4. Các bước xây dựng dự án PTNT có sự tham gia của người dân
1.5. Xây dựng khung logic dự án
Sau khi xác định được dự án từ cây mục tiêu, tiến hành chuyển từ cây mục tiêu sang khung logic để tiến hành các nội dung tiếp theo của công việc lập kế hoạch dự án. Khung logic được coi là cơng cụ chính trong quản lý dự án. Khung logic là bản tóm tắt các kết quả cơ bản của dự án, giúp chúng ta: hiểu biết sâu sắc hơn về dự án; Giao tiếp dễ dàng hơn trong thực hiện và quản lý dự án; Giúp ra quyết định đúng đắn hơn; Giúp đánh giá dự án dễ dàng hơn.
Khung logic là một công cụ lập kế hoạch (ma trận logic gồm các cột và các hàng) nhằm giúp thể hiện rõ được sự gắn kết chặt chẽ giữa các thành tố, bộ phận của kế hoạch với nhau. Cụ thể là giữa mục tiêu tổng thể với các mục tiêu cụ thể; giữa từng mục tiêu cụ thể với các giải pháp cụ thể; và giữa từng giải pháp với các hoạt động cụ thể và nguồn lực. Sử dụng khung logic giúp các bên liên quan tránh được những sự trùng lặp, mâu thuẫn giữa các thành tố trên.
+ Một số tác dụng chủ yếu của khung logic
- Hỗ trợ thiết kế dự án: Để đánh giá, làm rõ logic của dự án;
- Giúp định rõ các yêu cầu đánh giá: Cung cấp khung đánh giá hiệu quả hoạt động của dự án;
- Giúp nhận biết rủi ro;
- Giúp xác định việc gì, ai là người thực hiện vào khi nào; - Giúp chủ động được đầu vào và các nguồn lực khác.
Để xác định các nội dung trong khung logic, tiến hành chuyển các nội dung từ cây mục tiêu sang khung logic. Các thức tiến hành được thể hiện bằng hình ảnh dưới đây:
+ Cách xác định từng thành tố trong khung logic như sau:
Mục tiêu chính là tình trạng mong đợi mà dự án sẽ mang lại khi kết thúc. Xác định mục tiêu bằng cách trả lời lời câu hỏi: dự án sẽ đạt được gì khi kết thúc? Mục tiêu cũng chính là những kết quả cụ thể mà cộng đồng muốn đạt được, là đích mà hoạt động phát triển cộng đồng hướng đến. Xác định đúng mục tiêu giúp cộng đồng xác định chính xác các hoạt động phát triển hoặc điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp hơn với nguồn lực, thời gian và hoàn cảnh thực tế của cộng đồng
Ví dụ về một mục tiêu: “ Đến năm 2020 năng suất cây X tăng 10% so với năm 2018”
- Mục đích (Mục tiêu tổng thể)
Mục tiêu tổng thể là cái đích mà các mục tiêu, các sản phẩm đầu ra và các hoạt động hướng tới, mong muốn đạt được. Mục tiêu tổng thể thường bắt đầu bằng cụm “Góp phần”…
- Mục tiêu chung
Mục tiêu chung là một hiệu ứng mang tính phát triển (hay một tác động tích cực) là kết quả của việc đạt được các mục tiêu cụ thể của dự án. Về cơ bản, chỉ có một mục tiêu chung. Nếu có nhiều mục tiêu chung thì cần thiết phải thận trọng xem xét xem định hướng của dự án có bị mâu thuẫn khơng? Và liệu các mục tiêu cụ thể có tác động lên tồn bộ mục tiêu chung không?
Mục tiêu chung được chọn từ nội dung ở phía trên mục tiêu cụ thể ở cây mục tiêu. Mục tiêu chung nên được thể hiện bằng một câu hồn chỉnh nó sẽ đạt được cái gì mà khơng nên viết một cách mơ hồ “sẽ góp phần …”.
Ví dụ: Đến năm 2020 thu nhập theo đầu người tại xã A tăng lên 10% so với năm 2018 góp phần giảm tỷ lệ đói nghèo.
- Mục tiêu cụ thể
Đây là mục tiêu cần đạt được của dự án trước khi dự án kết thúc. Nó nên được mơ tả bằng một câu hồn chỉnh, một lợi ích cụ thể hoặc tác động đến nhóm mục tiêu
Ví dụ: “Đến năm 2020 thu từ trồng trọt tại xã A tăng lên 15% so với năm 2018”
- Các kết quả
Các kết quả là mục tiêu trung gian cần đạt được để đạt được mục tiêu cụ thể. Các kết quả đầu ra chỉ ra bằng cách nào dự án cố gắng đạt được mục tiêu cụ thể. Nó là các kết quả của các hoạt động dự án được thực hiện với nguồn lực cho phép của dự án.
Các kết quả/đầu ra là những nội dung dưới mục tiêu cụ thể trên cây mục tiêu. Các kết quả đầu ra nên được mô tả bằng một câu đầy đủ để xác định cái gì tạo nên chúng. Những người lập kế hoạch dự án nên cẩn thận để không viết lại mục tiêu cụ thể ở phần các kết quả đầu ra. Kiểm tra lại nguồn lực, lượng thời gian, năng lực thực thi từ đó xác định kết quả cho phù hợp. Nếu các kết quả đầu ra có quan hệ theo thứ tự thì hãy sắp xếp và đánh số chúng theo thứ tự.
Hướng dẫn thiết kế kết quả
- Mô tả đầu ra theo mức độ chi tiết và cụ thể (số lượng, chất lượng, địa điểm, thời gian) phù hợp với quyết định của dự án
- Kiểm tra xem các kết quả có thể được tạo ra trong khn khổ của dự án - Kiểm tra tính khả thi về mặt nguồn lực thời gian và năng lực để tạo ra
kết quả.
- Đánh số các kết quả. Ví dụ về các kết quả đầu ra
- Mục tiêu cụ thể: (2.) “Đến năm 2020 thu từ trồng trọt tại xã A tăng lên 15% so với năm 2018”.
Để đạt được mục tiêu này phải có các kết quả: - 80% ruộng canh tác 3 vụ
- Tăng năng suất cây trồng
- Các hoạt động
Các hoạt động là hành động cụ thể nhằm đạt được các kết quả đầu ra thông qua sử dụng hiệu quả các nguồn lực đầu vào. Nếu dự án có nhiều hoạt động, chỉ viết những hoạt động chính tương ứng để đạt được kết quả đầu ra.
Các hoạt động nên bao gồm: quản lý dự án, giám sát và thu thập thông tin. Các hoạt động nên phù hợp với kết quả đầu ra và được đánh số tuần tự tương ứng.
Các hoạt động được lấy từ nội dung phía dưới các sản phẩm đầu ra trên cây mục tiêu. Các sản phẩm đầu ra khơng mơ tả tình hình mà đó là các hoạt động cụ thể. Xác định các hoạt động bằng cách trả lời câu hỏi kết quả của dự án sẽ tạo ra bằng cách nào? Kiểm tra tất cả các hoạt động mang tính khả thi về mặt nhân lực, thời gian và năng lực đảm bảo rằng các hoạt động khơng có những hậu quả xấu khơng mong muốn. Do đó, các hoạt động nên được mơ tả cụ thể một hoạt động như “ Làm …”, “Xây dựng một cơ sở cho …”. Nếu cần thì chỉ rõ ai sẽ thực hiện hoạt động đó.
Hướng dẫn thiết kế các hoạt động
- Chọn mức độ cụ thể và chi tiết cho phù hợp với quyết định đã đưa ra về kết quả.
- Kiểm tra xem các hoạt động có đóng góp vào việc tạo ra kết quả dự kiến hay không.
- Kiểm tra xem các hoạt động có hiện thực khơng trong phạm vi nguồn lực, thời gian và năng lực có sẵn.
- Kiểm tra xem liệu có hậu quả tiêu cực hay khơng.
- Đánh số các hoạt động cho phù hợp với số của kết quả đầu ra. Ví dụ để đạt được kết quả:
(2.1.) Có 80% ruộng canh tác 3 vụ (Diện tích đất trồng trọt được tưới tiêu chủ động) thì cần có các hoạt động sau:
- Sửa chữa trạm bơm.
- Sửa chữa và xây mới hệ thống mương máng. - Lựa chọn các giống cây trồng phù hợp…
- Các giả định
Giả định quan trọng là các điều kiện phải tồn tại để dự án/kế hoạch thành công tuy nhiên các điều kiện này ngồi tầm kiểm sốt và khơng chắc chắn về khả năng thực hiện.
Đây là các điều kiện cần thiết để đạt được mục tiêu trong cột phía trên (trong khung logic) sau khi thực hiện các hoạt động hoặc đạt được các mục tiêu cụ thể cho mỗi thành phần ở cột mô tả dự án từ Các hoạt động cho đến Mục tiêu chung.
Các giả định quan trọng là các nhân tố tiêu cực và tích cực ảnh hưởng đến hiệu suất các hoạt động và khả năng đạt được các mục tiêu. Do đó, chúng cần được phải được giám sát trong suốt thời gian thực hiện dự án được duyệt.
Ví dụ: - Trung tâm khuyến nông tỉnh cam kết hướng dẫn kỹ thuật - Tỉnh cam kết hỗ trợ tiền mua giống.
Mơ hình dưới đây mơ tả quá trình đạt được mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể, các kết quả đầu ra thơng qua các hoạt động, ví dụ xem xét những điều kiện được yêu cầu phải đạt được của các hoạt động đầu ra sau khi tất cả các hoạt động hoàn thành. Sử dụng cấu trúc NẾU … VÀ … THÌ để xem xét q trình đạt được hay không.
Xác định các chỉ số
Chỉ số kiểm định khách quan (sau đây gọi là chỉ số) chỉ mức độ đạt được mục tiêu của các hoạt động, mục tiêu cụ thể và mục tiêu chung và là cơ sở cho việc giám sát và đánh giá dự án. Các chỉ số chỉ giá trị định lượng hoặc mức độ của mục tiêu cần đạt được. Các chỉ số xác minh khách quan hơn vì chúng làm rõ mục tiêu cần đạt được. Chỉ số bao gồm các yếu tố như kiểu dữ liệu, số lượng và chất lượng số liệu thu thập, khoảng thời gian và địa điểm thực hiện. Chỉ số nên là con số bởi nó giúp làm rõ tiêu chuẩn cần đạt được.
Chỉ số khách quan thường dược sử dụng trong giám sát tình trạng dự án ở dự án đang thực hiện và hiệu quả của dự án sau khi kết thúc dự án. Nếu cần các chỉ số cũng có thể thay đổi theo tiến trình dự án. Kể từ khi có sự kết nối giữa các chỉ số với từng bậc ở phần mô tả dự án, hãy kiểm tra từng cấp mơ tả dự án và tính tương thích của chỉ số trước khi cần thiết phải sửa đổi. Vì các hoạt động, mục tiêu cụ thể, mục tiêu chung đều có mối quan hệ “giải pháp-kết quả” nên cần phải có chung chỉ số ở các bậc khác nhau trong cột các chỉ số khách quan. Cuối cùng, nên thu thập cơ sở dữ liệu để so sánh giữa cơ sở dữ liệu trước đó với kết quả của q trình thực hiện dự án và sau khi hồn thành dự án.
Phân loại chỉ số
- Chỉ số định lượng: Trả lời câu hỏi “bao nhiêu” và được viết dưới dạng con số.
- Chỉ số định tính: Là tính chất của một sự kiện hay quá trình, trở lời câu hỏi “thế nào?” và khơng viết dưới dạng con số. Ví dụ: Phân bón có chất lượng
tương đương với phân bón của nhà máy X.
Một chỉ số tốt là chỉ số đạt các điều kiện sau: Cụ thể; Kiểm tra được: có thể kiểm tra độ tin cậy của số liệu; Dễ theo dõi và dễ thu thập thơng tin; Ít tốn kém; Chính xác: chỉ số đo đúng được điều cần giám sát, đánh giá.
- Nguồn kiểm định
Dùng để chỉ nguồn số liệu cho các chỉ số khách quan. Cho biết nguồn thu thập thông tin, tổ chức cung cấp thông tin, tài liệu và phương pháp thu thập thơng tin. Ví dụ: các báo cáo, số liệu thống kê hoặc từ các cuộc phỏng vấn bên liên quan...
- Xác định nguồn đầu vào và chi phí
Đầu vào là những nguồn lực cần và đủ để tiến hành các hoạt động, đầu vào bao gồm con người, trang thiết bị và vốn cần thiết cho các hoạt động được trong khung logic. Mô tả tất cả các đầu vào cho từng hoạt động sẽ cho kết quả thống kê về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và vốn cho các hoạt động của dự án. Đầu vào được phân loại bởi nhà tài trợ và người nhận tài trợ. Ví dụ, danh mục đầu vào có thể bao gồm các loại và số lượng chuyên gia được yêu cầu cho dự án, thời gian làm việc, chi phí cho vật liệu và trang thiết bị.
Xác định đầu vào cho từng hoạt động như sau: Cần phải có những nguồn lực gì để dự án hoạt động? Chọn các nguồn nhân lực, vật lực, tài lực với mức độ chi tiết và tính tốn cụ thể; Kiểm tra nhằm đảm bảo tất cả các đầu vào đều liên quan tới các hoạt động đề xuất; Căn cứ vào định mức kỹ thuật – kinh tế, đơn giá đã được phê duyệt và khả năng đóng góp của dân để tính tốn đầu vào cho từng hoạt động.
Ví dụ Để thực hiện được hoạt động “2.1.1. Sửa chữa trạm bơm” thì cần có các đầu vào sau:
Nhân lực: Bao nhiêu công?
Vật lực: Bao nhiêu nguyên, vật liệu?…
Kinh phí: Nhà nước hỗ trợ bao nhiêu? Dân đóng góp bao nhiêu? (Những đầu vào có liên quan khác)
- Điều kiện tiên quyết (điều kiện đầu vào)
Là những yêu cầu cần phải hoàn thành trước khi dự án bắt đầu. Để chắc chắn rằng có thể bắt đầu dự án một cách đơn giản như cung cấp đầu vào. Các điều kiện như “Máy phát điện cho dự án được cung cấp”.
+ Xây dựng kế hoạch hoạt động
Sử dụng sơ đồ Gantt để xây dựng kế hoạch hoạt động. Sơ đồ Gantt được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L. Gantt, một trong những nhà tiên phong về lĩnh vực quản lý khoa học. Đây là một trong những công cụ được sử dụng phổ biến trong quản lý tiến độ thực hiện kế hoạch, dự án. Nó biểu diễn thời gian thực hiện các hoạt động trong dự án, giúp quản lý kế hoạch, dự án.