Hình 3 .2 Khởi động phần mềm Word từ màn hình Start
Hình 3.72 Sử dụng cơng cụ Transform để thay đổi hình dạng WordArt
4.4. Chèn hình ảnh SmartArt
Có những thơng tin cần phải đưa vào một tổ chức để thể hiện rõ nội dung, SmartArt trong Word có thể giải quyết vấn đề đó giúp bạn.
- Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn → Tab Insert → group Illustrations → SmartArt.
Hình 3.73. Cơng cụ tạo sơ đồ thơng minh SmartArt
Hình 3.74. Tùy chọn các kiểu SmartArt
Hiệu chỉnh SmartArt
- Để hiệu chỉnh SmartArt sau khi chèn vào → group Tab SmartArt Tools →
Hình 3.75. Sử dụng tab Design để hiệu chỉnh SmartArt
- Group Create Graphic: tạo một số đồ họa cho SmartArt, thêm Shape, Bullet, di chuyển vị trí trái - phải - trên - dưới.
- Group Layouts: chọn lại dạng lược đồ khác. - Change Color: đổi màu cho các lược đồ.
- SmartArt Style: đổi dạng hiển thị cho các đối tượng trong lược đồ. - Reset: đưa lược đồ về dạng ban đầu.
4.5. Chèn Text Box
Text Box là các ô cho phép người dùng nhập dữ liệu vào Text Box và có thể được đặt bất cứ đâu trong tài liệu.
- Thực hiện: Tab Insert → Group Text → Text Box.
Hình 3.76. Cơng cụ chèn hộp văn bản Text Box
Người dùng có thể chọn Text Box mẫu mà Word 2013 cung cấp hay tự thiết kế Text Box riêng cho mình bằng cách chọn Draw Text Box và thực hiện vẽ hộp văn bản và định dạng tương tự công cụ Shape.
Click đúp vào Texbox để nhập văn bản. Để điều chỉnh kiểu và nội dung Text Box: Chọn Text Box và sử dụng tab Format để định dạng Text Box.
Hình 3.77. Sử dụng tab Format để định dạng Text Box
Khi soạn thảo tài liệu, giáo trình, tiểu luận, muốn trên mỗi trang sẽ hiển thị tên tài liệu, tác giả, số trang… Chức năng Header and Footer trong MS Word sẽ giúp giải quyết.
- Vào Tab Insert → Group Header & Footer. - Chọn Header/Footer để thiết kế.
Hình 3.78. Minh họa sử dụng Header
- Tab Design của Header hiển thị khi ta thiết kế.
- Group Insert → Chèn ngày, giờ, thơng tin tài liệu, hình ảnh…. - Group Navigation → Di chuyển giữa Header và Footer, các section. - Group Options → Chọn kiểu hiển thị.
- Group Postion → Canh lề vị trí hiển thị. - Group Close → Đóng Header & Footer.
Thơng thường khi tạo Header & Footer thì nó sẽ hiển thị trên tồn bộ các trang của trang tài liệu. Nhưng thật ra, trên mỗi tài liệu thường có nhiều phần, muốn tạo mỗi phần là một Header & Footer khác nhau. Ta vẫn có thể thiết lập được, như sau:
Đến cuối mỗi phần/ chương → Tab Page Layout → group Page Setup → Break →
Next Page
Quy tắc sử dụng các dấu câu trong văn bản và thể thức văn bản
6.1. Quy tắc sử dụng các dấu trong văn bản
Những qui tắc và qui luật cho các dấu ngoặc đơn, ngoặc kép, hai chấm, gạch ngang, chấm thang, phẩy, chấm, và cách đặt dấu hỏi ngã sao cho đúng cũng áp dụng đối với soạn thảo văn bản trên máy tính.
- Các dấu dùng để kết thúc câu như: dấu chấm [.], phẩy [,], chấm than [!], chấm hỏi [?], hai chấm [:], chấm phẩy [;], dấu 3 chấm […]: phải viết DÍNH LIỀN với chữ cuối cùng của câu, khơng có dấu cách (space), nhưng sau các dấu này bắt buộc phải có một dấu cách, trừ trường hợp câu đó nằm cuối một ngoặc đơn, ngoặc kép, hay ở cuối một đoạn văn (paragraph). (4)
Ví dụ:
+ Cách viết sai: Hôm nay là thứ mấy ? (dấu chấm hỏi viết cách chữ "y" một khoảng trống)
+ Cách viết đúng: Hôm nay là thứ mấy? (dấu chấm hỏi viết sát chữ "y")
- Các dấu dùng để ngăn cách giữa câu như dấu phẩy, dấu chấm phẩy ( ; ) và dấu hai chấm ( : ) phải DÍNH LIỀN với vế trước của câu và CÁCH vế sau của câu một khoảng trống.
+ Cách viết sai: Đây là vế trước , còn đây là vế sau.
+ Cách viết đúng: Đây là vế trước, còn đây là vế sau.
- Dấu ngoặc đơn và dấu ngoặc kép (“ ”) phải DÍNH LIỀN với phần văn bản
mà nó bao bọc.
Ví dụ:
+ Cách viết sai dấu ngoặc kép:
Hắn nhìn tơi và nói: “ Chuyện này khơng liên quan đến anh! ”
+ Cách viết đúng:
Hắn nhìn tơi và nói: “Chuyện này khơng liên quan đến anh!”
+ Cách viết sai dấu ngoặc đơn: Dấu ngoặc đơn dùng để đánh dấu phần chú thích ( giải thích, thuyết minh, bổ sung thêm ).
+ Cách viết đúng: Dấu ngoặc đơn dùng để đánh dấu phần chú thích (giải thích, thuyết minh, bổ sung thêm).
- Chỉ sử dụng DUY NHẤT 1 dấu cách giữa 2 từ.
Ví dụ:
+ Cách viết sai: Tơi thích ăn kem lắm! (có 2 dấu cách giữa thích và ăn)
+ Cách viết đúng: Tơi thích ăn kem lắm!
- Khi sử dụng dấu gạch ngang trong câu thì dấu đó phải cách từ ở phía trước và phía sau nó 1 dấu cách (khoảng trống).
Ví dụ:
+ Cách viết sai: Hà Nội–Thủ đô của nước Việt Nam.
+ Cách viết đúng: Hà Nội – Thủ đô của nước Việt Nam.
- Ngoài ra, dấu gạch ngang (–) khác với dấu gạch nối (-). Khi sử dụng dấu gạch nối (-) không cách 1 khoảng giữa 2 từ.
Ví dụ:
+ Cách viết sai: Mát - xcơ - va là thủ đô của nước Nga.
+ Cách viết đúng: Mát-xcơ-va là thủ đô của nước Nga.
6.2. Thể thức đối với văn bản hành chính
Các văn bản hành chính thơng thường đều có những quy định nhất định, phổ biến như:
- Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
- Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng khơng được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 mm, cách mép trái 30 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.
- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode
theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
- Nội dung văn bản: Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng, cỡ chữ 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
- Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
6.3. Tắt gạch chân đỏ kiểm tra lỗi
Khi soạn thảo tài liệu, Word tự động kiểm tra lỗi chính tả và văn phạm cho văn bản đó, với những đường màu gạch dưới.
Hình 3.79. Minh họa văn bản có kiểm tra lỗi
Nhưng chức năng này chỉ phù hợp với các văn bản tiếng Anh, còn với tiếng Việt hiện tại chưa được phần mềm Word cập nhật.
Hình 3.80. Minh họa chức năng kiểm tra lỗi chính tả của Word khơng phù hợp với văn bản tiếng Việt
Vì vậy khi ta soạn thảo tài liệu thì những đường kiểm tra lỗi lại gây phiền toái, nên thường chúng ta muốn bỏ nó đi. Để loại bỏ những chức năng kiểm tra lỗi này,
vào Tab File → Option → Proofing → When correcting spelling and grammar in Word → bỏ chọn các chức năng kiểm tra lỗi.
Hình 3.81. Các tùy chọn kiểm tra lỗi chính tả
Hồn chỉnh thể thức và in văn bản
7.1. Thiết lập cấu trúc trang
Khi viết một tài liệu, không chỉ để xem và lưu trữ, mà có những văn bản cần phải in ra để báo cáo, hay để lưu trữ lại. Thì chức năng ở tab Page Layout trong Word sẽ giúp bạn.
Hình 3.82. Thiết lập cấu trúc trang ở tab Page Layout
Hình 3.83. Các tùy chọn trang trong vùng Page Setup
Hình 3.84. Tùy chọn lề cho trang văn bản Margins
− Chọn hướng cho trang: Vào Tab Page Layout → group Page Setup →
Orientation
Hình 3.85. Tùy chọn hướng trang Orientation
Hình 3.86. Tùy chọn kích thước cỡ giấy cho trang in
7.2. Đánh số trang văn bản (PageNumbers)
Vào Insert\Page Numbers: - Top of Page (Header): Đầu trang - Bottom of Page (Footer): Cuối trang - Alignment: Vị trí số trang hiển thị
- Format Page numbers: Định dạng số trang
- Remove Page numbers: Xóa số trang
7.3. Kiểm tra văn bản trước khi in (Print Preview)
- Để kiểm tra văn bản trước khi in, vào Office Button – Print – Print Preview.
- Các nút lệnh trên thanh công cụ Print Preview.
Print: In trực tiếp văn bản trong chế độ Print Preview.
Options: Tùy chọn chế độ in. Margins: Thiết lập lề văn bản.
Orientation: Thiết lập hướng trang in.
Size: Thiết lập khổ giấy in.
Zoom: Phóng to, thu nhỏ màn hình. Chế độ hiển thị 100%
One Page: Chế độ hiển thị 1 trang.
Two Pages: Chế độ hiển thị 2 trang.
Page Width: Chế độ hiển thị trên tồn màn hình. Show Ruler: Bật/ tắt chế độ hiển thị thướt đo ngang, dọc.
Magnifier: Chuyển trạng thái con trỏ chuột.
Shrink One Page: Tự động giảm kích thước để dồn trang. Nex Page: Chuyển sang trang tiếp theo.
Previous Page: Chuyển sang trang trước.
Close Print Preview: Đóng chế độ xem về chế độ soạn thảo.
Để đóng chế độ Print Preview, bấm vào Close trên thanh cơng cụ Print Preview hoặc bấm phím Esc.
7.4. In văn bản (Print)
Vào Office Button\Print\Print, tổ hợp phím Ctrl+ P, khai báo các
tham số sau:
Hình 3.88. Các tùy chọn máy in Print
- Printer: Chọn máy in trong bảng danh mục
- Properties: Thiết lập các tham số cho máy in; các chức năng và
tham số phụ thuộc vào các loại máy in, vì vậy việc thiết lập chế độ in sẽ điểm khác nhau
+ All (ngầm định): In toàn bộ văn bản;
+ Current page: In trang hiện hành (trang đang có con trỏ) + Pages: In trang được chỉ định
- Copies: Số lượng bản in
+ Number of copies: Nhập số bản in
+ Collate: Sắp xếp đúng thứ tự trang in và quy định cách in - Zoom: Phóng to/ thu nhỏ
+ Pages per sheet: In nhiều trang trên 1 tờ giấy
+ Scale to paper size: Điều chỉnh tỷ lệ văn bản theo trang giấy - Print What: Chọn loại văn bản cần in
+ Document: In văn bản thông thường
+ Document properties: In các thuộc tính văn bản
+ Document showing markup: In bổ sung phần văn bản mới đã đánh dấu + List of mark up: Danh sách đánh dấu
+ Style: In các khuôn dạng đã định nghĩa + Auto Text entries: In các mục AutoText + Key asignment: In tổ hợp các phím gán. - Print: xác định phạm vi in
+ All pages in range: In toàn bộ các trang của văn bản + Odd pages: In các trang lẻ
BÀI TẬP THỰC HÀNH MÔ ĐUN 3
Yêu cầu chung: Thực hiện soạn thảo văn bản theo mẫu BÀI TẬP WINWORD 1
(Nội dung: Các thao tác cơ bản với file văn bản)
1. Mở trình soạn thảo Word
2. Quan sát cửa sổ làm việc của word
3. Tập gõ dấu tiếng Việt bằng cách soạn thảo văn bản có nội dung sau:
QUÊ HƯƠNG - BÀI HỌC ĐẦU CHO EM
Tác giả: Đỗ Trung Quân QH là gì hở mẹ
Mà cơ giáo dạy phải u Quê hương là gì hở mẹ Ai đi xa cũng nhớ nhiều
QH là chùm khế ngọt Cho con trèo hái mỗi ngày QH là đường đi học
Con về rợp bướm vàng bay QH là con diều biếc
Tuổi thơ con thả trên đồng Q là con đò nhỏ
Êm đềm khua nước ven sông
QH là cầu tre nhỏ
Mẹ về nón lá nghiêng che Là hương hoa đồng cỏ nội Bay trong giấc ngủ đêm hè. QH là vòng tay ấm
Con nằm ngủ giữa đêm mưa QH là đêm trăng tỏ
Hoa cau rụng trắng ngoài thềm QH mỗi người chỉ một
Như là chỉ một mẹ thơi QH có ai khơng nhớ....
4. Hãy thực hiện việc sao chép, di chuyển các đoạn thơ theo hình bậc thang. 5. Tìm kiếm từ QH thay bằng Quê hương
6. Lưu bài thơ với tên baithuchanh1 7. Đóng văn bản đang soạn thảo lại
BÀI TẬP WINWORD 2 (Nội dung: Định dạng cơ bản)
Trình bày văn bản sau và lưu vào thư mục của mỗi sinh viên với tên Bai2.doc
Gió đầy cả túi sinh viên Hồ Gươm má lúm đồng tiền thế kia...
(Tình – Hồng Lan)
Vàng đâu nhuộm khắp cây đồi
Xanh đâu thu trải kín trời thẳm xanh
Gió len rất nhẹ trong cành
Như em, thu chiếm lòng anh khi nào...
(Thu - Nguyễn Bao)
Khi ta bé, dịng sơng nào cũng rộng
Chiếc thuyền giấy gửi tuổi thơ theo sóng
Một cánh cị vỗ lả xuống lịng ta
(Những dịng sơng - Bế Kiến Quốc) Tơi lầm lỗi để em thành cổ tích
Em hóa rằm vằng vặc một miền tôi
(Ký ức Tạ lỗi cùng Perth - Nguyễn Văn Hiếu) Chăn trâu đốt lửa trên đồng
Rạ rơm thì ít, gió đơng thì nhiều Mải mê đuổi một con diều
Củ khoai nướng để cả chiều thành tro (Chăn trâu đốt lửa - Đồng Đức Bốn)
Nếu kỷ niệm có thể bán đi
Chưa biết chừng tơi sẽ thành giàu có
Đầy ắp trong tơi buồn vui trăn trở Suốt cuộc đời đi tìm cái khơng đâu
(Kỷ niệm - Phạm ngà) Tơi q tuổi học trị từ đấy em ơi
Chiều nay trước cổng trường rơm rớm mắt
Chưa kịp nhặt mùa thu vừa chạm đất
Con gái tôi tan lớp gọi tôi về
(Tạ Văn Sỹ)
BÀI TẬP WINWORD 3
1. Dùng chức năng Bullets and Numbering, Border and Shading để định dạng đoạn văn bản sau:
Cho và Nhận
Hãy làm mọi thứ hết mình để sau này nhìn lại, ta khơng phải hối hận vì đã chưa làm hết sức. Tất cả đều được bắt đầu từ con số không. Trước khi biết một điều gì đó, tất cả chúng ta đều chưa biết về nó.
Trong một con người ln có những mặt đối lập: ta làm nhiều thứ thánh thiện lắm, mà cũng làm nhiều thứ khủng khiếp và ghê tởm lắm. Sống tốt cho mình cũng là một cách để giúp đỡ cho xã hội.
Khi thương yêu người khác, sẽ trao thêm sức mạnh cho họ. Có những vết thương trong quá khứ được lành lại nhờ vào tình thương của mọi người.
Có những sự im lặng rất đáng sợ vì đơi khi, im lặng là sự giận dữ tinh vi nhất. Sự giận dữ dẫn đến căng thẳng làm tăng nguy cơ mắc bệnh cao huyết áp, tim mạch.
Sợ hãi là dấu hiệu của việc chưa đủ kiến thức để hiểu rõ bản chất của vấn đề. Kinh nghiệm sống có được từ những lần đối phó với hồn cảnh. Bởi thế, hãy lăn xả thật nhiều, rồi ta sẽ có kinh nghiệm.
2. Dùng chức năng Bullets and Numbering để trình bày đoạn văn bản sau: I) BỘ ĐỊNH DẠNG (style)
1) Khái niệm
2) Thao tác trên Style
II) TẬP TIN MẪU (TEMPLATE)
1) Khái niệm
2) Tạo tập tin mẫu mới
a) Tạo một trang văn bản mới chứa những thông tin chung và định dạng b) Lưu trang văn bản có phần mở rộng.dot
III) ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ 1) Font size 2) Font Color 3) Text effects a) Outline b) Shadow No Shadow Outer Inner c) Glow d) Reflection
IV) ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN
1) Bullet and Numbering
BÀI TẬP WINWORD 4
(Nội dung: Tab kết hợp với Numbering)
Họ và tên Khoa Lớp Điểm TB
1. Lê Văn Hoà -------------------------- CNTT --------------- CDTH3A ------------------ 8.7
2. Trần Hồng Ngun --------------- Cơ Khí --------------- CĐCK3B ------------------ 8.5
3. Phạm Ngọc Nhung ------------------ MayTT -------------- TCMT32D ----------------- 8.3