7. Kết cấu của luận văn
2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Nhà và Thương mại Dầu khí
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy kế tốn tại Cơng ty
2.1.2.1 Cơ cấu và sơ đồ tổ chức tại Cơng ty
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SỐT
GIÁM ĐỐC
PHĨ GIÁM ĐỐC
THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT
Phòng Dịch vụ Phòng Kinh doanh Phòng Kế hoạch- Hợp đồng Phân xưởng Sản xuất bao bì Phịng Kỹ thuật– Tổng hợp Phịng Tổ chức Hành chính Phịng Tài chính Kế toán
Diễn giải:
Đại hội đồng Cổ đông:
Đại hội đồng Cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Cơng ty bao gồm tất cả các cổ đơng có quyền biểu quyết hoặc người được cổ đông ủy quyền. Đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm một (01) lần. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn bốn (04) tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
ĐHĐCĐ có quyền và nhiệm vụ như sau:
Thông qua định hướng phát triển Công ty.
Thông qua Kế hoạch sản xuất kinh doanh, Báo cáo tài chính hàng năm.
Mức cổ tức thanh toán hàng năm cho mỗi loại cổ phần phù hợp với Luật Doanh nghiệp và các quyền gắn liền với loại cổ phần đó. Mức cổ tức này khơng cao hơn mức mà Hội đồng quản trị trình Đại hội đồng cổ đơng.
Lựa chọn Công ty kiểm tốn Báo cáo tài chính.
Phê duyệt việc lập và sử dụng Quỹ tiền lương cán bộ quản lý chuyên trách và Quỹ thù lao kiêm nhiệm của thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Thư ký Công ty theo đề nghị của Hội đồng quản trị và không trái với quy định của cấp thẩm quyền.
Thông qua số lượng thành viên của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.
Bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm và thay thế thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
Quyết định đầu tư, giao dịch bán tài sản Cơng ty có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản của Công ty được ghi trong Báo cáo tài chính đã được kiểm tốn gần nhất.
Quyết định loại cổ phần và số lượng cổ phần mới sẽ được phát hành cho mỗi loại cổ phần; việc chuyển nhượng cổ phần của thành viên sáng lập trong vòng ba năm đầu tiên kể từ ngày thành lập.
Quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty.
Các nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty quy định.
Ban kiểm soát:
Là tổ chức thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành của Công ty.
Ban kiểm soát gồm từ 03 đến 05 thành viên, trong Ban kiểm sốt phải có ít nhất một người có chun mơn về tài chính kế tốn. Ban kiểm sốt sẽ có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định tại Điều 165 của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty, chủ yếu là những quyền hạn và trách nhiệm sau đây:
Đề xuất lựa chọn Cơng ty kiểm tốn độc lập, mức phí kiểm tốn và mọi vấn đề có liên quan;
Xin ý kiến tư vấn chuyên nghiệp độc lập hoặc tư vấn về pháp lý và đảm bảo sự tham gia của những chun gia bên ngồi Cơng ty với kinh nghiệm, trình độ, chun mơn phù hợp với cơng việc của Công ty nếu thấy cần thiết;
Kiểm tra, giám sát tính hợp pháp và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế tốn, Báo cáo tài chính và việc chấp hành Điều lệ Công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với Công ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao;
Kịp thời phát hiện và trình Hội đồng quản trị về những hoạt động khơng bình thường, trái với quy định về quản trị doanh nghiệp hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật trong Công ty;
Xem xét báo cáo của Công ty về các hệ thống kiểm soát nội bộ trước khi Hội đồng quản trị chấp thuận;
Hội đồng quản trị (HĐQT): HĐQT là cơ quan đại diện của Đại hội đồng cổ
đông, là cơ quan quản lý Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Cơng ty để quyết định và thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đơng.
HĐQT có từ 03 người đến 05 người do Đại hội đồng cổ đơng bầu ra. HĐQT có quyền và nhiệm vụ sau:
Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung và dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công ty, các dự án đầu tư nằm trong quy hoạch, kế hoạch phát triển của Công ty đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua.
Quyết định kế hoạch kinh doanh đột xuất, kế hoạch kinh doanh bổ sung giữa hai kỳ Đại hội đồng cổ đông, kế hoạch sản xuất kinh doanh tạm thời khi chưa tổ chức được họp Đại hội đồng cổ đông để thông qua.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, ký hợp đồng, chấm dứt Hợp đồng lao động đối với các cán bộ quản lý Công ty và quyết định mức lương của họ.
Quyết định cơ cấu tổ chức, phương án tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh và sử dụng bộ máy quản lý, quy chế quản lý nội bộ của Cơng ty, quyết định lập chi nhánh, văn phịng đại diện của Công ty.
Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán.
Đề xuất mức cổ tức hàng năm và xác định mức cổ tức tạm ứng, tổ chức việc chi trả cổ tức.
Các nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.
Giám đốc: Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày. Giám đốc chịu sự giám sát của HĐQT và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc
Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau:
Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty đã được Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông thông qua;
Quyết định tất cả các vấn đề khơng cần phải có nghị quyết của Hội đồng quản trị, bao gồm việc thay mặt Công ty ký kết các hợp đồng tài chính và thương mại, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của Công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất;
Kiến nghị số lượng và các loại cán bộ quản lý mà Công ty cần tuyển dụng để Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm nhằm thực hiện các hoạt động quản lý tốt do Hội đồng quản trị đề xuất, và tư vấn để Hội đồng quản trị quyết định mức lương, thù lao, các lợi ích và các điều khoản khác trong hợp đồng lao động của cán bộ quản lý;
Quyết định phân cơng nhiệm vụ cho các Phó Giám đốc;
Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, của Điều lệ công ty và theo quyết định của Hội đồng quản trị Cơng ty.
Phó Giám đốc Thương mại – Dịch vụ:
Là người phụ trách điều hành hoạt động của các Phòng Dịch vụ, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế hoạch Hợp đồng, các phần việc được Giám đốc giao và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về cơng việc của mình.
Phó Giám đốc Kỹ thuật:
Là người phụ trách điều hành hoạt động của Phòng Kỹ thuật Tổng hợp, Phân xưởng Sản xuất Bao bì, các phần việc được Giám đốc giao và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về cơng việc của mình.
Phịng Tổ chức - Hành chính:
Đề xuất, xây dựng cơ chế tổ chức, quy chế quản lý điều hành theo định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh của Công ty.
Tổ chức quản lý nguồn nhân lực với 3 nhiệm vụ chính: Thu hút nguồn nhân lực; duy trì ổn định nguồn nhân lực; đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
Công tác hành chính quản trị văn phịng.
Cơng tác pháp chế và thư ký Công ty.
Phịng Tài chính - Kế tốn:
Tham mưu cho Ban Giám đốc thống nhất quản lý hệ thống kế tốn của tồn Công ty và các đơn vị trực thuộc đảm bảo tuân thủ đúng pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước quy định.
Theo dõi, quản lý nguồn vốn, tình hình sử dụng nguồn vốn của Cơng ty.
Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chun mơn tài chính kế tốn theo đúng quy định của Nhà nước về: chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế tốn,...
Phịng Kế hoạch - Hợp đồng:
Tham mưu xây dựng, theo dõi, giám sát kế hoạch sản xuất kinh doanh trung hạn, dài hạn và quản lý đầu tư các dự án mới.
Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm được Đại hội đồng cổ đông phê duyệt, theo dõi, đơn đốc các phịng/bộ phận thực hiện kế hoạch được giao đúng tiến độ, đạt hiệu quả kinh tế.
Thực hiện/giám sát việc mua sắm các loại vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, trang thiết bị văn phòng, bảo hộ lao động và các dịch vụ khác theo đúng phân cấp tại Quy chế mua sắm của Công ty.
Đảm nhận/phối hợp thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, giao nhận, hải quan trong lĩnh vực mua sắm hàng hóa nhập khẩu.
Chủ trì thẩm định và phối hợp với các phòng chức năng về nội dung Kế hoạch đấu thầu, Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ yêu cầu, kết quả lựa chọn nhà thầu các dự án, gói thầu thuộc lĩnh vực được phân cơng.
Phòng Kinh doanh:
Tổ chức kinh doanh, phân phối các sản phẩm bao bì do Cơng ty sản xuất.
Kinh doanh các loại vật tư, nguyên – nhiên liệu cung cấp cho Nhà máy Lọc dầu Dung Quất, các đơn vị trong và ngồi Ngành Dầu khí.
Kinh doanh các dịch vụ khác theo sự phân công của Ban Lãnh đạo Công ty:
o Dịch vụ Vận tải;
o Dịch vụ cho thuê Kho, bãi;
o Và các dịch vụ hậu cần khác.
Đầu mối thực hiện các chương trình Marketing, xây dựng thương hiệu, quảng bá hình ảnh, sản phẩm của Cơng ty.
Phòng Dịch vụ:
Cung cấp dịch vụ quản lý nhà ở cho CBCNV Nhà máy Lọc dầu Dung Quất và các đơn vị khác trong và ngồi Ngành Dầu khí.
Cung cấp dịch vụ lưu trú.
Thực hiện công tác duy tu, bảo dưỡng các Khu nhà ở.
Kinh doanh các dịch vụ khác theo sự phân công của Ban Lãnh đạo Công ty:
o Dịch vụ giặt là công nghiệp;
o Dịch vụ tham quan Nhà máy Lọc dầu Dung Quất;
o Các dịch vụ hậu cần khác.
Mở rộng thị trường và phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới; thiết lập, duy trì và mở rộng các mối quan hệ với khách hàng; thực hiện các chính sách bán hàng, chăm sóc khách hàng liên quan đến các dịch vụ do Phòng phụ trách.
Phòng Kỹ thuật Tổng hợp:
Thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật, cơng nghệ sản xuất bao bì. Phối hợp với Phân xưởng sản xuất bao bì và các phịng liên quan trong việc xây dựng chương trình tối ưu hóa sản xuất bao bì.
Quản lý, phát triển cơng nghệ thông tin, truyền thông, hệ thống quản lý thông tin nâng cao.
Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát công tác bảo dưỡng và sửa chữa các trang thiết bị, máy móc của Phân xưởng sản xuất bao bì. Đầu mối triển khai cơng tác quản lý, kiểm soát chất lượng sản phẩm của Phân xưởng sản xuất bao bì.
Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát việc thực hiện cơng tác an tồn, sức khỏe, môi trường cho tồn Cơng ty. Đầu mối triển khai cơng tác phịng cháy chữa cháy, phịng chống lụt bão và ứng cứu tình huống khẩn cấp.
Quản lý kho Phân xưởng sản xuất bao bì.
Phân xưởng sản xuất Bao bì:
Tiếp nhận, vận hành dây chuyền thiết bị, công nghệ để sản xuất các sản phẩm bao bì theo Lệnh sản xuất đã được Giám đốc Công ty phê duyệt.
Quản lý nhân công, tài sản tại Phân xưởng sản xuất đảm bảo sản xuất liên tục và hiệu quả.
Phối hợp với các bộ phận liên quan trong công tác cải tiến dây chuyền sản xuất, công thức pha trộn để tăng công suất, tăng chất lượng sản phẩm.
2.1.2.2 Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty
Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Nhà và Thương mại Dầu khí được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại PVBuilding
- Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Giám đốc về
tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn của Cơng ty. Trong vai trị của nhà quản trị
Kế tốn tổng hợp Kế tốn doanh thu, cơng nợ phải thu Kế tốn thanh tốn, cơng nợ phải trả Kế toán kho, giá thành Kế toán ngân hàng Kế toán trưởng Thủ quỹ
cấp và đưa ra các giải pháp tổng thể cho tất cả các vấn đề về tài chính của Cơng ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban giám đốc về báo cáo quản trị, báo cáo tài chính và tất cả các vấn đề về tài chính khác.
- Kế tốn tổng hợp: Tham mưu giúp cho kế toán trưởng trong việc tổ
chức bộ máy kế tốn, kiểm sốt tồn bộ q trình hạch tốn để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ. Kê khai thuế và làm các thủ tục với cơ quan thuế. Chịu trách nhiệm lập và phân tích tồn bộ các báo cáo tài chính, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, dịch vụ thơng qua phân tích các số liệu kế toán.
- Kế tốn doanh thu, cơng nợ phải thu: Lập hoá đơn GTGT đối với các tất
cả các hoạt động của Công ty. Theo dõi doanh thu bán hàng tồn Cơng ty. Đối chiếu các khoản công nợ phải thu phát sinh, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các phát sinh này. Theo dõi hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng của những hợp đồng đã ký kết.
- Kế toán thanh tốn, cơng nợ phải trả: Xem xét kiểm tra tính hợp lệ của
bộ chứng từ thanh toán, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo dõi công nợ phải trả của Công ty, thực hiện các thủ tục thanh tốn tạm ứng, hồn ứng cho CBCNV trong Công ty. Thơng qua việc ghi chép, kế tốn thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
- Kế toán kho và giá thành: Tổ chức kiểm tra, sắp xếp vật tư trong kho một
cách khoa học. Xuất nhập vật tư, nguyên vật liệu kịp thời, đúng quy trình đã được Công ty ban hành. Hàng tháng tổ chức kiểm kê, xác định sản phẩm dở dang tại Phân xưởng sản xuất bao bì, tính giá thành sản phẩm bao bì hàng tháng. Phân tích biến động tiêu hao nguyên liệu trong kỳ, báo cáo định kỳ cho Kế toán trưởng.
- Kế toán ngân hàng: Làm các thủ tục vay và trả nợ vay ngân hàng, lập ủy
nhiệm chi thanh toán cho nhà cung cấp và cập nhật báo nợ, báo có ngân hàng vào phần mềm. Lập các báo cáo công nợ xe và các báo cáo liên quan khi có yêu cầu
- Thủ quỹ: Nhận, xác minh, thẻ tín dụng, séc thanh tốn hoặc các khoản chi
chép lại các giao dịch. Duy trì các sổ sách chính xác, chuẩn bị các khoản tiền gửi ngân hàng và cân đối sổ quỹ theo định kỳ. Kiểm tra, báo cáo số dư tiền mặt tại quỹ cho Kế toán trưởng và Ban giám đốc theo đúng định kỳ.