Mở một tài liệu có sẵn
Khi đã có sẵn những tài liệu dạng file Word (.doc; .docx) thông thường và được lưu trên Google Drive, để có thể sử dụng ứng dụng GoogleDocs, ta thao tác như sau:
Nhấn phải chuột lên tài liệu cần mở trong ứng dụng Google Docs. Sau đó chọn Mở bằng (Open with)/ Google Tài liệu (Google Docs)
Nhấp phải chuột
Hình 6.2 Nơi nhập email người cần chia sẻ tài liệu
Hình 6.11. Chia sẻ tài liệu đang soạn thảo
Chia sẻ một tài liệu đang soạn thảo trên Google
Sau khi tạo xong tài liệu, để chia sẻ file tài liệu này cho mọi người xem, chỉnh sửa, cập nhật thông tin như điền thông tin vào phiếu khảo sát, điền thông tin cá nhân… cần thực hiện như sau:
Bước 1: Kích chọn nút lệnh Chia sẻ (Share). Lúc này, hộp thoại xuất hiện yêu
cầu đặt tên cho tài liệu.
Sau khi đặt tên cho tài liệu, nhấn nút lệnh Save để lưu tài liệu, hoặc Skip để bỏ qua bước đặt tên.
Bước 2: Tại hộp thoại chia sẻ với người khác (Share with others), ta thao tác
như sau:
Mục Người (People): Nhập địa chỉ mail của những người chúng ta muốn chia sẻ tài liệu.
Chọn quyền mà những người được chia sẽ có thể được phép đối với tài liệu.
Kết quả là tài liệu đã được chia sẻ và được gửi tới những người đã chọn chia sẻ. Khi di chuyển chuột vào nút Chia sẻ (Share), số người được chia sẻ tài liệu này sẽ được hiển thị.
Hình 6.3 Các loại định dạng cho file tải xuống
Hình 6.12. Chia sẻ tài liệu với người dùng khác qua email
Hình 6.13. Các loại định dạng cho file tải xuống
Nhấn phải chuột lên tài liệu cần mở trong ứng dụng Google Docs. Sau đó chọn Chia sẻ (Share).
Tại đây, nhập địa chỉ mail của những người muốn chia sẻ tài liệu, chọn các quyền mà những người được chia sẻ có thể được phép đối với tài liệu.
Tải tài liệu
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin từ những người được chia sẻ tài liệu, để có thể tải tài liệu này về máy, ta thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn thẻ Tệp (File)/ Tải xuống dưới dạng (Download). Bước 2: Chọn định dạng muốn tải xuống.
4.2. Google Sheets
Giới thiệu Google Sheets (Bảng tính trực tuyến)
Google Sheets là một chương trình xử lý bảng tính được sử dụng trên trình duyệt Web. Giao diện làm việc của Google Sheets tương tựnhư trình xử lý bảng tính
Nhấp phải chuột
Microsoft Excel. Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể sử dụng miễn phí ứng dụng này.
Sử dụng Google Sheets
Tạo mới bảng tính trực tuyến Google Sheets
Bước 1: Truy cập vào đường link https://accounts.google.com/ để đăng nhập vào tài khoản Google.
Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công tài khoản Google, thao tác như sau:
Chọn nút lệnh , sau đó chọn ứng dụng để mở cửa sổ GooglDrive.
Chọn nút lệnh , sau đó chọn Google Sheets (Google trang tính).
Hình 6.14. Vào Google Drive
Hình 6.15. Chọn định dạng trang tính
Bước 3: Sau khi lựa chọn xong ứng dụng, Google sẽ chuyển sang trang
sheets.google.com có giao diện gần giống như Microsoft Excel. Tại đây, thao thác
soạn thảo và xử lý bảng tính được thực hiện tương tự như trong ứng dụng Microsoft Excel.
Hình 6.16. Mở file bằng trang tính của Google
Hình 6.17 Các quyền đối với tài liệu được chia sẻ
Nếu đã có sẵn những tài liệu dạng file Excel (.xls; .xlsx) thông thường và được lưu trên Google Drive, để sử dụng ứng dụng GoogleSheets, ta thao tác như sau:
Nhấn phải chuột lên tài liệu cần mở trong ứng dụng Google Sheets. Sau đó chọn Mở bằng (Open with)/ Google Trang tính (Google Sheets)
Chia sẻ một trang tính trực tuyến Google Sheets
Chia sẻ một trang tính đang soạn thảo trên Google
Khi muốn chia sẻ trang tính Google Sheets cho mọi người xem, tự điền thông tin như điền thông tin vào phiếu khảo sát, điền thông tin cá nhân, …. ta thực hiện như sau:
Bước 1: Kích chọn nút lệnh Chia sẻ (Share). Lúc này, hộp thoại xuất hiện yêu
cầu đặt tên cho tài liệu. Sau khi đặt tên cho tài liệu, nhấn nút lệnh Save để lưu tài liệu, hoặc Skip để bỏ qua.
Bước 2: Tại hộp thoại chia sẻ tài liệu với người khác (Share with others):
Mục Người (People): Nhập địa chỉ mail của những người ta muốn chia sẻ. Chọn các quyền mà những người chia sẻ có thể được phép đối với tài liệu.
Chia sẻ một trang tính đang lưu trữ trên Drive
Click chuột phải
Hình 6.18. Chọn định dạng muốn tải xuống
Hình 6.19. Vào Google Drive
Nhấn phải chuột lên trang tính cần mở trong ứng dụng Google Sheets. Sau đó chọn Chia sẻ (Share)
Nhập địa chỉ mail của những người muốn chia sẻ trang tính, sau đó chọn các quyền mà những người được chia sẻ có thể được phép đối với tài liệu.
Tải trang tính
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin từ những người được chia sẻ tài liệu, để tải trang tính này về máy ta thao tác như sau:
Bước 1: Chọn thẻ Tệp (File)/ Tải xuống dưới dạng (Download). Bước 2: Chọn định dạng muốn tải xuống.
4.3. Google Forms
Đây là ứng dụng cho phép người dùng soạn thảo bộ công cụ để khảo sát người dùng trực tuyến. Với công cụ này người dùng sẽ thiết kế dược một bảng hỏi và gửi kèm qua email tới người được hỏi. Người được hỏi trả lời trực tiếp vào bảng hỏi qua email, gửi lại. Google Forms sẽ tổng hợp và thống kê kết quả trả về trên cơ sở từng câu hỏi và đưa ra bản báo cáo cuối cùng.
Thực hiện các bước tạo Google Form
Bước 1: Truy cập Google.com
Bước 2: Nhấp và biểu tượng hình vng bên góc phải như hình sau Bước 3: Chọn Drive
Hình 6.4 Tạo mẫu mới
Hình 6.20. Mở Google Form
Bước 4: Tại cửa sổ Drive chọn Tạo mới (như hình dưới) Bước 5: Chọn Tạo mới Ứng dụng khác (như hình dưới) Bước 6: Chọn Google biểu mẫu (Google Form)
Bước 7: Tại cửa sổ biểu mẫu mới chúng ta sẽ nhập tiêu đề và mô tả cho biểu
mẫu mới này
Bước 8. Tạo câu hỏi
Nhấp vào biểu tượng dấu Cộng (+) đầu tiên trên thanh công cụ để tạo câu hỏi. Trong phần tạo câu hỏi mới chúng ta sẽ nhập nội dung câu hỏi và sau đó chọn loại đáp án muốn người dùng khác trả lời.
Hình 6.22. Nhập câu hỏi trắc nghiệm và danh sách đáp án
Hình 6.23. Câu hỏi trả lời ngắn
Google cung cấp khá nhiều loại câu hỏi với mục đích khác nhau, dưới dây là giao diện của từng loại câu hỏi.
+ Câu hỏi trắc nghiệm: Người dùng chọn một trong các phương án bằng các
kích chuột vào nút lựa chọn.
+ Câu hỏi trả lời ngắn : Người dùng sẽ trả lời trực tiếp vào ô chữ
Hình 6.24. Câu hỏi trả lời đoạn
+ Câu hỏi đa lựa chọn (Checkboxes)) : Người dùng có thể chọn nhiều
phương án.
Hình 6.25. Câu hỏi có nhiều lựa chọn
+ Câu hỏi menu thả xuống: Người dùng chỉ được chọn các đáp án có sẵn
Hình 6.26. Dạng câu hỏi menu thả xuống
+ Câu hỏi lưới trắc nghiệm: Người dùng trả lời bằng cách nhấp chuột vào
các phương án (tiêu đề cột ) cho các tiêu chí khác nhau trong câu hỏi (nội dung các dịng)
Hình 6.27. Lưới trắc nghiệm
+ Câu hỏi phạm vi tuyến tính: Người dùng trả lời bằng cách chọn một trong
Hình 6.29. Câu hỏi ngày tháng năm Hình 6.28. Câu hỏi phạm vi tuyến tính Hình 6.28. Câu hỏi phạm vi tuyến tính
+ Câu hỏi ngày: Người dùng di chuyển chuột tới các vị trí khác nhau để xác
đinh ngày, tháng, năm
Trang trí cho biểu mẫu của bằng bảng màu cho sẵn của Google
Hình 6.30. Chọn màu sắc để trang trí cho mẫu
Gửi biểu mẫu và xem kết quả
Gửi biễu mẫu cho người khác bằng cách click vào nút Gửi ở góc trên bên phái
Hình 6.31. Nơi gửi biểu mẫu cho người khác
Nhập thơng tin người nhận sau đó nhấn nút Gửi ở dưới, tương tự như gửi
mail.
Xem kết quả thống kê và xuất kết quả thống kê ra file Excel
Hình 6.32. Xem kết quả thống kê
BÀI TẬP THỰC HÀNH MÔ ĐUN 6
Bài thực hành số 1: Thiết lập trang chủ cho trình duyệt Web là
https://www.google.com.vn
Bài thực hành số 2: Mở dịch vụ Google Docs và soạn một đoạn giới thiệu
bản thân, lưu trữ vào Google Drive và chia sẻ với giáo viên hoặc cùng lớp.
Bài thực hành số 3: Mở dịch vụ Google Sheets và lập danh sách thành viên
trong gia đình chia sẻ với giáo viên hoặc cùng lớp.
Bài thực hành số 4: Mở dịch vụ Google Form và thực hành theo hướng dẫn
1. Lê Kim Nhân, Tuấn Anh. Hệ điều hành Microsoft Windows 7 Dành cho người mới làm quen máy tính. NXB Hồng Đức; 2009.
2. VietNam M. Hệ điều hành Windows 7 - Những tính năng hữu ích dành cho người dùng cuối; 2010.
3. Trường Đại học Công nghệ thông tin. Tài liệu hướng dẫn thi Chứng chỉ Công nghệ thông tin cơ bản; 2017.
4. VN-Z. Quy tắc về dấu câu và cách trình bày trong văn bản 2020 [Available
from: https://vn-z.vn/threads/quy-tac-ve-dau-cau-va-cach-trinh-bay-trong-van-
ban.20061.
5. ThS. Trần Duy Thanh. Chương 4. Giáo Trình Office 2013 cơ bản và nâng cao; 2018.
6. ThS. Trần Duy Thanh. Chương 5. Giáo Trình Office 2013 cơ bản và nâng cao; 2018.
7. Microsoft VietNam. Giáo trình hướng dẫn sử dụng Microsoft Powerpoint 2013; 2016.
8. Nhóm biên dịch tri thức thời đại. Tự học nhanh Internet và máy tính. Hà Nội: NXB Lao động - Xã hội; 2020.