Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi khoảng cách giữa các dịng. Bước 2: Trong thẻ Home >Nhóm Paragraph > nhấn nút Line Spacing. Bước 3: Chọn khoảng cách chúng ta muốn.
Hình 5.29. Hộp khoảng cách giữa các hàng văn bản
Lưu ý: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhưng khoảng cách
này khơng có trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, chúng ta hãy chọn Line Spacing Options và nhập vào khoảng cách mà chúng ta muốn.
Các kiểu khoảng cách dòng mà PowerPoint 2010 hỗ trợ đó là:
Single (dịng đơn): Tùy chọn này hỗ trợ font
lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà chúng ta đang sử dụng.
1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng
đơn.
Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn. At least: Lựa chọn này xác lập khoảng
cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng.
Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ khơng điều chỉnh nếu sau đó
chúng ta tăng hoặc giảm cỡ chữ.
Chọn khoảng
Hình 5.30. Hộp định dạng đoạn văn bản văn bản
Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng
đơn mà chúng ta chỉ định. Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn.
Co dãn văn bản theo chiều ngang
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn co dãn.
Bước 2: Trong thẻ Home, nhóm Font, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font.
Bước 3: Nhấn chọn thẻ Advanced > chọn thẻ Character Spacing, tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà chúng ta muốn. Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại nó sẽ được thu lại.
3.3. Định dạng Bullets and Numbering
Định dạng này cho phép chúng ta đánh thứ tự tự động và tổ chức văn bản với các số, các dấu gạch đầu dịng.
Danh sách Bullet có các dấu chấn trịn, gạch ngang, …. Danh sách các Number có các số.
Danh sách các Multilevel List là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái phụ thuộc vào sự tổ chức của danh sách.
Tạo định dạng
Để thêm một thứ tự tự động vào văn bản có sẵn, chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản chúng ta muốn tạo một thứ tự tự động.
Bước 2: Trên thẻ Home >NhómParagraph.
Nếu chúng ta muốn đánh thứ tự bằng các ký hiệu đầu
dịng thì chúng ta chọn nút Bullets , sau đó chúng ta
chọn ký hiệu muốn đánh thứ tự.
Nếu chúng ta muốn đánh thứ tự bằng các ký tự số thì
chúng ta chọn nút Numbering , sau đó chúng ta chọn
mẫu muốn đánh thứ tự.
Nếu chúng ta muốn sự phối hợp giữa các số và các
chữ cái thì chúng ta chọn nút lệnh Multilevel List Hình 5.6 Hộp tạo thứ tự tự động Hình 5.31. Định dạng đoạn văn kéo giãn chữ hoặc thu lại
Hình 5.32. Hộp tạo thứ tự tự động thứ tự tự động
Tùy chỉnh định dạng
Các ký hiệu đầu dòng và số có thể được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Bullets or Numbering, cụ thể như sau:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản có thứ tự tự động cần thay đổi hoặc đặt con trỏ text lên một dòng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet.
Bước 2: Nhấp phải chuột trên đoạn vừa chọn, rồi chọn mục Bulleted, Numbered hoặc sử dụng thẻ Home, nhóm Paragrap. Sau đó chúng ta chọn một Bullet hay Numbering khác.
Bảng
4.1. Tạo bảng
Để tạo một bảng trong Slide, chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ tại Slide chúng tachúng ta muốn chèn bảng biểu. Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Insert,
nhóm Tables, lệnh Tables. Chúng ta có thể tạo một bảng theo một trong các cách sau:
Cách 1: Rê chuột để đánh dấu số dòng và cột trên hộp hướng dẫn.
Cách 2: Chọn mục Insert Table và nhập số dòng và cột cho bảng cần tạo.
4.2. Định
dạng đường viền cho
bảng
Tạo đường viền và màu nền cho bảng ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn bảng cần tạo đường viền, lúc này trên thanh Ribbon sẽ hiển thị thêm thẻ Design Nhập số cột Nhập số hàng Hình 5.8 Hộp chèn bảng có sẵn số dịng và cột Hình 5.7 Chèn bảng với số cột và dòng tự nhập từ bàn phím Hình 5.34. Hộp chèn bảng có sẵn số dịng và cột Hình 5.33. Chèn bảng với số cột và dịng tự nhập từ bàn phím
Bước 2: Chọn thẻ Design, nhóm Table Styles. Tại đây chúng ta có thể chọn các kiểu mẫu bảng có sẵn. Nếu khơng, chúng ta chọn lệnh Borders để tạo đường viền cho bảng và lệnh Sharding để tạo màu nền.
Hình 5.35. Định dạng cho bảng biểu
4.3. Hiệu chỉnh cấu trúc bảng biểu
Chèn dòng và cột
Để chèn thêm dòng và cột mới vào bảng biểu, chúng ta thực hiện như sau: Bước 1: Chọn vị trí trong bảng mà chúng ta muốn chèn dòng hoặc cột mới. Bước 2: Tại thẻ Layout, nhóm Rows & Columns. Tại Nhóm này có 4 nút lệnh về chèn dịng và cột như sau:
: Chèn dòng mới nằm trên dòng được chọn. : Chèn dòng mới nằm dưới dòng được chọn. : Chèn cột mới nằm bên trái cột được chọn. : Chèn cột mới nằm bên phải cột được chọn. Xóa bảng, xóa dịng, xóa cột
Để xóa bảng, xóa dịng hoặc xóa, chúng ta thực hiện các bước như sau: Bước 1: Chọn vị trí trong bảng mà chúng ta muốn xóa.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Layout, nhóm Rows &
Columns, lệnh Delete. Tại nút lệnh này, có các mục như sau:
: Xóa ơ được chọn. : Xóa cột được chọn. : Xóa dịng được chọn. : Xóa bảng.
Trộn ô (Merge Cells)
Để trộn nhiều ô nằm kề nhau thành một ô, cần thực hiên theo các cách:
Cách 1:
Bước 1: Chọn các ô nằm kề nhau trong bảng mà chúng ta muốn trộn.
Bước 2: Thẻ Layout → Nhóm Merge → Chọn nút lệnh Merge Cells.
Cách 2:
Bước 1: Chọn các ô nằm kề nhau trong bảng mà chúng ta muốn trộn.
Bước 2: Nhấn chuột phải vào vùng ô chúng ta vừa chọn, một danh sách các thao tác hiện ra, chúng ta chọn
Merge Cells.
Tách ô (Split Cell)
Để tách một ô thành nhiều, chúng ta cần thực hiện các bước như sau: Bước 1: Chọn ô mà chúng ta muốn
tách.
Bước 2: Chọn thẻ Layout, nhóm
Merge, lệnh Split Cells hoặc nhấn chuột phải lên ô muốn tách rồi chọn Split Cells.
Bước 3: Hộp thoại Split Cells hiển thị ra, chúng ta chọn số cột và số dòng mà chúng ta muốn tách.
Thay đổi độ lớn của các ô
Bước 1: Click chuột vào 1 ô bất kỳ trong bảng
Bước 2: Chúng ta chọn thẻ Layout /nhóm Cell Size. Trong nhóm Cell Size
gồm các chức năng sau: - AutoFit:
+ AutoFit Contents: Kích thước các ô
trong bảng sẽ co giãn theo lượng dữ liệu trong bảng.
+ AutoFit Window: Kích thước các ơ trong bảng sẽ mở rộng bằng chiều rộng
vùng soạn thảo.
+ Fixed Column Width: Cố định chiều rộng của cột.
- Height: Hiệu chỉnh chiều cao của hàng.
- Width: Hiệu chỉnh chiều rộng của cột.
- Distribute Rows: Hiệu chỉnh cho các hàng có kích thước bằng nhau. - Distribute Columns: Hiệu chỉnh cho các cột có kích thước bằng nhau.
Bước 3: Chúng ta chọn các chế độ và thay đổi kích thước của ơ trong bảng bằng các lệnh trong nhóm Cell Size.
Biểu đồ, sơ đồ tổ chức Chọn số cột muốn tách Chọn số dịng muốn tách Hình 5.9 Tách ơ Hình 5.37. Tách ơ Hình 5.36. Gộp ơ
5.1. Biểu đồ
Thay vì những bảng dữ liệu khơ cứng, khó có cái nhìn tổng quan, người thuyết trình thường mơ hình hóa những bộ dữ liệu đó thành những biểu đồ đẹp mắt, giúp cho người xem dễ dàng quan sát, đánh giá được chủ đề đang thảo luận. Vì vậy, chương trình PowerPoint tích hợp sẵn một danh sách các biểu đồ thông dụng, phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao về thuyết trình. Chức năng chèn biểu đồ vào bản trình chiếu với bộ dữ liệu được thiết lập từ file Word hoặc file Excel chuyển sang.
Tạo biểu đồ
Để tạo một biểu đồ trong một Slide, chúng ta thao tác như sau: Bước 1: Chọn Slide có chứa biểu đồ.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Insert, nhóm Illutrations, lệnh Insert Chart.
Bước 3: Tại hộp thoại Change Chart Type, chúng ta chọn kiểu biểu đồ phù hợp rồi chọn nút lệnh OK.
Hình 5.38. Các loại biểu đồ có sẵn trong trình chiếu
Bước 4: Màn hình làm việc sẽ xuất hiện file bảng tính Excel cho phép chúng ta nhập số liệu cần thiết cho biểu đồ.
Hình 5.39. Biểu đồ hình cột và dữ liệu của biểu đồ trong Excel
Hiệu chỉnh dữ liệu biểu đồ
Để hiệu chỉnh dữ liệu cho biểu đồ, chúng ta thao tác như sau: Bước 1: Nhấn chuột chọn biểu đồ cần hiệu chỉnh dữ liệu.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Design, nhóm Data, lệnh Edit Data để hiển thị bảng tính Excel cho phép chúng ta hiệu chỉnh lại dữ liệu của biểu đồ.
Hình 5.40. Hiệu chỉnh dữ liệu của biểu đồ
Thay đổi kiểu dáng biểu đồ
Để thay đổi kiểu dáng của biểu đồ, chúng ta thao tác như sau: Bước 1: Nhấn chuột chọn biểu đồ cần hiệu chỉnh.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Design, nhóm Type, lệnh Change Chart Type để hiển thị danh sách các kiểu dáng biểu đồ. Lúc này, chúng ta có thể chọn lại kiểu dáng mới, phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Hình 5.41. Chọn lại kiểu biểu đồ
5.2. Sơ đồ tổ chức
Tạo sơ đồ tổ chức
Để tạo một sơ đồ tổ chức trong một Slide, chúng ta thao tác như sau: Bước 1: Chọn Slide có chứa sơ đồ tổ chức.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Insert, nhóm Illutrations, lệnh SmartArt.
Bước 3: Tại hộp thoại Choose a SmartArt Graphic, chúng ta chọn kiểu sơ đồ phù hợp rồi chọn nút lệnh OK.
Hình 5.42. Hộp tùy chọn mẫu sơ đồ trong PowerPoint
Bước 4: Hộp thoại Type your text here hiển thị, yêu cầu chúng ta nhập nội
dung cho từng khối trong các mục [Text].
Tạo/hủy các cấp con trong sơ đồ tổ chức
Để tạo hoặc hủy các cấp con trong sơ đồ tổ chức, chúng ta thao tác như sau: Bước 1: Đưa chuột vào cấp chúng ta muốn hiệu chỉnh.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Design, nhóm Create Graphic. Tại đây chúng ta các tùy chọn như sau:
Promote: Hủy cấp con Demote: Tạo cấp con
Move Up: Di chuyển cấp được chọn lên trên.
Hình 5.44. Định dạng lại sơ đồ
Đưa các đối tượng đồ họa
6.1. Chèn hình ảnh có sẵn
Chúng ta vào thẻ Insert, nhóm Images, chọn lệnh
Clip Art để chèn hình ảnh từ bộ sưu tệp có sẵn của
Office.
6.2. Chèn hình ảnh từ tệp tin trên máy tính
Chúng ta vào thẻ Insert, nhóm Images, chọn lệnh Picture, sau đó chọn hình ảnh được lưu trữ trên máy tính.
6.3. Chèn chữ nghệ thuật
Chúng ta vào thẻ Insert, nhóm Text, chọn lệnh WordArt, sau đó chọn kiểu
thích hợp.
6.4. Chèn âm thanh/video vào Slide
Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Insert, nhóm
Media, lệnh Audio/ Video. Tại đây, chúng ta có các tùy chọn
như sau:
Audio from file: Chèn file có sẵn trong máy tính.
Clip Art Audio: Chèn file âm thanh từ thư viện của bộ
Office.
Chuẩn bị, trình chiếu và in bài thuyết trình
7.1. Chuẩn bị trình chiếu
Tạo hiệu ứng cho các đối tượng
Một đối tượng trong slide như Textbox, bảng biểu, hình ảnh, … có thể gán nhiều hiệu ứng khác nhau. Chương tình Powerpoint cung cấp rất nhiều hiệu ứng và được chia làm 4 nhóm:
Hiệu ứng Entrance: Các đối tượng áp dụng hiệu ứng sẽ xuất hiện trên slide hoặc có xu hướng di chuyển từ bên ngồi slide vào trong slide.
Hiệu ứng Exit: Các đối tượng áp dụng hiệu ứng sẽ biến mất khỏi slide hoặc có xu hướng di chuyển từ trong slide ra khỏi slide.
Hiệu ứng Emphasis: Nhấn mạnh nội dung áp dụng hiệu ứng.
Hiệu ứng Motion Paths: Hiệu ứng làm các đối tượng di chuyển theo một
đường đi qui định trước. Thiết lập hiệu ứng
Chọn đối tượng áp dụng hiệu ứng.
Vào thẻ Animations, nhóm Animation. Tại đây, chúng ta chọn các hiệu ứng thích hợp.
n
Hoặc có thể chọn lệnh Add Animation, sau đó chọn một hiệu ứng trong 4 nhóm hiệu ứng như giáo trình đã nêu ra ở phần trên.
Chọn hiệu ứng thích
hợp
Hình 5.10 Chèn âm thanh hoặc video Hình 5.46. Chèn âm
thanh hoặc video
Hình 5.48. Các nhóm hiệu ứng trong trình chiếu Lưu ý: Lưu ý:
Để xem hiệu ứng ở chế độ soạn thảo, chúng ta nhấn nút hoặc
Để gỡ bỏ hiệu ứng đã chọn, chúng ta chọn vào đối tượng hoặc hiệu ứng muốn
gỡ bỏ sau đó chọn trong animation.
Thay đổi thơng số của hiệu ứng Chọn đối tượng áp dụng hiệu ứng.
Chúng ta vào thẻ Animations, nhóm Animation, trong mục Timing chúng ta có thể thay đổi các thơng số cho các hiệu ứng đã chọn như sau:
+ Mục Start: Dùng để chọn thời điểm xuất hiện hiệu ứng khi trình chiếu. + Start On Click: Bắt đầu hiệu ứng khi nhấn chuột.
+ Start With Previous: Bắt đầu song song với hiệu ứng trước nó.
+ Start After Previous: Bắt đầu sau khi hiệu ứng đứng trước nó đã hồn tất. + Mục Duration: Dùng để chọn tốc độ thể hiện của hiệu ứng, thời gian tính bằng giây.
+ Mục Delay: Thời gian chờ trước khi hiệu ứng bắt đầu thực thi.
Thứ tự được đánh số 1, 2, 3… ở trong danh sách hiệu ứng: đối tượng nào đứng trước sẽ được trình diễn trước, tuy nhiên ta có thể thay đổi thứ tự này khi sử dụng nút hoặc nút mũi tên lên, xuống trong mục Re –
Ordercủa cửa sổ Animation Pane.
Lưu ý: Nếu cửa sổ này chưa xuất hiện,
chúng ta nhấn nút lệnh
Hiệu ứng chuyển slide
Chọn slide cần áp dụng hiệu ứng chuyển slide.
Hình 5.49. Hộp thứ tự các hiệu ứng tự các hiệu ứng
Vào thẻ Transition, nhóm Transition to This Slide, sau đó chúng ta chọn hiệu ứng thích hợp.
Hình 5.50. Hộp hiệu ứng chuyển động các slide
Với mỗi hiệu ứng chuyển Slide từ mục Effect Options cho phép chọn hướng xuất hiện của Slide. Slide Transition cho phép hiệu chỉnh các thiết lập ở nhóm
Timing, và cho phép áp dụng chuyển slide vào một nhóm hay tồn bộ slide.
7.2. Kiểm tra, in và trình chiếu
Kiểm tra, in
Ngồi chức năng trình chiếu báo cáo, PowerPoint cịn cho phép người dùng in các Slide trong bản trình chiếu ra giấy hoặc phim với cách thức thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn lệnh File/ Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Bước 2: Tại hộp thoại Print, chúng ta có các tùy chọn như sau:
Print: ra lệnh in Slide ra giấy
Copies: Chọn số bản in. Thông thường, hệ thống mặc định số bản in là 1 bản. Printer: Chọn máy in muốn sử dụng từ liệt hộp kê thả.
Slides: Chọn vùng in.
+ Print All Slides: In tất cả các Slide.
+ Print Curent Slide: In Slide hiện hành.
+ Print Selection: In các các Slides được chọn trước.
+ Custom Range: In các Slide được chọn trong Custom Show.
+ Slides: Cho phép nhập các Slide muốn in.
Print Layout/Handouts: Chọn cách in.
+ Print Layout: chọn in 1 slide trên 1 trang giấy, có kèm ghi chú hay khơng, hoặc in dạng outline
+ Handouts: cho phép in nhiều slide trên cùng 1 trang giấy
+ Frame Slide: in slide kèm theo khung bao quanh slide.
+ Scale to fit paper: tự động điều chỉnh kích thước để in vừa đủ khổ giấy. Collated/Uncollated: in theo bộ hay in theo trang
Orientation: hướng in Grayscale: in trắng đen.
Trình chiếu
Mở bài thuyết trình cần trình chiếu.
Vào thẻ Slide Show, nhóm Start Slide Show và chọn một trong các lệnh sau:
+ From Beginning: Trình chiếu bắt đầu từ slide đầu tiên trong bài báo cáo hoặc nhấn phím F5 trên bàn phím.
+ From Current Slide: Trình chiếu bắt đầu từ slide hiện hành trong bài báo
cáo hoặc có thể nhấn nút lệnh nằm ở góc dưới bên phải chương trình PowerPoint.
+ Broadcast Slide Show: Trình chiếu báo cáo thơng qua mạng Internet cho