- Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế tốn cho riêng mình
2.3.2.3 Quy trình ghi nhận doanh thu bán hàng
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng:
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí cho từng hoạt động trong doanh nghiệp,
- Phản ánh và tính tốn chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động.
- Cung cấp các thơng tin kế tốn phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến q trình bán hàng, xác định kết quả.
✔ Hoạt động bán hàng đối với Công ty:
Hoạt động bán hàng là hoạt động chủ yếu của công ty, nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên, liên tục. Do đó, tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ máy kế tốn trong cơng ty. Hoạt động bán hàng của công ty khá ổn định. Khối lượng cơng việc của kế tốn bán hàng khơng nhiều nhưng ổn định, liên tục.
✔ Chứng từ sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng:
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu thu
- Giấy báo Có
✔ Quy trình ln chuyển chứng từ:
Hóa đơn giá trị gia tăng do kế tốn bán hàng lập thành 3 liên. Sau khi lập xong hóa đơn, kế tốn bán hàng kiểm tra lại các thơng tin trên hóa đơn, đảm bảo tính chính xác rồi chuyển cho Giám đốc ký cả 3 liên.
Khi khách hàng nhận hàng hóa, yêu cầu khách hàng ký vào phần người mua trên hóa đơn, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 kế toán bán hàng lưu giữ để làm căn cứ ghi sổ.
Phiếu thu: Khi bán hàng thu tiền mặt, kế tốn tiền của cơng ty lập phiếu thu từ phần mềm bằng cách vào phần hành Quỹ => Phiếu Thu, sau đó nhập các dữ liệu cần thiết. Kế tốn chỉ in duy nhất một liên phiếu thu, sau đó chuyển cho kế tốn trưởng và người nộp tiền ký, sau đó phiếu thu do kế tốn tiền lưu giữ.
Phiếu chi: khi chi tiền mặt, kế toán tiền cũng lập phiếu chi từ phần mềm bằng cách từ màn hình làm việc chính => Quỹ => Phiếu chi, nhập các thơng tin cần thiết, in một liên rồi chuyển cho kế toán trưởng ký. Phiếu chi do kế toán tiền lưu giữ.
GBN, GBC: Khi nhận được GBN, GBC của ngân hàng, kế toán tiền so sánh số tiền với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng chi tiết xem có chênh lệch hay khơng, nếu khơng có sai lệch kế tốn bán hàng căn cứ vào đó để nhập dữ liệu phần hành Ngân hàng, sau đó GBN, GBC do kế tốn tiền lưu trữ.
Trong phần bán hàng sẽ bao gồm 2 phần:
- Bán hàng thu tiền ngay: Thu ngay bằng tiền mặt chứng từ kế tốn sử dụng là hóa đơn gtgt và phiếu thu. Thu bằng tiền gửi ngân hàng chứng từ là hóa đơn gtgt và Giấy báo có của ngân hàng.
- Với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay thì định khoản như sau: Nợ TK 111 : Tổng số tiền đã thu
Có TK 5111 : Số tiền thu về chưa bao gồm thuế Có TK 3331: Thuế gtgt
- Với nghiệp vụ bán hàng thu tiền bằng tiền gửi: Nợ TK 112 : Tổng số tiền đã thu
Có TK 3331: Thuế gtgt
- Bán hàng chưa thu tiền: Chứng từ ghi nhận là hóa đơn giá trị gia tăng. Với các khách hàng quen cơng ty có thể cho mua chịu hàng hóa, thanh tốn sau.
- Với nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền thì định khoản như sau: Nợ TK 131 (Chi tiết theo đối tượng KH): Tổng số tiền đãthu
Có TK 5111 : Số tiền thu về chưa bao gồm thuế
Có TK 3331 : Thuế gtgt
Tại Công ty TNHH đầu tư thương mại và dịch vụ Thùy Anh không mở chi tiết doanh thu bán hàng mà hạch toán chung doanh thu của tất cả các mặt hàng vào tài khoản 5111.
Công ty không mở tài khoản chi tiết công nợ cho từng khách hàng mà theo dõi công nợ theo Mã khách hàng trên phần mềm nên Nợ phải thu của tất cả khách hàng công ty hạch toán chung vào TK 131.
Sau khi xem hoặc tham khảo sản phẩm của Công ty giới thiệu nhân viên bán hàng sẽ lập báo giá gửi cho khách hàng căn cứ vào đơn giá sản phẩm và số lượng mà khách hàng yêu cầu.
Khi khách hàng đồng ý với báo giá nhân viên bán hàng sẽ chuyển đơn đặt hàng cho kế toán bán hàng. Nhân viên kế toán căn cứ báo giá sẽ lập hóa đơn GTGT thành 3 liên.
Sau đó kế tốn bán hàng kiểm tra tính đúng đắn và chính xác của hóa đơn cùng chủng loại mặt hàng, số lượng ngày tháng…. Rồi chuyển cho khách hàng ký tên vào phần người mua hàng, sau đó chuyển lên cho giám đốc ký và đóng dấu.
Kế tốn bán hàng sẽ lập hóa đơn thành 3 liên trong đó: Liên 1: giữ tại quyển
Liên 2: giao cho khách hàng
Liên 3: kế toán bán hàng giữ làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế tốn
Mẫu hóa đơn gtgt tại TNHH đầu tư thương mại và dịch vụ Thùy Anh:
Sau khi khách hàng ký hóa đơn xong, kế toán bán hàng sẽ tiến hành thu tiền đồng thời lập một phiếu thu đưa cho khách hàng ký sau đó
chuyển cho kế tốn trưởng xác nhận và ký. Phiếu thu sẽ được lưu giữ tại kế toán bán hàng
Mẫu phiếu thu tại tại Công ty TNHH đầu tư thương mại và dịch vụ Thùy Anh:
Căn cứ vào 3 hóa đơn GTGT đã xuất kế tốn bán hàng tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán MISA chia làm 2 trường hợp Bán hàng thu tiền ngay và Bán hàng chưa thu tiền.
Minh họa quy trình hạch tốn trên phần mềm kế tốn MISA tại Cơng ty
Cơng ty TNHH đầu tư thương mại và dịch vụ Thùy Anh:
Giao diện phần mềm:
Hình 2.1: Giao diện phần mềm
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, từ màn hình giao diện của phần mềm Misa, kế toán tiến hành vào phần bán hàng để nhập các thơng tin liên quan và định khoản:
Hình 2.2: Giao diện nhập liệu trên phần mềm kế toán
Thao tác nhập dữ liệu trên phần mềm đối với bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt:
- Vào phân hệ Bán hàng; tại tab “Bán hàng” nhấn “Thêm”; phần mềm mặc định là “Bán hàng hóa trong nước”.
- Chọn “Thu tiền ngay”-> “Tiền mặt”. - Tại Tab “Chứng từ ghi sổ”:
- Nhập thông tin của khách hàng: Chỉ cần chọn mã khách hàng như đã khai báo trong danh sách khách hàng. Phần mềm sẽ tự động hiển thị tên công ty, địa chỉ, mã số thuế như trong khai báo.
- Nhập diễn giải: Nhập sao cho dễ hiểu nhất có thể. - Nhập ngày hạch tốn và ngày chứng từ
- Nhập mã hàng: Chỉ cần chọn mã mà đã thiết lập từ trước, phần mềm sẽ tự động hiển thị danh sách hàng hóa phù hợp. Sau đó phần mềm sẽ hiển thị tên hàng hóa, số hiệu tài khoản thu là 1111 và tài khoản doanh thu là 5111.
- Nhập số lượng và đơn giá cho mặt hàng bán.
- Tại Tab “Thuế”: Phần mềm tự động cập nhật % thuê GTGT theo như khai báo cho mặt hàng này; tự động tính số tiền thuế.
- Tại Tab “Hóa đơn”: Kế tốn nhập “Mẫu HĐ”; “Ký hiệu”; “Số hóa đơn”. Những thơng tin khách phần mềm đã cập nhật sang.
- Tab “Phiếu xuất”: Phần mềm tự động cập nhật.
Kết xuất ra sổ kế toán liên quan:
Sổ chi tiết tài khoản 111:
Để xuất khầu ra sổ chi tiết tài khoản 111 cho nghiệp vụ nào đó, vào chọn Báo cáo Tổng hợp Sổ chi tiết các tài khoản Chọn TK🡪 🡪 🡪
111; ngày hiện thị Thực hiện. Phần mềm tự động xuất khẩu sổ chi tiết🡪
tài khoản 111.
Thao tác nhập dữ liệu trên phần mềm đối với bán hàng thu tiền bằng tiền gửi:
Ghi nhận doanh thu bán hàng: Nhập liệu tương tự giống như nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt. Tuy nhiên để dễ theo dõi công nợ đối với khách hàng, kế toán thường hạch toán nghiệp vụ là chưa thu tiền – theo dõi trên TK 131. Ngay sau đó, thực hiện nhập vào phần mềm bút tốn thu ngay bằng tiền gửi ngân hàng.
- Nếu bán hàng có nhận tiền ứng trước thì tại ngày nhận tiền ứng trước: Vào phân hệ “Ngân hàng”, chọn tab “Thu, chi tiền”, phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập liệu.
- Chọn mã khách hàng.
- Nhập lý do thu.
- Nhập ngày chứng từ, ngày hạch toán.
- Tại tab “hạch toán”: nhập số liệu tài khoản và số tiền. Sau đó nhấn “Cất” để lưu trữ dữ liệu.
Khi khách hàng thanh tốn nốt số tiền cịn nợ:
- Vào phân hệ “Ngân hàng” chọn “Thu tiền khách hàng”; phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập liệu.
- Chọn mã khách hàng 🡪 lấy dữ liệu 🡪 tích chọn vào hóa đơn đã lập (khi nhận trước tiền) 🡪 nhập số tiền trả tiếp 🡪 Chọn “thực hiện” 🡪 Nhấn “cất” để lưu dữ liệu.
Thực hiện đối trừ cơng nợ cho các lần thanh tốn:
Tại phân hệ ngân hàng chọn “Đối trừ chứng từ”, nhập mã khách hàng cần đối trừ và ngày tháng đối trừ 🡪 sau đó lấy dữ liệu để đối trừ cơng nợ khách hàng.
Kết xuất ra sổ kế toán liên quán:
Sau khi nhập xong dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 5111...
Nếu muốn chỉnh sửa sổ trên giao diện “Xem báo cáo” kích chọn “Tùy chỉnh” ở góc phải phía trên màn hình để căn chỉnh như trong Word. Sau khi chỉnh sửa xong, quay ra màn hình “Xem báo cáo” kích vào biểu tượng in trên góc trái phía trên thanh cơng cụ để in báo cáo.
CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ TM VÀ DV THÙY ANH Ban hành theo TT số: 133/2016/TT - BTC
Khu ĐTM Đại Kim, P. Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội Ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ Trưởng BTC