9. Cấu trúc luận văn
2.2 Thực trạng đào tạo hệ VLVH ở Trƣờng ĐHKHXH&NV
2.2.4. Bộ máy tổ chức quản lý đào tạo hệ vừa làm vừa học
Việc quản lý đào tạo hệ vừa làm vừa học của Trƣờng ĐHKHXH&NV đƣợc giao cho Phòng Đào tạo với một bộ phận độc lập với công tác quản lý
đào tạo đại học của hệ chính quy. Bộ phận này phối hợp cùng ban chủ nhiệm khoa và đội ngũ trợ lý đào tạo của các khoa có đào tạo hệ VLVH thực hiện những chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau:
Chức năng:
Tham mƣu, đề xuất cho Ban Giám hiệu về việc quản lý, triển khai, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đào tạo hệ VLVH.
Nhiệm vụ:
- Xây dựng chỉ tiêu, kế hoạch tuyển sinh hệ VLVH hàng năm, trình Ban Giám hiệu phê duyệt, triển khai hoạt động.
- Phối hợp cùng các khoa, bộ môn liên hệ, hợp tác đào tạo cùng các đơn vị có nhu cầu đào tạo hệ VLVH với nhà trƣờng.
- Phối hợp cùng các khoa, bộ môn tổ chức xây dựng các chƣơng trình đào tạo của hệ VLVH gồm chƣơng trình đào tạo chuẩn, liên thơng, văn bằng 2. Đồng thời xây dựng nội dung các chƣơng trình đào tạo hệ VLVH phù hợp với các nhóm đối tƣợng thí sinh dự thi tuyển sinh hệ VLVH ở Trƣờng ĐHKHXH&NV.
- Phối hợp với các khoa chuyên môn, các đối tác liên kết đào tạo làm đầu mối tổ chức các kỳ thi tuyển sinh theo đúng quy định và đúng chỉ tiêu, kế hoạch của BGD&ĐT, ĐHQGHN.
- Phối hợp với các khoa, đối tác liên kết đào tạo quản lý công tác tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục, các hoạt động chuyên mơn khác theo mục tiêu, nội dung chƣơng trình đào tạo.
- Giải quyết các công việc theo quy chế đào tạo đối với sinh viên về việc bảo lƣu, ngừng học, chuyển trƣờng.
- Phối hợp cùng Phịng Chính trị và Công tác sinh viên, các khoa chuyên môn, các đơn vị liên kết đào tạo quản lý sinh viên và giải quyết các nhiệm vụ về chính sách xã hội, khen thƣởng kỷ luật đối với sinh viên hệ VLVH phù hợp với quy chế và các quy định của nhà nƣớc ban hành.
- Quản lý, phối hợp cùng các khoa, đối tác liên kết đào tạo, ban thanh tra đào tạo của nhà trƣờng thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, thi, xét công nhận tốt nghiệp và cấp văn bằng, chứng chỉ của hệ VLVH theo đúng quy định của BGD&ĐT và của ĐHQGHN.
- Phối hợp với Phòng Kế hoạch – Tài vụ xây dựng quy định về việc thu học phí, tổ chức thu học phí tại trƣờng và tại các cơ sở liên kết đào tạo theo nội dung hợp đồng đào tạo quy định.
- Phối hợp cùng các phịng Tổ chức cán bộ, Hành chính – Quản trị, Kế hoạch – Tài vụ xây dựng kế hoạch phân bổ nguồn kinh phí từ học phí hệ VLVH cho các đơn vị đào tạo, các đối tác liên kết. Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và quy định về sử dụng kinh phí cho các hoạt động tổ chức đào tạo hệ VLVH theo đúng quy định của các cấp có thẩm quyền ban hành. Thực hiện nhiệm vụ xác nhận kế hoạch giảng dạy của giảng viên làm cơ sở để tính tốn chi trả tiền giảng dạy cho giảng viên dạy các lớp của hệ đào tạo VLVH.
Với một khối lƣợng công việc lớn nhƣ vậy nhƣng với số lƣợng cán bộ của bộ phận quản lý đào tạo hệ VLVH của Phịng Đào tạo lại chỉ có 03 ngƣời nên sức ép cơng việc là vơ cùng nặng nề. Do đó u cầu của cơng việc khơng chỉ địi hỏi sự nỗ lực cố gắng của cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ chuyên trách mà còn đòi hỏi sự phối hợp và chia sẻ của tồn thể cán bộ trong Phịng Đào tạo. Tuy nhiên, những cố gắng đó vẫn chƣa thể đảm bảo cho hệ thống quản lý đào tạo hệ VLVH vận hành trơn tru, trên thực tế đã nảy sinh những bất cập trong công tác quản lý đào tạo hệ VLVH nhƣ sau:
- Số lƣợng cán bộ chuyên trách mảng đào tạo hệ VLVH của Phòng Đào tạo cịn q ít, nên nhiệm vụ quản lý chƣa sâu sát đƣợc hết tất cả các lớp học, đặc biệt là các lớp học đặt tại nhiều địa phƣơng xa, phƣơng tiện đi lại khó khăn. Mọi thông tin chỉ nhận đƣợc phản hồi từ các cán bộ quản lý tại các cơ sở đào tạo, đơi khi từ giảng viên mà ít có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với sinh viên.
- Nhà trƣờng vẫn chƣa triển khai đƣợc công tác quản lý đào tạo và quản lý sinh viên qua phần mềm quản lý và qua hệ thống mạng internet nên phần lớn các cơng việc vẫn làm thủ cơng, do đó cơng tác quản lý sinh viên khá khó khăn, cập nhật hồ sơ sinh viên, kết quả học tập của sinh viên chƣa đúng tiến độ.
- Các điều kiện hỗ trợ học tập cho sinh viên hệ VLVH chƣa đƣợc quan tâm kịp thời.