1.3. Vai trò của cựu sinh viên và sự cần thiết phải quản lý hệ thống thông
1.3.2. Hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại các trường Đại học
Trên thế giới, hầu hết các trƣờng Đại học đặc biệt là các trƣờng đại học hàng đầu trong danh sách 100 trƣờng đại học Uy tín nhất trên thế giới khơng chi cỏ cơ sờ vật chất hiện đại, đội ngũ giảng viên cỏ trinh độ cao và nhiều uy tín trong ngành giáo dục và trên hết là các hoạt động bồ trợ giáo dục nhƣ các câu lạc bộ, hội sinh viên, cựu sinh viên...Chính vì vậy, hệ thống thông tin về cựu sinh viên rất đa dạng và đƣợc nhà trƣờng quan tâm, chú trọng.
Các nhà trƣờng đều xây dựng cơ sở dữ liệu về cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp để giúp kiểm sốt tốt nguồn lực cựu sinh viên. Ngồi ra, nhà trƣờng còn tổ chức nhiều hoạt động liên kết, hợp tác giữa trƣờng vả cựu sinh viên. Đây cũng là một cơ sờ quan trọng trong việc đánh giá chất lƣợng giáo dục của các trƣờng. 100% các hội cựu sinh viên có hoạt động này cho thấy, đây là hoạt động cơ bản, rất đƣợc trú trọng và duy tri.
Hệ thống thông tin của cựu sinh viên bao gồm tồn bộ những thơng tin cá nhân về tên tuổi, nơi sinh, chuyên ngành, kết quả học tập, các hoạt động của các nhân tham gia khi còn ngồi trên ghế nhà trƣờng, địa chỉ cơng tác, nơi ở,…đƣợc tích hợp thành hệ thống cơ sở dữ liệu do nhà trƣờng quản lý. Ngồi ra, thơng tin về cựu sinh viên cũng đƣợc cập nhật trên hệ thống một cách
thƣờng xuyên thông qua các trang điện tử về cựu sinh viên. Đây là kênh thông tin cho phép các hội cung cấp thơng tin một cách nhanh chóng, tiện lợi và đa dạng cho các đối tƣợng có liên quan. Đồng thời đây cũng là nơi tạo ra cộng đồng tƣơng tác trực tuyến giữa các cựu sinh viên, sinh viên trong trƣờng...
Ở Việt Nam hiện nay, về cơ bản các trƣờng trọng điểm đã thành lập Hội cựu sinh viên tuy nhiên các hoạt động còn rất sơ khai và manh mún. Chẳng hạn, nhƣ đại học Y Hà Nội, phải sau 110 năm thành lập trƣờng, trải qua rất nhiều thế hệ học sinh - sinh viên, tới năm 2012 trƣởng mới hình thành một tổ chức Cựu sinh viên. Các hoạt động cùa hội chỉ dừng lại ở việc cập nhật thông tin cựu sinh viên, bắt đầu hình thành ban liên lạc, chƣa thật sự khai thác hết thế mạnh cùa hội cựu sinh viên. Bản thân hội cũng chƣa đƣợc xây dựng hoàn thiện cả về tồ chức và các hoạt động duy tri, phát triển.
Các hội cựu sinh viên ờ các trƣờng đại học của Việt Nam hoạt động chủ yếu với mục tiêu tập hợp các thế hệ sinh viên đã từng học tập và làm việc tại trƣờng; bắt đầu quan tâm hơn tới việc kết nối và gắn kết các thế hệ sinh viên với nhà tnrờng nhằm giúp đỡ, hợp tác lẫn nhau trong học tập, công việc, nghiên cửu, kinh doanh...Do vậy, hệ thống thông tin về cựu sinh viên của các trƣờng còn sơ sài và chƣa thực sự đƣợc quan tâm đúng mức. Các thông tin đƣợc cập nhật mới chỉ dừng lại ở những thông tin cá nhân cơ bản. Các thông tin này cịn khơng đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, liên tục nên chƣa thực sự chính xác và có hệ thống. Vì thế rất hạn chế trọng việc kết nối giữa nhà trƣờng và cựu sinh viên.
Bản chất của việc quản lý trong trƣờng đại học là quản lý các hoạt động giảng dạy, quản lý hoạt động học tập và các hoạt động quản lý khác trong nhà trƣờng. Thơng qua q trình quản lý làm sao đƣa các hoạt động từ trạng thái này sang trạng thái khác để dần đạt các mục tiêu của nhà trƣờng đề ra. Các hoạt động trong nhà trƣờng bản thân nó đã có tính giáo dục song cần có sự quản lý, tổ chức chặt chẽ mới phát huy đƣợc hiệu quả của bộ máy.
Các hoạt động quản lý trong trƣờng đại học bao gồm nhiều hoạt động nhƣ: Quản lý sinh viên; Quản lý cán bộ, giảng viên; Quản lý giảng dạy; Quản lý kí túc xá; Quản lý thƣ viện; Quản lý tài chính; Quản lý Cổng thơng tin điện tử; Quản lý cơ sở vật chất; v.v…Mỗi một hoạt động quản lý sẽ bao gồm toàn bộ hệ thống thông tin đƣợc thu thập, lƣu trữ, theo dõi, cập nhật thƣờng xuyên nhằm vận hành thơng suốt q trình quản lý tồn bộ hoạt động của nhà trƣờng.
Nhƣ vậy, hệ thống quản lý thơng tin trong trƣờng đại học là tồn bộ hệ thống cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của nhà trƣờng. Hệ thống bao gồm con ngƣời, thiết bị cơng nghệ và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thơng tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho nhà trƣờng.
Hiện nay, tại các trƣờng đại học ở Việt Nam, việc thu thập, quản lý các thơng tin về cựu sinh viên cịn khá mới mẻ do chƣa thực sự xác định là một hoạt động quản lý giáo dục của nhà trƣờng. Do vậy, hệ thống thông tin về cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp của các trƣờng còn đơn điệu, tự phát và chƣa đƣợc quản lý một cách khoa học.
Sinh viên còn đang theo học tại các trƣờng đại học sẽ chịu sự quản lý trực tiếp từ nhà trƣờng không chỉ giới hạn trong phạm vi đào tạo, giáo dục sinh viên ở trên lớp, trong Trƣờng, mà còn gồm cả việc sinh viên tham gia các hoạt động ngồi giờ lên lớp, học tập nhóm, thực tập thực tế, tham quan, giao lƣu…
Tuy nhiên sau khi tốt nghiệp, họ không cịn chịu sự ràng buộc và khơng có một cơ sở nào để nhà trƣờng quản lý sinh viên sau tốt nghiệp. Vậy, hoạt động quản lý cựu sinh viên chính là:
+ Quản lý về mặt số lƣợng (số lƣợng sinh viên sau tốt nghiệp); + Quản lý thông tin cá nhân;
+ Quản lý các hoạt động liên quan tới cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp. Nhƣ vậy, hệ thống thông tin về cựu sinh viên cũng phải nằm trong hệ thống quản lý thông tin trong trƣờng đại học và phải coi đây là một trong những hoạt động quản lý quan trọng của nhà trƣờng. Trong công tác quản lý cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp cũng cần có tổ chức bộ máy quản lý phù hợp
với thực tế của mỗi đơn vị để mang lại hiệu quả cao nhất trong các hoạt động. Tổ chức quản lý cựu sinh viên là tổ chức xã hội của các thế hệ học viên, sinh viên đã và đang học tập tại trƣờng Đại học, hoạt động dƣới sự bảo trợ của Trƣờng. Văn phòng Ban liên lạc có thể đặt tại Phịng CT&CTSV của Trƣờng. Tất cả các hoạt động phải tuân thủ mọi quy định chung về hoạt động của nhà Trƣờng.