Đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch bán hàng của

6) Kết cấu đề tài

2.2) Đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch bán hàng của

của Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin, Viễn thơng và Tự động hóa Dầu khí

2.2.1) Ảnh hưởng từ phía các nhân tố mơi trường bên ngồi

2.2.1.1) Ảnh hưởng từ các yếu tố môi trường vĩ mô

Yếu tố kinh tế:

Năm 2015, tăng trưởng kinh tế Việt Nam lên mức cao nhất trong 5 năm khi đạt 6,68% và đưa nền kinh tế phục hồi sau khủng hoảng kinh tế năm 2012. Hơn nữa chỉ số lạm phát đã có sự suy giảm sâu trong những năm gần đây: cụ thể 7.5% (2012), 6.04% (2013), 1.84% (2014), 1.4% (2015). Việc lạm phát được kìm hãm sâu và ổn định đã giúp cơng ty thực hiện các chiến lược giúp giảm chi phí và giá thành của sản phẩm để tăng khả năng cạnh tranh của các sản phẩm trên thị trường. Nền kinh tế ổn định là điều kiện thuận lợi để xây dựng kế hoạch bán hàng của công ty, phát triển các khu vực thị trường Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bắc Ninh.

 Yếu tố chính trị - pháp luật:

Khi nền kinh tế ổn định về chính trị, luật và chính sách của Nhà nước đờng bộ điều này tạo điều kiện cho công tác dự báo bán hàng của Công ty dễ dàng hơn, hạn chế những tình huống ngồi dự kiến và bất ngờ xảy ra và ngược lại. Ngoài ra, nếu luật pháp nước ta không chặt chẽ sẽ tạo ra khe hở cho các Công ty lách luật. Đặc biệt khi Việt Nam gia nhập WTO và hiệp định TPP được kí kết năm 2016 với sự xuất hiện của nhiều cơng ty cạnh tranh nước ngồi thì những chính sách và quy định đối với lĩnh vực công nghệ thông tin càng phải rõ ràng. Các quy định về giá các sản phẩm trên thị trường nhằm bình ổn giá hàng hóa của chính phủ, cũng như các biện pháp thúc đẩy hoạt đông của các DN trong nước sẽ tác động đến công tác xây dựng kế hoạch bán

hàng của Công ty.

Những biến động trên đã khiến cho công tác xây dựng kế hoạch bán hàng của Cơng ty gặp khơng ít khó khăn. Cụ thể, về giá các sản phẩm, dịch vụ cơng nghệ thơng tin, viễn thơng và tự động hóa giai đoạn 2011 – 2015 gây khó khăn cho cơng tác xây dựng chính sách giá của cơng ty. Với chính sách thắt chặt tiền tệ của nhà nước trong những năm qua khiến cho công tác triển khai kế hoạch bán hàng của Công ty diễn ra khá trầm lắng và hầu như là không đạt được kết quả như kế hoạch đã đề ra.

 Yếu tố văn hóa - xã hội

Cơng nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, các yếu tố văn hóa – xã hội cũng có tác động lớn đến ngành cơng nghệ thơng tin nói chung và lĩnh vực kinh doanh của cơng ty nói riêng. Văn hóa – xã hội ảnh hưởng sâu sắc đến hoạt động quản trị và kinh doanh của một doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải phân tích các yếu tố văn hóa, xã hội nhằm nhận biết các cơ hội và nguy cơ có thể xảy ra. Mỗi một sự thay đổi của các lực lượng văn hóa có thể tạo ra một ngành kinh doanh mới nhưng cũng có thể xóa đi một ngành kinh doanh. Doanh nghiệp phải xây dựng được kế hoạch bán hàng với các chương trình chiết khấu, các hoạt động quảng cáo, các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp với từng văn hóa, thị hiếu của từng quốc gia, khu vực thì mới nhận được phản hời tốt từ phía khách hàng.

2.2.1.2) Ảnh hưởng từ phía các yếu tố mơi trường ngành

 Các đối thủ cạnh tranh

Ngành Công nghệ thông tin là một ngành hấp dẫn, dễ dàng gia nhập do ít có những rào cản gia nhập, chính vì vậy đối thủ cạnh tranh trong ngành rất lớn, điều này làm gia tăng áp lưc cạnh tranh trong ngành gây trở ngại cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mức độ cạnh tranh phụ thuôc vào sự tương tác giữa các yếu tố như số lượng doanh nghiệp tham gia canh tranh, mức độ tăng trưởng của ngành, cơ cấu chi phí cố định và mức độ đa dạng hố sản phẩm. Sự tờn tại của các yếu tố này có xu hướng làm tăng nhu cầu và hoặc nguyện vọng của doanh nghiệp muốn đạt được và bảo vệ thị phần của mình, chúng làm cho sự cạnh tranh thêm gay gắt. Áp lực thị trường ảnh hưởng nhiều tới sự phát triển của Cơng ty nói chung và tới cơng tác xây dựng kế hoạch bán hàng của công ty nói riêng. Cụ thể, dựa vào các chính sách bán

hàng của đối thủ cạnh tranh Công ty sẽ đưa ra những đối sách của mình để ứng phó kịp thời, dựa vào giá của đối thủ cạnh tranh để xây dựng giá bán của mình đờng thời cân đối chi phí bán hàng sao cho phù hợp với giá bán, học hỏi thêm ở đối thủ cạnh tranh các cách thức bán hàng, cách tiếp cận với khách hàng tiềm năng…vv.

Dưới đây là một số đối thủ cạnh tranh trực tiếp của Công ty - Công ty Cổ phần Công nghệ Tinh Vân

- Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY - Công ty Cổ phần phần mềm Bravo

- Công ty Cổ phần phần mềm EFFECT  Các phân đoạn khách hàng

Trên thị trường hiện nay, Công ty Cổ phần Công nghệ thơng tin, Viễn thơng và Tự động hóa Dầu khí đang cung ứng sản phẩm cho một số khách hàng chính như sau:

- Tập đồn Hịa Phát

- Cơng ty Cổ phần Cửa sổ nhựa Châu Âu Eurowindow - Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền Phong

- Công ty Cổ phần Ơ tơ Trường Hải

Dựa vào kết quả nghiên cứu đó cùng với kết quả bán hàng của những năm trước Công ty tiến hành dự báo bán hàng trong thời kì tiếp theo, xây dựng lại mục tiêu bán hàng cho phù hợp với năng lực của Công ty và nhu cầu của thị trưởng, xây dựng các hoạt động và chương trình bán hàng phù hợp với từng nhóm, từng khu vực thị trường khách hàng…Do vậy yếu tố khách hàng ảnh hưởng rất lớn đến công tác xây dựng kế hoạch bán hàng, quyết định đến sự thành công hay thất bại của hoạt động kinh doanh của Công ty.

2.2.2. Ảnh hường từ các yếu tố môi trường bên trong công ty

2.2.2.1) Ảnh hưởng từ các yếu tố nguồn lực

 Nguồn lực tài chính

Bảng 2.2: Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn của Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin, Viễn thơng và Tự động hóa Dầu khí năm 2013 – 2015

Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2014/2013 2015/2014 2013 2014 2015 Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Nợ phải trả 35022 46631 47242 11609 33,15% 611 1,31% Vốn chủ sở hữu 37547 38304 39262 757 2,02% 758 1,97% Tổng 72569 84935 86304 12366 17,1% 1369 1,61% (Nguồn: Phịng Tài chính – Kế tốn)

Trong lĩnh vực cơng nghệ thơng tin, viễn thơng và tự động hóa cạnh tranh diễn da gay gắt, sự khác biệt về sản phẩm khơng lớn, vịng đời của sản phầm ngắn. Điều này địi hỏi các doanh nghiệp phải ln đầu tư và phát triển, tìm ra cái mới. Trong giai đoạn đầu thành lập, với tiềm lực tài chính khá mạnh nhưng Cơng ty mới chỉ phát triển các hình thức dịch vụ trong phạm vi ngành Dầu khí, chưa chú trọng tới nghiên cứu, đầu tư và phát triển vì vậy nhu cầu về vốn chưa lớn, vẫn còn lượng vốn dư thừa, đầy vừa là lợi thế để Cơng ty có nhiều cơ hội phát triển nhưng đồng thời phản ánh hiệu quả sử dụng vốn cịn hạn chế. Tuy nhiên, từ năm 2013 Cơng ty đã chú trọng đầu tư cho các dự án nghiên cứu, phát triển để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Từ bảng 2.2. có thể thấy rằng các khỏan nợ của Công ty cao hơn so với vốn chủ hữu nhưng cơng ty vẫn kiểm sốt được rủi ro, ứng phó linh hoạt trước những biến động từ mơi trường bên ngồi.

 Nguồn nhân lực

Với các doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng của người đại lý chiếm vị trí trung tâm trong hoạt động bán hàng và họ là người trực tiếp thực hiện việc bán hàng và thu tiền về. Doanh số bán hàng của doanh nghiệp cao hay thấp phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của họ. Vì vậy căn cứ vào số lượng đại lý, mức độ trải rộng trên thị trường để xây dựng kế hoạch bán hàng phù hợp. Sự hồn hảo của cấu trúc tổ chức, tính hiệu quả của hệ thống quản lý và công nghệ quản lý tác động trực tiếp đến việc

xây dựng một kế hoạch bán hàng hoàn hảo, quyết định đến kết quả dự báo, tiến hành xây dựng kế hoạch bán hàng của công ty bởi con người là chủ thể trực tiếp tham gia xây dựng kế hoạch bán hàng.

STT Chức vụ Họ và tên

1 Trưởng phịng Kinh doanh Vũ Anh Minh 2 Phó phịng Kinh doanh Phan Thị Oanh 3 Nhân viên kinh doanh Nguyễn Nhật Anh

Lê Thị Phương Anh Nguyễn Tiến Đạt Vũ Than Hằng Lại Việt Hoàng Nguyễn VănMinh Nguyễn Hoàng Nhật Phạm Đức Nam Chu Thanh Phong Đồn Cơng Thành Trương Hoàng Anh Tú Tạ Thị Hải Yến

Bảng 2.3: Bảng Cán bộ, nhân viên Phòng Kinh doanh

(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)

Ng̀n nhân lực trong cơng tác xây dựng kế hoạch bán hàng chính là các cán bộ, nhân viên phịng Kinh doanh bao gờm: 1 Trưởng phịng, 1 Phó phịng, và 12 nhân viên kinh doanh. Họ là người có kiến thức chun mơn cao, kinh nghiệm chốt đơn hàng, đây là điều kiện thuận lợi để xây dựng kế hoạch bán hàng đạt hiệu quả tối ưu.

 Yếu tố cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng trong doanh nghiệp là yếu tố vật chất hữu hình quan trọng phục vụ cho q trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và cơng tác lập kế hoạch bán hàng nói riêng, làm nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh. Công ty đã đầu tư vào trang thiết bị: phịng LAB, phịng máy cơng hình cao, đường dây truyền tải tốc độ cao các thiết bị phục vụ q trình nghiên cứu, phân tích dữ liệu, dự báo…cho phép doanh nghiệp nâng cao năng suất,

chất lượng, tăng sức cạnh tranh và đạt được hiệu quả kinh doanh cao.

2.2.2.2) Ảnh hưởng từ các yếu tố năng lực

 Năng lực tổ chức quản lý doanh nghiệp

Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh cơng ty lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy theo chức năng nhằm tăng cường vai trò điều hành, quản lý của Ban giám đốc đờng thời phát huy được tính chun mơn của các phịng ban chức năng. Cấu trúc tổ chức dễ quản lý và mang tính thống nhất, cơng việc khơng bị chờng chéo, mỗi phịng ban thực hiện một chức năng riêng, các phịng ban trong cơng ty có quan hệ hỗ trợ lẫn nhau tạo thành một thể thống nhất. Công ty có một bộ phận đảm nhận cơng tác xây dựng kế hoạch bán hàng, đờng thời có sự hộ trợ của các bộ phận khác. Tuy bộ máy tổ chức đơn giản, không phân nhiều cấp nhưng lại giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý được ng̀n lực của mình từ đó tạo thành một khối đồn kết giúp đỡ nhau trong công việc.

 Năng lực quản trị Marketing

Truyền thông xúc tiến là một trong những công cụ nhằm gia tăng sự hiểu biết về kích thích hành vi mua hàng của khách hàng, là một trong những hoạt động và chương trình bán hàng. Phân đoạn khách hàng chủ yếu của công ty là các tập khách hàng doanh nghiệp kinh doanh thương mại và các tổ chức quản lý nhà nước, việc sử dụng các công cụ xúc tiến hướng tới các phân đoạn này của cơng ty cịn hạn chế, chỉ dừng lại ở việc sử dụng công cụ quảng cáo trên báo giấy, báo điện tử Petrotimes, Diễn đàn doanh nghiệp, Vietnamnet, Vnexpress….Từ đó cho thấy cơng tác xây dựng kế hoạch bán hàng cụ thể là xây dựng các hoạt động và chương trình bán hàng vẫn cịn kém cần được cải thiện trong thời gian tới.

2.3)Phân tích và đánh giá thực trạng cơng tác xây dựng kế hoạch bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin, Viễn thơng và Tự động hóa Dầu khí

2.3.1) Đánh giá khái qt về cơng tác xây dựng kế hoạch bán hàng của côngty ty

Theo kết quả của phiếu điều tra khảo sát với số lượng người điều tra là 20 thì có tới 60% người đánh giá công tác lập kế hoạch bán hàng của công ty ở mức trung bình 30% ở mức khá cịn lại là các phương án khác. Theo lời phỏng vấn của ông Nguyễn Việt Anh – giám đốc cơng ty thì cơng tác lập kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp về

mặt nội dung thì đã đạt u cầu, gờm 4 nội dung chính đó là: dự báo bán hàng, mục tiêu bán hàng, hoạt động và chương trình bán hàng, ngân sách bán hàng. Tuy nhiên, phương pháp triển khai thực hiện nội dung của từng hoạt động thì chưa được xác định rõ ràng, chưa đạt hiệu quả như mong muốn. Đây cũng là một trong những vấn đề rất cấp thiết cần phải có giải pháp giải quyết kịp thời để tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế khó khăn như hiện nay.

Bảng 2.4. Bảng kết quả thực hiện kế hoạch bán hàng tại công ty Cổ phần Công nghệ thơng tin, Viễn thơng và Tự động hóa khí Dầu năm 2013 -2015

Đơn vị: triệu đồng

Năm Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Dòng sản phẩm TH KH Tỷ lệ % TH KH Tỷ lệ % TH KH Tỷ lệ% Phần mềm ERP 1,829 1,998 (8,43) 1,401 1,531 (8,48) 723 1,054 (31,41) iDoc 976 1,000 (2,39) 698 712 (1,96) 254 498 (49,56) Thiết bị tự động hóa 801 780 2,73 691 721 (4,17) 214 250 (14,6) Dịch vụ khác 876 984 (11,01) 501 601 (16,63) 105 305 (65,52) Tổng 4,484 4,763 (5,87) 3,292 3,569 (7,68) 1,293 1,976 (34,53) (Ng̀n: Phịng Kinh doanh) Từ bảng 2.4, có thể thấy Cơng ty Cổ phần Công nghệ thông tin, Viễn thơng và Tự động hóa Dầu khí chưa hồn thành tốt kế hoạch bán hàng của mình. Trong giai đoạn 2013-2015 hầu như công ty khơng hồn thành được kế hoạch bán hàng nào, kết quả thực hiện được luôn nhỏ hơn các định mức mà kế hoạch đặt ra. Công tác lập kế hoạch của cơng ty vẫn chưa hiệu quả, chưa chính xác điều đó dẫn tới kết quả kinh doanh của cơng ty trong 3 năm qua liên tiếp thua lỗ .

2.3.2) Thực trạng lập kế hoạch bán hàng

2.3.2.1) Thực trạng dự báo bán hàng

Dự báo bán hàng là một trong những hoạt động vô cùng quan trọng trong quá trình lập kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, là yếu tố nền tảng để doanh nghiệp xác định tương đối chính xác được các định mức về chi phí, kết quả của hoạt động bán hàng.

Thị trường hiện nay còn nhiều biến động về giá cả, giá tất cả các loại hàng hóa trên thị trường trong và ngồi nước đều tăng mạnh tác động đến mức chi tiêu của khách hàng cá nhân hay khách hàng tổ chức đều chậm lại hay thay đổi hướng đi rất nhiều. Theo ông Nguyễn Việt Anh – Giám đốc công ty cho biết, công ty gặp phải một số khó khăn trong cơng tác dự báo bán hàng là các thông tin không đầy đủ, một số thông tin chưa qua xử lý do đó bộ phận xây dựng kế hoạch bán hàng phải tiếp tục tiến hành một số công việc để xác định lại thơng tin dự báo , do đó mất nhiều thời gian.

Bảng 2.5. Bảng dự báo bán hàng của Công ty từ năm 2013 – 2015

Đơn vị: Triệu đồng

TT Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015

1 Khối lượng hàng hóa bán ra 6, 750 10, 500 13, 200

2 Doanh thu thuần 6, 500 10, 050 12, 500

3 Lợi nhuận 2, 500 2, 950 3, 400

4 Chi phí bán hàng 1, 200 1, 600 2, 000

(Nguồn: Phòng Kinh doanh)

 Căn cứ dự báo bán hàng

Trong quá trình dự báo bán hàng cơng ty có sử dụng một số căn cứ như sau :

Thứ nhất, căn cứ vào dự báo thị trường nhu cầu tiêu thụ các sản phẩm, dịch vụ

phần mềm, các sản phẩm tự động hóa., các sản phẩm thuộc lĩnh vực CNTT và Viễn thông. Cụ thể năm 2013 công ty tiến hành điều tra thị trường thị trường tiềm năng khu vực Hà Nội và các tỉnh phụ cận như Hà Nội, Bắc Ninh, Hải Phòng, Quảng Ninh… số