7. Kết cấu của luận văn
2.3 Đánh giá chung về thực trạng kế tốn doanh thu, chi phí và kết quả kinh
2.3.1.1 Về bộ máy kế tốn của Cơng ty
Cơng ty có bộ máy kế tốn được tổ chức khoa học, chuyên môn hóa bằng việc phân quyền cho từng nhân viên kế toán phụ trách một số phần hành rõ ràng và tạo ra sự liên kết, hỗ trợ lẫn nhau trong cơng việc. Nhờ đó mà cơng tác kế tốn của Công ty đạt hiệu quả, mỗi cá nhân phát huy tốt hơn khả năng chun mơn của mình. Năng lực của đội ngũ kế toán: Các nhân viên đều tốt nghiệp Đại học tại các trường chun ngành kế tốn, cơ bản có trình độ phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mình. Hầu hết các nhân viên có tuổi đời cịn khá trẻ vì vậy ln có tinh thần học hỏi, trao dồi kiến thức để nâng cao trình độ chun mơn.
Cơng ty đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán từ những ngày đầu thành lập. Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn Fast Accounting để hỗ trợ cơng tác kế tốn, giúp cho cơng tác kế tốn trở nên gọn nhẹ hơn. Phần mềm luôn được cập nhật các văn bản pháp luật kịp thời về Chế độ kế tốn..., điều này giúp ích nhiều cho Công ty trong việc nâng cao chất lượng quản lý thông tin kế tốn, tiết
kiệm thời gian, chi phí từng bước đáp ứng yêu cầu quản lý, phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty.
2.3.1.2 Về hóa đơn chứng từ kế tốn
Hệ thống chứng từ của Công ty sử dụng theo đúng mẫu của Bộ tài chính hiện hành, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trung thực trên chứng từ.
Các chứng từ đều được ký hiệu và đánh số theo thứ tự thời gian và theo cá nhân người phụ trách và được kiểm tra về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo, kiểm tra các con số, các chữ ký và các định khoản,... việc kiểm tra giúp việc tổng hợp, phân loại thông tin kinh tế để ghi sổ tổng hợp hay sổ chi tiết được đầy đủ, kịp thời, chính xác.
Công tác tổ chức lập và luân chuyển chứng từ phát sinh trong quá trình kinh doanh được thực hiện đầy đủ và thống nhất, được liên kết với các phòng ban. Chứng từ phát sinh trong quá trình kinh doanh đều được chuyển về phịng kế tốn để lưu trữ. Việc lưu trữ và phân loại được kế toán thực hiện chia tách theo từng tháng, năm.
Hệ thống Báo cáo tài chính đã được lập theo đúng quy định hiện hành. Việc lập và công khai thơng tin về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của Cơng ty được thực hiện, chấp hành nghiêm chỉnh Luật kế toán, tuân thủ các nguyên tắc và Chuẩn mực kế toán Việt Nam, vận dụng tốt chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, đáp ứng yêu cầu của cơ quan và đối tượng quản lý.
2.3.1.3 Sổ sách kế toán
Hệ thống sổ sách như sổ tổng hợp, sổ chi tiết được mở đầy đủ và thống nhất về mẫu sổ kế tốn trong Cơng ty. Các mẫu sổ được thiết kế gọn nhẹ, khoa học và cụ thể theo từng đối tượng để phục vụ hoạt động kinh doanh với sự trợ giúp của phần mềm kế toán.
2.3.1.4 Cơng tác kế tốn doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh
Qua quá trình làm việc thực tế tại Cơng ty, tác giả nhận thấy cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn doanh thu chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần
Nhà và Thương mại Dầu khí nói riêng đã tuân thủ đúng các nguyên tắc kế tốn trong ghi nhận doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh. Cụ thể như sau:
- Về kế toán doanh thu:
Kế toán ghi nhận doanh thu đảm bảo đúng nguyên tắc phù hợp giúp cho việc xác định kết quả kinh doanh được chính xác. Sổ kế toán được mở hệ thống tài khoản chi tiết cấp 4, cấp 5 cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty tạo điều kiện cho việc phân loại và tập hợp doanh thu khoa học, thuận lợi cho công tác quản lý tại Công ty.
Đối với một số khoản công nợ phải thu lâu năm như: Công nợ đối với Ban quản lý Dự án Lọc Dầu Dung Quất giá trị 169 triệu đồng đã được Cơng ty thực hiện thủ tục trích lập dự phịng theo Thơng tư 228 của Bộ Tài chính.
- Về kế tốn chi phí
Kế tốn tại Cơng ty đã mở chi tiết tài khoản phản ánh chi phí tới tài khoản cấp 4 và cấp 5, ngoài ra với sự hỗ trợ của phần mềm đã phân chia chi phí theo từng loại mã phí, điều này tạo thuận lợi cho kế tốn trong cơng tác theo dõi, lập báo cáo nhanh và kiểm soát và theo dõi chi tiết từng loại chi phí phát sinh. Kế tốn tuân thủ đúng quy định khi hạch tốn chi phí.
Cơng tác trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho đối với sản phẩm Bao bì cũng đã được Công ty thực hiện đầy đủ nhằm phản ánh đúng giá trị thật của hàng tồn kho cũng như đảm bảo, hạn chế những tổn thất do hàng hóa lâu ngày bị mất phẩm chất, giảm chất lượng sản phẩm.
- Về kế tốn kết quả hoạt động kinh doanh
Cơng ty rất đa dạng về ngành nghề cũng như lĩnh vực kinh doanh vì vậy bộ phận kế tốn đã xác định kết quả kinh doanh theo tháng, năm và theo từng hoạt động để cung cấp số liệu cụ thể cho ban lãnh đạo kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Hệ thống tài khoản cấp 4, cấp 5 của các tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, tài khoản 641 - Chi phí bán hàng và tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp được xây dựng chi tiết theo đúng bản chất chi phí liên quan.
Việc theo dõi chi tiết các tài khoản là rất cần thiết để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh của mỗi hoạt động tại Công ty.
Số liệu được kiểm tra đối chiếu chéo giữa các bộ phận, giữa chứng từ và trên sổ, giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp trước khi xác định kết quả kinh doanh làm nền tảng thuận lợi để kết chuyển, xác định kết quả kinh doanh của Công ty.
Tại Công ty hiện nay, bên cạnh hệ thống báo cáo của kế tốn tài chính cịn có mẫu báo cáo kế toán quản trị tạo điều kiện cho Ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động của Cơng ty cụ thể hơn và có thể làm căn cứ để đưa ra những chính sách kịp thời cho Cơng ty.
2.3.2 Một số tồn tại cần khắc phục
Bên cạnh những kết quả đạt được, cơng tác kế tốn doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Cơng ty Cổ phần Nhà và Thương mại Dầu khí vẫn cịn những vấn đề bất cập sau.
2.3.2.1 Về phân loại, quản lý và lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán
Thứ nhất, hệ thống chứng từ kế tốn của Cơng ty đã được phân loại cụ thể
theo từng cá nhân phụ trách, lưu trữ theo tháng, năm ở phần hành kế tốn chi phí cịn được phân loại theo: Hóa đơn mua hàng dịch vụ, hóa đơn mua hàng trong nước, hóa đơn mua hàng..., nhưng phần hành kế tốn doanh thu thì chỉ được phân loại theo thứ tự ngày, tháng, năm khơng có cụ thể từng loại doanh thu. Việc lưu trữ chứng từ sổ sách cịn chưa được khoa học. Cơng ty chưa có tiêu chuẩn về cơng tác lưu giữ chứng từ, chứng từ được lưu trữ còn mang tính cá nhân. Ở phịng kế tốn, cùng một phần hành phụ trách có 2 người thực hiện thì các nhân viên chỉ lưu theo số thứ tự chứng từ mình phụ trách, khơng lưu theo thứ tự phát sinh trên phần mềm kế tốn vì vậy việc tìm kiếm chứng từ sau đó rất khó khăn, rủi ro thất lạc chứng từ kế toán là rất dễ xãy ra và khơng thể kiểm sốt. Chứng từ hạch tốn cịn thiếu chữ kí của những người liên quan như Kế toán trưởng, người lập phiếu, nhưng vẫn được lưu trữ. Đối với các chứng từ nhập xuất kho liên quan đến hoạt động sản xuất bao bì chưa được kế tốn giá thành lưu trữ...
Thứ hai, các hóa đơn chứng từ của Cơng ty cịn thiếu các thơng tin mang tính
bắt buộc như: Hình thức thanh tốn, sai địa chỉ, thiếu ngày tháng, thiếu hình thức thanh tốn, thiếu đơn vị tính, cộng tiền hàng bị sai,... Cơng ty chưa có phịng lưu trữ tồn Cơng ty, nên việc quản lý chứng từ của phịng kế toán phải tự giữ từ những năm mới thành lập Cơng ty đã xãy ra tình trạng thất lạc hoặc mất chứng từ.
Thứ ba, q trình tổ chức hướng dẫn hạch tốn số liệu kế toán doanh thu, kế
tốn chi phí tại Cơng ty chưa được thống nhất và quy định cụ thể ở bất kỳ văn bản nào điều này gây khó khăn khi tiếp cận cơng việc đối với nhân viên mới hay hoán đổi vị trí cơng việc. Cơng tác giao nhận chứng từ giữa các phịng có liên quan chưa chặt chẽ, thiếu tính kiểm sốt. Khi nhân viên các phòng khác giao chứng từ cho nhân viên phịng kế tốn thì chưa có biên bản bàn giao chứng từ hoặc sổ giao nhận gây nên tình trạng mất, thất lạc hóa đơn, chứng từ kế tốn.
2.3.2.2 Về cơng tác kế tốn doanh thu tại Công ty
Thứ nhất, việc hạch toán và ghi nhận doanh thu ở Công ty như: Doanh thu từ
bán phế phẩm từ sản xuất bao bì (vỏ bao PP lồng PE lỗi, bao PE in bị lỗi, sợi bao không đạt chất lượng,...) lại phản ánh vào tài khoản doanh thu bán hàng hóa (TK 511116 – Doanh thu bán hàng hóa khác). Điều này làm phản ánh khơng chính xác kết quả hoạt động kinh doanh bao bì (lĩnh vực sản xuất) của Công ty.
Thứ hai, việc mở chi tiết tài khoản doanh thu còn hạn chế và chưa bao quát
hết các hoạt động sản xuất, thương mại, dịch vụ của Cơng ty (hoạt động chăm sóc cây xanh dùng tài khoản doanh thu của hoạt động quản lý nhà để theo dõi và phản ánh,...). Ngoài ra, một số tài khoản doanh thu đã được tạo lại không được sử dụng như: Doanh thu hoạt động xây lắp (TK 511811); Doanh thu cung cấp dịch vụ khác (TK 511313); Doanh thu bán hàng hóa nội bộ (TK 51112);
Thứ ba, các khoản nợ quá hạn rất nhiều và có giá trị lớn, chủ yếu là phát sinh
với Công ty mẹ BSR (mỗi tháng công nợ quá hàng lên đến hơn 10 tỷ đồng). Kế tốn Cơng ty chỉ báo cáo cơng nợ q hạn cho Kế tốn trưởng thơng qua Email mà chưa có các biện pháp cụ thể để làm giảm và hạn chế nợ quá hạn, chưa thông tin đến Ban lãnh đạo Công ty để kịp thời xử lý công nợ quá hạn. (Phụ lục 20 đính kèm)
Thứ tư, việc ghi nhận doanh thu ở một số hoạt động như chăm sóc cây xanh,
cho th nhà, quản lý nhà Cơng ty đã ghi nhận doanh thu hàng tháng theo số tạm tính sau khi có Hợp đồng chính thức, kế tốn sẽ hạch toán điều chỉnh tăng, giảm doanh thu để đúng với giá trị hợp đồng.
2.3.2.3 Về cơng tác kế tốn chi phí tại Cơng ty
Thứ nhất, đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, Cơng ty
hiện tại chỉ theo dõi các khoản chi phí này một cách chung chung theo tính chất của từng loại chi phí phát sinh mà chưa có phương pháp phân tách chi phí theo từng khoản mục chi phí, chưa phân bổ cho từng hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, việc xác định lợi nhuận của từng hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ tính được lợi nhuận gộp, chưa tính được lợi nhuận trước thuế của từng hoạt động nên chưa đánh giá được hiệu quả sản xuất kinh doanh của các hoạt động rõ ràng để có thể đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời cho Công ty.
Thứ hai, việc phân loại các tài khoản chi tiết chi phí chưa đồng bộ. Các chi
tiết của tài khoản 621, 622 đã được phân tách theo một số hoạt động như: Cho thuê nhà, nhà hàng, căn tin, giặt là và sản xuất bao bì trong khi đó hoạt động chăm sóc cây xanh, vận chuyển là những là hoạt động cũng phát sinh các chi phí liên quan đến nguyên liệu, nhiên liệu lại được kế tốn Cơng ty phản ánh tất cả vào tài khoản 627 - Chi phí sản xuất chung.
Đối với hoạt động sản xuất bao bì, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng rất lớn (đến 80%) tổng chi phí sản xuất bao bì. Hiện tại Cơng ty chỉ mới tạo tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của hoạt động sản xuất bao bì mà chưa tạo tài khoản chi tiết theo từng dịng sản phẩm để kiểm sốt chi phí ngun vật liệu (hiện Cơng ty có 3 dịng sản phẩm bao bì chính là: Bao xi măng, bao PE chứa hạt nhựa và bao nông sản PP lồng PE).
Thứ ba, cơng tác phân bổ chi phí trả trước và CCDC chưa được quản lý chặt
chẽ. Thời gian phân bổ phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của người làm cơng tác kế tốn, chưa xây dựng quy chuẩn phân bổ chi phí trả trước và CCDC một cách phù
doanh của Cơng ty được xác định khơng chính xác. Cơng tác hạch tốn phân bổ áp dụng 2 hình thức: Phân bổ thủ cơng và phân bổ tự động điều này làm chênh lệch trên bảng phân bổ chi phí trả trước và CCDC so với thực tế phát sinh của tài khoản 242 - Chi phí trả trước.
Thứ tư, chi phí nguyên liệu của hoạt động nhà hàng, hoạt động giặt là chưa
xây dựng định mức cụ thể để kiểm sốt chi phí này. Điều này cho thấy cơng tác kiểm sốt chi phí ở 2 hoạt động này của Cơng ty còn chưa được chặt chẽ về lâu dài sẽ dẫn đến tình trạng lãng phí, khơng kiểm sốt được chi phí ngun liệu.
Thứ năm, kế tốn ghi nhận các chi phí vào các tài khoản chi phí tương ứng
nhưng lại chưa có phương pháp để phân loại chi phí theo từng mục phí cụ thể. Điều này gây nhiều bất cập trong việc so sánh chi phí thực tế so với kế hoạch sản xuất kinh doanh hay so sánh để thấy được sự tăng giảm của từng khoản mục phí trong từng thời kỳ khác nhau. Ví dụ: Hiện tại cơng tác so sánh chi phí văn phịng phẩm tồn Cơng ty giữa thực tế và kế hoạch hay giữa thực tế với cùng kỳ năm trước là rất khó. Kế toán phải lọc trong bảng kê chứng từ từng nghiệp vụ phát sinh, điều này tốn rất nhiều thời gian để thực hiện báo cáo phục vụ công tác quản trị.
Thứ sáu, Công ty vẫn chưa tuân thủ nguyên tắc phù hợp trong việc ghi nhận
chi phí theo đúng thời điểm phát sinh. Ví dụ: Kế tốn đã thực hiện trích trước chi phí tiền lương bổ sung hàng tháng làm tăng chi phí nhân cơng trong kỳ, phản ánh không đúng với thực tế phát sinh dẫn đến sai lệch khi lên các Báo cáo kết quả kinh doanh. Trong khi đó, tại thời điểm Cơng ty thực hiện chi tiền lương bổ sung cho người lao động lại không được phản ánh vào chi phí. Đính kèm Phụ lục 21.
Bên cạnh đó, việc ghi nhận doanh thu và chi phí theo thời điểm nhận chứng từ hiện nay là vi phạm các nguyên tắc ghi nhận doanh thu và chi phí. Ví dụ trong tháng 10 mới nhận được chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh chi phí và thực hiện doanh thu của tháng 8, các chứng từ này lẽ ra phải là cơ sở để hạch tốn doanh thu, chi phí của tháng 8 chứ không phải tháng 10, như vậy việc xác định và đánh giá kết quả kinh doanh của Công ty trong từng kỳ là không được chính xác.
Thứ bảy, một số khoản cơng nợ tạm ứng cho Nhà cung cấp phát sinh từ rất lâu đến nay Cơng ty vẫn khơng có kế hoạch kiểm tra, đối chiếu và phương án giảm nợ (Công nợ với Công ty DLT giá trị 20 triệu đồng, Cơng ty Hóa chất Quảng Ngãi 100 triệu đồng, Cơng ty Hóa Việt 27 triệu đồng, Cơng ty Petrosetco 335 triệu đồng).
Thứ tám, các vấn đề liên quan đến công tác quản lý hàng tồn kho: