3.1.5 .Nguồn nhân lực của công ty
3.3. Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty
3.3.3. Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải
Phát hành vận đơn
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho Tân Kỳ.
Yêu cầu khách hàng Tân Kỳ cung cấp chi tiết thông tin làm vận đơn của lô hàng. Thông tin thường bao gồm: Shipper, Consignee, Notify (nếu có), Package number, Description of goods, Mark and No (nếu có), Freight, yêu cầu đặc biệt khác nếu có..
Sau khi có đầy đủ những thơng tin trên, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ phát hành vận đơn (HB/L) cho người gửi hàng ( phụ lục 1) và gửi bản vận đơn nháp để Tân Kỳ kiểm tra lại thông tin nhằm tránh những sai sót về sau.
Ví dụ về nội dung vận đơn gồm những chi tiết sau:
- Số vận đơn (B/L no): FFASAHPH1707018
- Người gửi hàng(Shipper): TAN KY SHIP REPAIR COMPANY LIMITED 16/33 DU HANG, DU HANG WARD, LE CHAN DISTRICT, HAI PHONG CITY, VIETNAM
- Người nhận hàng(Consignee): YANMAR ASIA (SINGAPORE) CORPORATION PTE LTD
NO.4, TUAS LANE, SINGAPORE 638613
- Tên tàu\ số chuyến(vessel\voy) : PATHEIN STAR 015E - Cảng xếp hàng(Port of loading): Cảng Hải Phòng
- Cảng dỡ hàng(Port of discharge): Singapore - Nơi giao hàng(Place of delivery): Singapore - Điều kiện vận chuyển hàng : FCL/FCL
- Ngày xếp hàng lên tàu :Shipped on board date……(Những thông tin về tên tàu số chuyến cảng đi, cảng đến phải trùng khớp với booking confirmation của hãng tàu đã gửi trước đó)
- Số container\số kẹp chì( container\ Seal no): CAIU8921220/ SGSIN1703723 - Số lượng container(number of container) : 01x20DC
- Mơ tả hàng hóa(Descreption of goods: FUEL INJECTION PUMP - Số kiện( number of package): 165 Packages
- Trọng lượng hàng cả bì(Gross weight): 13,984 KGS
- Ngày và nơi phát hành vận đơn(place and date of issue) : Hà Nội, 2/7/2017 - Đại lí giao nhận ở cảng đến (Delivery Agent) :
- Điều khoản về cước phí (freight and charges): Cước trả trước (freight prepaid)
- Số lượng bản vận đơn gốc (No. Of original B(s)/L) :
- Chữ ký của người chuyên chở hay đại lý của người chuyên chở :
Đồng thời, công ty Dương Minh chi nhánh Hà Nội cũng nhận được 1 MB/L của hãng tàu gửi cho để bổ sung vào bộ chứng từ (phụ lục 2 )
Sau khi có được MB/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ kiểm tra đối chiếu lại HB/L và MB/L xem có gì khác biệt khơng để chỉnh sửa (nếu có).
Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất. Nhân viên giao nhận đến Chi cục hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất trên ô số 30.
Gửi chứng từ cho đại lý ở nước ngoài
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: người gửi/ người nhận (Shipper/ Consignee), tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ngày đi/ ngày đến dự kiến (ETD/ETA), số vận đơn, loại vận đơn, hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói hàng hóa cho đại lý ở nước ngồi để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến.
3.3.4. Bước 4: Quyết tốn chi phí
Sau khi giao hàng xuất khẩu, nhân viên chứng từ của Dương Minh sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi cho khách hàng Tân Kỳ và chuyển cho bộ phận kế tốn để theo dõi thu cơng nợ. Sau khi Tân Kỳ xuất khẩu thực hiện thanh toán đầy đủ các khoản cước phí và phụ phí liên quan tới lô hàng, nhân viên chứng từ của công ty sẽ cấp phát vận đơn cho họ.
Sau khi nhận được đầy đủ cước phí và các khoản phụ phí liên quan do Tân Kỳ chuyển khoản, nhân viên chứng từ sẽ gửi bộ chứng từ liên quan đến lô hàng bao gồm: MBL, C/O, … cho Công ty Tân Kỳ và Dương Minh chi nhánh Hà Nội cũng lưu lại 1 bộ.
3.4. Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biểncủa công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Dương Minh chi nhánh Hà Nội. của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Dương Minh chi nhánh Hà Nội.
3.4.1. Những thành công đạt được
Kể từ khi thành lập cho tới nay, cơng ty đã có bước phát triển lớn, đạt được thành công về cả quy mô và chất lượng dịch vụ, hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, tạo được niềm tin và vị thế trong lòng khách hàng. Trở thành cơng ty logistics uy tín, chiếm lĩnh được thị trường và có năng lực cạnh tranh cao.
Có thể khái quát những thành công mà công ty đạt được trong thời gian qua như sau:
Thứ nhất, hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế ngày càng
phát triển. Đặc biệt ở hoạt động giao nhận bằng đường biển đã trở thành thế mạnh của công ty và chiếm tỷ trọng doanh thu chủ yếu.
Thứ hai, trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty giao
nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội luôn được phân công, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận của công ty.
Thứ ba, với mối quan hệ rộng rãi, thân thiết với nhiều hãng tàu vận chuyển trong nước và quốc tế cùng hệ thống đại lý tồn cầu, cho phép cơng ty thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển một các thường xuyên và thuận lợi nhất. Từ đó giúp cơng ty mở rộng mạng lưới hoạt động kinh doanh rộng khắp cả nước từ Bắc đến Nam, đồng thời vươn tới các thị trường thế giới như: Trung Quốc, Nhật Bản, Indonesia, Thái Lan, Mỹ, Thụy Điển,… Công ty đã cung cấp hàng loạt các dịch vụ logistics tiện ích cho nhiều khách hàng tiêu biểu hoạt động kinh doanh ở các lĩnh vực khác nhau như: Công ty TNHH WAHL Việt Nam, công ty TNHH Công Nghiệp Green Field, công ty Cổ phần Việt Chào, công ty TNHH TMV Xuất nhập khẩu Vĩnh Thuận Phát, công ty Liên doanh Hải Thành Kotobuki, công ty TNHH Điện Tử Việt Khải, công ty Thanh Long xuất khẩu Vũ Tăng,…đây đều là các doanh nghiệp lớn và có lượng hàng xuất khẩu ổn định mỗi năm.
Thứ tư, đội ngũ nhân viên đảm nhiệm cơng việc trong quy trình giao hàng xuất
khẩu bằng đường biển đa phần là người trẻ năng động, nhiệt huyết, có tinh thần trách nhiệm với cơng việc.
Thứ năm, đảm bảo thời gian giao nhận hàng hóa, tạo uy tín với khách hàng.
Trong quá trình hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, công ty luôn nhận được sự hỗ trợ đắc lực từ phía trụ sở chính trong Tp. Hồ Chí Minh, cũng như xây dựng được mối quan hệ rất tốt với các chi cục Hải quan, kiểm định và các hãng vận tải…đảm bảo cung cấp đầy đủ dịch vụ cho khách hàng một cách nhanh nhất, góp phần khơng nhỏ vào việc mở rộng tập khách hàng của công ty.
3.4.2. Hạn chế tồn tại và nguyên nhân
Hạn chế tồn tại
Thứ nhất, chất lượng của dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển còn
nhiều bất cập. Chất lượng dịch vụ cung cấp còn chưa đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng, vẫn còn những phàn nàn từ phía khách hàng. Cụ thể trong q trình tác nghiệp quy trình như sau:
- Khi liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Do tính mùa vụ của hoạt động giao nhận, có những giai đoạn cao điểm, hàng hóa xuất nhập rất nhiều. Khi đó thường xảy ra hiện tượng hãng tàu hết container hoặc hết chỗ. Để khắc phục, nhân viên kinh doanh của công ty phải liên lạc với một
hãng tàu khác để đặt chỗ cho khách hàng. Rủi ro có thể xảy ra là chi phí tăng lên hoặc hàng hóa sẽ đi chậm hơn so với dự tính. Nếu khơng xử lý nhanh chóng, cơng ty rất dễ bị khách hàng phàn nàn, thậm chí đánh mất niềm tin từ khách hàng.
- Khi làm chứng từ xuất khẩu
Trong q trình làm chứng từ, đơi lúc nhân viên cơng ty vẫn để xảy ra sai sót như sai số vận đơn, sai số lượng, khối lượng hàng hóa ghi trên chứng từ,… gây ảnh hưởng đến tiến trình chung.
- Với tồn bộ quy trình nói chung
+ Quy trình cịn chịu chi phối bởi những tác động bên ngồi doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể kiểm sốt hết được: khách hàng, hãng tàu, cơng ty bảo hiểm, cơ quan hải quan,..
+ Thời gian giao nhận đôi khi bị chậm trễ do sự liên kết của Dương Minh chi nhánh Hà Nội với các hãng tàu và các đơn vị vận chuyển khác vẫn còn lỏng lẻo, chưa ăn khớp dẫn đến kế hoạch giao hàng gặp nhiều khó khăn.
Thứ hai, về nhân lực và đào tạo nhân lực còn nhiều hạn chế: đội ngũ nhân viên
chủ yếu là người trẻ nên còn thiếu những kinh nghiệm thực tế, hay các kỹ năng nghiệp vụ, kỹ năng ngoại ngữ và trình độ chun mơn để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quy trình giao hàng.
Nguyên nhân
- Công tác đào tạo nhân viên chưa thực sự hiệu quả. Kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên tại một số bộ phận còn yếu, thiếu kỹ năng giao tiếp và ngoại ngữ khiến việc trao đổi thơng tin cịn gặp nhiều bất cập. Một số nhân viên được tuyển từ các ngành nghề khác sang nên còn thiếu các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và thực hành công việc thực tế dẫn tới sai sót trong q trình tác nghiệp.
- Cơng ty chưa có bộ phận chun trách cho từng cơng việc trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, như bộ phận nghiên cứu phát triển thị trường nhằm tìm hiểu thơng tin thị trường, bộ phận marketing nhằm thực hiện hoạt động marketing và chiến lược khách hàng đều được phụ trách bởi phịng kinh doanh; bộ phận chăm sóc khách hàng phụ trách duy trì mối quan hệ của khách hàng với công ty lại được phụ trách bởi bộ phận chứng từ, dẫn đến tình trạng một số cơng việc chưa được quan tâm và đầu tư đúng mực.
- Công ty chưa tận dụng triệt để công nghệ thông tin vào việc quản lý đơn hàng và hỗ trợ hoạt động tác nghiệp quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển một cách hiệu quả. Trang website của công ty mới chỉ dừng lại ở việc giới thiệu về các dịch vụ, hoàn toàn chưa xây dựng các tiện ích cho khách hàng như cơng cụ theo dõi đơn hàng, theo dõi chứng từ, e-booking. Trong khi đó một số cơng ty logistics lớn như APL Logistics, Maersk Logistics đã có hệ thống thơng tin hiện đại đủ để khách hàng dù ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời điểm nào đều có thể kiểm sốt được tình hình thực hiện đơn hàng cũng như tình trạng hàng hóa của họ.
- Kênh thơng tin liên lạc cịn nhiều hạn chế và sự khác biệt về múi giờ dẫn đến việc trao đổi thơng tin 2 đầu đại lý cịn chậm trễ và khó khăn. Đội ngũ nhân viên của cơng ty chủ yếu mới chỉ có khả năng trao đổi thơng tin với đầu đại lý bên nước ngồi bằng email.
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN
TẢI QUỐC TẾ DƯƠNG MINH- CHI NHÁNH HÀ NỘI
4.1. Định hướng, mục tiêu và chiến lược phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh- chi nhánh Hà Nội.
4.1.1. Định hướng phát triển
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào dù hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật chất hay cung ứng dịch vụ thì việc định hướng phát triển cho cơng ty là một việc làm hết sức cần thiết và quan trọng. Đó chính là kim chỉ nam dẫn đạo cho công ty hoạt động một cách hiệu quả.
Định hướng phát triển chung của công ty là tập trung vào việc cung cấp cho khách hàng các giải pháp logistics toàn diện, giúp gia tăng giá trị và tiết kiệm chi phí tối đa cho chuỗi cung ứng của khách hàng.
Trong thời gian tới, cơng ty vẫn tập trung duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ mảng kinh doanh chính của cơng ty là giao hàng xuất khẩu bằng đường biển để tăng năng lực cạnh tranh; tăng cường phối kết hợp với các doanh nghiệp kinh doanh vận tải; mở rộng mạng lưới và các hoạt động kinh doanh ra thị trường thế giới; chú trọng đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị trong điều kiện phù hợp với điều kiện thực tế của công ty phục vụ hoạt động kinh doanh dịch vụ và đáp ứng yêu cầu của thị trường.
4.1.2. Mục tiêu phát triển
Để xây dựng một doanh nghiệp phát triển thành công trên thị trường, công ty luôn phải đặt ra những mục tiêu cụ thể cần phải đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này giúp hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra thuận lợi và theo đúng định hướng đã đề ra.
Với định hướng duy trì và nâng cao vai trị dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển trong hoạt động kinh doanh của công ty, những mục tiêu đến năm 2022 được xác định là:
4.1.2.1. Mục tiêu kinh tế
Thứ nhất, nâng mức tăng trưởng doanh thu dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng
đường biển năm 2022 lên 15%, mục tiêu doanh thu là 25.107 triệu đồng.
Biểu đồ 3.3: Mục tiêu doanh thu dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Dương Minh chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2017-2022
Đơn vị: triệu đồng
( Nguồn: Công ty Dương Minh chi nhánh Hà Nội ) Thứ hai, ứng dụng công nghệ mới vào quy trình, quản trị tốt nhất các nguồn
lực, thực hành tiết kiệm chi phí quản lý, sử dụng tốt và hiệu quả nguồn vốn chủ sở hữu để tối đa hóa lợi nhuận cho công ty.
4.1.2.2. Mục tiêu xã hội
Thứ nhất, tạo việc làm và thu nhập ổn định, tạo cơ hội phát triển cho người lao
động; xây dựng văn hóa cơng ty tạo môi trường làm việc thân thiện, hiệu quả, đóng góp tích cực vào các hoạt động xã hội xây dựng cộng đồng. Chính sách lương thưởng, chăm lo sức khỏe, đời sống của người lao động được xây dựng thành bộ quy chế nhằm có sự minh bạch và đảm bảo tính cơng bằng cho từng nhân viên cơng ty.
Thứ hai, kiểm soát chặt chẽ đầu vào lẫn đầu ra của các sản phẩm lưu thông
qua kênh của công ty, tránh xảy ra các trường hợp lưu giữ hàng hóa khơng rõ nguồn gốc, có tồn tại những yếu tố có thể gây hại đến mơi trường hay sức khỏe con người.
Thứ ba, khuyến khích người lao động tích cực có những hoạt động thiết thực
góp phần bảo vệ mơi trường như: xử lý rác thải đúng nơi quy định, tiết kiệm nhiên liệu, điện, nước.
4.2. Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩubằng đường biển của công ty TNHH giao nhận và vận tải quốc tế Dương Minh bằng đường biển của công ty TNHH giao nhận và vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội
4.2.1. Những giải pháp từ phía cơng ty
4.2.1.1. Hồn thiện cơng tác làm chứng từ xuất khẩu
- Thứ nhất: Chuẩn bị những chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan,
chứng từ nhận hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải…để quy trình giao hàng diễn ra đúng kế hoạch và thuận lợi.
-Thứ hai: tăng cường nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phụ trách cơng việc
Trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhân viên là yếu tố quyết định và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của quá trình. Chất lượng nhân lực tốt thì mới tạo ra được dịch vụ tốt và gây dựng được lịng tin của khách hàng. Do vậy, cơng tác nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là rất cần thiết để hoàn thiện hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.
+ Những nhân viên mới tuyển dụng cần phải được đào tạo ban đầu một cách kỹ lưỡng để đảm bảo đáp ứng tốt các yêu cầu trong các khâu của quy trình. Cơng ty phải thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao, đào tạo những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và kĩ năng cho cán bộ công ty và đội ngũ trực tiếp tham gia vào quy trình