CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.3. Thực trạng phỏng vấn tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần đầu tư PSP
3.3.3. Giai đoạn trước phỏng vấn tuyển dụng tại công ty
3.3.3.1. Nghiên cứu lại mô tả công việc và hồ sơ ứng viên:
Đối với từng vị trí cần tuyển dụng việc đọc lại mô tả công việc là việc làm thường xuyên của các cán bộ tuyển dụng của phịng hành chính nhân sự. Tuy nhiên, cán bộ tuyển dụng chưa đi sâu nghiên cứu, sửa chữa lại bảng mô tả công việc sao cho phù hợp và hiệu quả cho các vị trí cần thay đổi.
Ví dụ đối với vị trí: Nhân viên chứng khốn. Mơ tả cơng việc:
- Tìm kiếm thơng tin tiếp cận các khách hàng tiền năng
- Tư vấn, giải thích cho khách hàng về dịch vụ chứng khốn của cơng ty đang cung cấp.
- Tham gia vào các dự án kinh doanh hoặc phát triển khách hàng chung của phịng và cơng ty.
- Cập nhật thông tin về thị trường và đối thủ cạnh tranh. Yêu cầu công việc:
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế - Kỹ năng giao tiếp thuyết phục đàm phán - Cần cù, chịu khó, khơng ngại ra thị trường - Đam mê kinh doanh và kiếm tiền
- Nhanh nhẹn nhạy bén, giải quyết các tình huống. - Ngoại hình dễ nhìn, khơng nói lắp, nói ngọng. - Chấp nhận cơng việc áp lực cao.
Trong bản mô tả công việc chưa đưa ra được đầy đủ những mục mà ứng viên quan tâm như: Người quản lý trực tiếp, quy trình cơng việc liên quan, quan hệ cơng việc, loại hợp đồng lao động, điều kiện làm việc… Bản mô tả công việc càng chi tiết thì các giúp nhà tuyển dụng cũng như ứng viên đánh giá được độ phù hợp của công việc và khả năng, kinh nghiệm… của mình.
Theo như kết quả phiếu điều tra dành cho cán bộ phịng hành chính nhân sự đánh giá việc nghiên cứu hồ ứng viên rất tốt và hiệu quả là 62,5 % điều đó cho thấy việc sơ tuyển hồ sơ thường được tiến hành khá tốt, công việc được thực hiện liên tục trong quá trình thu nhận hồ sơ. Cán bộ tuyển dụng tiến hành nghiên cứu, kiểm tra tính xác thực của lý lịch, đơn xin việc bằng cấp và so sánh với yêu cầu cơ bản. Sau quá trình xử lý hồ sơ, cán bộ tuyển dụng sẽ loại bỏ được một loạt các hồ sơ khơng thích hợp, đồng thời lập báo cáo tổng hợp ghi lại những thông tin chủ yếu và những lưu ý về những hồ sơ đạt yêu cầu. Cán bộ tuyển dụng lập danh sách ứng viên thi tuyển hay tham gia vào vòng phỏng vấn, nội dung thi tuyển, thời gian địa điểm, hội đồng phỏng vấn trình Trưởng phịng Nhân sự ký duyệt. Sau đó thơng báo cho các thành viên hội đồng tuyển dụng và các ứng viên về thời gian địa điểm thi tuyển.
Có thể thấy, cơng tác xử lý hồ sơ của công ty được thực hiện khá bài bản và nhanh chóng. Các yêu cầu được cụ thể hóa thành quy định rõ ràng giúp cán bộ tuyển dụng dễ dàng trong việc sàng lọc hồ sơ, loại bỏ những ứng viên khơng đạt u cầu sau q trình tuyển dụng. Tuy nhiên quy định chỉ nhận hồ sơ bản giấy là hạn chế của quá trình thu nhận hồ sơ.
3.3.3.2. Xây dựng kế hoạch phỏng vấn tuyển dụng:
Theo quan sát cá nhân và theo kết quả phiếu điều tra, công tác lên kế hoạch cho phỏng vấn nhân lực trong tuyển dụng là không được thực hiện, 75% nhân viên trong phịng hành chính nhân sự cho rằng khơng có kế hoạch phỏng vấn tuyển dụng chỉ theo quy trình phỏng vấn chung. Việc xác định mục tiêu phỏng vấn, quy trình phỏng vấn nhân lực đã bị lược bỏ một số bước như: xác định mục tiêu phỏng vấn nhân lực ,xác định cấp độ phỏng vấn, hình thức phỏng vấn, thể thức phỏng vấn. Chính vì vậy nên giai đoạn chuẩn bị trước khi phỏng vấn đã được rút gọn. Theo quan điểm của trưởng phịng nhân sự thì chỉ cần chú trọng tới việc đọc và nghiên cứu kĩ mô tả công việc và hồ sơ ứng viên, rồi dựa vào đó đưa ra các cấp độ,hình thức, thể thức phỏng vấn cho phù hợp, khơng cần biết họ ứng tuyển vào vị trí nào trong cơng ty. Có lẽ vì thế mà tuy từng vị trí chức danh, cơng ty có thể tuyển được người phù hợp, còn một số chức danh cách thức này khơng phù hợp thì doanh nghiệp cứ phải tuyển liên tục mà vẫn chưa tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí đó.
Địa điểm phỏng vấn ln ln tại trụ sở của công ty Cổ phần Đầu tư PSP Việt Nam, thời gian phỏng vấn thì chủ yếu cố định vào chiều thứ 3, nếu có vị trí nào cần gấp q thì có thể chuyển lịch phù hợp. Do đặc thù ngành nghề hoạt động nên những ứng viên ứng tuyển họ cũng ý thức được rằng, đây là cơng ty cần trình độ cao, và có nhiều năm kinh nghiệm đối với hầu hết tất cả các vị trí. Nên cơng tác chuẩn bị cho giai đoạn trước phỏng vấn cũng khơng mất q nhiều thời gian vì lượng CV ứng tuyển vào cơng ty tương đối chất lượng và số lượng không quá lớn.
Đối với các vị trí cấp cao, nếu chỉ phỏng vấn tại trụ sở cơng ty thì nhận định của nhà tuyển dụng về ứng viên chưa thế thực sự chính xác được. Cần có những thay đổi hợp lý cho việc lựa chọn địa điểm phỏng vấn vì ở mỗi một mơi trường khác nhau thì ứng viên sẽ thể hiện khác nhau. Dựa vào đó nhà tuyển dụng mới có một các nhìn khách quan nhất, chính xác nhất về ứng viên của mình.
3.3.3.3. Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn:
Bộ câu hỏi phỏng vấn chung cho tồn bộ các vị trí là khơng có, chủ yếu do người phỏng vấn hỏi theo kinh nghiệm và linh cảm. Theo đánh giá của cán bộ trong phịng nhân sự cũng như nhân viên trong cơng ty đã trải qua các cuộc phỏng vấn trong mẫu phiếu điều tra thì câu hỏi đặt ra khá là hiệu quả và đi sát trọng tâm.
Thơng thường trong mỗi cuộc phỏng vấn thì hội đồng tuyển dụng thường sử dụng một số câu hỏi sau:
- Trong số các cơng việc đã làm, cơng việc thích nhất, có khả năng làm tốt nhất? - Nếu được tuyển chọn thì mục tiêu phấn đấu là gì?
- Động lực thúc đẩy làm việc là gì?
- Đã làm ở công ty nào cùng ngành chưa?
- Yếu tố nào trong cơng việc làm bạn thích nhất? - Khi làm việc độc lập gặp những khó khăn gì? - Chọn và mơ tả cho mình vị trí thích hợp?
- Điểm mạnh nào giúp bạn thành công trong công việc? - Đặc tính quan trọng thừa hưởng từ cha mẹ?
3.3.3.4. Chuẩn bị mẫu phiếu đánh giá phỏng vấn:
Phịng hành chính nhân sự có xây dựng mẫu phiếu đánh giá phỏng vấn (Phụ lục 02) chung cho tồn bộ các vị trí. Trong mẫu phiếu đánh giá có: thơng tin về ứng
viên, tên người đánh giá, các tiêu chí đánh giá, hướng dẫn cách đánh giá, nhận xét của người đánh giá…
3.3.3.5. Xác định hội đồng phỏng vấn và phân vai trong hội đồng phỏng vấn:
Hội đồng phỏng vấn tuyển dụng được thành lập với sự phỏng vấn chủ yếu của trưởng phòng nhân sự, trưởng bộ phận yêu cầu và nhân viên quản lý nhân sự. Trưởng phòng nhân sự phỏng vấn ứng viên về các vấn đề liên quan đến kĩ năng, thỏa thuận về lương thưởng và các chế độ.. Trưởng bộ phận yêu cầu phỏng vấn để kiểm tra xác nhận về chuyên môn, kinh nghiệp và mức độ nhanh nhạy của ứng viên. Và nhân viên quản lý nhân sự là thư ký tổng hợp phiếu kết quả phỏng vấn.