CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI
3.3. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp và sơ cấp về tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ phần giả
phát triển hơn 8 năm, cơng ty đã có chỗ đứng nhất định trong các dịch vụ tuyển dụng và đào tạo, phạm vị hoạt động rộng lớn và doanh thu ổn định hàng năm. Hình ảnh và uy tín của cơng ty đã được thể hiện qua các dự án tuyển dụng thành công cho các doanh nghiệp lớn như: Samsung, Redsun, Vinagroup…Chính vì điều này cơng ty đã tạo được chỗ đứng trên thị trường và được đánh giá là một trong những cơng ty có uy tín trong lĩnh vực tuyển dụng – đào tạo. Ngồi ra, Cơng ty cổ phần giải pháp nhân sự Việt Nam cịn là một cơng ty có mơi trường làm việc chun nghiệp, năng động và luôn tạo cơ hội cho nhân viên phát triển. Hình ảnh và uy tín đó đã giúp thu hút được nhiều ứng viên tham gia.
3.3. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp và sơ cấp về tuyển dụng nhân lực tạiCông ty cổ phần giải pháp nhân sự Việt Nam. Công ty cổ phần giải pháp nhân sự Việt Nam.
3.3.1 Thực trạng xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực
* Xác định nhu cầu tuyển dụng: do phịng HCNS cơng ty thực hiện trên cơ sở dữ liệu do các phòng ban đưa lên. Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh và định biên lao động và biến động lao động, công ty Cổ phần giải pháp nhân sự Việt Nam xác định nhu cầu TDNL theo quy trình như sau:
Sơ đồ 3.2 : Quy trình xác định nhu cầu tuyển dụng
Nguồn: Phịng HCNS
Phương pháp xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty thường theo phương pháp phân tích xu hướng và phương pháp tỷ suất nhân quả. Công ty thường dựa vào kế hoạch
Trưởng các đơn vị xác đinh nhu cầu tuyển dụng của đơn vị mình
Phịng HCNS xem xét nhu cầu và trình lên Giám đốc
SXKD của cơng ty trong kỳ kế hoạch so với thời kỳ hiện tại, ước tính nhu cầu nhân lực cần thiết là bao nhiêu để hồn thành kế hoạch, từ đó xác định nhu cầu tuyển dụng. Ngồi ra, cơng ty còn kết hợp định biên lao động, với mỗi người sẽ thực hiện một khối lượng công việc nhất định trong một thời gian nhất định, từ đó tính tốn xác định nhu cầu tuyển dụng.
* Tiêu chuẩn tuyển dụng
Dựa trên kết quả của phân tích cơng việc từ bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn từng cơng việc cụ thể của từng vị trí, nhân viên tuyển dụng sẽ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn tuyển dụng cho từng vị trí. Có thang điểm từ 1,2,3,4,5 cơng khai cho mỗi tiêu chí tuyển dụng.
- Ngoại ngữ, năng lực, kiến thức chun mơn. - Ngoại hình, tình trạng hơn nhân.
- Thái độ, tinh thần hợp tác. - Kỹ năng cá nhân khác.
Bảng 3.4 : Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên của Cơng ty HRchannels
STT Vị trí u cầu
Ngoại ngữ Trình độ Vi tính Yêu cầu khác
1. Nhân viên kế
toán Toeic 500 Đại học Thành thạophần mềm kế
toán Ecount, excel, word Nhanh nhẹn, trung thực 2. Nhân viên SEO- Marketing Toeic 600 Đại học Sử dụng thành thạo công cụ SEO adword Hiểu biết về mạng máy tính 3. Nhân viên hành chính Toeic 550 Đại học Sử dụng thành thạo word, excel Ngoại hình khá, độc thân Nguồn: Phịng HCNS
3.3.2 Thực trạng xác định nguồn tuyển mộ và thông báo tuyển dụng
* Nguồn tuyển mộ
Theo tìm hiểu và xử lý dữ liệu thứ cấp tại công ty cổ phần giải pháp nhân Việt Nam. Hiện nay công ty tuyển dụng từ hai nguồn: nguồn bên trong tổ chức và nguồn bên ngoài tổ chức.
Nguồn bên trong: Là những người đang làm việc tại công ty. Cơng ty sử dụng nguồn này rất ít và chủ yếu để sử dụng tuyển những vị trí quan trọng trong cơng ty như
trưởng phịng, phó phịng của các phịng ban trong công ty, hoặc các chức vị giám đốc bị thiếu.
Nguồn bên ngồi là nguồn tuyển mộ chủ yếu của cơng ty. Trong đó những ứng viên từ sự giới thiệu của nhân viên và ứng viên tự nộp đơn.
Bảng 3.5: Số lượng nhân viên được tuyển dụng năm 2012-2014
Năm Số lượng tuyển (người) Chênh lệch
năm 2013/2012 Chênh lệch năm 2014/2013 Nguồn bên
trong Nguồn bênngoài
2012 3 16
0 2
2013 2 16
2014 2 14
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
* Thông báo tuyển dụng
Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã được giám đốc duyệt, Phịng tổ chức HCNS tiến hành thơng báo tuyển dụng đến các ứng viên. Tùy thuộc vào thời gian và vị trí cần tuyển dụng mà phịng HCNS sẽ có hình thức tuyển dụng tương ứng.
- Hình thức tuyển dụng chủ yếu mà công ty áp dụng là đăng tuyển online trên trang web của công ty: hrchannels.com hoặc thông qua các mạng tuyển dụng lớn như: vieclam24h.com, vietnamwork.com hoặc qua sự giới thiệu của nhân viên trong công ty.
- Tuyển dụng thơng qua hội chợ việc làm: khi có nhu cầu tuyển dụng nhân lực với số lượng lớn công ty sẽ tham gia hội chợ việc làm do đoàn thanh niên tổ chức để thu hút các sinh viên trong trường đại học vào làm việc.
- Tuyển dụng nhân lực thông qua dán thơng báo trước cổng cơng ty: hình thức này chủ yếu được áp dụng cho các lao động trình độ thấp, khơng địi hỏi tay nghề cao.
Bảng 3.6: Phương tiện truyền thông tuyển mộ Công ty
STT Phương tiện truyền thông
Số người biết thông tin tuyển dụng
Tỷ lệ (%)
1 Báo giấy 8 15.3
2 Website việc làm 14 26.9
3 Facebook 9 17.4
4 Tờ rơi dán trên bảng tin 4 7.7
5 Website công ty 10 19.2
6 Người thân, bạn bè 7 13.5
Tổng 52 100
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm
3.3.3 Thực trạng thu nhận và xử lý hồ sơ ứng viên
* Thu nhận hồ sơ
Việc thu nhận hồ sơ được tiến hành dưới 2 hình thức: - Nộp hồ sơ trực tiếp tại công ty, bao gồm các giấy tờ: + Đơn xin việc
+ Sơ yếu lí lịch có xác nhận của địa phương + Chứng minh thư nhân dân(công chứng) + Giấy chứng nhận sức khỏe
+ Các giấy tờ, bằng cấp có liên quan
- Nộp hồ sơ thơng qua hịm thư điện tử của công ty: tuyendung.hrchannels@gmail.com
Công ty đã áp dụng linh hoạt đồng thời cả 2 hình thức trên, giúp các ứng viên ở xa có thể dễ dàng tiếp cận với cơng ty. Phần lớn các ứng viên đều hài lòng với cách thu nhận hồ sơ của cơng ty vì đảm bảo được tính gọn nhẹ, linh hoạt. Khi lượng ứng viên gửi hồ sơ về lớn thì thu nhận hồ sơ trực tuyến sẽ giúp quản lý có hệ thống và đơn giản và tiết kiệm hơn việc thu nhận hồ sơ trực tiếp.
Bảng 3.7: Tổng hợp hồ sơ đăng ký dự tuyển
STT Vị trí cần tuyển dụng Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
1. Nhân viên hành chính 6 0 5
2. Nhân viên nhân sự 8 4 6
3. Nhân viên kế toán 4 7 0
4. Nhân viên kinh doanh 12 5 9
5. Cộng tác viên 5 6 8
6. Thực tập sinh 5 5 3
7. Nhân viên tuyển dụng 3 7 4
8. Nhân viên đào tạo và phát triển
5 6 7
9. Nhân viên SEO- Marketing 7 8 10
Tổng 55 48 52
Nguồn: Phòng HCNS
* Xử lý hồ sơ
Xử lý hồ sơ cách nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc, so sánh với bản tiêu chuẩn công việc cần tuyển dụng để đảm bảo ứng viên phù hợp với yêu cầu. Kết quả của nghiên cứu hồ sơ ứng viên là báo cáo kết quả nghiên cứu ứng viên trong đó có những ghi chú tóm tắt về ứng viên và những điều cần lưu ý làm cơ sở cho quá trình tuyển chọn. Sau đó, chu viên tuyển dụng lên danh sách ứng viên tham gia vòng phỏng vấn. Tiến hành lên lịch và tạo cuộc hẹn phỏng vấn với các ứng viên.
3.3.4. Thực trạng thi tuyển và phỏng vấn tại công ty
* Thi tuyển
Cơng ty hiện nay áp dụng hai hình thức thi tuyển đó là: thi trắc nghiệm và thi tự luận - Thi trắc nghiệm: áp dụng cho vòng thi đầu tiên bao gồm các câu hỏi trắc nghiệm về: tiếng anh, toán, tư duy, suy luận logic… Thời gian cho các câu hỏi thi trắc nghiệm thường là 15- 20 phút. Thi trắc nghiệm giúp loại bỏ bớt những ứng viên không đạt yêu cầu và lựa chọn ra những ứng viên để đi tiếp vào vòng thi tự luận.
- Thi tự luận: chỉ tiến hành đối với các thí sinh đã qua vịng thi trắc nghiệm. Phần thi tự luận gồm 1- 2 câu hỏi tự luận ngắn, trình bày quan điểm của ứng viên về một tình huống hay nhận định cho sẵn.
Địa điểm tổ chức thi tuyển: tại phịng họp của cơng ty
Bộ phận phụ trách thi tuyển và chấm thi: cán bộ tuyển dụng thuộc phịng HCNS của cơng ty.
Thi tuyển có thể được để phân loại ứng viên, loại bỏ thêm những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra. Tuy nhiên, cán bộ tuyển dụng là người đánh giá bài thi theo đáp án có sẵn với thời gian đánh giá bài ngắn, sẽ dẫn đến trường hợp loại những ứng viên có tiềm năng vượt trội trong các lĩnh vực khác, ứng viên có chun mơn sâu nhưng có kiến thức về xã hội, về cơng ty bị hạn chế. Nội dung của bài thi mới chỉ tập trung kiểm tra vào những chuyên môn, kiến thức cơ bản, cần thiết cho vị trí cơng việc tuyển dụng và sự hiểu biết của ứng viên về công ty. Chưa đề cập đến các câu hỏi kiểm tra các chỉ số IQ, trắc nghiệm cá tính, sở thích, trắc nghiệm tính trung thực.
* Phỏng vấn
Cơng ty thường tiến hành phỏng vấn hội đồng nhằm mục đích xác thực lại các thơng tin ứng viên đã cung cấp và tìm hiểu thêm về kiến thức, cách xử lý tình huống, tính cách, khả năng giao tiếp, hịa đồng, thích nghi… Cơng ty sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp sẽ kiểm tra được trực diện ứng viên và khẳng định rõ ràng hơn chuyên môn, khả năng ứng xử, giao tiếp của ứng viên. Ngoài ra với phỏng vấn trực tiếp cịn cho ứng viên thấy hình ảnh chuyên nghiệp và năng lực của cán bộ tuyển dụng của cơng ty nói riêng và đội ngũ nhân lực của cơng ty nói chung. Tuy nhiên cơng ty áp dụng hình thức phỏng vấn khơng theo mẫu dẫn đến hạn chế có hiện tượng bỏ sót thơng tin về ứng viên, những câu hỏi đưa ra mang tính chủ quan của người phỏng vấn, khơng thống nhất giữa các ứng viên.
Phỏng vấn chuyên sâu chủ yếu công ty sử dụng để tuyển những ứng viên quan trọng, những ứng viên này cũng khá nhạy bén với thông tin tuyển dụng nên khối lượng ứng viên cho những vị trí này tương đối nhiều. Vì vậy cơng ty có nhiều lựa chọn để chọn được ứng viên phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng của cơng ty.
Về chất lượng tuyển dụng, tỷ lệ ứng viên hầu như đáp ứng được yêu cầu theo thông báo tuyển dụng. Chất lượng tuyển dụng của cơng ty với nhân viên văn phịng tương đối cao, tuy cịn có nhân viên chưa đáp ứng được u cầu cơng việc, cơng ty phải mất chi phí để đào tạo các nhân viên này, tuy nhiên lượng không đáp ứng này khơng đáng kể và có giảm qua các năm, điều này cho thấy chất lượng tuyển dụng của công ty đang ngày càng được nâng cao.
Bảng 3.8: Tổng hợp ứng viên tham gia phỏng vấn
STT Vị trí cần tuyển
dụng Năm 2012Nộp hồ Năm 2013 Năm 2014
sơ Thực tếphỏng vấn Nộp hồ sơ Thực tếphỏng vấn Nộp hồ sơ Thực tếphỏng vấn 1. Nhân viên hành chính 6 4 0 0 5 3
2. Nhân viên nhân sự 8 5 4 3 6 4
3. Nhân viên kế toán 4 4 7 4 0 0
4. Nhân viên kinh doanh
12 6 5 3 9 7
5. Cộng tác viên 5 3 6 5 8 5
6. Thực tập sinh 5 3 5 3 3 3
7. Nhân viên tuyển dụng
3 3 7 5 4 3
8. Nhân viên đào tạo và phát triển
5 4 6 4 7 4
9. Nhân viên SEO- Marketing
7 5 8 3 10 6
Tổng 55 37 48 30 52 35
Nguồn: Phòng HCNS 3.3.5. Thực trạng đánh giá ứng viên và tiến hành cho ứng viên thử việc
Sau khi tiến hành phỏng vấn hội đồng tuyển dụng sẽ tổng hợp kết quả và đánh giá ứng viên, xếp theo thứ tự ưu tiên những ứng viên có điểm số cao hơn. So sánh ASK của ứng viên với tiêu chuẩn tuyển dụng. Lập danh sách ứng viên trúng tuyển đã có xét duyệt của trưởng phòng HCNS. Với lao động đơn giản, sau khi tuyển qua hồ sơ, trưởng các đơn vị sẽ thơng báo qua email cho phịng HCNS những trường hợp trúng tuyển để ký kết hợp đồng lao động thử việc bằng thư mời nhận việc.
Công ty sẽ cho nhân viên mới thử việc 2 tháng và được hưởng 85% lương khi thỏa thuận lúc phỏng vấn. Trong quá trình thử việc, ứng viên được làm các công việc như một nhân viên chính thức, đồng thời sẽ được hướng dẫn thêm các kỹ năng và cách thức làm việc.
Tiêu chuẩn đánh giá ứng viên: * Tiêu chuẩn định tính:
- Chất lượng cơng việc
- Kiến thức
- Khả năng giao tiếp - Ý thức tập thể - Tính tự giác
- Tính chủ động, sáng tạo trong cơng việc * Tiêu chuẩn định lượng
Công ty đánh giá ứng viên theo các tiêu chí đã được quy định trong biểu mẫu.
Bảng 3.9 : Mẫu đánh giá ứng viên
STT Tiêu thức đánh giá
Thang điểm đánh giá Giỏi (4) Khá (3) Trung bình (2) Kém (1) 1 Trình độ học vấn
2 Kinh nghiệm nghề nghiệp
3 Kỹ năng ứng xử
4 Động cơ thúc đẩy
5 Nhận thức khác
Nguồn: Phịng HCNS
3.3.6 Tiếp nhận chính thức và hội nhập nhân lực mới
Những nhân viên mới trải qua 2 tháng thử việc tại công ty và đã đạt yêu cầu sẽ được tiếp nhận chính thức và trở thành thành viên trong công ty, được hưởng đầy đủ các chế độ, chính sách của cơng ty.
Cơng ty đánh giá ứng viên thông qua trực giác của người quản lý, chưa có bảng mẫu và các tiêu chí đánh giá cụ thể. Từ phương pháp đánh giá nên công ty cũng ra quyết định tuyển dụng dựa theo phương pháp ra quyết định đơn giản, dựa theo việc thu thập, xem xét lại các thơng tin ứng viên. Sau đó dựa trên hiểu biết về công việc cần tuyển và những phẩm chất, ký năng các nhân viên thực hiện công việc tốt, kết hợp với kết quả quá trình theo dõi nhân viên học nghề hoặc thử việc để ra quyết định. Cơng ty khơng xác định từng tiêu chí phù hợp cho điểm, khi ra quyết định tuyển dụng bị ảnh hưởng rất nhiều bởi các yếu tố chủ quan của người ra quyết định. Phương pháp công ty áp dụng khá đơn giản, tiết kiệm chi phí tuy nhiên độ chính xác chưa cao. Cơng ty nên có các tiêu chí, tiêu chuẩn rõ ràng với các vị trí ứng tuyển quan trọng, khơng nên áp dụng phương pháp này với tất cả các vị trí tuyển dụng, với nhân viên khối văn phịng nên ra quyết định theo kiểu cho điểm với các tiêu chí rõ ràng.
Hội nhập nhân lực mới tại cơng ty được tiến hành theo các hình thức tham gia buổi giới thiệu về cơng ty như: giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển, mục tiêu, sứ mệnh… ngồi ra cịn được phát tài liệu về cơng ty.
Quá trình hội nhập mơi trường làm việc diễn ra nhanh chóng và đơn giản, nhân viên mới được trưởng phòng giới thiệu với đồng nghiệp trong ngày đầu tiên, giới thiệu vị trí làm việc và hướng dẫn sơ qua về nội quy của cơng ty. Chỉ khi, cơng ty có các hoạt động ngoại khóa về như kỷ niệm ngày thành lập cơng ty, các hoạt động thể thao, thi đua, nhân viên mới có cơ hội tiếp cận, làm quen với các đồng nghiệp, văn hóa, truyền thống của cơng ty.
Bảng 3.10: Bảng tổng hợp ứng viên thử việc và ứng viên được ký hợp đồng
ST
T Vị trí cần tuyểndụng ỨngNăm 2012 Năm 2013 Năm 2014