3.4. Các hàm cơ bản thường dùng
Các hàm thống kê (Statistical)
Hàm SUM
Cú pháp:= SUM(number1, number2,..., numberN).
Trong đó, number1, number 2,...,numbern có thể là các số, địa chỉ hoặc tên của các ô hoặc các vùng, các công thức, hàm hoặc giá trị logic. (True hoặc False). Số biến tối đa có thể lên tới 255.
Hàm SUM dùng để tổng hợp các giá trị của các biến được liệt kê trong cặp dấu ngoặc.
Hàm AVERAGE
Cú pháp: = AVERAGE(number1,number2,...,numberN)
Trong đó number1,number2,...,number N là các số,địa chỉ hoặc teencuar các ô hoặc vùng, cac công thức,hàm hoặc giá trị logic.số biến tối đa có thể tới 225.
Hàm AVERAGE dùng để tính trung bình cộng của các giá trị các biến được liệt kê là (number 1,number 2,...,number N)/N
Các hàm MIN và MAX
Cú pháp: = MIN(number1, number2,... number N) = MAX(number1, number2,... number N)
Trong đó number1,number2,...number N có thể là các số, địa chỉ hoặc teencuar các ô hoặc vùng, các công thức, hàm hoặc giá trị logic.Số biến tối đa có thể tới 255.
Hàm MIN được dùngđể tính giá trị nhỏ nhất,cịn hàm MAX tính giá trị lớn nhất của các giá trị các biến được liệt kê.
Hàm RANK
Cú pháp: = RANK (Number, Reference, Order)
Trong đó:
- Number: là giá trị số nằm trog vùng dữ liệu sắp xếp. - Reference: vùng chứa dữ liệu số cần sắp xếp thứ hạng.
- Order: trật tự sắp xế, theo tăng hoặc giảm dần. Giá trị Order là không sắp xếp theo chiều tăng dần, giá trị Order là một số khác 0 thì sắp xếp theo chiều giảm dần.
Hàm RANK trả về kết quả thứ hạng của một số trong một dãy số. Hàm COUNT
Cú pháp: =COUNT (giá trị 1, giá trị 2,…..).
Chức năng: Là hàm đếm dữ liệu thuộc kiểu số. Ví dụ: = Count(1,4,”abc”) = 2
Hàm COUNTA
Cú pháp: =COUNTA (giá trị 1, giá trị 2, …..).
Ví dụ: = Counta(1,4,”abc”) = 3 Hàm SUMIF
Cú pháp: =SUMIF (vùng chứa điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
Chức năng: Cho phép người dùng tính tổng theo một điều kiện nào đó trong vùng dữ liệu.
Ví dụ: Tính tổng tiền theo từng loại phịng Hàm COUNTIF
Cú pháp: = COUNTIF (Vùng điều kiện, điều kiện)
Chức năng: Đếm số lượng các ô trong vùng điều kiện thỏa mãn 1 điều kiện nào đó.
Nhóm hàm logic: Trả và kết quả TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)
Hàm AND:
Chức năng: Cho kết quả là giá trị Và của các biểu thức logic, nhận giá trị đúng (True) khi tất cả các phần tử thỏa mãn điều kiện.
Cú pháp:= AND(logical1, logical2, ...)
Hàm OR:
Chức năng: Cho kết quả là giá trị Hoặc của các biểu thức logic, nhận giá trị đúng khi có một phần tử thỏa mã điều kiện.
Cú pháp:= OR(logical1, logical2, ...)
Hàm NOT:
Chức năng: Cho kết quả là sai (phủ định) nếu phần tử đúng.
Cú pháp: = NOT(Logical).
Hàm điều kiện.
Hàm IF
Cú pháp:= IF (logical_test, value_if_true, value_if_false)
Trong đó Logical_Test là điều kiện cần kiểm tra, value_if_true là giá trị đúng value_if_false là giá trị sai.
Nếu điều kiện Logical_Test thỏa mãn, hàm nhận giá trị value_if_true, ngược lại hàm nhận giá trị value_if_false;
Chú ý: Đối với loại dữ liệu dạng chữ thì đặt trong cặp dấu nháy trên”...”
3.5. Các thông báo lỗi thường gặp
Lỗi Lý do
#DIV/0! Trong cơng thức có chứa phép chia cho 0 (zero)
Lỗi Lý do
#NAME? Gõ sai tên hàm hay tham chiếu sai
#N/A Lỗi do cơng thức có tham chiếu đến NA để kiểm
tra tồn tại dữ liệu →thường xảy ra với hàm dị tìm
#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau giữa 2 vùng
nhưng giữa 2 vùng giao nhau bằng rỗng
#NUM! Sử dụng giá trị số sai (số dương→số âm)
#REF! Vùng tham chiếu sai
#VALUE! Kiểu dữ liệu tính tốn khơng đúng
Bảng 4.2. Các thông báo lỗi thường gặp trong Excel
Sử dụng biểu đồ để biểu diễn dữ liệu
Để tạo đồ thị, cần bôi đen vùng dữ liệu cần tạo, bấm chọn Insert\Charts, chọn kiểu đồ thị, bấm chọn (OK) để thực hiện, cụ thể:
- Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần biểu diễn đồ thị
- Bước 2: Chọn kiểu đồ thị từ Ribbon→Insert→nhóm
Charts. Mỗi nhóm đồ thị sẽ có nhiều kiểu khác nhau - Bước 3: Hồn tất layout cho đồ thị.
Layout của đồ thị là cách bố trí các thành phần trong đồ thị sao cho đẹp mắt, dễ xem. Thực hiện bằng cách chọn đồ thị →Chart Tools →Design →Chart Layouts →Chọn cách bố trí thích hợp
Sắp xếp dữ liệu
Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: - Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp
- Click Sort & Filter trên tab Data
- Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)
- Tùy chỉnh sắp xếp
+ Muốn sắp xếp nhiều hơn một cột + Click Sort & Filter
+ Chọn cột muốn sắp xếp đầu tiên (ưu tiên)
+ Chọn Add level → chọn cột tiếp theo muốn sắp xếp→OK
Hình 4.16. Cơng cụ chèn biểu đồ
Hình 4.17. Cơng cụ sắp xếp dữ liệu dữ liệu
Hình 4.18. Tùy chỉnh sắp xếp dữ liệu
In bảng tính
6.1. Định dạng trang trước khi in (Page Setup)
Trên Ribbon →Page Layout →Page Setup, màn hình xuất hiện
- Tab Page:
+ Orientation: chọn Portrait (trang thẳng đứng)/ chọn Landscape(trang nằm ngang)
+ Scaling: xác định tỉ lệ trang in. Ta có thể nén nội dung in vào một/một số trang và có thể thu nhỏ hay phóng to tài liệu khi in.
- Tab Margin:
+ Nhập các giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu)
- Tab Header/Footer: Tạo đầu trang chân trang
Nhập thông tin cần thể hiện vào các ô Header, Footer: Header chứa các thông
Hình 4.19. Hộp thoại Page Setup – Tab Page Page
tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thông tin cuối trang
6.2 Thực hiện in
Một workbook có thể chứa nhiều worksheets dữ liệu riêng lẻ. Chúng ta có thể in tất cả hay một phần worksheet, hay worksheet bất kỳ được chọn hoặc tất cả worksheet có nội dung ở cùng một thời điểm. Mặc định, Excel chỉ in Worksheet hiện hành. Để thực hiện lệnh in, chọn File → Print hoặc nhấn Ctrl + P, hộp thoại xuất hiện. Thực hiện theo các hướng dẫn sau:
Hình 4.22. Các tùy chọn trước khi in Hình 4.21. Hộp thoại Page Setup - tab Hình 4.21. Hộp thoại Page Setup - tab
Hình 4.23. Các cài đặt in chi tiết
BÀI TẬP THỰC HÀNH MÔ ĐUN 4 BÀI TẬP 1
Nội dung: Thực hành các thao tác cơ bản trên Sheet: Thêm, đổi tên sheet, copy & paste, điền dữ liệu tự động, định dạng sheet, table. Sử dụng địa chỉ tương đối, tuyệt đối
1. Nhập bảng tính trên Sheet1, sau đó đổi tên Sheet thành GP.
2. Dùng Autofill để điền dữ liệu tự động cho số thứ tự (STT) và Tháng. 3. Dùng Format table để định dạng bảng trên.
4. Định dạng cột tổng bán hàng, chi phí bán và lợi nhuận đơn vị tiền tệ là $, có dấu phân cách hàng nghìn
5. Nhập cơng thức cho ơ lợi nhuận (E2) = Tổng bán hàng – Chi phí bán 6. Sao chép cơng thức sang các dịng cịn lại.
7. Tạo thêm sheet khác kế sheet GP. Đặt tên là Comm. Nhập dữ liệu và định dạng ở Sheet Comm đúng mẫu sau (cột A→I, dòng 1→10):
8. Copy vùng dữ liệu từ B1 đến C9 của sheet GP vào ô A3 của Sheet Comm và chọn chế độ sao chép là Transpose. Khi đó, bảng tính Comm sẽ có dạng sau:
9. Tính tiền hoa hồng 1 tại ô B9, B10 với tỉ lệ hoa hồng tương ứng ở B6, B7. Sau đó sao chép cơng thức ở B9, B10 sang các ơ cịn lại từ C9, C10 → I9, I10
10. Tạo thêm sheet thứ 3 có tên là Sales. Sao chép dữ liệu Tháng ở Sheet GP sang sheet Sales đặt ở vị trí như hình dưới
BÀI TẬP 2
Nội dung chính: Thực hành sử dụng các dạng địa chỉ và định dạng dữ liệu
1. Lập công thức để điền giá trị cho cột thành tiền.
2. Lập cơng thức tính thuế cho tháng 1 tại F4, sau đó chép cơng thức sang tháng 2, 3
3. Tính tổng tiền cho các ơ ở dịng tổng cộng
BÀI TẬP 3
1. Điểm trung bình (ĐIỂM TB) được tính theo cơng thức: =(Điểm LT + Điểm TH *2) / 3. Làm tròn 2 số lẻ.
2. Kết quả: nếu ĐIỂM TB>=5 thì đậu, ngược lại là rớt 3. Xếp loại như sau:
- Nếu 0 < Điểm TB < 5 thì Yếu.
- Nếu 5 <= Điểm TB < 7 thì Trung bình - Nếu 7 <= Điểm TB < 8 thì Khá.
- Nếu 8 <= Điểm TB < 9 thì Giỏi - Nếu 9 <= Điểm TB <= 10 thì XS 4. Tính Cao nhất, Trung bình, Thấp nhất
BÀI TẬP 4
Nội dung: Sử dụng hàm IF và các hàm thao tác trên chuỗi, định dạng bảng tính. Sắp xếp dữ liệu.
Bảng tính 1
1. Mã xuất nhập khẩu: 2 ký tự đầu của MÃ NV
2. Tên sản phẩm: nếu ký tự thứ 3 là G ghi là Gạo, là D ghi là đường, là T ghi là Than
3. Số hiệu: 3 ký tự cuối→ chuyển về số 4. Lọc ra những nhân viên có số hiệu là 3.
Bảng tính 2
1. Định dạng LƯƠNG CƠ BẢN có dấu phân cách hàng nghìn, đơn vị là
VNĐ
2. Chức vụ: dựa vào 2 ký tự đầu của MÃ GV: nếu là HT ghi là hiệu trưởng, nếu là HP ghi là hiệu phó, cịn lại ghi là Giáo viên
3. BẬC LƯƠNG là 2 ký tự cuối của MÃ GV
4. Thêm vào cột PHỤ CẤP sau cột LƯƠNG CƠ BẢN. Nếu chức vụ là hiệu
trưởng thì phụ cấp 200000, nếu là hiệu phó phụ cấp 150000, cịn giáo viên phụ cấp 100000.
5. Thêm vào cột THỰC LÃNH = LƯƠNG CƠ BẢN * HỆ SỐ + PHỤ CẤP.
BÀI TẬP 5
Nội dung: Định dạng dữ liệu, sử dụng chức năng Sort, Filter, FreezePane, các hàm ngày tháng, MIN, MAX, AVG, SUM, COUNT… (6)
1. Nhập liệu bảng tính trên, dữ liệu Họ tên tự thêm vào 2. Định dạng Lương là VNĐ, có dấu phân cách hàng nghìn.
3. Thêm vào cột Phòng Ban kế cột Lương, điền dữ liệu cho cột Phòng Ban dựa vào 2 ký tự đầu MÃ NV và mô tả: nếu là NS ghi là Nhân sự, nếu là KT ghi là Kế tốn, nếu là IT ghi là Kỹ thuật, cịn lại ghi Kinh Doanh.
4. Thêm vào cột Tuổi kế cột Ngày sinh, điền dữ liệu cho cột Tuổi = Year (Today())-Year(Ngaysinh).
5. Thêm vào cột Số tiền chịu thuế. Tính Số tiền chịu thuế = LƯƠNG – ơ dữ liệu mức tối thiểu.
6. Thêm vào cột Mức giảm trừ. Điền dữ liệu cho cột này như sau: những nhân viên khơng có con thì mức giảm trừ bằng 0. Những nhân viên có số con từ 1 trở lên thì mức giảm trừ = số con * 4.000.000
7. Thêm vào cột Thuế phải nộp. Nếu số tiền chịu thuế > Mức giảm trừ thì mới tính thuế. Thuế phải nộp = (Số tiền chịu thuế - Mức giảm trừ) * 10%.
8. Thêm vào dịng cuối bảng tính, tính tổng cộng cho cột LƯƠNG, THUẾ, trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất cho cột TUỔI, LƯƠNG.
9. Sắp xếp bảng tính theo Phịng ban tăng dần, lương giảm dần. 10. Lọc ra những nhân viên có năm sinh 1975
11. Lọc ra những nhân viên có số con bằng 3
12. Lọc ra những nhân viên ở phịng nhân sự có mức lương lớn hơn 10 triệu.
13. Thống kê có bao nhiêu nhân viên nữ, nhân viên nam 14. Tính tổng lương theo mỗi phịng ban
15. Thống kê mỗi phịng ban có bao nhiêu nhân viên.
16. Thực hiện chức năng FreezePane cố định cột họ tên để xem dữ liệu các cột còn lại.
BÀI TẬP 6
Nội dung: Sử dụng hàm IF và các hàm thao tác trên chuỗi, kết hợp với các hàm luận lý (AND, OR, MIN)
1. Thêm vào cột Khu vực dự thi kế cột ƯU TIÊN. Khu vực dự thi dựa vào 3 ký tự đầu của Số BD
2. Điền dữ liệu cho cột điểm ƯU TIÊN như sau: nếu thí sinh ở KV1 hoặc KV2 và khơng có điểm thi nào bằng 0 thì được cộng 0.5. Nếu thí sinh ở KV3 và khơng có điểm thi nào bằng 0 thì cộng 1. Các trường hợp khác khơng cộng điểm.
3. Tổng điểm = TỐN + LÝ + HĨA + ƯU TIÊN
4. Thêm vào cột KHỐI THI sau cột KHU VỰC. Điền dữ liệu cho KHỐI THI dựa vào ký tự thứ 4 của SỐ BD.
5. Điền dữ liệu cho cột KẾT QUẢ: biết điểm chuẩn khối A là 15, khối B là 13 và khối C là 12.
BÀI TẬP 7
Nội dung: Sử dụng các hàm thao tác trên chuỗi, IF, MID, MOD và các loại địa chỉ.
1. Loại xe: Dựa vào 3 ký tự cuối của MÃ THUÊ với mô tả sau: nếu là MAX là máy xúc, nếu là NAH là xe nâng hàng, nếu là TNH là xe tải nhẹ, còn lại là xe tải nặng.
2. Khách hàng: Là ký tự đầu của MÃ THUÊ nối với chuỗi loại xe. Ví dụ MÃ THUÊ là Minh-MAX thì KHÁCH HÀNG sẽ là M_Máy xúc.
3. Số ngày thuê được tính từ phần dư của tổng số ngày thuê chia cho 7. (MOD(ngaytra-ngaythue,7))
4. Số tuần thuê được tính từ phần nguyên của tống số ngày thuê/7 (hàm INT)
5. ĐƠN GIÁ THUÊ được tính từ bảng kế bên (lưu ý sử dụng địa chỉ tuyệt đối để ghi nhận giá trị tính toán).
6. PHẢI TRẢ = ĐƠN GIÁ THUÊ * (NGÀY TRẢ - NGÀY THUÊ). Lưu ý
SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU CƠ BẢN
GIỚI THIỆU
Mô đun này giới thiệu những thao tác cơ bản để sử dụng phần mềm trình chiếu Microsoft PowerPoint trong việc thiết lập, thiết kế các bài trình diễn hiệu quả nhằm phục những cơng việc thực tế. Người học sẽ được trải nghiệm các thao tác thơng qua các bài thực hành có tính thực tế cao.
MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, người học có khả năng:
- Mơ tả được các thao tác, chức năng các thanh cơng cụ, soạn thảo trang trí các trang trình chiếu, trình bày các bước để thiết kế bài trình diễn dưới dạng PowerPoint.
- Vận dụng kiến thức thiết kế bài trình diễn, tạo các hiệu ứng cho các đối tượng, các trang trình chiếu có hiệu quả.
- Thiết kế bài trình diễn có tính thẩm mỹ cao, hài hịa màu sắc và hiệu ứng, phù hợp nội dung trình diễn phục vụ cơng tác chuyên môn, hội thảo, hội nghị.
NỘI DUNG
Kiến thức cơ bản về bài thuyết trình và trình chiếu
1.1. Bài thuyết trình
Thuyết trình là cách thức truyền đạt ý tưởng và thơng tin tới một nhóm người. Một bài thuyết trình khơng giống như một báo cáo, bài thuyết trình mang tính cách của người truyền đạt, cho phép tương tác trực tiếp với những người tham gia trong buổi thuyết trình.
Để thuyết trình đạt hiệu quả, thiết kế một bài thuyết trình sinh động, bắt mắt là một yếu tố thu hút đáng kể người theo dõi. Một bài thuyết trình có thể được xây dựng gồm 3 bước: Phân tích mục tiêu của việc thuyết trình, cấu trúc của bài thuyết trình và thực hiện, xây dựng bài thuyết trình.
1.2. Phần mềm trình chiếu
Ngày nay, có nhiều phần mềm trình chiếu khác nhau như phần mềm Impress nằm trong bộ OpenOffice của hãng Apache và LibreOffice, Writer do The Document Foundation phát triển, phần mềm Microsoft PowerPoint nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office của hãng Microsoft, phần mềm Keynote của hãng Apple(7). Hiện nay, phần mềm Microsoft PowerPoint được sử dụng khá phổ biến, được nhiều người dùng lựa chọn với nhiều tính năng ưu việt.
Sử dụng phần mềm trình chiếu
Microsoft PowerPoint (PowerPoint) là phần mềm tạo các bài thuyết trình chuyên nghiệp với nhiều tiện ích giúp người sử dụng trình bày, thuyết trình các vấn đề một cách sinh động. Vì vậy, trong phạm vi giáo trình sẽ trình bày, hướng dẫn sử dụng phần mềm trình chiếu PowerPoint 2013.
2.1. Làm việc với phần mềm
Khởi động, thoát khỏi PowerPoint
− Khởi động: Để khởi động PowerPoint, chọn Start > All Programs > Programs > Microsoft Office > Microsoft PowerPoint 2013, hoặc nhấp đúp chuột trái tại biểu tượng lối tắt của Microsoft PowerPoint 2013 trên màn hình nền Desktop.
− Thốt khỏi chương trình: Để thốt khỏi chương trình trình chiếu PowerPoint, chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau:
+ Cách 1: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ File > Exit.
+ Cách 2: Nhấn nút Close () ở góc trên bên trái của cửa sổ soạn thảo.
+ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
Cửa sổ giao diện chương trình PowerPoint