CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
2.2.2.2 Kiểm tra chất lượng nguyên liệu
- Đối với việc kiểm tra chất lượng, hoạt động này sẽ được thực hiện ngay sau khi hàng được nhập kho. Và báo cáo q trình kiểm tra trong vịng 7 ngày kể từ ngày nhận nguyên liệu.
- Dựa vào các giấy tờ như Invoice, Packing list,… bộ phận kiểm tra nguyên liệu định số lượng mẫu lấy kiểm: Vải, cổ bo, rip để kiểm tra ít nhất 10% các lot vải, cổ bo, rip. Sau đó các mẫu được chuyển về phịng quản lý chất lượng để được kiểm tra theo quy định.
- Tổ chức thực hiện: Nhân viên kiểm soát chất lượng kho nguyên liệu thuộc phòng ĐHM. Nhân viên kiểm tra thử nghiệm chất lượng nguyên liệu thuộc phòng QLCL. Nhân viên kiểm sốt sản xuất may phịng QLCL.
- Các tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng mà công ty đang thực hiện đối với nguyên liệu được nhập về bao gồm:
a) Kiểm tra về lỗi ngoại quan theo hệ thống 4 điểm
Kiểm tra lỗi ngoại quan vải
Trước tiên, cây vải mang đi kiểm sẽ được cân trọng lượng, ghi nhận trong tin trên tem của cây vải vào báo cáo kiểm vải. Sau đó, vải sẽ được đưa vào máy kiểm vải để máy tiến hành chạy và kiểm tra. Tốc độ kiểm vải trên máy sẽ được người kiểm vải điều chỉnh phù hợp với cây vải.
Trong quá trình kiểm, nếu phát hiện lỗi vải thì dừng máy và dùng sticker để đánh dấu vị trí lỗi, sau đó ghi nhận vào báo cáo.
Sau khi kiểm tra hết cây, đọc số hiển thị trên bộ đo và ghi kết quả báo cáo. Tiến hành tổng hợp và tính điểm lỗi trên 100 yard vải. So sánh kết quả với bảng quy định lỗi của khách hàng để đánh giá đạt hay khơng đạt vào tem nhận dạng và có hướng giải quyết phù hợp.
Kiểm quan tra lỗi ngoại quan cổ bo, rip
Cổ bo, rip kiểm tra sẽ được ghi nhận thông tin trên tem vào báo cáo kiểm tra. Người kiểm tra tiến hành đếm số lượng, đo chiều dài chiều rộng cổ bo rip của từng size. Trong quá trình kiểm tra, nếu thấy lỗi phải dùng sticker để đánh dấu và ghi nhận vào báo cáo.
Sau khi kiểm tra tiến hàng tổng hợp lỗi và ghi kết quả báo cáo.
Cuối cùng người kiểm tra tiến hành dán tem nhận dạng đạt hay không đạt và chuyển cổ bo, rip về giá để. Tem nhận dạng được xoay ra ngoài thuận lợi cho việc nhận biết.
b) Kiểm tra trọng lượng vải (g/m2)
Mẫu kiểm tra sẽ được cắt bằng dao cắt mẫu treo 1 diện tích nhỏ được quy định trước, mẫu sẽ được lấy nhiều nơi trên 1 cây vải, sau đó sẽ được cân trên bàn cân điện tử (cân đã được kiểm định) và ghi kết quả.
So sánh với mẫu chuẩn của khách hàng, thông tin ghi trên phiếu giao hàng và báo cáo kết quả.
c) Kiểm tra màu sắc vải
Kiểm tra màu sắc giữa các phần trên cùng 1 cây vải, giữa các cây vải trên cùng 1 lot, giữa các lot với nhau, gữa các lot với mẫu chuẩn.
Vải kiểm tra được cắt thành nhiều mẫu nhỏ tùy theo vị trí khu vực vải cần được kiểm tra, sau đó được may nối theo thứ tự lộn xộn. Tiến hành kiểm tra sự khác màu ở các vị trí nối giữa các mẫu với nhau và giữa mẫu kiểm tra với mẫu màu chuẩn của khách hàng bằng tủ đèn.
Cuối cùng ghi kết quả vào báo cáo kiểm vải, ghi rõ tình trạng màu sắc của vải.
d) Kiểm tra độ co, độ bền màu giặt- ma sát, độ lem màu vải chính, vải phối.
Kiểm tra độ co
Vải được kiểm tra mỗi Lot 1 mẫu, vải kiểm tra cắt thành hình vng 500x500 mm, tiến hành giặt máy với bột giặt trong 30 phút, sau đó sấy khơ hồn tồn với nhiệt độ không quá 60 độ C. Vải khô dược ủi hơi trong 1 phút, tiến hành đo kích thức vải sau 2 lần, lần 1 đó 30 phút và lần 2 sau 24 giờ.
Cách tính % độ co=[( 500-L)/500]100
Với L: Kích thước sau ủi tính bằng mm.
Cuối cùng, ghi kết quả trược tiếp lên mẫu và báo cáo.
Kiểm tra độ bền màu giặt
Mẫu kiểm tra được giặt với 50ml dung dịch xà phịng có nồng độ theo quy định trong 30 phút với nhiệt độ 60 độ C.
Xả sạch bằng nước và sấy khơ hồn tồn trong tủ sấy.
Dán mẫu trước và mẫu thử vào báo cáo, sử dụng đèn soi và thước xám để soi màu và đánh giá kết quả.
Kiểm tra độ lem màu vải chính, vải phối
Các đơn hàng có vải chính và vải phối có màu tưởng phản đều được kiểm tra độ lem màu.
Tiến hành may nối 2 mẫu vải chính và vải phối lại với nhau. Làm ướt hoàn tồn mẫu bằng nước sạch sau đó để khơ qua 24 giờ.
Tiến hàng quan sát phần vải màu nhạt xem có bị lèm màu từ vải đậm hay không rồi ghi vào báo cáo.
Nếu phát hiện sẽ báo ngay cho các đơn vị liên quan để xử lý
e) Kiểm tra độ an toàn nguyên liệu dựa vào báo cáo thử nghiệm của bên thứ ba.
2.2.2.3ách thức xây dựng kế hoạch, kiểm sốt tình hình thực hiện kế hoạch
Đối với mỗi đơn hàng, phòng ĐHM sẽ lên kế hoạch tuần cho từng Nhà máy may, để đảm bảo cho đơn hàng được thực hiện đúng tiến độ, các chuyền may vận hành liên tục đồng đều.
a) Xây dựng kế hoạch tuần
Phịng ĐHM sẽ cập nhật thơng tin về đơn hàng (nguyên liệu, mẫu hàng, và các tài liệu liên quan tới đơn hàng), tình hình cung ứng mới nhất từ các phòng KHXNK May, kho nguyên liệu và từ tổ Cơng nghệ phịng QLCL. Từ đó phản hồi thơng tin, đốc thúc các đơn vị liên quan đẩy nhanh tiến độ và cung cấp đủ điều kiện để bố trí kế hoạch sản xuất.
Xem xét trực tiếp mẫu áo, quần,…và các thông tin từ bản thiết kế để dự kiến năng suất cho các chuyền may. Cuối cùng, lập linemap- xây dựng kế hoạch sản xuất cho tuần.
b) Kiểm sốt tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng nguyên liều phụ liệu
Phòng ĐHM hội ý kế hoạch sản xuất hàng tuần với kho ngun liệu, từ đó cập nhật thơng tin hàng ngày từ kho nguyên liệu và bộ phận kiểm vải, bộ phân chuẩn bị nguyên liệu để lên kế hoạch đáp ứng kịp tiến độ cung ứng nguyên liệu cho các chuyên may của các tổ.
2.2.2.4 Các phương tiện kiểm tra, đo đếm nguyên liệu
Các phương tiện kiểm tra tuy khơng trực tiếp tham gia vào q trình sản xuất, nhưng chúng cũng đóng 1 vai trị quan trọng trong q trình kiểm tra chất lượng đầu vào của nguyên liệu của cơng ty. Đảm bảo độ chính xác tối đa, giảm đi thời gian, công sức,… cho bộ phận kiểm tra chất lượng.
Công ty Dệt may Huế đã trang bị một số những trang thiết bị phục vụ cho công tác kiểm tra nguyên liệu, bao gồm:
Cân trọng lượng: đo lường trọng lượng vải g/m2 một các chính xác.
Máy kiểm vải: là loại máy dùng để kiểm tra cá lỗi ngoại quan của vải như móc, xước, loang màu,… của vải nhờ hệ thống đèn chiếu sáng phía trên.
Dao cắt mẫu: là thiết bị cắt mẫu vải tròn. Sử dụng bằng cách nhấn và xoay bằng tay, dùng để cắt vải mẫu ở những cuộn vải khác nhau để kiểm tra.
Bàn cân điện tử: là loại cân trọng lượng chính xác đến từng gam của vải mẫu, xác định trọng lượng của mẫu vải so với mẫu chuẩn.
Tủ đèn: xác định độ tương phản, phân biệt màu sắc của vải mẫu trong những vùng ánh sáng khác nhau so với vải chuẩn.
Thước xám: được sử dụng để đánh giá độ bền màu của vải mẫu dựa trên độ dây màu và độ phai màu.
2.2.2.5 Cách bảo quản nguyên liệu
Để thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát và quản lý nguyên liệu. Quản lý kho sau khi nhận kế hoạch tiếp nhận nguyên liệu sẽ sắp xếp không gian và mặt bằng để đưa nguyên liệu vào kho.
Kệ chứa hàng được đánh số thứ tự, tất các Lot vải, khổ vải chưa xả được sắp lên tầng 2 của kệ chứa hàng. Nguyên liệu được xếp theo đơn hàng, số seal, số Lot, số màu,… theo 1 thứ tự quy định để thuận lợi cho việc quản lý.
Kệ dưới sẽ là nới chứa nguyên liệu đã được đã được nhân viên kho xả (xả vải) từ các cuộn vải và chứa vải ủ trước khi đưa vào sản xuất
Mỗi cây vải sẽ được bọc bao nilon để tránh ẩm mốc, côn trùng và những tác nhân bên ngồi làm thay đổi tính chất vải trong q trình bảo quản. Bên ngồi mỗi cây vải, cuộn vải sẽ được dán 1 tem nhận dạng, trên tem được ghi đầy đủ thông tin về mã hàng, nơi sản xuất, tên vải, số lot, số seal, ngày nhập,…để nhận dạng. Tem được xếp quay ra bên ngoài kệ để dễ dàng cho việc kiểm tra.
Vải được đặt cách mặt đất 30cm và cách tường 20cm tránh ẩm mốc và côn trùng xâm nhập. Kệ chứa vải đã xả dược che chắn bới những tấm nilon và rèm để tránh bụi bặm và tránh sự tiếp xúc bên ngồi ảnh hưởng đến ngun liệu.
2.2.3 Tổ chức quy trình quản lý nguyên liệu
2.2.3.1 Tổ chức tiếp nhận nguyên liệu từ Container vào kho
Bước 1: Tổ trưởng kho quản lý kho sẽ nhận thơng báo từ phịng điều hành KHXNK May về thông báo nhập nguyện phụ liệu, phiếu xuất kho và packing list.
Kiểm tra kế hoạch sản xuất để biết sản xuất tại nhà máy nào, sau đó thơng báo cho lái xe chuyển đến kho phù hợp.
Bước 2: Nhân viên nhận nguyên liệu dựa vào Packing list lập sơ đồ vị trí để bốc dỡ nguyên liệu từ container vào kho.
Bước 3: Bộ phận bốc xếp tiếp nhận sơ đồ vị trí nguyên liệu để chuẩn bị tiến hành bốc xếp.
Bước 4: Nhân viên nhận nguyên liệu cùng lái xe tiến hành kiểm tra tình trạng seal trước khi mở, nếu thấy dấu hiệu đứt gãy, nối, hư hỏng,… phải chụp ảnh nghi nhận lại sự bất thường, khơng có vấn đề gì thì tiếp tục mở container.
Bước 5: Tiến hành kiểm tra sơ bộ bên trong container. Nếu khơng có vấn đề gì sẽ tiến hành bốc dỡ.
Bước 6: Bộ phận bốc dỡ căn cứ vào sơ đồ vị trí các nguyên liệu và sắp xếp theo sự hướng dẫn của nhân viên tiếp nhận nguyên liệu. Khi bốc xếp phải mang bảo hộ để tránh tai nạn lao động.
Bước 7: Nhân viên tiếp nhận sẽ đối chiếu nguyên liệu thực nhận với Packing list xem đã trùng khớp hay chưa. Nếu không trùng khớp sẽ tiến hành báo cáo lên phòng KHXNK may.
Bước 8: Sau khi bốc xếp nguyên liệu xong, tổ trưởng kho sẽ tiến hành kiểm tra lại việc sắp xếp, sau đó sẽ tiến hành nhập số liệu vào phần mềm Bravo và lưu lại các hồ sơ liên quan.
2.2.3.2 Kiểm tra nguyên liệu may
Kiểm tra về số lượng nguyên liệu
Bước 1: Sau khi nhận thơng báo từ phịng KHXNK về đơn hàng chuẩn bị nhập kho thì nhân viên tiếp nhận nguyên liệu sẽ tiến hành tiếp nhận và kiểm tra đơn hàng nguyên liệu.
Bước 2: Kiểm tra về số công, số kiện, số seal và kiểm tra tồn bộ container xem hàng có cịn niêm phong hay khơng? Đủ số lượng như trong packing list và hợp đồng hay không?
Bước 3: Sau khi kiểm tra đầy đủ tất cả, nguyên liệu sẽ được nhập kho theo sơ đồ đã định trước. Hồn thành cơng đoạn kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ được nhập liệu và lưu vào hồ sơ.
Kiểm tra chất lượng nguyên liệu
Dựa vào các giấy tờ như Invoice, Packing list,… bộ phận kiểm nguyên nguyên liệu định số lượng mẫu lấy kiểm: Vải, cổ bo, rip để kiểm tra ít nhất 10% các lot vải, cổ bo, rip. Sau đó các mẫu được chuyển về tổ QLCL để được kiểm tra theo quy định.
Nhân viên kiểm tra thử nghiệm chất lượng nguyên liệu thuộc tổ QLCL. Nhân viên kiểm soát sản xuất may tổ QLCL tiến hành kiểm tra chất lượng theo trình tự sau:
Bước 1: Kiểm tra về lỗi ngoại quan theo hệ thống 4 điểm
Kiểm tra lỗi ngoại quan vải.
Kiểm quan tra lỗi ngoại quan cổ bo, rip.
Bước 2: Kiểm tra trọng lượng vải (g/m2)
Mẫu kiểm tra sẽ được cắt 1 diện tích nhỏ được quy định trước, sau đó sẽ được cân trên bàn cân điện tử và ghi kết quả khi sao sánh với mãu chuẩn của khách hàng.
Bước 3: Kiểm tra màu sắc vải
Kiểm tra màu sắc giữa các phần trên cùng 1 cây vải, giữa các cây vải trên cùng 1 lot, giữa các lot với nhau, gữa các lot với mẫu chuẩn.
Bước 4: Kiểm tra độ co, độ bền màu giặt- ma sát, độ lem màu vải chính, vải phối.
Bước 5: Kiểm tra độ an toàn nguyên liệu dựa vào báo cáo thử nghiệm của bên thứ ba.
Tất cả các vải lỗi đều được đưa vào khu vực tách biệt với khu vực tồn trữ vải đạt và vải đại trà, có dán tem nhận dạng và biển báo. Các thông tin lỗi sẽ được ghi chép đầy đủ vảo tem để dễ dàng nhận dạng.
Từ đây, vải sẽ được sử dụng như vải đạt yêu cầu được cấp trên xem xét phù hợp và có khả năng sản xuất được. Và sẽ bị trả lại khách hàng nếu kiểm tra tối thiểu 2 lần mà kết quả vẫn khơng đạt.
2.2.3.3 Quy trình cấp phát nguyên liệu
Bước 1: Tổ trưởng kho nguyên liệu tiếp nhận phiếu giao nhiệm vụ từ phòng KHXNK May, kế hoạch sản xuất tuần từ phòng ĐHM, kế hoạch cắt và bảng nhận dạng từ tổ công nghệ để lập kế hoạch chuẩn bị vải phù hợp với kế hoạch sản xuất.
Bước 2: Tổ trưởng kho Nguyên liệu chuyển kế hoạch chuẩn bị vải và kế hoạch xả vải cho bộ phận thống kê và cấp phát nguyên liệu, sau đó sẽ kiểm tra theo dõi quá trình chuẩn bị nguyên liệu.
Bước 3: Bộ phận thống kê chuyển kế hoạch sản xuất, Packinglist thông tin nguyên liệu, báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên liệu cho bộ phận cấp phát.
Nhân viên cấp phát sẽ căn cứ vào các tài liệu để đối chiếu vào tình trạng nguyên liệu hiện tại và phản hồi lại kết quả ngay để kịp thời cập nhất thông tin.
Bước 4: Chuẩn bị vải và xả vải đối với nguyên liệu và kiểm đếm đối với phụ liệu.
Nếu vải ngày tại kho thì vải sẽ được lấy và và xả vải theo đúng thời gian quy định. Nếu vải ở các kho khác sẽ được chuyển tải về kho, kiểm tra lại thêm 1 lần nữa, sắp xếp vào ô để chuẩn bị xả vải.
Đối với phụ liệu, công nhân cấp phát sẽ kiểm tra đối chiếu 100% số lượng phụ liệu nhập về kho.
Bước 5: Cấp phát nguyên liệu
Trước khi cấp phát, nhân viên cấp phát tiến hành kiểm tra tem xả vải. Sau đó, vải được cấp theo Lot, theo từng khổ, phân loại theo từng bàn cắt phù hợp sơ đồ và định mức đã ban hành. Trong quá trình vận chuyển tránh làm móc xước hoặc bẩn nguyên liệu. Sau khi cấp phát xong, thông tin sẽ được cập nhật vài phần mềm quản lý Bravo để theo dõi.
2.2.3.4 Quy trình quyết tốn đơn hàng
Bước 1: Chuyên viên quyết toán đơn hàng căn cứ vào kế hoạch giao hàng của phòng KHXNK để lập kế hoạch quyết toán đơn hàng.
Bước 2: Chuyên viên quyết toán đơn hàng nhận số lượng thành phẩm thực xuất của PO# cần quyết toán với kế toán và kiểm tra số liệu ở phần mềm Bravo. Bước 3: Chun viên quyết tốn cập nhật thơng tin ở kho nguyên liệu gồm Bảng cân đối số lượng, bảng theo dõi và bảng định mức NL.
Bước 4: Căn cứ vào 1 số giấy tờ liên quan đến sản phẩm, giao hàng. Chuyên viên sẽ lập bảng quyết toán như sau:
Số lượng nguyên liệu tồn kho = Số lượng thực nhận- Số lượng tiêu hao- Số lượng vải xuất (trả nếu có)
Bước 5: Quản lý nguyên liệu tồn sau đơn hàng
Đối với hàng gia công xuất khẩu và FOB, trong 7 ngày kể từ ngày giao hàng,