3.1.5 .Nguồn nhân lực của công ty
3.3. Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty
3.3.2. Bước 2: Giao hàng hóa tại địa điểm quy định
Đối với gửi hàng nguyên container (FCL/FCL)
- Nhận và kiểm tra hàng hóa
Nhân viên của cơng ty tiến hành nhận hàng và kiểm hàng tại kho của khách hàng. Tại đây, nhân viên nhận hàng của công ty kiểm tra hàng về số lượng hàng nhận có khớp với số lượng hàng hóa phải nhận theo như hợp đồng hay khơng? Tên hàng có phù hợp với hợp đồng, packinglist hay khơng? Chất lượng hàng nhận được phải đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng hoặc theo mẫu. Trọng lượng, khối lượng hàng hóa cần được cân đo, kiểm tra với một số loại hàng tiêu biểu.
- Đóng hàng vào container
Sau khi ký Booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container cho bộ phận giao nhận của Dương Minh mượn, nhận phiếu đóng gói và Seal. Tùy theo số lượng và kiểu cách hàng hóa mà người giao nhận đã lên phương án mượn loại container thích hợp. Trong bước kiểm tra container thì yêu cầu nhân viên giao nhận là người có khả năng kiểm tra đầy đủ về container để tránh các tình trạng hỏng hàng hoặc các rủi ro trong quá trình vận chuyển.
Nhân viên giao nhận của Dương Minh lấy container rỗng về địa điểm kho của khách hàng để đóng hàng vào container, lập Packing List.
- Giao hàng tại địa điểm quy định
Nhân viên giao nhận vận chuyển container đã đóng hàng ra cảng để làm thủ tục hải quan. Giao Packing List cho Phòng thương vụ của cảng để cảng làm thủ tục
và đến Hải quan đăng ký hạ bãi container đồng thời lấy hướng dẫn xếp hàng (Shipping Order) để trên cơ sở đó lập B/L.
Vận chuyển container ra bãi, làm thủ tục hạ bãi (chậm nhất là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và đóng phí. Khi hải quan đóng dấu xác nhận thì việc giao hàng coi như đã xong (việc xếp container lên tàu là do nhân viên cảng làm) và nhân viên giao nhận lấy B/L.
Đối với gửi hàng lẻ (LCL/LCL)
- Nhận và kiểm tra hàng hóa
Nhân viên của công ty tiến hành nhận hàng và kiểm hàng tại kho của khách hàng. Nhận hàng cũng yêu cầu kiểm tra về số lượng, chất lượng và ghi chú vào phiếu nhận hàng.
- Vận chuyển và giao hàng tại địa điểm quy định
Nhân viên giao nhận của công ty tiến hành khai báo hải quan và mang lô hàng lẻ ra trạm giao nhận hàng lẻ (CFS) để giao cho người gom hàng. Sau khi nhận hàng, người gom hàng ký phát vận đơn thứ cấp (HB/L) cho chủ hàng.
Người gom hàng tập hợp các lơ hàng lẻ đóng vào trong các container, niêm phong, kẹp chì, đưa ra bãi CY đợi lên tàu đến cảng đích. Sau khi giao container cho hãng tàu, người gom hàng được hãng tàu ký phát vận đơn chủ ( MB/L).
Lưu ý: có trường hợp nhân viên giao nhận của Dương Minh vừa người gom hàng, nhưng cũng có khi chỉ đóng vai trị người giao nhận đơn thuần, trách nhiệm người gom hàng là của đối tác khác.
Đối với hàng rời
- Nhận và kiểm tra hàng hóa
Nhân viên của công ty tiến hành nhận hàng và kiểm hàng tại kho của khách hàng. Nhận hàng cũng yêu cầu kiểm tra về số lượng, chất lượng và ghi chú vào phiếu nhận hàng.
- Vận chuyển và giao hàng tại địa điểm quy định + Với hàng phải lưu kho
Nhân viên giao nhận phải lên phòng điệu độ để trao danh mục hàng xuất khẩu (Cargo List), ký hợp đồng thuê kho và bốc xếp hàng hóa, lấy lệnh nhập kho, báo hải quan vào kho và giao hàng vào kho, bãi.
Trước khi có thể giao hàng lên tàu, nhân viên giao nhận phải báo cho Cảng về ngày, giờ và loại tàu mà hàng hóa cần xếp lên. Đồng thời cũng phải ký hợp đồng với phía xếp dỡ Cảng và trao cho cảng Bảng kê chi tiết hàng hóa để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ.
Nhân viên giao nhận của công ty tiến hành vận chuyển hàng hóa từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng( chỗ chứa hàng) bố trí xe và cơng nhân xếp hàng. Việc xếp hàng lên tàu do cơng nhân cảng làm.
Trong q trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Final Report. Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi vào Tally Sheet. Khi giao nhận một lơ hoặc tồn tàu, cảng phả lấy biên lai thuyền phó để lập vận đơn. Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập bảng tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và cùng ký xác nhận với tàu. Đây cũng là cơ sở để lập B/L.
+ Với hàng không lưu tại kho bãi
Các bước giao hàng cho tàu về cơ bản như với hàng qua cảng, có điều khác là nhân viên giao nhận phải trực tiếp giao hàng cho tàu. Trong trường hợp này còn gọi là giao hàng tay ba, tức là giao nhận trực tiếp giữa cán bộ giao nhận, tàu và cảng (cảng, tàu và chủ hàng). Số lượng hàng hoá sẽ được giao nhận, kiểm đếm và ghi vào Tally Sheet có chữ ký xác nhận của ba bên.
Làm thủ tục hải quan
Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thơng tin về hàng hóa mà cơng ty thu thập được, nhân viên chứng từ sẽ dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử “ECUS/VNACCS” để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng.
Nhân viên chứng từ sẽ mở phần mềm Hệ thống khai hải quan điện tử (ECUSS/VNACCS) lên và nhập đầy đủ, chính xác mọi thơng tin lên tờ khai xuất khẩu. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ cơng trước đây vì nhân viên hải quan khơng phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy.
+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
+ Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
+ Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
Lưu ý: Đăng ký làm thủ tục ở cửa khẩu nào thì truyền số liệu vào cửa khẩu đó.