1.6 .Phương pháp nghiên cứu
1.6.2 .Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
2.2. Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển gồm 4 bước:
Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
- Người giao nhận nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ của chủ hàng. + Tình hình tiến độ sản xuất/ thu mua hàng hóa, cơng tác bao gói và kẻ mã ký hiệu hàng hóa.
+ Tình hình chuẩn bị các chứng từ cần thiết làm thủ tục hải quan
- Người giao nhận nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyến tàu.
Bước 2: Giao hàng hóa tại địa điểm quy định
Người giao nhận phối hợp cùng với chủ hàng để thực hiện các công việc: - Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định.
- Khai báo và thơng quan hàng hóa xuất khẩu. Người giao nhận có thể khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên chính mình (đại lý khai báo hải quan).
- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp.
Đối với gửi hàng nguyên container (FCL/FCL)
+ Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác điền và ký Booking note rồi
đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với bản danh mục hàng xuất khẩu (Cargo List);
+ Sau khi ký Booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container cho chủ hàng mượn và giao Packing List và Seal;
+ Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm quy định để đóng hàng vào container, lập Packing List;
+ Mang hàng (hay container) đã đóng hàng ra cảng để làm thủ tục hải quan (có thể được miễn kiểm tra tùy loại hàng)
+ Giao Packing List cho Phòng thương vụ của cảng để cảng làm thủ tục và đến Hải quan đăng ký hạ bãi container đồng thời lấy hướng dẫn xếp hàng (Shipping Order) để trên cơ sở đó lập B/L
+ Vận chuyển container ra bãi, làm thủ tục hạ bãi (chậm nhất là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và đóng phí. Khi hải quan đóng dấu xác nhận thì việc giao hàng coi như đã xong (việc xếp container lên tàu là do cảng làm) và chủ hàng có thể lấy B/L;
+ Trước khi xếp container lên tàu, đại lý tàu biển sẽ lên danh sách hàng xuất khẩu (Loading List), sơ đồ xếp hàng, thông báo thời gian bắt đầu làm hàng cho điều độ của cảng biết để bố trí người và phương tiện;
+ Bốc container lên tàu (do cảng làm), Cán bộ giao nhận liên hệ với hãng tàu hay đại lý để lấy B/L hoặc đóng dấu ngày tháng bốc hàng lên tàu vào B/L nhận để xếp (nếu trước đó đã cấp) để có B/L đã xếp.
Đối với gửi hàng lẻ (LCL/LCL)
- Người giao nhận có thể thay mặt chủ hàng để khai báo hải quan và mang lô hàng lẻ ra trạm giao nhận hàng lẻ (CFS) để giao cho người gom hàng. Sau khi nhận hàng, người gom hàng ký phát vận đơn thứ cấp (HB/L) cho chủ hàng.
- Người gom hàng tập hợp các lơ hàng lẻ đóng vào trong các container, niêm phong, kẹp chì, đưa ra bãi CY đợi lên tàu đến cảng đích. Sau khi giao container cho hãng tàu, người gom hàng được hãng tàu ký phát vận đơn chủ ( MB/L).
Đối với hàng rời
- Nắm tình hình việc chủ hàng (Shipper) lập bảng kê khai hàng hóa để chuyên chở (cargo list).
- Trên cơ sở đó, khi lưu cước hãng tàu lập S/O ( Shipping Order) và lên sơ đồ xếp hàng trên tàu (Cargo plan), làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gửi hàng, để tính các chi phí liên quan.
- Người giao nhận phối hợp cùng đại diện chủ hàng (nếu có) theo dõi q trình bốc hàng lên tàu. Trong phương thức thuê tàu chuyến, quá trình bốc hàng lên tàu do cơng nhân của cảng thực hiện với chi phí của người xuất khẩu.
- Sau khi hàng đã lên tàu xong, cảng và tàu sẽ lập biên bản tổng kết giao nhận hàng, lập sơ đồ hàng đã xếp lên tàu gửi cho chủ hàng. Đồng thời thuyền phó cung cấp cho chủ hàng “ biên bản thuyền phó” (Mate’ Receipt) xác nhận hàng đã nhận xong với các nội dung như số kiện, ký mã hiệu, tình trạng hàng đã bốc lên tàu, cảng đến.
Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải
- Yêu cầu khách hàng cung cấp chi tiết thông tin làm vận đơn của lô hàng. Thông tin thường bao gồm: Shipper, Consignee, Notify (nếu có), Package number, Description of goods, Mark and No (nếu có), Freight, yêu cầu đặc biệt khác nếu có..
- Gửi vận đơn HBL nháp để khách hàng kiểm tra và gửi người vận tải/ Co- loader hướng dẫn gửi hàng (SI) để làm MBL.
- Khi xác nhận phương tiện đã khởi hành, người giao nhận gửi HBL bản chính và hóa đơn (debit note) cho khách hàng.
- Trường hợp gửi hàng rời bằng tàu chuyến, người giao nhận và chủ hàng liên hệ hãng tàu để đổi biên lai thuyền phó lấy BL có xác nhận “ Clean on Board”.
- Trường hợp hàng hóa bằng container theo hình thức FCL hoặc LCL, người vận tải sẽ phát hành vận đơn chủ (MBL), và người giao nhận sẽ phát hành vận đơn thứ cấp (HBL).
- Gửi pre-alert cho đại lý ở nước ngồi. Thơng tin cần có trên pre-alert bao gồm: người gửi/ người nhận (Shipper/ Consignee), tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ngày đi/ ngày đến dự kiến (ETD/ETA), số vận đơn, loại vận đơn, hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói hàng hóa cho đại lý ở nước ngồi để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến.
Bước 4: Quyết tốn chi phí
Sau khi giao hàng xuất khẩu, người giao nhận phát hành Debit note và hóa đơn cho khách hàng và theo dõi thanh tốn. Chi phí này có thể là khoản trả trực tiếp cho người giao nhận như tiền công thực hiện các công việc giao nhận, khai báo, thơng quan hàng hóa…Chi phí này có thể là các khoản mà người giao nhận thay mặt chủ hàng trả trước cho bên thứ ba như: phí vận chuyển nội địa đưa hàng hóa ra cảng, phí xử lý hàng hóa tại cảng, phí lưu kho,…
Để thu tiền sau khi cung cấp dịch vụ, người giao nhận lập debit note gửi cho chủ hàng, liệt kê các loại chi phí mà khách hàng cần trả. Người giao nhận cần theo dõi để thu được đầy đủ các khoản công nợ của khách hàng. Người giao nhận trả lại tờ khai gốc cho khách hàng khi khách hàng đã hoàn thành các nghĩa vụ đã cam kết trong hợp đồng.