3.1.5 .Nguồn nhân lực của công ty
4.2. Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường
4.2.1. Những giải pháp từ phía cơng ty
4.2.1.1. Hồn thiện cơng tác làm chứng từ xuất khẩu
- Thứ nhất: Chuẩn bị những chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan,
chứng từ nhận hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải…để quy trình giao hàng diễn ra đúng kế hoạch và thuận lợi.
-Thứ hai: tăng cường nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phụ trách cơng việc
Trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhân viên là yếu tố quyết định và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của quá trình. Chất lượng nhân lực tốt thì mới tạo ra được dịch vụ tốt và gây dựng được lòng tin của khách hàng. Do vậy, công tác nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là rất cần thiết để hoàn thiện hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.
+ Những nhân viên mới tuyển dụng cần phải được đào tạo ban đầu một cách kỹ lưỡng để đảm bảo đáp ứng tốt các yêu cầu trong các khâu của quy trình. Cơng ty phải thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao, đào tạo những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và kĩ năng cho cán bộ công ty và đội ngũ trực tiếp tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, tài trợ cho các cán bộ cơng nhân viên có năng lực tham gia các khóa học thêm khác để nâng cao kỹ năng và trình độ chun mơn nghiệp vụ. Đồng thời, tổ chức kiểm tra năng lực định kỳ của đội ngũ cán bộ nhân viên để kịp thời khắc phục những thiếu sót về nghiệp vụ.
+ Để tạo động lực cho nhân viên phát triển bản thân và giữ chân họ ở lại, cắt giảm thời gian chi phí cho cơng tác tuyển dụng mới thì cơng ty cũng cần quan tâm tới chính sách lương thưởng, đãi ngộ cho nhân viên. Hiện tại chế độ thưởng cho nhân viên đang được áp dụng vào các ngày lễ như: 30/4, 1/5, Quốc khánh, Tết nguyên đán. Việc tăng thêm các khoản thưởng về doanh thu tạo ra, tiến độ hồn thành cơng việc giúp nhân viên nâng cao tinh thần tự giác làm việc và tạo sự gắn bó
với cơng ty. Đồng thời cũng xây dựng chế tài xử phạt nếu gây ra những sai sót trong q trình làm việc ảnh hưởng tới tiến trình giao hàng, tăng tính trách nhiệm hơn cho nhân viên.
+ Ngồi những kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ công ty cũng cần trang bị cho nhân viên các kỹ năng “mềm” đó là các kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng ngoại ngữ cần được quan tâm bằng cách tổ chức các lớp tập huấn, các khóa đào tạo trong cơng ty.
4.2.1.2. Nâng cao cơng tác chăm sóc khách hàng
Trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhiệm vụ chăm sóc khách hàng hiện nay vẫn do bộ phận chứng từ đảm nhiệm, nên đôi khi công tác này vẫn cịn nhiều thiếu sót và chưa tạo sự hài lịng cho khách hàng. Vì vậy, cơng ty nên lập ra một bộ phận phụ trách cơng tác chăm sóc khách hàng với những nhân viên nhiệt huyết và có kinh nghiệm để:
- Thường xuyên theo dõi những phản hồi của khách hàng, giải đáp kịp thời các câu hỏi, thắc mắc của khách hàng, tiếp thu những đánh giá, nhận xét của khách hàng để hoàn thiện dịch vụ tốt hơn nữa.
- Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng 1 lần/ năm và tặng quà tri ân vào những dịp lễ Tết nhằm tạo cơ hội gặp gỡ khách hàng đã hợp tác và sử dụng dịch vụ của công ty, là dịp để công ty và các khách hàng xây dựng thêm mối quan hệ chặt chẽ, đồng thời tìm hiểu thêm nhu cầu mới của khách hàng để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu dịch vụ của họ.
4.2.1.3. Tăng cường liên doanh liên kết với các hãng tàu và công ty logistics.
Việc liên doanh với các hãng tàu hay các công ty logistics lớn khác tạo điều kiện thuận lợi để công ty mở rộng thị trường, các hoạt động trong quy trình giao hàng xuất khẩu được diễn ra nhanh chóng, dễ dàng, khắc phục được tình trạng book tàu vào thời kỳ cao điểm, từ đó giảm chi phí đem lại lợi nhuận nhiều hơn.
4.2.1.4. Đầu tư vào công nghệ thông tin và cơ sở vật chất
Hiện nay, hoạt động công nghệ thông tin đã bước sang một giai đoạn mới. Cuộc cách mạng 4.0 đem lại những đột phá về cơng nghệ và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nói riêng trong hoạt động kinh doanh. Việc cơng ty Dương Minh chi nhánh Hà Nội đẩy mạnh công nghệ thông tin và đầu tư cơ sở vật chất vào quá
trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, sẽ giúp cơng ty giảm được chi phí, thời gian, nâng cao hiệu quả, tránh những sai sót trong q trình tác nghiệp.
Ngồi các phần mềm hiện đang sử dụng, công ty nên áp dụng phần mềm quản lý giao nhận và vận tải (SMS Live). Phần mềm đã và đang ngày được sử dụng phổ biến ở Việt Nam và trên thế giới tại hơn 100 doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế như công ty Sotrans, Safi, Vinalink, ITL shipping, VVMV, SUN VN, AOM (Taiwan), Prime Cargo (Đan Mạch), Expolanka (Skilanka), Korex (Hàn Quốc),…SMS Live mang lại những ưu điểm đáng kể: thực hiện cấp phát chứng từ vận tải nhanh hơn; giao diện làm việc thân thiện, có tính tương tác cao làm tăng độ chính xác, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm được rất nhiều thời gian và cơng sức của người dùng, giảm thiểu các q trình thủ cơng, giảm giấy tờ, fax, điện thoại; tự động hóa tính tốn các khoản phải thu, các khoản phải trả, ghi nhận vào hệ thống kiểm soát kế toán giúp hạn chế bỏ sót doanh thu thường xảy ra nếu quản lý thủ công; tăng cường thông tin liên lạc với khách hàng, đối tác và nhà vận chuyển thông qua Portal SSN.
- Xây dựng trang website hiện đại hơn và mang lại nhiều tiện ích hơn nữa cho khách hàng. Tăng cường chức năng quản lý và theo dõi đơn hàng, tiến trình xử lý hàng để khách hàng nắm rõ tình hình hàng hóa của mình.
Trong q trình kinh doanh, cơng ty cũng cần chú ý tới đầu tư bảo dưỡng, thay thế các thiết bị, cơ sở vật chất đã quá cũ:
- Hệ thống máy tính: cần nâng cấp, thay thế những máy quá cũ và hoạt động chậm để tạo điều kiện cho nhân viên làm việc thuận lợi nhất.
- Phương tiện vận tải: cần thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa nhanh chóng các phương tiện cũ và xuống cấp, tránh tình trạng hỏng hóc trong q trình vận chuyển.