Đơn vị tớnh : VNĐ
2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CễNG TY CỔ PHẦN TẬP
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn
Hiện nay Cụng ty cổ phần tập đoàn Thỏi Hũa đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chớnh và lựa chọn ra những tài khoản thớch hợp để vận dụng vào hoạt động kế toỏn tại cụng ty. Cỏc tài khoản được mở chi tiết đến tài khoản cấp 2; 3 như tài khoản vay ngắn hạn 311 được cụ thể húa cho cỏc đối tượng cho vay như cỏc ngõn hàng, tài khoản doanh thu, chi phớ được mở chi tiết cho cỏc loại thành phẩm.
Cỏc tài khoản sử dụng tại Cụng Ty Tập Đoàn Thỏi Hũa:
Nhóm TK Kí hiệu tài khoản
Loại 1
111,112,113,121,128,131,133,136,138,139,141,142,144,151 152,153,154,155,156,157,158,159,161
Loại 2 211,212,213,214,217,221,222,223,228,229,241,242,243,244
Loại 3 311,315,331,333,334,335,336,337,338,341,342,343,344,347,351,352
Bước 1 Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toỏn;
Bước 2: Kế toỏn viờn, kế toỏn trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toỏn hoặc
trỡnh Giỏm đốc doanh nghiệp ký duyệt;
Bước 3 Phõn loại, sắp xếp chứng từ kế toỏn, định khoản và ghi sổ kế toỏn;
Loại 4 411,412, 413,414,415,418,419,431,441,461,466 Loại 5 511,512,515,521,531,532 Loại 6 611,621,622,623,627,631,632,635,641,642 Loại 7 711 Loại 8 811, 821 Loại 9 911 Loại 0 001,002,003,004,007,008 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sỏch kế toỏn
Xuất phỏt từ đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và yờu cầu hạch toỏn tại đơn vị mà hiện nay trỡnh tự ghi sổ kế toỏn của Tập Đoàn Thỏi Hũa được xõy dựng theo trỡnh tự của hỡnh thức sổ nhật ký chung và phần mềm đang được ứng dụng trong cụng tỏc kế toỏn là phần mềm: ACSOFT khỏ phự hợp với yờu cầu quản lý và điều kiện của cụng ty.
Phần mềm ACsoft cho phộp bảo mật bằng mật khẩu, phõn quyền truy cập và cập nhật chi tiết. Việc cập nhật và xử lý dữ liệu được tiến hành một cỏch trực tiếp, chứng từ kế toỏn phỏt sinh hàng ngày được mó húa và cập nhật theo những menu cụ thể.
Sơ đồ 5: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Chứng từ kế toỏn -Sổ chi tiết -Sổ tổng hợp Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại
- Bỏo cỏo tài chớnh
- Bỏo cỏo kế toỏn quản trị
Phần mềm kế toỏn
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn, kế toỏn cỏc phần hành xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn.
Cuối thỏng, kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khúa sổ( cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Kế toỏn tổng hợp cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy; Cuối thỏng, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay.
2.2.5. Tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn
Hệ thống Bỏo cỏo kế toỏn tại cụng ty bao gồm: Bỏo cỏo Tài chớnh và Bỏo cỏo Quản Trị.
* Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh:
Khi kết thỳc niờn độ kế toỏn, cỏc cụng ty con và chi nhỏnh tự lập và nộp bỏo cỏo Thuế cho cơ quan thuế sở tại; Tại Tổng cụng ty, Kế toỏn tổng hợp lập và gửi bỏo cỏo tài chớnh cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý thuế; cho cơ quan thống kờ và cơ quan đăng ký kinh doanh sở tại.
Danh mục và mẫu biểu bỏo cỏo tài chớnh năm gồm:
- Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN
- Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DN
- Bản thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh Mẫu số B 09 - DN
Nội dung, hỡnh thức trỡnh bày, thời hạn lập, nộp và cụng khai bỏo cỏo tài chớnh tổng hợp thực hiện theo quy định tại thụng tư hướng dẫn chuẩn mực kế toỏn số 21 “Trỡnh bày bỏo cỏo tài chớnh"
* Hệ thống bỏo cỏo quản trị:
Hàng thỏng, cỏc cụng ty con, cỏc chi nhỏnh và kể cả Phũng kế toỏn- tài chớnh của Tập Đoàn Thỏi Hoà phải nộp bỏo cỏo sơ bộ về Kết quả hoạt động kinh doanh trong thỏng đú cho Phũng Tổng Giỏm Đốc.
Hàng quý cỏc cụng ty con, cỏc chi nhỏnh và phũng kế toỏn- tài chớnh cụng ty lập bỏo cỏo quản trị để phỏn ỏnh tỡnh hỡnh thu chi, cụng nợ và tỡnh hỡnh tiờu thụ sản phẩm, hàng húa nhằm tham mưu cho Ban Giỏm đốc về kế hoạch tài chớnh, cỏc chớnh sỏch và chiến lược tài chớnh kế toỏn trong ngắn và dài hạn.
Cuối năm, khi kết thỳc niờn độ kế toỏn – tài chớnh Tập đoàn Thỏi Hoà sẽ tổng hợp, quyết toỏn tất cả cỏc cụng ty con, chi nhỏnh để phõn chia lợi nhuận.
Hệ thống bỏo cỏo quản trị bao gồm: + Bỏo cỏo nhanh tỡnh hỡnh tài chớnh + Bỏo cỏo hoạt động thu chi
+ Bỏo cỏo chi tiết cụng nợ tài khoản 131,138,141,331,338... + bỏo cỏo Tỡnh hỡnh vay vốn và dư nợ tại cỏc tổ chức tớn dụng. + Bỏo cỏo chi tiết doanh thu theo mặt hàng, đối tượng
+ Bỏo cỏo chi tiết chi phớ theo khoản mục…
2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ TẠI CễNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI HOÀ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI HOÀ
2.3.1. Tổ chức hạch toỏn kế toỏn vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hỡnh thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ tiền, gửi ngõn hàng và tiền đang chuyển.
Trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đỏp ứng nhu cầu thanh toỏn cỏc khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư hàng húa để phục vụ sản xuất- kinh doanh vừa là kết quả của việc mua bỏn hoặc thu hồi cỏc khoản nợ.
Hiện nay, Tập đoàn Thỏi Hũa tổ chức thực hiện kế toỏn vốn bằng tiền theo chế độ kế toỏn hiện hành được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 3 năm 2006 của bộ trưởng Bộ Tài Chớnh. Cụng ty hạch toỏn vốn bằng tiền, sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng. Hạch toỏn ngoại tệ sử dụng một loại tỷ giỏ là tỷ giỏ giao dịch bỡnh quõn trờn thị trường ngoại tệ liờn ngõn hàng do ngõn hàng Nhà Nước Việt Nam cụng bố tại thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ để quy đổi. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 111: tiền mặt tại quỹ Tài khoản 112: tiền gửi ngõn hàng Tài khoản 113: tiền đang chuyển
Tài khoản 007: ( tài khoản ngoài bảng) Ngoại tệ cỏc loại.
Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu – Mẫu 01 – TT - Phiếu chi – Mẫu 02 – TT
- Bảng kiểm kờ quỹ – Mẫu số 07 a – TT/BH và mẫu 07b – TT - Giấy nộp tiền
- Uỷ nhiệm chi
- Giấy thanh toỏn tiền – Mẫu 04 – TT. - Giấy đề nghị – Mẫu 05 – TT.
Sổ sỏch sử dụng:
+ Sổ kế toỏn chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngõn hàng, sổ chi tiết TK 113
+ Sổ kế toỏn tổng hợp: Sổ cỏi TK 111, 112, 113; Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký thu tiền; Sổ Nhật ký chi tiền
Trỡnh tự kế toỏn một số nghiệp vụ chủ yếu liờn quan đến Kế toỏn vốn bằng
tiền Của cụng ty thể hiện trờn sơ đồ sau:
Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toỏn kế toỏn vốn bằng tiền
Một số nghiệp vụ phỏt sinh liờn quan đến phần hành kế toỏn vốn bằng tiền:
Liờn quan đến nghiệp vụ chi tiền mặt: Căn cứ vào chứng từ gốc như: Hoỏ đơn GTGT, Hoỏ đơn bỏn hàng thụng thường, biờn lai, …và Giấy đề nghị thanh toỏn của người đề nghị chi tiền (người bỏn), Kế toỏn trưởng kiểm tra và duyệt lệnh chi ( Những mún tiền lớn trờn 100 triệu mới phải qua sự kiểm soỏt của thủ trưởng đơn vị). Kế toỏn thanh toỏn( Kế toỏn tiền mặt) lập Phiếu chi, phiếu chi được lập thành 03 liờn chuyển Kế toỏn trưởng ký phiếu chi. Thủ quỹ thực hiện chi tiền sau đú chuyển chứng từ gốc sang Kế toỏn tiền mặt lưu 01 liờn, thủ quỹ lưu 01 liờn. Phiếu chi được ghi sổ và hạch toỏn như sau:
TK 511, 512, 515 TK 111, 112 TK 152, 153, 156 TK 141 TK 211 TK 131, 138, v.v.. TK 141 TK 711 TK 311. 331, 341, v.v.. Chi mua vật tư hàng húa
Thu tiền bỏn hàng
Chi mua tài sản cố định Thu nhập khỏc bằng tiền
Thu nợ Thanh toỏn tiền vay
Tạm ứng cho cụng nhõn viờn Thu hồi tiền tạm ứng
Nợ TK 331: Thành tiền chưa VAT Nợ TK 133: VAT
Cú TK 111: Tổng tiền thanh toỏn
Cuối kỳ, Kế toỏn tiền mặt sau khi đối chiếu Sổ chi tiết TK 111 với Sổ quỹ tiền mặt của Thủ quỹ, khớp số liệu thỡ sẽ thực hiện việc in sổ để lưu.
Liờn quan đến nghiệp vụ Thu tiền mặt: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ cũng giống nghiệp vụ chi tiền mặt. Vớ dụ: Rỳt tiền gửi ngõn hàng về nhập quỹ tiền mặt ( Rỳt Sộc): Đầu tiờn Kế toỏn ngõn hàng sẽ lập Sộc sau đú Kế toỏn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký phỏt phỏt hành, đúng dấu của đơn vị. Thủ quỹ đi ngõn hàng rỳt tiền và căn cứ vào chứng từ gốc là “cuống Sộc” và “ Bảng kờ nộp tiền” do thủ quỹ lập, kế toỏn tiền mặt ghi phiếu thu:
Nợ TK 111
Cú TK 113- chi tiết theo ngõn hàng
Cụng ty sử dụng TK 113 làm TK trung gian. Cuối thỏng khi nhận sổ phụ của Ngõn hàng, căn cứ vào: “ giấy bỏo nợ” ghi số tiền được rỳt ra ở trờn, kế toỏn ngõn hàng sẽ ghi:
Nợ TK 113-chi tiết theo ngõn hàng
Cú TK 1121-chi tiết theo ngõn hàng Cú TK 111
2.3.2. Tổ chức hạch toỏn kế toỏn tài sản cố định
Tài sản cố định của doanh nghiệp là những tài sản cú giỏ trị lớn và dự tớnh đem lại ớch kinh tế lõu dài cho doanh nghiệp. TSCĐ trong doanh nghiệp núi chung và trong cỏc bộ phận sử dụng núi riờng là một trong những bộ phận quan trọng gúp phần đỏp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.
Hiện nay, doanh nghiệp ỏp dụng phương phỏp hạch toỏn Kế toỏn tài sản cố định theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chớnh. Và Phương phỏp tớnh khấu hao theo phương phỏp đường thẳng. Về đỏnh
giỏ tài sản cố định TSCĐ được đỏnh giỏ theo nguyờn giỏ, giỏ trị hao mũn và giỏ trị cũn lại.
Hạch toỏn TSCĐ trong Cụng ty phải tuõn thủ những quy định sau:
- Với những TSCĐ do cụng ty mua sắm: Mọi TSCĐ do cụng ty mua sắm phải được phản ỏnh trong một sổ TSCĐ. Kế toỏn trưởng cú trỏch nhiệm xỏc định số trớch khấu hao TSCĐ tớnh vào chi phớ sản xuất kinh doanh theo qui định của Bộ tài chớnh.
TSCĐ giao cho cỏc đơn vị của cụng ty thỡ từng đơn vị cú trỏch nhiệm quản lý. - Với những tài sản thuờ ngoài: Kế toỏn trưởng cú trỏch nhiệm thẩm định danh mục, thời gian, số lượng, phương thức và giỏ cả với cỏc mỏy múc, thiết bị, phương tiện cần thuờ ngoài phục vụ cho họat dộng xõy dựng đầu tư cơ bản và hoạt động kinh doanh. Phũng tài chớnh – kế toỏn thẩm định hợp đồng thuờ mỏy múc, thiết bị, phương tiện và trỡnh Tổng giỏm đốc.
- Khi nhượng bỏn, thanh lý TSCĐ, cụng ty phải thành lập hội đồng đỏnh giỏ thực trạng về mặt kỹ thuật, thẩm định giỏ trị tài sản. Phần chờnh lệch do thanh lý, nhượng bỏn TSCĐ thu được (nếu cú) được hạch toỏn vào kết quả sản xuất kinh doanh của cụng ty.
- Việc cho thuờ , thế chấp, cầm cố tài sản của cụng ty theo nguyờn tắc cú hiệu quả, bảo toàn và phỏt triển vốn.
- Cỏc căn cứ để thanh toỏn chi phớ sửa chữa , nõng cấp TSCĐ bao gồm: Đề suất sửa chữa, nõng cấp TSCĐ được Tổng giỏm đốc (Phú Tổng giỏm đốc được ủy quyền) duyệt. Biờn bản nghiệm thu bàn giao khối lượng, chất lượng sửa chữa, nõng cấp TSCĐ (nếu thuờ ngoài). Húa đơn hoặc phiếu thu hợp lệ. Hợp đồng sửa chữa, nõng cấp (nếu cú).
- Mọi trường hợp tăng TSCĐ, cụng ty đều thành lập ban nghiệm thu, kiểm nhận TSCĐ, động thời lập “Biờn bản giao nhận TSCĐ”. Biờn bản giao nhận TSCĐ lập cho từng TSCĐ trong cụng ty và là căn cứ để giao nhận TSCĐ và để kế toỏn ghi vào sổ và thẻ TSCĐ.
- Thẻ TSCĐ do kế toỏn TSCĐ lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ và được kế toỏn trưởng ký xỏc nhận. Thẻ được lưu ở phũng, ban kế toỏn suốt quỏ trỡnh sử dụng tài sản.
- Cỏc căn cứ để kế toỏn lập thẻ TSCĐ: Biờn bản giao nhận TSCĐ, Biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ, Bản trớch khấu hao TSCĐ, Biờn bản phỏp lý TSCĐ, Cỏc tài liệu kế toỏn cú liờn quan.
- Trong mọi trường hợp giảm giỏ TSCĐ cụng ty đều lập đầy đủ cỏc thủ tục, chứng từ giảm TSCĐ như: quyết định, biờn bản, hợp đồng, biờn bản thanh lý TSCĐ.
- Biờn bản thanh lý do ban thanh lý TSCĐ lập và cú đầy đủ chữ ký, ghi rừ họ tờn cỏc trưởng ban thanh lý, kế toỏn trưởng và Tổng giỏm đốc cụng ty..
Từ đú căn cứ vào cỏc chứng từ giảm giỏ TSCĐ kế toỏn TSCĐ phản ỏnh, ghi chộp vào thẻ TSCĐ
Nguyờn giỏ TSCĐ.
Nguyờn giỏ TSCĐ là tồn bộ chi phớ thực tế đó chi ra để cú TSCĐ cho tới khi đưa TSCĐ vào hoạt động bỡnh thường. Nguyờn giỏ TSCĐ là căn cứ cho việc tớnh khấu hao TSCĐ, do đú nú cần phải được xỏc định dựa trờn sơ sở nguyờn tắc giỏ phớ và nguyờn tắc khỏch quan. Tức là nguyờn giỏ TSCĐ được hỡnh thành trờn chi phớ hợp lý hợp lệ và dựa trờn cỏc căn cứ cú tớnh khỏch quan, như hoỏ đơn, giỏ thị trường của TSCĐ...
Khấu hao tài sản cố định
Cụng ty ỏp dụng phương phỏp khấu hao đường thẳng, mức khấu hao hằng năm của tài sản cố định được tớnh theo cụng thức sau:
Mức khấu hao năm= Nguyờn giaTSCĐ X tỷ lệ khấu hao năm Trong đú: TỶ lệ khấu hao năm =( 1/ số năm sử dụng)X 100
Giỏ trị cũn lại:
Giỏ trị cũn lại = Nguyờn giỏ –Giỏ trị hao mũn luỹ kế
Tài khoản sử dụng:
TK 211: TSCĐ hữu hỡnh TK 212: TSCĐ thuờ tài chớnh
TK 213: TSCĐ vụ hỡnh TK 214: Hao mũn TSCĐ
Cỏc chứng từ và sổ kế toỏn sử dụng:
Biờn bản giao nhận TSCĐ: Mẫu 01 – TSCĐ/BB Biờn bản thanh lý TSCĐ: Mẫu 03 – TSCĐ/BB
Biờn bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành: Mẫu 04 – TSCĐ/HD Biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ: Mẫu 05 – TSCĐ/HD
Thẻ TSCĐ : Mẫu số 02 – TSCĐ Sổ TSCĐ.
Trỡnh tự kế toỏn một số nghiệp vụ chủ yếu liờn quan đến tài sản cố định của
cụng ty:
Sơ đồ 7 : Sơ đồ hạch toỏn kế toỏn tài sản cố định
211,212,213 213 111, 112, 331, 341
Giỏ mua và phớ tổn của TSCĐ khụng qua lắp đặt 133 VAT được khấu trừ nếu cú 152, 334, 338 241 Chi phớ XD lắp đặt TSCĐ hỡnh thành qua xõy lắp 411 Nhận vốn gúp đầu tư bằng TSCĐ TSCĐ thừa khụng rừ nguyờn nhõn 3381 221, 222, 223, 228 627, 641, 642 Giỏ trị cũn lại của TSCĐ nhượng
bỏn, thanh lý, thiếu 214 Giỏ trị hao mũn giảm Khấu hao TSCĐ 221, 222, 223, 228 Gúp vốn đầu tư bằng TSCĐ Chờnh lệch giảm 811 3387, 711 Chờnh lệch tăng 811, 1381
Một số nghiệp vụ phỏt sinh liờn quan đến phần hành Kế toỏn TSCĐ tại Cụng ty:
- Khi mua TSCĐ (TSCĐ khụng qua lắp đặt): Kế toỏn TSCĐ căn cứ vào Hợp đồng kinh tế, vào Hoỏ đơn GTGT và Biờn Bản bàn giao sẽ ghi:
Nợ TK 211: Giỏ mua chưa VAT