TổngGiám Đốc Tổng Giám Đốc
1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Mục đích của việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp là nhằm tìm ra một mơ hình tổ chức quản lý hợp lý nhất góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Khơng một nhân tố đơn lẻ nào có thể quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp mà nó chịu tác động của nhiều nhân tố. Dưới đây là các nhân tố cơ bản ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức.
1.3.1.1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.
Cơ cấu tổ chức và chiến lược là hai mặt không thể tách rời nhau trong các giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức, là công cụ thực hiện chiến lược của doanh nghiệp. Vì vậy khi chiến lược, mục tiêu của tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo cho phù hợp. Tuy nhiên, sự thay đổi về chiến lược không phải bao giờ cũng bắt buộc phải có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, mà lúc này lại dựa vào tài năng quản trị và sự nhanh nhạy linh hoạt của cơ cấu đã hình thành.
1.3.1.2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Cũng như mục tiêu hay chiến lược thì chức năng và nhiệm vụ của tổ chức cũng ảnh hưởng mạnh đến việc thiết lập cơ cấu tổ chức. Vì đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng doanh nghiệp thiết kế cấu trúc phù hợp. Một doanh nghiệp đi vào hoạt động đều định ra cho mình một lĩnh vực, một nhiệm vụ thực hiện. Để hoàn thành các nhiệm vụ đó địi hỏi một cơ cấu phù hợp có điều kiện cho các hoạt động đó triển khai một cách nhịp nhàng.
1.3.1.3 Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp
Mơi trường bên ngồi tổ chức là những nhân tố nằm ngồi tầm kiểm sốt của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hoạt động và kết quả kinh doanh của tổ chức. Từ đó ảnh hưởng đến việc hình thành cơ cấu tổ chức. Cụ thể như:
Môi trường kinh tế: Kinh tế phát triển tạo điều kiện kinh doanh thuận lợi cho
doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô, lĩnh vực hoạt động…. ảnh hưởng gián tiếp đến cấu trúc tổ chức của cơng ty.
Mơi trường chính trị- pháp luật: Ảnh hưởng đến việc xây dựng mục tiêu, chiến
lược kinh doanh cũng như việc lựa chọn loại hình kinh doanh. Chính vì vậy nó ảnh hưởng đến việc hình thành cơ cấu tổ chức.
Mơi trường văn hóa- xã hội: Tác động đến nhu cầu, thị hiếu, thói quen tiêu dùng
của khách hàng, quyết định mặt hàng lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó ảnh hưởng gián tiếp đến việc lựa chọn mơ hình tổ chức của doanh nghiệp.
Các nhân tố khác: Như tiến bộ khoa học kỹ thuật, điều kiện tự nhiên... tác động
1.3.1.4 Quy mô của doanh nghiệp
Quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp quy mơ lớn có nhiều cấp bậc, hay bộ phận chức năng kéo theo đó là sự phức tạp trong quản lý. Chính vì vậy doanh nghiệp đó cần một cơ cấu khoa học, hợp lý đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của tổ chức diễn ra nhịp nhàng. Cịn đối với các doanh nghiệp nhỏ, ít cấp bậc quản trị, cơ cấu thường gọn nhẹ nhưng cũng cần sự linh động trong việc mở rộng quy mô kinh doanh.
1.3.1.5 Công nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Kỹ thuật công nghệ của tổ chức là tập hợp các phương tiện cần thiết mà doanh nghiệp sử dụng để biến các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra theo ý muốn. Mỗi doanh nghiệp với đặc trưng sản phẩm, ngành nghề kinh doanh sẽ cần một kỹ thuật công nghệ với mức tự động hóa khác nhau. Do đó việc sắp xếp bố trí cơng việc cũng như sử dụng và quản lý lao động ở các bộ phận chức năng cũng khác nhau. Tất cả các yếu tố đó đều ảnh hưởng đến việc lựa chọn mơ hình tổ chức của doanh nghiệp.
1.3.1.6 Con người và trang thiết bị quản trị
Trình độ quản trị viên và trang thiết bị là yếu tố tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức. Khi thiết bị kỹ thuật hoạt động quản lý có đầy đủ, hiện đại; trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm nhiều cơng việc, góp phần giảm lượng cán bộ trong cơng ty. Do đó bộ máy quản lý của công ty sẽ gọn nhẹ, linh hoạt và đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý.
Con người là yếu tố tác động mạnh mẽ đến cơ cấu tổ chức, khơng phải chỉ có trình độ của họ tác động mà có cả thái độ làm việc. Bởi lẽ, những người qua đào tạo có tay nghề có ý thức, trách nhiệm sẽ hồn thành cơng việc nhanh chóng, khối lượng cơng việc nhiều hơn. Do đó sẽ giảm lượng lao động cũng như lượng quản lý, tổ chức bộ máy dễ dàng và hiệu quả hơn.
Ngoài những yếu tố trên, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp còn chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác với các mức độ khác nhau. Sự khác nhau đó tùy thuộc vào lĩnh vực, ngành nghề hay thị trường kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3.2Các nhân tố ảnh hưởng đến mức độ phân quyền trong doanh nghiệp
1.3.2.1 Giá trị của quyết định
Giá trị của quyết định cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến mức độ phân quyền trong doanh nghiệp. Giá trị của quyết định càng lớn thì càng địi hỏi được ban hành ở cấp cao (giá trị về kinh tế, tài chính, uy tín…).
1.3.2.2 Nhu cầu thống nhất trong chính sách
Nếu khơng cần thống nhất thì để cấp dưới linh động, tức phân quyền mạnh. Ngược lại làm phân quyền giảm mà gia tăng tập quyền.
1.3.2.3 Quy mô doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp càng lớn, quyết định cần bàn ra càng nhiều và các cương vị phải đặt ra càng nhiều, thì việc phối hợp chúng càng phức tạp, trong các tổ chức có quy mơ lớn, tầm quan trọng của sự nhất trí theo chiều ngang cũng ngang với sự nhất trí theo chiều dọc. Do đó phải phân quyền cho những bộ phận cần thiết và có thể.
1.3.2.4 Triết lý quản trị lãnh đạo và lịch sử phát triển của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có lịch sử phát triển lâu dài, các nhà quản trị có nhiều kinh nghiệm, tin tưởng cấp dưới thì ở đây việc phân quyền được thực hiện nhiều hơn. Ngược lại việc phân quyền sẽ bị hạn chế.
1.3.2.5 Trình độ các nhà quản trị cấp cơ sở
Nếu các nhà quản trị cấp cơ sở có trình độ cao, có năng lực, có thể giải quyết tốt các cơng việc theo yêu cầu đặt ra thì các nhà quản trị cấp cao hơn có thể tin tưởng và phân quyền nhiều hơn. Ngược lại, các nhà quản trị cấp cao sẽ không trao quyền hay hạn chế việc phân quyền để đảm bảo mọi cơng việc khơng xảy ra sự cố gì.