3.1.5 .Nguồn nhân lực của công ty
3.3. Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty
3.3.1. Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Công ty Dương Minh chi nhánh Hà Nội nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và
chứng từ của chủ hàng.
- Chuẩn bị hàng hóa do Tân Kỳ làm, cơng ty Dương Minh chi nhánh Hà Nội chỉ tiến hành theo dõi và đôn thúc để đảm bảo chuẩn bị hàng hóa đúng thời gian.
- Chuẩn bị chứng từ khai hải quan:
Nhận được Booking Confirmation từ Dương Minh chi nhánh Hà Nội, khách hàng Tân Kỳ sẽ email chi tiết hàng cho nhân viên chứng từ cơng ty để hồn chỉnh bộ chứng từ đi khai hải quan. Hồ sơ hải quan gồm:
+ Tờ khai hải quan: 2 bản chính ( 1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản hải quan lưu) + Hợp đồng mua bán hàng hóa (Purchase order): 1 bản chính
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính + Phiếu đóng gói (Packing List): 1 bản chính
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu nếu công ty mới xuất khẩu lần đầu
+ Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản
Dương Minh chi nhánh Hà Nội nắm bắt tình hình phương tiện vận tải. Phịng
kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking Request của khách hàng và gửi Booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành cơng cho phịng kinh doanh bằng cách gửi Booking Confirmation. Sau khi có Booking Confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ làm Booking Confirmation và gửi cho khách hàng Tân Kỳ để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thơng quan xuất khẩu.
Ví dụ về một Booking Confirmation cần thể hiện được các nội dung: - Số booking: HHA-630328 1603.026VN
- Ngày booking: 16/03/2017
- Nơi nhận hàng để xếp (Place of receipt): cảng Hải Phòng, Hải Phòng, Việt Nam
- Cảng đi (POL): cảng Hải Phòng, Việt Nam - Cảng đến (POD): Singapore
- Điểm đích nhận hàng: Singapore
- Loại hàng hóa: FUEL INJECTION PUMP - Thời gian dự kiến cắt máng (Cut-off date): …. - Số container: 1×20 DC
- Số lượng (Quantity): 165 PACKAGES - Các loại phụ phí phải nộp