1.4. .2 Giá cước vận chuyển
2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Mentfield QV Logistics Việt Nam
2.1.2. Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty TNHH
Mentfield QV Logistics Việt Nam
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy
Bảng 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty TNHH Mentfield QV Logistics Việt Nam
2.1.2.2. Nhiệm vụ của các bộ phận
a. Bộ phận sale
- Forwarder chào bán cước (freight) và tất cả dịch vụ - Cần nắm rõ quy trình thủ tập nhập khẩu, xuất khẩu các mặt hàng để tư vấn cho khách hàng
35
- Chủ động tìm kiếm khách hàng qua các kênh, đi gặp gỡ, chăm sóc khách hàng
- Khi có hàng thì phối hợp các bộ phận để xử lý các vấn đề nếu có,cập nhật cho các chủ hàng.
- Kết hợp cùng kế tốn để thu hồi cơng nợ của khách hàng
b. Bộ phận thu mua (pricing)
- Liên hệ đại lý line/agent nước ngoài để xin giá tốt nhất, xin Dem/Det, check space và lấy booking từ lines để gửi sales hoặc gửi cho direct shipper/ consignee.
- Hỗ trợ các bộ phận khác hoặc làm theo yêu cầu.
c. Bộ phận vận hành
- Nhận yêu cầu chứng từ các lô hàng XNK từ sale chuyển sang. - Kiểm tra chứng từ : Invoice, PKL, C/O, Phyoto... xin các giấy phép, kiểm tra chất lượng chuyên ngành trên hệ thống một cửa quốc gia - Lên tờ khai nháp gửi khách hàng check lại thông tin->lên tờ khai chính thức phối hợp cùng OPS để thông quan hàng tại chi cục
- Cập nhật thông tin văn bản, thông tư, nghị định liên quan đến lĩnh vực XNK hàng hóa tới các bộ phận
- Sắp xếp phối hợp cùng điều vận để lên kế hoạch điều xe, đóng hàng (trucking). Kiểm tra tiến độ đóng hàng, hạ bãi. Cập nhật trạng thái của các lô hàng xuất/ nhập khẩu trên hệ thống để báo khách
- Hỗ trợ sale/docs làm chứng từ các lô hàng xuất- nhập, check ETA - Làm Bill , AWB các lô hàng, khai VGM, lên Debit Note từ hệ thống để gửi sales, sau đó gửi khách hàng, khai E- manifest cho lô hàng.
d. Nhân viên hiện trường- giao nhận (OPS)
- Nhận bộ chứng từ XNK hỗ trợ đi nộp thuế, thông quan hải quan hàng nhập xuất tại các chi cục hải quan cửa khẩu(cảng),ngoài cửa khẩu, chi cục hải quan CPN, sân bay.
- Nhận hồ sơ/ chứng từ từ bộ phận chúng từ đi làm C/O, xin giấy phép chuyên ngành tại các bộ( tùy thuộc vào cơ cấu của từng chi nhánh)... hoặc phải đi kiểm hóa hàng hóa( luồng đỏ),làm thủ tục hải quan thơng quan cho một lô hàng.
- Hỗ trợ truyền tờ khai trên hệ thống eDIR5/vnacss khi bộ phận chứng từ yêu cầu ( nếu cần thiết). Và thông báo tới bộ phận chứng từ, sales các thông tin khi nhận được phản hồi của hải quan về thông tin lô hàng
36
e. Kế toán
- Kiểm tra chứng từ xuất nhập vật tư hàng hóa và đối chiếu trên phần mềm và chứng từ- Hạch toán kế toán các nghiệp vụ liên quan: đối chiếu số liệu, khớp tồn kho...
- Lưu trữ chứng từ xuất nhập khẩu, xuất hóa đơn bán hàng ( phối hợp giữa bộ phận chứng từ với sales)
- Hỗ trợ sale để thu hồi công nợ từ khách hàng và hoạch tốn cơng lương nhân viên