8. Cấu trỳc của luận văn
1.3. Yờu cầu và quy trỡnh xõy dựng hệ thống thụng tin QLGD hoạt động cú
1.3.1. Cỏc yờu cầu về hệ thống thụng tin QLGD trong cỏc trường THPT hiện
hiện nay
Hoạt động của hệ thống thụng tin QLGD ( EMIS) cú hiệu quả khi thụng tin và cỏc phƣơng tiện đảm bảo thụng tin đỏp ứng đƣợc cỏc yờu cầu
chung nhƣ sau (Nguyễn Quang Kớnh (1995), Thụng tin quản lý giỏo dục Việt
nam , thực trạng và định hướng, Tài liệu hội thảo Thụng tin QLGD đại học ,
Hà Nội 22-24/8/1995 ) :
Tớnh chớnh xỏc: Thụng tin QLGD phải phản ỏnh khỏch quan đỳng thực
trạng của ngành giỏo dục, cả khú khăn và thuận lợi để giỳp cỏc nhà QLGD cú căn cứ hoạch định cỏc chớnh sỏch phỏt triển chung và chớnh sỏch riờng cho từng khu vực .
Tớnh kịp thời: Thụng tin QLGD phải đƣợc cập nhật hàng thỏng , hàng
quý, giỳp cho cỏc nhà QLGD điều chỉnh kế hoạch đỳng với tỡnh hỡnh thực tế hoặc điều chỉnh kịp thời cỏc quyết định quản lý .
Tớnh tối ưu húa: Thụng tin đƣợc thu thập, xử lý phục vụ QLGD phải
đƣợc phõn loại, chọn lọc, đảm bảo tin cậy và hệ thống húa theo trỡnh tự thời gian, khụng gian cụ thể . Nội dung thụng tin ngắn gọn, vừa đủ. Loại bỏ những thụng tin khụng cần thiết và chỉ cung cấp những thụng tin xỳc tớch. Thụng tin vừa đủ đƣợc hiểu là những thụng tin khụng thể thiếu để cú thể sử dụng vào cỏc cụng việc quản lý những khụng đƣợc thừa hoặc chi tiết quỏ dễ dẫn đến tỡnh trạng giải trỡnh mộo mú, thậm chớ giải trỡnh sai. Mọi thụng tin phải đƣợc kiểm tra, loại bỏ sai sút khụng đỏng cú trƣớc khi đƣa đến tay ngƣời sử dụng và cỏc nhà QLGD.
Tớnh hệ thống: Thụng tin phải cú cơ cấu hợp lý , thống nhất cả về nội
dung ( cỏc thuật ngữ và giỏ trị thụng điệp), lẫn hỡnht hức trỡnh bầy trong toàn bộ quỏ trỡnh thu thập, xử lý, truyền tải, lƣu trữ, sử dụng thụng tin trong hệ thống QLGD .
Tớnh kinh tế: Thụng tin phải giỳp ớch cho việc quản lý , đú là việc ra
quyết định và giải quyết cỏc nhiệm vụ QLGD ở cỏc cấp bằng chi phớ nhỏ nhất( kể cả chi phớ thời gian, chi phớ kinh tế, chi phớ nhõn lực). Thụng tin đƣợc xử lý và chọn lọc theo yờu cầu đặc thự của ngƣời quản lý . Chỉ cú thụng tin đƣợc xử lý mới cú khả năng phản ỏnh tớch cực và do đú mới cú giỏ trị trong quản lý. Nú nhất thiết phải gắn liền với việc lựa chọn thụng tin theo cỏc chỉ số cú giỏ trị phục vụ cho việc giải quyết những nhiệm vụ quản lý .
Tớnh dự bỏo: Những thụng tin đƣợc cung cấp ở đõy khụng chỉ cho phộp
phản ỏnh cỏi đó cú mà cũn tạo ra sự phản ỏnh tớch cực, tiờn đoỏn, dự đoỏn diễn biến của cỏc sự kiện trong tiến trỡnh quản lý .
Tớnh bảo mật: Toàn bộ quy trỡnh thụng tin phải cú khả năng bảo mật,
bảo đảm giữ bớ mật một cỏch tuyệt đối .