CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
2.2.1.4 Phần mềm quản trị doanh nghiệp Bravo 7 (ERP-VN)
Bravo là một trong những nhà cung cấp phần mềm quản trị tài chính, kế tốn và quản trị doanh nghiệp (ERP) có quy mơ và uy tín của Việt Nam. Thế mạnh của Bravo là hiểu biết chế độ kế toán Việt Nam cũng như kế toán quốc tế, đặc thù quản lý trong q trình điều hành doanh nghiệp và có kinh nghiệm triển khai phần mềm lâu năm.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp Bravo là công cụ giúp các nghà quản lý trong việc phân tích, thiết lập và theo dõi các công việc cần làm ở thời điển hiện tại và các kế hoạch sẽ thực hiên trong tương lai, đồng thời phân tích và xem thơng tin nhiều chiều với các góc độ khác nhau nhằm trợ giúp các nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể về thực tại của doanh nghiệp từ đó dễ dàng quản lý, tìm kiếm và hoạch tốn đơn hàng, và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời đạt hiệu quả cao.
Ưu điểm của quy trình triển khai và dịch vụ của Bravo:
+ Kiểm sốt lịch trình cơng việc và chi phí triển khai, bảo hành sản phẩm.
+ Ln đưa ra các giải pháp có lợi nhất cho khách hàng.
+ Quản lý phạm vi của dự án từ tổng thể cho tới chi tiết.
+ Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai dịch vụ và giảm thiểu rủi ro.
+ Người sử dụng sẽ được đào tạo một cách đầy đủ nhất về chương trình.
+ Đảm bảo khách hàng sẽ được hưởng một chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Với những tính năng và lợi ích trên, từ đầu năm 2018, Cơng ty cổ phần Dệt may Huế bắt đầu đưa phần phềm Bravo 7 vào quản lý mọi hoạt động sản xuất của công công ty nhằm nâng cao việc điều hành và quản lý của doanh nghiệp, trong đó có cơng tác quản lý hàng nguyên liệu.
Đối với việc quản lý nguyên liệu, phần mềm giúp công ty quản lý 1 cách chi tiết số nguyên liệu từ cây vải, khổ vải, đến các đơn hàng, kiện hàng, lô hàng của công ty. Giảm đi một khối lượng lớn cơng việc tính tốn, lưu trữ thơng tin trên giấy tờ, đảm bảo tính chính xác kịp thời mọi công việc cho nhân viên và quản lý kho hàng.
Phần mềm sẽ lưu trữ từ các danh mục đến số liệu thông tin đơn hàng, tổng hợp việc nhập- xuất- tồn, kế hoạch, thực tế sản xuất,…Và tất cả hoạt động của Công ty. Giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều so với trước đây- khi chưa có phần mềm quản lý Bravo.
2.2.1.5 Thực trạng tình hình xuất- nhập-tồn nguyên liệu gia công của kho nguyên liệu giai đoạn 2018-2019
Bảng 3. 1 Thực trạng tình hình xuất- nhập- tồn ngun liệu gia cơng của kho nguyên liệu gia đoạn 2018-2019
ĐVT:YARD
(Nguồn: Phần mềm Bravo – Công ty dệt may Huế)
Mặt hàng Năm Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ
Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Vải mua 2018 3.725,94 64.776.179,00 665,99 6.537.213,00 2.651,69 6.537.213,00 1.740,24 64.776.179,00
2019 1.740,24 64.776.179,00 0,00 0,00 566,92 21.646.139,00 1.173,32 43.130.040,00
Bo, Cổ 2018 269.531,76 947.860.824,00 7.205.254,19 14.634.536.380,00 6.604.473,85 14.496.427.047,00 870.312,10 1.085.970.157,00
2019 870.312,10 1.085.970.157,00 5.951.223,00 12.241.124.535,00 6.470.347,10 13.170.498.138,00 351.188,00 156.596.554,00
Nguyên liệu Vải nhận gia công 2018 972.856,93 12.256.785.843,71 30.118.983,45 228.577.595.495,00 28.797.766,18 219.820.337.070,71 2.294.074,20 21.014.044.268,00 2019 2.294.074,20 21.014.044.268,00 31.861.327,92 193.845.619.574,00 32.612.837,44 199.588.319.185,00 1.542.564,69 15.271.344.657,00 Phụ liệu 2018 4.100.540,95 2.903.853.471,00 52.006,00 55.929.958,00 4.145.416,95 2.949.267.617,00 7.130,00 10.515.812,00 2019 7.130,00 10.513.793,00 3.706.699,00 2.082.329.190,00 3.653.791,00 2.009.089.212,00 60.038,00 83.753.771,00 Vải tồn để thanh khoản 2018 0,00 0,00 34.323,33 0,00 34.323,33 0,00 0,00 0,00 2019 0,00 0,00 101.422,42 0,00 76.468,98 0,00 24.953,44 0,00 "Phế may phụ liệu dư thừa sau sản xuất”
2018 193.135,53 5.521.626,00 325.096,74 125.693.182,00 301.710,92 26.117.654,00 216.521,35 105.097.154,00
2019 216.521,35 105.097.154,00 178.673,74 31.241.351,00 48.488,90 15.482.745,00 346.706,19 120.855.760,00
Nhận xét:
Nhìn vào bảng xuất nhập tồn năm 2018 và 2019, cho thấy rằng công ty Dệt may Huế đang chú trọng vào ngành nghề gia công xuất khẩu làm trọng tâm, vì thế nguyên liệu vải của đơn hàng gia công xuất khẩu chiếm giá trị và số lượng lớn nhất trong tất cả các mặt hàng, tuy năm 2019 chỉ mới tính đến ngày 1/11, nhưng số lượng nguyên liệu nhập khẩu từ các đơn hàng gia công đã vượt lên so với năm 2018 cùng với đó là số lượng và giá trị nguyên liệu vải đã xuất để đi vào giai đoạn sản xuất cũng đã vượt mức so với năm 2018, đây là tín hiệu đáng mừng cho cơng ty, thể hiện việc năm 2019, quy mô sản xuất của công ty đang ngày càng được mở rộng, giúp công ty nhận được nhiều lượng mặt hàng cần gia công so với năm trước, từ đó làm gia tăng doanh thu vào lợi nhuận. Bên cạnh đó, khi số lượng ngun liệu tăng, làm cho cơng tác quản lý trở nên phức tạp và khó khăn hơn, cần phải có sự kiểm tra, kiểm sốt, phân phối gắt gao, chặt chẽ và có khoa học, việc quản lý khơng bị chồng chéo, phân bổ bất hợp lý hàng tồn tại kho cũng như thuận lợi cho việc xuất kho và cấp phát.
Cùng với nguyên liệu vải. Cổ, bo cũng chiếm 1 tỉ lệ đáng kể trong tổng số lượng nguyên liệu công ty, so với năm 2018 thì 2019 đến thời điểm 1/11, số lượng nhập về ít hơn, điều này có thể là do kết cấu của các măt hàng may mặc gia công được đạt hàng tại cơng ty có sự thay đổi khiến cho các mặt hàng không dùng nhiều loại nguyên liệu này khiến số lượng Cổ, bo có giảm đi nhưng khơng đáng kể.
Đối với hàng phụ liệu, vì khơng bị tồn quá nhiều vào đầu kỳ như 2018, nên năm 2019 phụ liệu được nhập với số lượng lớn. Tuy nhiên, số lượng được nhập và được xuất chênh lệch không nhiều, cho thấy công tác quản lý khá hiệu quả, thời gian phụ liệu nhập về chờ sản xuất khơng q lâu gây ứ đọng hàng hóa.
Vì tính chất của cơng ty là gia công hàng xuất khẩu, nguyên liệu được khách hàng đưa về công ty để sản xuất. Bên cạnh đó, cơng ty chưa chú trọng vào việc phát triển nhãn hàng riêng hoặc nhận các đơn hàng FOB nên việc tự nhập vải về là rất ít và chiếm tỉ lệ khơng đáng kể, thậm chí đến năm 2019, ngoài số lượng tồn lại của năm trước, công ty không mua thêm số lượng vải nào từ bên ngoài để sản xuất cho các đơn
hàng của mình. Điều này làm cho lượng tồn kho của công ty không chiếm quá nhiều và cũng như việc quản lý loại vải mua cũng khơng gặp nhiều khó khăn.
Vải tồn thanh khoản không chiếm quá nhiều trong cơ cấu các hàng trên. Nguyên nhân là do công ty chủ yếu gia cơng sản xuất các đơn hàng nước ngồi, ít sản xuất các đơn hàng nội địa nên việc trả lại nguyên liệu dư sau q trình sản ít và khơng đáng kể.
Phế liệu may và phụ liệu dư thừa sau sản xuất trong cả 2 năm cho thấy việc ứ đọng những mặt hàng này quá nhiều. Công ty chưa chú trọng nhiều vào việc thanh lý vải tấm và tiêu hủy phế liệu, phụ liệu sau sản xuất khiến cho thời gian lưu kho quá lâu, công tác quản lý phức tạp và chồng chéo.
2.2.2 Phương pháp kiểm tra, đo đếm nguyên liệu của công ty2.2.2.1 Kiểm tra về số lượng nguyên liệu 2.2.2.1 Kiểm tra về số lượng nguyên liệu
Đây là 1 trong các bước quan trọng trong quá trình nhập nguyên liệu về kho. Q trình kiểm tra cần có đảm bảo sự chính xác cao. Mọi thông tin về số lượng đơn hàng giao bị thiếu, bị sai sót, khơng đúng hàng như ghi trong Packing list đều phải lập biên bản và báo cáo ngày về phòng KHXNK để được giải quyết kịp thời.
Sau khi nhận thông báo từ phòng KHXNK về đơn hàng chuẩn bị nhập kho. Khi container đến, nhân viên kho sẽ tiến hành tiếp nhận và kiểm tra đơn hàng nguyên liệu như sau:
- Kiểm tra về số công, số kiện, số seal và kiểm tra toàn bộ container theo phương pháp đếm trực tiếp bằng mắt thường xem hàng có cịn niêm phong hay khơng? Đủ số lượng như trong packing list và hợp đồng hay không?
- Sau khi kiểm tra đầy đủ tất cả, nguyên liệu sẽ được nhập kho theo sơ đồ đã định trước. Lúc này, nhân viên kho tiếp tục kiểm tra đối chiếu số lượng cây vải, màu vài, số Lot so với Packing list. Hồn thành cơng đoạn kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ được nhập liệu và lưu vào hồ sơ
2.2.2.2 Kiểm tra chất lượng nguyên liệu
- Đối với việc kiểm tra chất lượng, hoạt động này sẽ được thực hiện ngay sau khi hàng được nhập kho. Và báo cáo q trình kiểm tra trong vịng 7 ngày kể từ ngày nhận nguyên liệu.
- Dựa vào các giấy tờ như Invoice, Packing list,… bộ phận kiểm tra nguyên liệu định số lượng mẫu lấy kiểm: Vải, cổ bo, rip để kiểm tra ít nhất 10% các lot vải, cổ bo, rip. Sau đó các mẫu được chuyển về phịng quản lý chất lượng để được kiểm tra theo quy định.
- Tổ chức thực hiện: Nhân viên kiểm soát chất lượng kho nguyên liệu thuộc phòng ĐHM. Nhân viên kiểm tra thử nghiệm chất lượng nguyên liệu thuộc phòng QLCL. Nhân viên kiểm sốt sản xuất may phịng QLCL.
- Các tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng mà công ty đang thực hiện đối với nguyên liệu được nhập về bao gồm:
a) Kiểm tra về lỗi ngoại quan theo hệ thống 4 điểm
Kiểm tra lỗi ngoại quan vải
Trước tiên, cây vải mang đi kiểm sẽ được cân trọng lượng, ghi nhận trong tin trên tem của cây vải vào báo cáo kiểm vải. Sau đó, vải sẽ được đưa vào máy kiểm vải để máy tiến hành chạy và kiểm tra. Tốc độ kiểm vải trên máy sẽ được người kiểm vải điều chỉnh phù hợp với cây vải.
Trong quá trình kiểm, nếu phát hiện lỗi vải thì dừng máy và dùng sticker để đánh dấu vị trí lỗi, sau đó ghi nhận vào báo cáo.
Sau khi kiểm tra hết cây, đọc số hiển thị trên bộ đo và ghi kết quả báo cáo. Tiến hành tổng hợp và tính điểm lỗi trên 100 yard vải. So sánh kết quả với bảng quy định lỗi của khách hàng để đánh giá đạt hay khơng đạt vào tem nhận dạng và có hướng giải quyết phù hợp.
Kiểm quan tra lỗi ngoại quan cổ bo, rip
Cổ bo, rip kiểm tra sẽ được ghi nhận thông tin trên tem vào báo cáo kiểm tra. Người kiểm tra tiến hành đếm số lượng, đo chiều dài chiều rộng cổ bo rip của từng size. Trong quá trình kiểm tra, nếu thấy lỗi phải dùng sticker để đánh dấu và ghi nhận vào báo cáo.
Sau khi kiểm tra tiến hàng tổng hợp lỗi và ghi kết quả báo cáo.
Cuối cùng người kiểm tra tiến hành dán tem nhận dạng đạt hay không đạt và chuyển cổ bo, rip về giá để. Tem nhận dạng được xoay ra ngoài thuận lợi cho việc nhận biết.
b) Kiểm tra trọng lượng vải (g/m2)
Mẫu kiểm tra sẽ được cắt bằng dao cắt mẫu treo 1 diện tích nhỏ được quy định trước, mẫu sẽ được lấy nhiều nơi trên 1 cây vải, sau đó sẽ được cân trên bàn cân điện tử (cân đã được kiểm định) và ghi kết quả.
So sánh với mẫu chuẩn của khách hàng, thông tin ghi trên phiếu giao hàng và báo cáo kết quả.
c) Kiểm tra màu sắc vải
Kiểm tra màu sắc giữa các phần trên cùng 1 cây vải, giữa các cây vải trên cùng 1 lot, giữa các lot với nhau, gữa các lot với mẫu chuẩn.
Vải kiểm tra được cắt thành nhiều mẫu nhỏ tùy theo vị trí khu vực vải cần được kiểm tra, sau đó được may nối theo thứ tự lộn xộn. Tiến hành kiểm tra sự khác màu ở các vị trí nối giữa các mẫu với nhau và giữa mẫu kiểm tra với mẫu màu chuẩn của khách hàng bằng tủ đèn.
Cuối cùng ghi kết quả vào báo cáo kiểm vải, ghi rõ tình trạng màu sắc của vải.
d) Kiểm tra độ co, độ bền màu giặt- ma sát, độ lem màu vải chính, vải phối.
Kiểm tra độ co
Vải được kiểm tra mỗi Lot 1 mẫu, vải kiểm tra cắt thành hình vng 500x500 mm, tiến hành giặt máy với bột giặt trong 30 phút, sau đó sấy khơ hồn tồn với nhiệt độ không quá 60 độ C. Vải khô dược ủi hơi trong 1 phút, tiến hành đo kích thức vải sau 2 lần, lần 1 đó 30 phút và lần 2 sau 24 giờ.
Cách tính % độ co=[( 500-L)/500]100
Với L: Kích thước sau ủi tính bằng mm.
Cuối cùng, ghi kết quả trược tiếp lên mẫu và báo cáo.
Kiểm tra độ bền màu giặt
Mẫu kiểm tra được giặt với 50ml dung dịch xà phịng có nồng độ theo quy định trong 30 phút với nhiệt độ 60 độ C.
Xả sạch bằng nước và sấy khơ hồn tồn trong tủ sấy.
Dán mẫu trước và mẫu thử vào báo cáo, sử dụng đèn soi và thước xám để soi màu và đánh giá kết quả.
Kiểm tra độ lem màu vải chính, vải phối
Các đơn hàng có vải chính và vải phối có màu tưởng phản đều được kiểm tra độ lem màu.
Tiến hành may nối 2 mẫu vải chính và vải phối lại với nhau. Làm ướt hoàn tồn mẫu bằng nước sạch sau đó để khơ qua 24 giờ.
Tiến hàng quan sát phần vải màu nhạt xem có bị lèm màu từ vải đậm hay không rồi ghi vào báo cáo.
Nếu phát hiện sẽ báo ngay cho các đơn vị liên quan để xử lý
e) Kiểm tra độ an toàn nguyên liệu dựa vào báo cáo thử nghiệm của bên thứ ba.
2.2.2.3ách thức xây dựng kế hoạch, kiểm sốt tình hình thực hiện kế hoạch
Đối với mỗi đơn hàng, phòng ĐHM sẽ lên kế hoạch tuần cho từng Nhà máy may, để đảm bảo cho đơn hàng được thực hiện đúng tiến độ, các chuyền may vận hành liên tục đồng đều.
a) Xây dựng kế hoạch tuần
Phịng ĐHM sẽ cập nhật thơng tin về đơn hàng (nguyên liệu, mẫu hàng, và các tài liệu liên quan tới đơn hàng), tình hình cung ứng mới nhất từ các phòng KHXNK May, kho nguyên liệu và từ tổ Cơng nghệ phịng QLCL. Từ đó phản hồi thơng tin, đốc thúc các đơn vị liên quan đẩy nhanh tiến độ và cung cấp đủ điều kiện để bố trí kế hoạch sản xuất.
Xem xét trực tiếp mẫu áo, quần,…và các thông tin từ bản thiết kế để dự kiến năng suất cho các chuyền may. Cuối cùng, lập linemap- xây dựng kế hoạch sản xuất cho tuần.
b) Kiểm sốt tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng nguyên liều phụ liệu
Phòng ĐHM hội ý kế hoạch sản xuất hàng tuần với kho ngun liệu, từ đó cập nhật thơng tin hàng ngày từ kho nguyên liệu và bộ phận kiểm vải, bộ phân chuẩn bị nguyên liệu để lên kế hoạch đáp ứng kịp tiến độ cung ứng nguyên liệu cho các chuyên may của các tổ.
2.2.2.4 Các phương tiện kiểm tra, đo đếm nguyên liệu
Các phương tiện kiểm tra tuy khơng trực tiếp tham gia vào q trình sản xuất, nhưng chúng cũng đóng 1 vai trị quan trọng trong q trình kiểm tra chất lượng đầu vào của nguyên liệu của cơng ty. Đảm bảo độ chính xác tối đa, giảm đi thời gian, công sức,… cho bộ phận kiểm tra chất lượng.
Công ty Dệt may Huế đã trang bị một số những trang thiết bị phục vụ cho công tác kiểm tra nguyên liệu, bao gồm:
Cân trọng lượng: đo lường trọng lượng vải g/m2 một các chính xác.
Máy kiểm vải: là loại máy dùng để kiểm tra cá lỗi ngoại quan của vải như móc, xước, loang màu,… của vải nhờ hệ thống đèn chiếu sáng phía trên.
Dao cắt mẫu: là thiết bị cắt mẫu vải tròn. Sử dụng bằng cách nhấn và xoay bằng tay, dùng để cắt vải mẫu ở những cuộn vải khác nhau để kiểm tra.
Bàn cân điện tử: là loại cân trọng lượng chính xác đến từng gam của vải mẫu, xác định trọng lượng của mẫu vải so với mẫu chuẩn.