8. Cấu trỳc của luận văn
1.3. Yờu cầu và quy trỡnh xõy dựng hệ thống thụng tin QLGD hoạt động cú
1.3.2. Quy trỡnh thụng tin QLGD
Quy trỡnh thụng tin QLGD là thủ tục (Procedure) và những biện phỏp cụ thể kốm theo (measures) để giải quyết cỏc nhiệm vụ thụng tin trong QLGD, bảo đảm cho hoạt động quản lý cú cơ sở thụng tin và dữ liệu đầy đủ, chớnh xỏc. Quy trỡnh thƣờng cú tớnh logic, cú trật tự nhất định , cú tổ chức và cú cấu trỳc phự hợp với nội dung QLGD và yờu cầu của cấp quản lý.
Tất cả cỏc loại thụng tin QLGD phục vụ hệ thụng quản lý núi chung đều trải qua quy trỡnh chung sau:
1/ Thu thập thụng tin: Là khõu và quỏ trỡnh tiếp nhận thụng tin (bao gồm thụng tin phỏp lý, thụng tin gốc, thụng tin phỏt sinh) nhằm tập hợp những dữ liệu sơ sở cần thiết về đối tƣợng quản lý. Thụng tin phỏt sinh là loại thụng tin linh hoạt nhất, nảy sinh từ hoạt động thƣờng xuyờn của đối tƣợng quản lý nờn cần đuợc chỳ ý cập nhật, sắp xếp trong những kho chứa thụng tin của hệ thống quản lý (gọi là cơ sở dữ liệu).
2/ Lƣu trữ thụng tin: Cỏc thụng tin đó đƣợc thu thập hoặc đó đƣợc phõn loại sơ bộ cần lƣu trữ để phục vụ cho nhu cầu khai thỏc sử dụng sau này. Thụng thƣờng, thụng tin sau khi đƣợc thu thập hoặc phõn loại sơ bộ và đƣợc thể hiện dƣới dạng số liệu, văn bản hay sơ đồ, biểu bảng, hỡnh ảnh... sẽ đƣợc lƣu trữ trong cỏc bộ phận cất giữ theo một hệ thống tổ chức khoa học, giỳp việc khai thỏc, sử dụng lại sau này đƣợc nhanh chúng, thuận lợi và chớnh xỏc. Với mỗi khu vực quản lý, mỗi bài toỏn quản lý cụ thể sẽ cú một hệ thống lƣu trữ thụng tin thớch hợp đỏp ứng nhu cầu về thụng tin cho cụng tỏc quản lý tƣơng ứng.
3/ Xử lý thụng tin: là quỏ trỡnh chế biến, biến đổi thụng tin đó thu thập đƣợc để tạo ra thụng tin kết quả nhằm đỏp ứng nhu cầu khai thỏc cụ thể. Mỗi loại thụng tin đều cú một quy trỡnh chế biến tƣơng ứng, là hệ thống cỏc thao
tỏc dựa trờn thụng tin phỏp lý, tỏc động lờn thụng tin gốc và thụng tin phỏt sinh theo một trỡnh tự và quy chế nhất định nằm trong phạm vi của bài toỏn quản lý cụ thể, với mục tiờu đƣa ra thụng tin kết quả phục vụ cho nhu cầu quản lý nhƣ: Thống kờ, phõn tớch, tổng hợp, tớnh toỏn, đỏnh giỏ, so sỏnh ... Ta núi thụng tin đƣợc xử lý sơ bộ, nếu thụng tin kết quả của xử lý đú chƣa phải là lần cuối cựng mà cũn đƣợc tiếp tục sử lý trong cỏc quy trỡnh khỏc, sử dụng sau này.
5/ Tra cứu thụng tin: Là quỏ trỡnh đối chiếu, tỡm kiếm, chọn lọc, thụng tin đƣợc lƣu trữ. Đõy là một quỏ trỡnh thƣờng xuyờn trong hoạt động quản lý, giỳp cho nhà quản lý thực hiện việc theo dừi và chỉ đạo cú cơ sở khoa học, bảo đảm phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế trờn cơ sở phỏp lý do nhà nƣớc quy định.
6/ Truyền dẫn thụng tin: là quỏ trỡnh trao đổi và cung cấp thụng tin giữa cỏc chủ thể cần thụng tin trong hệ thống quản lý, nhằm tạo nờn mối liờn lạc và phối hợp chặt chẽ cỏc tỏc động giữa cỏc tổ chức, cỏ nhõn, giỳp cho hệ thống hoạt động đồng bộ, nhịp nhàng. Quỏ trỡnh này cũng tạo nờn mối quan hệ hai chiều liờn tục giữa cỏc bộ phận điều hành (chủ thể quản lý) và cỏc bộ phận chịu sự điều hành (khỏch thể quản lý) trờn những vấn đề khỏc nhau thuộc từng lĩnh vực cụ thể.
Cú một số mối quan hệ truyền dẫn thụng tin trong hệ thống nhƣ sau: + Thụng tin từ cỏc cơ sở, đơn vị, cỏ nhõn của hệ thống đƣợc truyền về trung tõm để tập hợp và xử lý theo nhu cầu của trung tõm.
+ Thụng tin kết quả hoặc những thụng tin phục vụ nhu cầu điều hành đƣợc truyền từ bộ phẩntung tõm đến cỏc đơn vị, cơ sở để ỏp dụng, khai thỏc theo nhu cầu của cơ sở.
+ Thụng tin đƣợc truyền dẫn giữa cỏc đơn, vị cơ sở với nhau để phục vụ nhu cầu chia sẻ thụng tin, sử dụng thụng tin chung trong quỏ trỡnh hoạt động.
+ Thụng tin tra cứu phục vụ nhu cầu sử dụng thuộc cỏc lĩnh vực chuyờn ngành, do trung tõm cung cấp cho tất cả cỏc thành viờn thuộc hệ thống (cỏc
ngõn hàng dữ liệu hoặc cỏc nguồn tài nguyờn tập trung hay phõn tỏn) theo nhu cầu đa dạng của cỏc nhà quản lý cũng nhƣ của ngƣời sử dụng khỏc.
Kết luận chƣơng 1
Cơ sở lý luận về nõng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thụng tin QLGD cho thấy vai trũ quan trọng của thụng tin trong QLGD. Hệ thống thụng tin QLGD là cụng cụ của quản lý. Hệ thống thụng tin QLGD đƣợc xõy dựng và cú cơ cấu tổ chức phự hợp với cơ cấu tổ chức của hệ thống QLGD
hiện hành. Việc hoàn thiện hệ thống thụng tin QLGD núi chung và hệ thống thụng tin QLGD trong cỏc nhà trƣờng THPT núi riờng đƣợc đặt trong bối cảnh đổi mới hệ thống QLGD, đƣợc coi là giải phỏp đột phỏ để nõng cao chất lƣợng giỏo dục trờn nhiều khớa cạnh nhƣ quản lý, tổ chức quỏ trỡnh đào tạo, chuẩn hoỏ nhà trƣờng phổ thụng ...
Nghiờn cứu lý luận về hiệu quả hoạt động của hệ thống thụng tin quản lý giỏo dục trong cỏc trƣờng THPT cấp Sở GD&ĐT quản lý, giỳp cho việc đỏnh giỏ xỏc đỏng thực trạng cụng tỏc này trong cỏc nhà trƣờng THPT và từ đú kiến nghị cỏc biện phỏp cải tiến phự hợp, phục vụ hữu hiệu cho hệ thống thụng tin QLGD trong toàn ngành.
Cựng với sự phỏt triển của khoa học - kỹ thuật, hệ thống thụng tin QLGD muốn đạt hiệu quả cao cần phải đƣợc đổi mới theo cỏc nội dung: Nõng cao chất lƣợng sản phẩm thụng tin của hệ thống để chiếm đƣợc lũng tin của ngƣời sử dụng; phỏt triển và ứng dụng cụng nghệ thụng tin; đổi mới quy định, quy chế, lề lối làm việc (cơ chế quản lý); điều chỉnh và sửa đổi, thống nhất những sai sút trong hệ thống hiện hành; Thiết lập lại cấu trỳc tổ chức của hệ thống. Một hệ thống quản lý cú hiệu quả là hệ thống thớch nghi đƣợc với mụi trƣờng xung quanh, cú cấu trỳc tổ chức phự hợp, ỏp dụng cụng nghệ hiện đại, đội ngũ nhõn lực cú chuyờn mụn, cú tiềm năng và cú cỏc chớnh sỏch quản lý thớch hợp để đạt mục tiờu đề ra.
Cỏc biện phỏp nõng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống TTQLGD đƣợc đặt trong bối cảnh đổi mới giỏo dục Việt Nam trong đú QLGD là giải phỏp đột phỏ để nõng cao chất lƣợng giỏo dục, tiến tới hội nhập với nền giỏo dục tiờn tiến của nhiều nƣớc trờn thế giới. Do vậy việc nõng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống này cần đƣợc nghiờn cứu dựa trờn cỏc nghiờn cứu cơ sở lý luận, thực trạng hoạt động của cỏc hệ con của hệ thống TT QLGD trong thực tiễn. Đối với cỏc cơ sở giỏo dục của hệ thống giỏo dục quốc dõn, việc nõng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thụng tin quản lý giỏo dục ở cỏc nhà trƣờng THPT sẽ gúp phần nõng cao hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống.
Việc xõy dựng hệ thống thụng tin QLGD là cần thiết để đỏp ứng đƣợc nhu cầu của cụng tỏc QLGD đặc biệt là ở cỏc nƣớc đang phỏt triển trong đú cú Việt Nam.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THễNG TIN QUẢN Lí GIÁO DỤC TRUNG HỌC PHỔ THễNG THÀNH PHỐ HẢI PHềNG