với năm 2018 thì 2019 đến thời điểm 1/11, số lượng nhập về ít hơn, điều này có thể là do kết cấu của các măt hàng may mặc gia công được đạt hàng tại cơng ty có sự thay đổi khiến cho các mặt hàng không dùng nhiều loại nguyên liệu này khiến số lượng Cổ, bo có giảm đi nhưng khơng đáng kể.
Đối với hàng phụ liệu, vì khơng bị tồn quá nhiều vào đầu kỳ như 2018, nên năm 2019 phụ liệu được nhập với số lượng lớn. Tuy nhiên, số lượng được nhập và được xuất chênh lệch không nhiều, cho thấy công tác quản lý khá hiệu quả, thời gian phụ liệu nhập về chờ sản xuất khơng q lâu gây ứ đọng hàng hóa.
Vì tính chất của cơng ty là gia công hàng xuất khẩu, nguyên liệu được khách hàng đưa về công ty để sản xuất. Bên cạnh đó, cơng ty chưa chú trọng vào việc phát triển nhãn hàng riêng hoặc nhận các đơn hàng FOB nên việc tự nhập vải về là rất ít và chiếm tỉ lệ khơng đáng kể, thậm chí đến năm 2019, ngoài số lượng tồn lại của năm trước, công ty không mua thêm số lượng vải nào từ bên ngoài để sản xuất cho các đơn
hàng của mình. Điều này làm cho lượng tồn kho của công ty không chiếm quá nhiều và cũng như việc quản lý loại vải mua cũng khơng gặp nhiều khó khăn.
Vải tồn thanh khoản không chiếm quá nhiều trong cơ cấu các hàng trên. Nguyên nhân là do công ty chủ yếu gia cơng sản xuất các đơn hàng nước ngồi, ít sản xuất các đơn hàng nội địa nên việc trả lại nguyên liệu dư sau q trình sản ít và khơng đáng kể.
Phế liệu may và phụ liệu dư thừa sau sản xuất trong cả 2 năm cho thấy việc ứ đọng những mặt hàng này quá nhiều. Công ty chưa chú trọng nhiều vào việc thanh lý vải tấm và tiêu hủy phế liệu, phụ liệu sau sản xuất khiến cho thời gian lưu kho quá lâu, công tác quản lý phức tạp và chồng chéo.
2.2.2 Phương pháp kiểm tra, đo đếm nguyên liệu của công ty2.2.2.1 Kiểm tra về số lượng nguyên liệu 2.2.2.1 Kiểm tra về số lượng nguyên liệu
Đây là 1 trong các bước quan trọng trong quá trình nhập nguyên liệu về kho. Q trình kiểm tra cần có đảm bảo sự chính xác cao. Mọi thông tin về số lượng đơn hàng giao bị thiếu, bị sai sót, khơng đúng hàng như ghi trong Packing list đều phải lập biên bản và báo cáo ngày về phòng KHXNK để được giải quyết kịp thời.
Sau khi nhận thông báo từ phòng KHXNK về đơn hàng chuẩn bị nhập kho. Khi container đến, nhân viên kho sẽ tiến hành tiếp nhận và kiểm tra đơn hàng nguyên liệu như sau:
- Kiểm tra về số công, số kiện, số seal và kiểm tra toàn bộ container theo phương pháp đếm trực tiếp bằng mắt thường xem hàng có cịn niêm phong hay khơng? Đủ số lượng như trong packing list và hợp đồng hay không?
- Sau khi kiểm tra đầy đủ tất cả, nguyên liệu sẽ được nhập kho theo sơ đồ đã định trước. Lúc này, nhân viên kho tiếp tục kiểm tra đối chiếu số lượng cây vải, màu vài, số Lot so với Packing list. Hồn thành cơng đoạn kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ được nhập liệu và lưu vào hồ sơ
2.2.2.2 Kiểm tra chất lượng nguyên liệu
- Đối với việc kiểm tra chất lượng, hoạt động này sẽ được thực hiện ngay sau khi hàng được nhập kho. Và báo cáo q trình kiểm tra trong vịng 7 ngày kể từ ngày nhận nguyên liệu.
- Dựa vào các giấy tờ như Invoice, Packing list,… bộ phận kiểm tra nguyên liệu định số lượng mẫu lấy kiểm: Vải, cổ bo, rip để kiểm tra ít nhất 10% các lot vải, cổ bo, rip. Sau đó các mẫu được chuyển về phịng quản lý chất lượng để được kiểm tra theo quy định.
- Tổ chức thực hiện: Nhân viên kiểm soát chất lượng kho nguyên liệu thuộc phòng ĐHM. Nhân viên kiểm tra thử nghiệm chất lượng nguyên liệu thuộc phòng QLCL. Nhân viên kiểm sốt sản xuất may phịng QLCL.
- Các tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng mà công ty đang thực hiện đối với nguyên liệu được nhập về bao gồm:
a) Kiểm tra về lỗi ngoại quan theo hệ thống 4 điểm
Kiểm tra lỗi ngoại quan vải
Trước tiên, cây vải mang đi kiểm sẽ được cân trọng lượng, ghi nhận trong tin trên tem của cây vải vào báo cáo kiểm vải. Sau đó, vải sẽ được đưa vào máy kiểm vải để máy tiến hành chạy và kiểm tra. Tốc độ kiểm vải trên máy sẽ được người kiểm vải điều chỉnh phù hợp với cây vải.
Trong quá trình kiểm, nếu phát hiện lỗi vải thì dừng máy và dùng sticker để đánh dấu vị trí lỗi, sau đó ghi nhận vào báo cáo.
Sau khi kiểm tra hết cây, đọc số hiển thị trên bộ đo và ghi kết quả báo cáo. Tiến hành tổng hợp và tính điểm lỗi trên 100 yard vải. So sánh kết quả với bảng quy định lỗi của khách hàng để đánh giá đạt hay khơng đạt vào tem nhận dạng và có hướng giải quyết phù hợp.
Kiểm quan tra lỗi ngoại quan cổ bo, rip
Cổ bo, rip kiểm tra sẽ được ghi nhận thông tin trên tem vào báo cáo kiểm tra. Người kiểm tra tiến hành đếm số lượng, đo chiều dài chiều rộng cổ bo rip của từng