Nguồn: Phịng hành chính nhân sự
Bước 1 : Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đây là bước đầu tiên trong q trình tuyển chọn, sau khi phịng Tổ chức hành chính đã tập hợp đầy đủ danh sách các ứng viên nộp đơn xin việc. Phịng có trách nhiệm báo cáo với ban lãnh đạo về các thông tin mà phòng đã thu được qua việc nhận hồ sơ như : số lượng người nộp đơn xin việc là bao nhiêu, chất lượng như thế
Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Thí sinh lọt vào vòng sau
Sơ tuyển hồ sơ Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp Thí sinh lọt vào vòng sau Ứng viên trúng tuyển Tham quan thử việc
Ra quyết định tuyển dụng (Ký hợp đồng lao động) Ứng viên trúng tuyển
Trang 44
nào... Lúc này phịng tổ chức hành chính sẽ bàn bạc với ban lãnh đạo để thống nhất về buổi gặp mặt đầu tiên giữa ban lãnh đạo Công ty với các ứng viên xin việc là vào buổi nào. Sau đó phịng tổ chức hành chính trực tiếp liên hệ với các ứng viên để thông báo cho họ về thời gian và địa điểm của buổi gặp mặt đầu tiên này. Buổi gặp mặt đầu tiên này ban lãnh đạo Công ty sẽ giới thiệu qua về tình hình hoạt động của
Cơng ty trong thời gian vừa qua và trong lương lai, để cho các ứng viên hiểu rõ về
các lĩnh vực hoạt động của Cơng ty. Đồng thời ban lãnh đạo cũng sẽ nói sơ qua về vấn đề cơng việc mà Công ty đang cần tuyển. Đặc biệt ban lãnh đạo Công ty sẽ thông báo cho các ứng viên thấy rõ về quyền lợi của người lao động khi được nhận vào làm việc tại Công ty như: chế độ lương thưởng, điều kiện làm việc, môi trường làm việc... và sẵn sàng giải đáp những thắc mắc nếu như người xin việc chưa rõ trong thông báo tuyển dụng. Thông qua đây ban lãnh đạo nhằm tạo tâm lý thân thiện đối với người đến xin việc, hẹn ngày sẽ thông báo phỏng vấn nếu hồ sơ của họ được chấp nhận, đồng thời nhắc lại cho họ về qui trình tuyển dụng sau này để họ có những chuẩn bị cho những vịng sau nếu qua vịng sơ tuyển. Sau đó là sắp xếp hồ sơ theo tiêu đề định sẵn, để tiện cho quá trình sơ tuyển hồ sơ ở bước tiếp theo.
Bước 2 :. Sơ tuyển hồ sơ
- Đây là bước sàng lọc hồ sơ của người đến xin việc. Phịng Tổ chức hành chính
sẽ cử ra một số nhân viên tìm hiểu kỹ hồ sơ của những người đã nộp đơn xin việc. Căn cứ vào các yêu mà mà Công ty đã đặt ra để chọn ra những bộ hồ sơ nào đã đáp ứng được các yêu cầu đó. Từ kết quả đã lọc được phịng phải lập ra một danh sách rõ ràng cụ thể để gửi lên cho ban lãnh đạo cấp trên được biết, kèm với các hồ sơ đó để đảm bảo được tính khách quan trong việc tuyển chọn. Khi đã hồn thành cơng tác sơ tuyển qua hồ sơ, những ai được tuyển phòng Tổ chức hành chính sẽ thơng báo trực tiếp với họ về thời gian và địa điểm cho buổi phỏng vấn tiếp theo.
Hồ sơ xin việc gồm:
• Đơn xin việc
• Bằng cấp
Trang 45 • Các loại chứng chỉ.
• Giấy khám sức khoẻ
• Sơ yếu lý lịch
• Ảnh (4x6).
- Tiêu chí sàng lọc đầu tiên là hồ sơ có hợp lệ hay khơng, tức là có đầy đủ các
giấy tờ theo yêu cầu hay không. Loại bỏ những hồ sơ không đủ thông tin như yêu cầu.
- Tiêu chí thứ hai là sàng lọc theo đơn xin việc: vì đơn xin việc là nội dung quan trọng nhất của quá trình tuyển chọn. Trong đơn xin việc sẽ đầy đủ thông tin phục vụ cho quá trình tuyển chọn: qua đây nhà tuyển dụng có thể thấy được các thơng tin như:
• Thơng tin cá nhân, các đặc điểm tâm lý cá nhân.
• Q trình đào tạo, các văn bằng chứng chỉ khác liên quan.
• Kinh nghiệm cơng tác, kiến thức hiện tại.
• Các kỳ vọng, ước muốn và các khả năng đặc biệt khác.
- Có thể nói đây là bảng tổng hợp các thông tin về người xin việc. Qua đây có
thể tiến hành sàng lọc hồ sơ theo các tiêu chí ưu tiên như:
• Bằng cấp
• Bảng điểm
• Chứng chỉ liên quan
• Kinh nghiệm
Ví dụ: Như đối với kế toán tổng hợp làm việc tại Cơng ty thì ngồi những người có 4 tiêu chuẩn sau thì những người cịn lại sẽ bị loại:
• Bằng khá trở lên của các trường Đại học như Đại học tài chính, Đại
học kinh tế quốc dân.
• Có chứng chỉ vi tính về sử dụng các phần mềm phục vụ cơng việc Kế
tốn như, Microsoft Word, Excel…
Trang 46
• Có chứng chỉ tiếng ngoại ngữ vì yêu cầu đọc dịch các tài liệu liên quan đến công việc xuất nhập khẩu.
- Tiêu chí kinh nghiệm khơng phải là tiêu chí được đặt lên hàng đầu vì trong
quá trình làm việc sau này điều mà các nhà quan tâm là nhân viên có làm được việc khơng, nếu có tư chất thì có thể thơng qua đào tạo quen việc để tạo ra đội ngũ cán bộ kế cận, hơn thế đội ngũ sinh viên mới ra trường được coi là những người nhanh nhẹn, có sức khoẻ và nhiệt tình với cơng việc. Việc chọn những bộ hồ sơ theo tiêu chí ưu tiên là bằng cấp là để thay thế cho bước trắc nghiệm IQ, tuy rằng không kiểm tra được IQ trực tiếp thì hiệu quả khơng cao bằng song là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hồn cảnh của Cơng ty do giới hạn về thời gian và kinh phí.
Bước 3 : Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
- Để kiểm tra sự phù hợp của công việc thì sau bước sàng lọc hồ sơ là bước
phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp. Bước này nhằm đảm bảo sự thống nhất từ Giám đốc cho đến người phụ trách trực tiếp và sử dụng lao động. Đồng thời để đánh giá một cách cụ thể hơn các ứng viên, đây là một bước nhằm xác định vai trò quan trọng của các cấp cơ sở. Nó giúp cho Cơng ty khắc phục được sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động.
- Vì chỉ có người lãnh đạo trực tiếp mới am hiểu công việc nhất, biết được phịng mình cần một nhân viên như thế nào, trình độ ra sao và có khả năng đào tạo ứng viên đó hay không… Do vậy nhà tuyển dụng sẽ thử tay nghề cũng như trình độ của ứng viên có thể đáp ứng cơng việc khơng?
Ví dụ : Để tuyển thêm kế toán viên vào làm việc tại văn phịng Cơng ty thì người lãnh đạo trực tiếp phỏng vấn là Kế toán trưởng. Các câu hỏi mà Kế toán trưởng thường đặt ra cho các ứng viên là : Bạn tốt nghiệp trường gì, chuyên ngành gì, bạn đã từng làm ở đâu và làm vị trí cơng việc gì , thời gian bạn đảm nhận cơng việc đó là bao lâu. Bạn có thể cho tơi biết về một số loại tài khoản bạn biết và cách hoạch tốn nó trong từng trường hợp như thế nào, cho một ví dụ về một bút tốn nào đó. Trong Cơng ty thương mại thường sử dụng những tài khoản nào, trong doanh nghiệp sản xuất thường sử dụng những tài khoản nào. Kế tốn trưởng cịn ví
Trang 47
dụ một số bút toán và hỏi ứng viên phải hạch toán như thế nào và cho ra một số tài khoản hỏi các ứng viên tên của tài khoản này là gì.... và rất nhiều câu hỏi nữa liên quan đến công việc.
- Nếu ứng viên nào trả lời tốt các câu hỏi của kế tốn trưởng có thể thuyết phục
được họ thì coi như đã trúng tuyển vì người lãnh đạo trực tiếp này là người cuối cùng đánh giá và chỉ chờ quyết định của Giám đốc công ty.
Bước 4 : Tham quan thử việc
Những ứng viên đã được Giám đốc chấp nhận ở bước 3 thì sẽ được vào Cơng ty tham quan, thử việc và chịu sự giám sát của người lãnh đạo trực tiếp. Thời gian thử việc tuỳ thuộc vào từng vị trí cơng việc. Nếu là nhân viên kế toán viên thường thời gian thử việc là 2 tháng còn đối với các nhân viên làm việc tại xưởng sản xuất thì thời gian thử việc thường là 1 tháng. Đây cũng là bước nhằm tạo điều kiện cho những người xin việc đưa ra những quyết định cuối cùng về việc làm. Điều này giúp cho người lao động biết được một cách khá chi tiết về công việc như : mức độ phức tạp của cơng việc, tình hình thu nhập, sự thoả mãn đối với công việc, đồng thời cũng giúp cho Công ty nắm thêm được về khả năng, năng lực làm việc thực tế của các ứng viên. Qua thời gian thử việc nếu ứng viên nào làm tốt công việc sẽ được tuyển dụng vào Công ty.
Bước 5 : Ra quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng lao động
Kết thúc hợp đồng thử việc, Giám đốc ra quyết định tuyển dụng đối với ứng viên. Trước tiên Cơng ty sẽ kí hợp đồng thời vụ dưới một năm với ứng viên. Nếu
hồn thành cơng việc thì Cơng ty tiếp tục kí hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 đến
3 năm. Sau mỗi hạn hợp đồng thì trưởng các đơn vị tiến hành đánh giá về khả năng hồn thành cơng việc, sức khoẻ, tính chấp hành nội qui… để quyết định có ký tiếp hợp đồng lao động với các ứng viên hay khơng và nếu ký tiếp thì ký hợp đồng lao
động có kì hạn hay khơng có kì hạn.
2.2.3.2.3. Kết quả của công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Khang Sơn
- Chất lượng nguồn nhân lực luôn được đề cao ở Công ty TNHH Khang Sơn, do
Trang 48
tác tuyển dụng luôn được thực hiện nghiêm túc, khoa học. Kết quả đó được thể hiện ở chất lượng và số lượng đội ngũ lao động của Công ty, đội ngũ lao động của Công ty đủ về số lượng với trình độ chun mơn, nghiệp vụ, tay nghề cao. Khi có những thay đổi Cơng ty đã kịp thời bổ sung và bố trí lao động một cách nhanh chóng, đáp ứng nhanh nhu cầu của quá trình sản xuất kinh doanh và biến động của thị trường.
- Tạo điều kiện cho lao động hồn thành tốt nhiệm vụ của mình là phương châm
của Cơng ty trong q trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời, các chính sách khuyến khích người lao động hăng say làm việc và sáng tạo trong sản xuất cũng được Công ty đặc biệt chú trọng. Đặc biệt, với con em người lao động trong Công ty ln được ưu tiên và có những chính sách đối với con em trong Cơng ty. Tất cả những chính sách đó giúp Cơng ty có một đội ngũ lao động nhiệt tình với cơng việc, gắn bó lâu dài, yên tâm và tin tưởng vào Công ty.
- Cơng tác tuyển dụng từ nguồn bên ngồi có kết quả được thể hiện qua một số
năm như sau:
Bảng 2.2: Số lượng lao động được tuyển qua các năm
Nhân viên Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Văn phòng 03 05 07
Công nhân 13 17 27
Tổng 16 22 34
Nguồn: Phịng Tổ chức hành chính
- Qua bảng kết quả tuyển dụng 3 năm gần đây, nhận thấy số lượng nhân viên cả
về văn phịng lẫn cơng nhân sản xuất trực tiếp đều tăng lên. Sự gia tăng số lượng
nhân viên văn phòng là hồn tồn hợp lý, điều này có thể giải thích được là nhu cầu
thực tế mở rộng quy mô sản xuất, định hướng phát triển của Công ty cả về hoạt động sản xuất kinh doanh cả về hoạt động quản trị nhân sự nhằm tăng tỷ lệ lao động quản lý phù hợp với tình hình thực tế. Sự tăng lên của số lượng lao động sản xuất trực tiếp có thể do hai nguyên nhân là do mở rộng qui mô sản xuất, số lượng đơn đặt hàng nhiều hoặc là do sự biến động của lao động giữa lao động dời bỏ Công ty
Trang 49
làm gây thiếu hụt lao động, vì vậy để đáp ứng được nhu cầu của sản xuất buộc Công
ty phải tuyển thêm cơng nhân.
- Từ tình hình thực tế thì ở Cơng ty xuất phát từ cả hai nguyên nhân trên dẫn đến sự biến động lớn trong số lượng tuyển dụng. Nguyên nhân do công nhân dời bỏ Công ty là rất không tốt với Công ty, gây thiệt hại cho sản xuất và tiến độ công việc
của Công ty rất nhiều.
2.3. Đánh giá công tác tuyển dụng của Công ty trong thời gian qua
2.3.1. Kết quả đạt được trong công tác tuyển dụng của Công ty
Trong thời gian qua công tác tuyển dụng của Cơng ty đã có những mặt tích cực sau:
- Về quy trình tuyển dụng: Quy trình tuyển dụng nhân lực của Công ty được thiết lập nhằm cung ứng nhân sự cho các bộ phận theo xu hướng kinh doanh, phát
triển kinh doanh và yêu cầu sản xuất của Công ty; hỗ trợ cho các hoạt động chiến
lược của Công ty về quản trị và sử dụng nguồn nhân lực; đồng thời tạo cơ hội bằng
nhau cho tất cả các ứng viên và nhân viên. Quy trình tuyển dụng khá khoa học được
trình bày rõ ràng, cụ thể và theo một trình tự nhất định trải qua 5 bước, góp phần lựa
chọn, sàng lọc những ứng viên có đủ điều kiện, tiêu chuẩn đáp ứng được yêu cầu
công việc. Trong thời gian qua phần lớn công việc tuyển dụng tại Công ty đều được
thực hiện đúng các bước trong quy trình tuyển dụng đã đề ra và theo đúng khuôn
khổ thời gian và chi phí.
- Nguồn tuyển dụng của Công ty bao gồm cả nguồn bên trong và một số nguồn
bên ngồi. Cơng ty có áp dụng chính sách ưu tiên con em trong ngành. Điều này tạo cơ hội việc làm cho con em cán bộ công nhân, viên chức, giúp họ yên tâm công tác, tạo bầu khơng khí thuận lợi đồn kết trong cơng việc. Mặt khác, nhân viên mới dễ hịa nhập vào mơi trường mới, cách làm việc và kinh nghiệm làm việc cũng có thể dễ dàng học hỏi được từ người thân của họ. Thêm vào đó, với sự đảm bảo của nhân viên cũ, thì Cơng ty cũng có thêm niềm tin vào nhân viên mới.
- Tuyển dụng được thực hiện trong phạm vi chi phí khơng cao.
- Hệ thống quy chế, sổ sách được sử dụng trong tuyển dụng: Theo đúng bộ luật
Trang 50
làm. Điều này cũng giúp cho việc theo dõi, đánh giá ứng cử viên đầy đủ hơn, chính xác hơn và tránh được những lầm lẫn khơng đáng có. Đồng thời hệ thống này giúp cho việc theo dõi, đánh giá ứng cử viên đầy đủ và đúng đắn hơn.
2.3.2. Hạn chế trong công tác tuyển dụng của Công ty
- Công ty chủ trương tuyển chọn theo đúng nhu cầu đặt ra mà chưa có sự điều
chỉnh linh hoạt. Điều này thực sự sẽ trở thành vần đề nếu như chất lượng của công
tác tuyển mộ không cao dẫn đến khơng thu hút được nhiều người xin việc. Ngồi ra,
việc lựa chọn hồ sơ theo thứ tự ưu tiên về bằng cấp đã vơ tình loại bỏ những người
có năng lực làm việc thực tế nhưng bằng cấp không ở thứ hạng cao.
- Công tác đánh giá hiệu quả sau tuyển dụng chưa được tiến hành nhằm nhận
biết những ưu điểm và hạn chế trong cơng tác tuyển dụng từ đó đưa ra giải pháp khắc phục, hồn thiện.
- Phân tích cơng việc giúp người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình
đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó và nhờ đó người lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ, và trách nhiệm của mình trong cơng việc. Tuy vậy kết quả của hoạt động phân tích cơng việc là đưa ra các bảng mô