15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60 = 50 – 51)
3.3.1 Hồn thiện cơ cấu tổ chức của cơng ty
Hiện nay, việc phân công ở các phịng ban của Cơng ty cịn nhiều điểm chưa hợp lý, chưa có hiệu quả cao trong một số khâu quản trị, tình trạng chồng chéo cơng việc vẫn tồn tại ở một số phịng ban. Cụ thể là phịng ban tài chính kế tốn. Bên cạnh đó hoạt động Marketing của Cơng ty cịn chưa được đầu tư đúng với mức độ quan trọng của nó. Như chúng ta đã biết các cơng ty hiện nay đầu tư rất mạnh vào việc xây dựng thương hiệu cũng như phát triển về hệ thống thương mại điện tử. Cạnh tranh ngày càng gay gắt, cách duy nhất để đứng vững và phát triển là đưa tên tuổi, hình ảnh của cơng ty mình đến gần với đối tác, khách hàng hơn.
Nên tách bạch bộ phận tài chính - kế tốn thành hai bộ phận khác nhau để có thể phục vụ tốt hơn cho nhiệm vụ và chiến lược của doanh nghiệp trong thời gian tới cũng như thích nghi với những thay đổi của mơi trường.
Theo đó em xin kiến nghị tách phịng Tài chính - Kế tốn thành phịng tài chính và phịng kế tốn, phịng Kinh doanh - Marketing thành phòng kinh doanh và phòng
marketing. Như vậy từ 4 phịng ban đầu, cơng ty sẽ phân tách thành 6 phòng ban với chức năng, nhiệm vụ rõ rệt cụ thể hơn.
Công ty thành lập ban công nợ trực thuộc phịng kế tốn, phịng kế tốn chỉ thực hiện các chức năng kế toán đơn thuần. Các chức năng như huy động, sử dụng nguồn vốn… sẽ do phịng tài chính đảm nhận. Phịng kế tốn hàng ngày, hàng tuần, hàng q phải ln cập nhật các thơng tin số liệu kế tốn và làm báo cáo kịp thời. Chịu trách nhiệm về các hóa đơn, kê khai thuế, chứng từ, quản lý về mặt tài chính của cơng ty. Cuối năm lập bảng cân đối kế toán và cùng lãnh đạo xem xét hiệu quả việc đầu tư.
Phịng marketing có trách nhiệm xây dựng và phát triển mạnh thương hiệu của công ty đến với mọi người. Xây dựng một số chương trình khuyến mại, tri ân khách hàng trong những dịp đặc biệt. Tìm hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, thị trường cũng như chăm sóc khách hàng trước và sau khi sử dụng dịch vụ của Cơng ty. Phịng marketing cịn có nhiệm vụ phát triển các kênh marketing online trong thời đại internet bùng nổ như hiện nay. Phịng kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức kế hoạch, thống nhất áp dụng mức chỉ tiêu và thực hiện. Tìm kiếm khách hàng, tư vấn và và ký kết hợp đồng. Hàng tháng, quý phân tích số liệu, báo cáo kết quả để đánh giá hiệu quả hoạt động của Công ty.
Điều đặc biệt, cơng ty nên có sự thay đổi cơ cấu tổ chức để hợp lý hơn. Trước đây, mỗi phó giám đốc quản lý 1 nhánh, dẫn đến các phịng ban trong cơng ty chưa có sự liên kết mật thiết với nhau. Cơng việc đè nặng, phụ thuộc nhiều vào lãnh đạo. Hơn nữa, quy mô công ty ngày càng mở rộng và phát triển, đòi hỏi một cơ cấu tổ chức hợp lý hơn để thúc đẩy sự phát triển của tồn bộ các bộ phận trong cơng ty. Với mơ hình mới này, cơng ty sẽ có chun mơn hóa sâu sắc và logic hơn, cũng khơng cịn đè nặng, gây áp lực lớn cho nhà quản trị.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức mới của công ty
Để kết luận nhân sự của từng bộ phận trong Cơng ty là ít hay nhiều thì phải căn cứ khối lượng công việc và nhiệm vụ thực tế mà nó đảm nhiệm. Và thực tế tại Cơng ty TNHH vận chuyển quốc tế HD theo kết quả điều tra, phân tích đã chỉ ra rằng có những phịng ban thừa nhân viên dẫn đến trạng nhân viên nhàn rỗi, khơng có việc làm trong khi đó lại có những phịng ban q ít người dẫn đến áp lực cơng việc lớn, hiệu quả không cao, dẫn đến ách tắc công việc. Do vậy để khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc, cơ cấu lao động trong Công ty cần đảm bảo:
Đúng số lượng, chất lượng: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, khối lượng công việc cụ thể của từng ban để từ đó bố trí nhân sự đáp ứng được yêu cầu dặt ra. Nếu cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay sa thải nhân viên, tránh trường hợp điều chuyển những nhân viên khơng có năng lực phù hợp với u cầu cơng việc giữa các phòng ban. Đúng người, đúng việc: Trên cơ sở năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân trong Cơng ty để bố trí sắp xếp nhằm làm gia tăng năng suất lao động và động lực làm việc cho nhân viên.
Đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt: Tuỳ theo nhu cầu trong từng thời điểm mà tiến hành sắp xếp nhân sự cho hợp lý.