Hình 3 .2 Khởi động phần mềm Word từ màn hình Start
Hình 3.51 Cơng cụ thêm, xóa hàng, cột
+ Insert Above: Thêm một hàng ở phía trên hàng chứa con trỏ. + Insert Below: Thêm một hàng ở phía dưới hàng chứa con trỏ. + Insert Left: Thêm cột bên trái cột chứa con trỏ.
+ Insert Right: Thêm cột bên phải cột chứa con trỏ.
- Các thao tác xóa bảng, hàng, cột: chọn bảng, hàng, cột cần xóa. + Delete Cells: Xóa ơ.
+ Delete Columns: Xóa cột.
+ Delete Rows: Xóa hàng.
+ Delete Table: Xóa bảng. Trộn hoặc tách các ơ
- Chọn các ô cần trộn, chọn Tab Layout -> Group Merge có các chức năng sau:
Hình 3.52. Cơng cụ gộp, tách ơ
+ Merge Cell: Trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất. + Split Cells: Tách thành nhiều ô.
+ Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau. Canh lề cho dữ liệu trong ô
- Chọn các ô cần canh lề dữ liệu, Tab Layout → group Alignment:
Hình 3.53. Cơng cụ canh lề dữ liệu trong ơ
+ Text Direction: Thay đổi hướng của dữ liệu trong ô.
+ Cell Margins: Thiết lập khoảng cách giữa dữ liệu và lề ô. Định dạng bảng
Chọn đối tượng cần định dạng → Tab Design →
Hình 3.54. Sử dụng tab Design để định dạng bảng
Chèn hình minh họa – đồ họa cho tài liệu
4.1. Chèn hình ảnh vào tài liệu
Khi soạn thảo tài liệu, để làm cho văn bản trở nên hay, sống động, thực tế hơn, ta thường chèn vào đó một số hình ảnh minh họa. Để chèn hình ảnh:
- Để con trỏ tại vị trí muốn chèn → Tab Insert → group Illustrations → Pictures
Hình 3.55. Cơng cu chèn ảnh Pictures
Điều chỉnh hình ảnh
- Sau khi hình được chèn vào → chỉnh sửa, định dạng, di chuyển đến những vị trí cần.
- Tab Format của Picture → có đầy đủ các chức năng để định dạng cho hình ảnh
Hình 3.56. Sử dụng tab Format để định dạng hình ảnh
- Vùng Adjust: Điều chỉnh độ sáng tối, màu, thay đổi hình ảnh
+ Remove Backgroud: xóa những vùng khơng cần trên hình ảnh.
Hình 3.57. Thay đổi, điều chỉnh tính chất ảnh
+ Corrections: Chỉnh độ sáng tối cho hình ảnh.
Hình 3.58. Cơng cụ chọn màu và sáng tối hình ảnh
+ Artistic Effect: Một số hiệu ứng nghệ thuật → hình ảnh sống động và đẹp hơn.
Hình 3.59. Cơng cụ tạo hiệu ứng ảnh nghệ thuật
+ Compress Picture: Đưa hình ảnh trở về kích thước ban đầu. + Change Picture: Đổi hình ảnh khác.
+ Reset Picture: bỏ hết tất cả những hiệu ứng vừa thiết lập → đưa hình ảnh trở về dạng ban đầu khi chèn.
- Vùng Picture Style: điều chỉnh và tạo hiệu ứng cho hình ảnh.
+ Định dạng khung và đường viền cho hình ảnh: để hình ảnh tạo điểm nhấn hơn, có thể đưa ảnh vào khung hình.
+ Picture Effect: có thể tạo hiệu ứng cho hình ảnh với những hiệu ứng đẹp mắt: đổ bóng, 3-D, phản chiếu gương, …
Hình 3.61. Cơng cụ tạo hiệu ứng cho ảnh Picture Effects
+ Picture Layout: Ngồi ra có thể chuyển hình ảnh vào các lược đồ SmartArt.
Hình 3.62. Chuyển sử dụng ảnh trong các lược đồ
- Vùng Arrange: Di chuyển và sắp xếp hình ảnh.
Hình 3.63. Cơng cụ tùy chọn vị trí hình ảnh Position
+ Wrap Text: chọn cách đặt ảnh và có thể di chuyển hình ảnh đến vị trí mong muốn.
Hình 3.64. Cơng cụ tùy chọn vị trí của ảnh so với văn bản Wrap text
▪ In Line with Text: Hình và chữ cùng nằm trên một hàng.
▪ Square: Chữ bao quanh hình theo hình vng.
▪ Tight: Chữ bao quanh hình theo đường viền của hình. ▪ Through: Chữ bao quanh xuyên suốt hình.
▪ Top and Bottom: Chữ canh theo lề trên và lề dưới của hình. ▪ Behind Text: Hình nằm dưới chữ tạo hình nền.
▪ In Front of Text: Hình nằm trên bề mặt chữ.
▪ Edit Wrap Points: Thiết lập giới hạn chữ đè lên hình.
▪ More Layout Options: Mở màn hình Layout.
4.2. Chèn đối tượng hình dạng (shape) có sẵn
Để chèn một số hình ảnh có sẵn trong Word, vào Tab Insert → group Illustrations → Shapes:
Hình 3.65. Cơng cụ chèn các kiểu hình dạng (Shapes) vào văn bản
Chọn hình ảnh bất kỳ và vẽ vào nơi cần, và chỉnh sửa với Tab Format của Shapes:
Hình 3.66. Chỉnh sửa hình vẽ trong tab Format
4.3. Chèn chữ nghệ thuật WordArt.
Công cụ tạo chữ nghệ thuật trong văn bản, WordArt được xử lý như một hình ảnh chèn vào văn bản.
Chèn WordArt
- Chọn Tab Insert → Group Text → WordArt.
Hình 3.67. Cơng cụ chèn chữ nghệ thuật
- Chọn kiểu WordArt và nhập nội dung
Hình 3.68. Minh họa kiểu WordArt
Chú ý: Chọn font thích hợp để hiển thị được Tiếng Việt. Hiệu chỉnh WordArt
- Chọn đối tượng → Tab Format.
Hình 3.69. Sử dụng các vùng trong tab Format để định dạng WordArt
Group Shape Styles: Chọn đối tượng WordArt thực hiện mở rộng
Hình 3.70. Cơng cụ định dạng nhanh nền và viền đối tượng theo mẫu
Các chức năng khác:
+ Shape Fill: Tạo màu nền cho WordArt.
+ Shape Outline: Tạo màu viền cho WordArt.
+ Shape Effects: Tạo hiệu ứng cho WordArt như là bóng, phản chiếu, 3D…
Group WordArt Style:
Hình 3.71. Vùng định dạng nhanh kiểu WordArt
+ Text Fill : Màu nền chữ WordArt.
+ Text Outline : Màu đường viền chữ WordArt.
+ Text Effect : Hiệu ứng chữ WordArt.
+ More : Mở rộng WordArt Styles.
Hiệu ứng cho WordArt:
Ngồi các hiệu ứng như bóng, phản chiếu, 3D… người dùng có thể thay đổi hình dạng của WordArt bằng chức năng Transform.
Hình 3.72. Sử dụng cơng cụ Transform để thay đổi hình dạng WordArt
4.4. Chèn hình ảnh SmartArt
Có những thơng tin cần phải đưa vào một tổ chức để thể hiện rõ nội dung, SmartArt trong Word có thể giải quyết vấn đề đó giúp bạn.
- Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn → Tab Insert → group Illustrations → SmartArt.
Hình 3.73. Cơng cụ tạo sơ đồ thơng minh SmartArt
Hình 3.74. Tùy chọn các kiểu SmartArt
Hiệu chỉnh SmartArt
- Để hiệu chỉnh SmartArt sau khi chèn vào → group Tab SmartArt Tools →
Hình 3.75. Sử dụng tab Design để hiệu chỉnh SmartArt
- Group Create Graphic: tạo một số đồ họa cho SmartArt, thêm Shape, Bullet, di chuyển vị trí trái - phải - trên - dưới.
- Group Layouts: chọn lại dạng lược đồ khác. - Change Color: đổi màu cho các lược đồ.
- SmartArt Style: đổi dạng hiển thị cho các đối tượng trong lược đồ. - Reset: đưa lược đồ về dạng ban đầu.
4.5. Chèn Text Box
Text Box là các ô cho phép người dùng nhập dữ liệu vào Text Box và có thể được đặt bất cứ đâu trong tài liệu.
- Thực hiện: Tab Insert → Group Text → Text Box.
Hình 3.76. Cơng cụ chèn hộp văn bản Text Box
Người dùng có thể chọn Text Box mẫu mà Word 2013 cung cấp hay tự thiết kế Text Box riêng cho mình bằng cách chọn Draw Text Box và thực hiện vẽ hộp văn bản và định dạng tương tự công cụ Shape.
Click đúp vào Texbox để nhập văn bản. Để điều chỉnh kiểu và nội dung Text Box: Chọn Text Box và sử dụng tab Format để định dạng Text Box.
Hình 3.77. Sử dụng tab Format để định dạng Text Box
Khi soạn thảo tài liệu, giáo trình, tiểu luận, muốn trên mỗi trang sẽ hiển thị tên tài liệu, tác giả, số trang… Chức năng Header and Footer trong MS Word sẽ giúp giải quyết.
- Vào Tab Insert → Group Header & Footer. - Chọn Header/Footer để thiết kế.
Hình 3.78. Minh họa sử dụng Header
- Tab Design của Header hiển thị khi ta thiết kế.
- Group Insert → Chèn ngày, giờ, thơng tin tài liệu, hình ảnh…. - Group Navigation → Di chuyển giữa Header và Footer, các section. - Group Options → Chọn kiểu hiển thị.
- Group Postion → Canh lề vị trí hiển thị. - Group Close → Đóng Header & Footer.
Thơng thường khi tạo Header & Footer thì nó sẽ hiển thị trên tồn bộ các trang của trang tài liệu. Nhưng thật ra, trên mỗi tài liệu thường có nhiều phần, muốn tạo mỗi phần là một Header & Footer khác nhau. Ta vẫn có thể thiết lập được, như sau:
Đến cuối mỗi phần/ chương → Tab Page Layout → group Page Setup → Break →
Next Page
Quy tắc sử dụng các dấu câu trong văn bản và thể thức văn bản
6.1. Quy tắc sử dụng các dấu trong văn bản
Những qui tắc và qui luật cho các dấu ngoặc đơn, ngoặc kép, hai chấm, gạch ngang, chấm thang, phẩy, chấm, và cách đặt dấu hỏi ngã sao cho đúng cũng áp dụng đối với soạn thảo văn bản trên máy tính.
- Các dấu dùng để kết thúc câu như: dấu chấm [.], phẩy [,], chấm than [!], chấm hỏi [?], hai chấm [:], chấm phẩy [;], dấu 3 chấm […]: phải viết DÍNH LIỀN với chữ cuối cùng của câu, khơng có dấu cách (space), nhưng sau các dấu này bắt buộc phải có một dấu cách, trừ trường hợp câu đó nằm cuối một ngoặc đơn, ngoặc kép, hay ở cuối một đoạn văn (paragraph). (4)
Ví dụ:
+ Cách viết sai: Hơm nay là thứ mấy ? (dấu chấm hỏi viết cách chữ "y" một khoảng trống)
+ Cách viết đúng: Hôm nay là thứ mấy? (dấu chấm hỏi viết sát chữ "y")
- Các dấu dùng để ngăn cách giữa câu như dấu phẩy, dấu chấm phẩy ( ; ) và dấu hai chấm ( : ) phải DÍNH LIỀN với vế trước của câu và CÁCH vế sau của câu một khoảng trống.
+ Cách viết sai: Đây là vế trước , còn đây là vế sau.
+ Cách viết đúng: Đây là vế trước, còn đây là vế sau.
- Dấu ngoặc đơn và dấu ngoặc kép (“ ”) phải DÍNH LIỀN với phần văn bản
mà nó bao bọc.
Ví dụ:
+ Cách viết sai dấu ngoặc kép:
Hắn nhìn tơi và nói: “ Chuyện này khơng liên quan đến anh! ”
+ Cách viết đúng:
Hắn nhìn tơi và nói: “Chuyện này khơng liên quan đến anh!”
+ Cách viết sai dấu ngoặc đơn: Dấu ngoặc đơn dùng để đánh dấu phần chú thích ( giải thích, thuyết minh, bổ sung thêm ).
+ Cách viết đúng: Dấu ngoặc đơn dùng để đánh dấu phần chú thích (giải thích, thuyết minh, bổ sung thêm).
- Chỉ sử dụng DUY NHẤT 1 dấu cách giữa 2 từ.
Ví dụ:
+ Cách viết sai: Tơi thích ăn kem lắm! (có 2 dấu cách giữa thích và ăn)
+ Cách viết đúng: Tơi thích ăn kem lắm!
- Khi sử dụng dấu gạch ngang trong câu thì dấu đó phải cách từ ở phía trước và phía sau nó 1 dấu cách (khoảng trống).
Ví dụ:
+ Cách viết sai: Hà Nội–Thủ đơ của nước Việt Nam.
+ Cách viết đúng: Hà Nội – Thủ đơ của nước Việt Nam.
- Ngồi ra, dấu gạch ngang (–) khác với dấu gạch nối (-). Khi sử dụng dấu gạch nối (-) không cách 1 khoảng giữa 2 từ.
Ví dụ:
+ Cách viết sai: Mát - xcơ - va là thủ đô của nước Nga.
+ Cách viết đúng: Mát-xcơ-va là thủ đô của nước Nga.
6.2. Thể thức đối với văn bản hành chính
Các văn bản hành chính thơng thường đều có những quy định nhất định, phổ biến như:
- Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
- Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 mm, cách mép trái 30 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.
- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode
theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
- Nội dung văn bản: Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng, cỡ chữ 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
- Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
6.3. Tắt gạch chân đỏ kiểm tra lỗi
Khi soạn thảo tài liệu, Word tự động kiểm tra lỗi chính tả và văn phạm cho văn bản đó, với những đường màu gạch dưới.
Hình 3.79. Minh họa văn bản có kiểm tra lỗi
Nhưng chức năng này chỉ phù hợp với các văn bản tiếng Anh, còn với tiếng Việt hiện tại chưa được phần mềm Word cập nhật.
Hình 3.80. Minh họa chức năng kiểm tra lỗi chính tả của Word khơng phù hợp với văn bản tiếng Việt
Vì vậy khi ta soạn thảo tài liệu thì những đường kiểm tra lỗi lại gây phiền toái, nên thường chúng ta muốn bỏ nó đi. Để loại bỏ những chức năng kiểm tra lỗi này,
vào Tab File → Option → Proofing → When correcting spelling and grammar in Word → bỏ chọn các chức năng kiểm tra lỗi.
Hình 3.81. Các tùy chọn kiểm tra lỗi chính tả
Hoàn chỉnh thể thức và in văn bản
7.1. Thiết lập cấu trúc trang
Khi viết một tài liệu, khơng chỉ để xem và lưu trữ, mà có những văn bản cần phải in ra để báo cáo, hay để lưu trữ lại. Thì chức năng ở tab Page Layout trong Word sẽ giúp bạn.
Hình 3.82. Thiết lập cấu trúc trang ở tab Page Layout
Hình 3.83. Các tùy chọn trang trong vùng Page Setup
Hình 3.84. Tùy chọn lề cho trang văn bản Margins
− Chọn hướng cho trang: Vào Tab Page Layout → group Page Setup →
Orientation
Hình 3.85. Tùy chọn hướng trang Orientation
Hình 3.86. Tùy chọn kích thước cỡ giấy cho trang in
7.2. Đánh số trang văn bản (PageNumbers)
Vào Insert\Page Numbers: - Top of Page (Header): Đầu trang - Bottom of Page (Footer): Cuối trang - Alignment: Vị trí số trang hiển thị
- Format Page numbers: Định dạng số trang
- Remove Page numbers: Xóa số trang
7.3. Kiểm tra văn bản trước khi in (Print Preview)
- Để kiểm tra văn bản trước khi in, vào Office Button – Print – Print Preview.
- Các nút lệnh trên thanh công cụ Print Preview.
Print: In trực tiếp văn bản trong chế độ Print Preview.
Options: Tùy chọn chế độ in. Margins: Thiết lập lề văn bản.
Orientation: Thiết lập hướng trang in.
Size: Thiết lập khổ giấy in.
Zoom: Phóng to, thu nhỏ màn hình. Chế độ hiển thị 100%
One Page: Chế độ hiển thị 1 trang.
Two Pages: Chế độ hiển thị 2 trang.
Page Width: Chế độ hiển thị trên tồn màn hình. Show Ruler: Bật/ tắt chế độ hiển thị thướt đo ngang, dọc.
Magnifier: Chuyển trạng thái con trỏ chuột.
Shrink One Page: Tự động giảm kích thước để dồn trang. Nex Page: Chuyển sang trang tiếp theo.
Previous Page: Chuyển sang trang trước.
Close Print Preview: Đóng chế độ xem về chế độ soạn thảo.
Để đóng chế độ Print Preview, bấm vào Close trên thanh công cụ Print Preview hoặc bấm phím Esc.
7.4. In văn bản (Print)
Vào Office Button\Print\Print, tổ hợp phím Ctrl+ P, khai báo các
tham số sau:
Hình 3.88. Các tùy chọn máy in Print
- Printer: Chọn máy in trong bảng danh mục
- Properties: Thiết lập các tham số cho máy in; các chức năng và
tham số phụ thuộc vào các loại máy in, vì vậy việc thiết lập chế độ in sẽ điểm khác nhau
+ All (ngầm định): In toàn bộ văn bản;
+ Current page: In trang hiện hành (trang đang có con trỏ) + Pages: In trang được chỉ định
- Copies: Số lượng bản in
+ Number of copies: Nhập số bản in
+ Collate: Sắp xếp đúng thứ tự trang in và quy định cách in - Zoom: Phóng to/ thu nhỏ
+ Pages per sheet: In nhiều trang trên 1 tờ giấy
+ Scale to paper size: Điều chỉnh tỷ lệ văn bản theo trang giấy - Print What: Chọn loại văn bản cần in