3.1.5 .Nguồn nhân lực của công ty
3.4. Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty
của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Dương Minh chi nhánh Hà Nội.
3.4.1. Những thành công đạt được
Kể từ khi thành lập cho tới nay, cơng ty đã có bước phát triển lớn, đạt được thành cơng về cả quy mô và chất lượng dịch vụ, hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, tạo được niềm tin và vị thế trong lòng khách hàng. Trở thành cơng ty logistics uy tín, chiếm lĩnh được thị trường và có năng lực cạnh tranh cao.
Có thể khái qt những thành cơng mà cơng ty đạt được trong thời gian qua như sau:
Thứ nhất, hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế ngày càng
phát triển. Đặc biệt ở hoạt động giao nhận bằng đường biển đã trở thành thế mạnh của công ty và chiếm tỷ trọng doanh thu chủ yếu.
Thứ hai, trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty giao
nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội luôn được phân công, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận của công ty.
Thứ ba, với mối quan hệ rộng rãi, thân thiết với nhiều hãng tàu vận chuyển trong nước và quốc tế cùng hệ thống đại lý tồn cầu, cho phép cơng ty thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển một các thường xuyên và thuận lợi nhất. Từ đó giúp cơng ty mở rộng mạng lưới hoạt động kinh doanh rộng khắp cả nước từ Bắc đến Nam, đồng thời vươn tới các thị trường thế giới như: Trung Quốc, Nhật Bản, Indonesia, Thái Lan, Mỹ, Thụy Điển,… Công ty đã cung cấp hàng loạt các dịch vụ logistics tiện ích cho nhiều khách hàng tiêu biểu hoạt động kinh doanh ở các lĩnh vực khác nhau như: Công ty TNHH WAHL Việt Nam, công ty TNHH Công Nghiệp Green Field, công ty Cổ phần Việt Chào, công ty TNHH TMV Xuất nhập khẩu Vĩnh Thuận Phát, công ty Liên doanh Hải Thành Kotobuki, công ty TNHH Điện Tử Việt Khải, công ty Thanh Long xuất khẩu Vũ Tăng,…đây đều là các doanh nghiệp lớn và có lượng hàng xuất khẩu ổn định mỗi năm.
Thứ tư, đội ngũ nhân viên đảm nhiệm cơng việc trong quy trình giao hàng xuất
khẩu bằng đường biển đa phần là người trẻ năng động, nhiệt huyết, có tinh thần trách nhiệm với cơng việc.
Thứ năm, đảm bảo thời gian giao nhận hàng hóa, tạo uy tín với khách hàng.
Trong q trình hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, công ty luôn nhận được sự hỗ trợ đắc lực từ phía trụ sở chính trong Tp. Hồ Chí Minh, cũng như xây dựng được mối quan hệ rất tốt với các chi cục Hải quan, kiểm định và các hãng vận tải…đảm bảo cung cấp đầy đủ dịch vụ cho khách hàng một cách nhanh nhất, góp phần khơng nhỏ vào việc mở rộng tập khách hàng của công ty.
3.4.2. Hạn chế tồn tại và nguyên nhân
Hạn chế tồn tại
Thứ nhất, chất lượng của dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển còn
nhiều bất cập. Chất lượng dịch vụ cung cấp còn chưa đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng, vẫn còn những phàn nàn từ phía khách hàng. Cụ thể trong q trình tác nghiệp quy trình như sau:
- Khi liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Do tính mùa vụ của hoạt động giao nhận, có những giai đoạn cao điểm, hàng hóa xuất nhập rất nhiều. Khi đó thường xảy ra hiện tượng hãng tàu hết container hoặc hết chỗ. Để khắc phục, nhân viên kinh doanh của công ty phải liên lạc với một
hãng tàu khác để đặt chỗ cho khách hàng. Rủi ro có thể xảy ra là chi phí tăng lên hoặc hàng hóa sẽ đi chậm hơn so với dự tính. Nếu khơng xử lý nhanh chóng, cơng ty rất dễ bị khách hàng phàn nàn, thậm chí đánh mất niềm tin từ khách hàng.
- Khi làm chứng từ xuất khẩu
Trong q trình làm chứng từ, đơi lúc nhân viên cơng ty vẫn để xảy ra sai sót như sai số vận đơn, sai số lượng, khối lượng hàng hóa ghi trên chứng từ,… gây ảnh hưởng đến tiến trình chung.
- Với tồn bộ quy trình nói chung
+ Quy trình cịn chịu chi phối bởi những tác động bên ngồi doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể kiểm sốt hết được: khách hàng, hãng tàu, cơng ty bảo hiểm, cơ quan hải quan,..
+ Thời gian giao nhận đôi khi bị chậm trễ do sự liên kết của Dương Minh chi nhánh Hà Nội với các hãng tàu và các đơn vị vận chuyển khác vẫn còn lỏng lẻo, chưa ăn khớp dẫn đến kế hoạch giao hàng gặp nhiều khó khăn.
Thứ hai, về nhân lực và đào tạo nhân lực còn nhiều hạn chế: đội ngũ nhân viên
chủ yếu là người trẻ nên còn thiếu những kinh nghiệm thực tế, hay các kỹ năng nghiệp vụ, kỹ năng ngoại ngữ và trình độ chun mơn để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quy trình giao hàng.
Nguyên nhân
- Công tác đào tạo nhân viên chưa thực sự hiệu quả. Kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên tại một số bộ phận còn yếu, thiếu kỹ năng giao tiếp và ngoại ngữ khiến việc trao đổi thơng tin cịn gặp nhiều bất cập. Một số nhân viên được tuyển từ các ngành nghề khác sang nên còn thiếu các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và thực hành công việc thực tế dẫn tới sai sót trong q trình tác nghiệp.
- Cơng ty chưa có bộ phận chun trách cho từng cơng việc trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, như bộ phận nghiên cứu phát triển thị trường nhằm tìm hiểu thơng tin thị trường, bộ phận marketing nhằm thực hiện hoạt động marketing và chiến lược khách hàng đều được phụ trách bởi phòng kinh doanh; bộ phận chăm sóc khách hàng phụ trách duy trì mối quan hệ của khách hàng với công ty lại được phụ trách bởi bộ phận chứng từ, dẫn đến tình trạng một số cơng việc chưa được quan tâm và đầu tư đúng mực.
- Công ty chưa tận dụng triệt để công nghệ thông tin vào việc quản lý đơn hàng và hỗ trợ hoạt động tác nghiệp quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển một cách hiệu quả. Trang website của công ty mới chỉ dừng lại ở việc giới thiệu về các dịch vụ, hồn tồn chưa xây dựng các tiện ích cho khách hàng như cơng cụ theo dõi đơn hàng, theo dõi chứng từ, e-booking. Trong khi đó một số cơng ty logistics lớn như APL Logistics, Maersk Logistics đã có hệ thống thơng tin hiện đại đủ để khách hàng dù ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời điểm nào đều có thể kiểm sốt được tình hình thực hiện đơn hàng cũng như tình trạng hàng hóa của họ.
- Kênh thơng tin liên lạc còn nhiều hạn chế và sự khác biệt về múi giờ dẫn đến việc trao đổi thơng tin 2 đầu đại lý cịn chậm trễ và khó khăn. Đội ngũ nhân viên của cơng ty chủ yếu mới chỉ có khả năng trao đổi thông tin với đầu đại lý bên nước ngoài bằng email.
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN
TẢI QUỐC TẾ DƯƠNG MINH- CHI NHÁNH HÀ NỘI
4.1. Định hướng, mục tiêu và chiến lược phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh- chi nhánh Hà Nội.