3.2. Giải pháp quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại trƣờng Đạ
3.2.3. Giải pháp 3: Đảm bảo nguồn tài chính phục vụ quản lý hệ thống
thơng tin về cựu sinh viên
3.2.3.1. Mục đích của giải pháp
- Đảm bảo duy trì nguồn tài chính phù hợp để phục vụ vận hành hệ thống quản lý hệ thống thông tin
- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị lƣu trữ hệ thống thơng tin về cựu sinh viên
- Đảm bảo có chế độ đãi ngộ hợp lý đối với đội ngũ cán bộ chuyên trách làm công tác quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên của nhà trƣờng.
3.2.3.2. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp
Để duy trì hệ thống quản lý thơng tin cần tính đến giải pháp đầu tƣ tài chính cho nó trong tƣơng lai. Trong ngắn hạn nguồn tài chính duy trì hệ thống là từ sự đóng góp, tài trợ của các thành viên của Hội cựu sinh viên trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN; sự hỗ trợ trích từ nguồn thu của Trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN.
Về lâu dài, để có nguồn tài chính ổn định để duy trì và phát triển hệ thống thơng tin cựu sinh viên, cần phải đa dạng hóa việc thu hút đầu tƣ từ các nguồn sau:
+ Nguồn thu từ các mối quan hệ hợp tác có đƣợc nhờ hội cựu sinh viên: trong quá trình hoạt động, các cựu sinh viên có thể hợp tác với nhau để cùng làm các dự án hoặc cùng nhau đầu tƣ, tổ chức các sự kiện, hội thảo có thu phí; lãi từ các hoạt động này ngồi phân phối cho các cựu sinh viên có thể trích lại để duy trì và phát triển hoạt động của hội cũng nhƣ duy trì hệ thống thơng tin.
+ Các nguồn thu ngoài: kêu gọi sự tài trợ của các tổ chức địa phƣơng hay những tổ chức phi chính phủ…
Để có những nguồn thu ổn định, cần xây dựng dự án có tính khả thi để duy trì và phát triển hệ thống thơng tin cựu sinh viên của trƣờng là vô cùng cần thiết đồng thời để có định hƣớng nguồn thu trong tƣơng lai. Mục đích lập dự án để định hƣớng chiến lƣợc cũng nhƣ kêu gọi sự tham gia của các bên liên quan nhƣ nhà trƣờng, cán bộ, giảng viên, sinh viên và các cựu sinh viên đã và đang theo học tại trƣờng Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội. Đây sẽ là căn cứ hoạt động trong thời gian tới để thúc đẩy sự gắn kết giữa cựu sinh viên và nhà trƣờng đồng thời, tăng cƣờng, mở rộng phạm vi hoạt động của cựu sinh viên cũng nhƣ quảng bá cho hình ảnh và thƣơng hiệu của nhà trƣờng. Có thể gọi đây là Dự án “Nâng cao vai trò của cựu sinh viên đối với sự phát triển của Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN”. Mục tiêu của dự án nhằm đánh giá tiềm năng to lớn của cựu sinh viên đối với sự phát triển của nhà trƣờng. Đánh giá những kết quả đóng góp của cựu sinh viên với nhà trƣờng. Định hƣớng hoạt động của cựu sinh viên đối với nhà trƣờng, mở rộng hợp tác giữa cựu sinh viên và nhà trƣờng. Để thực hiện đƣợc các mục tiêu đó, trƣớc hết cần tạo đƣợc hệ thống thông tin quản lý cựu sinh viên một cách bài bản, có đội ngũ cán bộ chuyên trách để quản lý hệ thống này, có phần mềm quản lý chuyên dụng và nguồn kinh phí đƣợc cấp ổn định để duy trì các hoạt động quản lý, tổ chức sự kiện giữa nhà trƣờng và cựu sinh viên. Sau đó, nội dung dự án sẽ tập trung vào các hoạt động của cựu sinh viên nhƣ tài trợ học bổng, xây dựng cơ sở vật chất cho nhà trƣờng, hợp tác nghiên cứu khoa học, đào tạo nguồn nhân lực chấ lƣợng cao đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp; kết nối, định hƣớng việc làm, các hoạt động quảng bá hình ảnh nhà trƣờng trên web cựu sinh viên, các diễn đàn, tọa đàm trao đổi kinh nghiệm học tập, quản lý, đổi mới chƣơng trình dạy và học;….
Trên cơ sở áp dụng mơ hình quản lý chất lƣợng tổng thể TQM nhƣ đã nêu trong chƣơng 1, dự án sẽ đáp ứng các yêu cầu về đầu vào (hệ thống thông
tin cựu sinh viên, cán bộ quản lý thơng tin, tài chính hỗ trợ vận hành, quản lý), quá trình quản lý đảm bảo các yếu tố về môi trƣờng làm việc (phịng lƣu trữ thơng tin, lƣu phiếu khảo sát, phòng giao dịch của Hội cựu sinh viên), tổ chức chỉ đạo, quản lý thực hiện về tiến độ, mức độ hoàn thành (các văn bản ban hành của nhà trƣờng, các bản ký kết giữa nhà trƣờng và doanh nghiệp là cựu sinh viên của nhà trƣờng,…) sau đó sẽ có đánh giá q trình thực hiện quản lý nếu có khó khăn sẽ hỗ trợ thúc đẩy để đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Trên cơ sở đó, đầu ra của cả quá trình quản lý là tồn bộ hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin về cựu sinh viên, các kết quả hoạt động kết nối giữa cựu sinh viên và nhà trƣờng, các trang thiết bị, phần mềm quản lý thông tin, các mối quan hệ đƣợc thiết lập (cựu sinh viên, nhà trƣờng, doanh nghiệp, sinh viên, cộng đồng), thƣơng hiệu của nhà trƣờng đƣợc quảng bá rộng rãi; hoạt động đa dạng của cựu sinh viên; mô hình hoạt động theo mục tiêu của dự án đƣợc nhân rộng trong các trƣờng đại học (trƣớc mắt là trong hệ thống của trƣờng Đại học Quốc gia Hà Nội), có kết nối với các hoạt động của tổ chức cựu sinh viên trong cả nƣớc và cả nƣớc ngoài.
Trên cơ sở xây dựng đề án hoạt động đồng thời xây dựng nguồn lực tài chính để quản lý hệ thống thơng tin cựu sinh viên, theo đó:
- Nhà trƣờng ra Quyết định về việc bố trí Phịng CT&CTSV phối hợp với các khoa, Hội cựu sinh viên chịu trách nhiệm là đầu mối thu thập, quản lý, cung cấp thông tin về cựu sinh viên;
- Nhà trƣờng bố trí một khoảng kinh phí nhất định để duy trì hoạt động quản lý nhƣ: mua phần mềm quản lý thông tin, cử cán bộ chuyên trách để vận hành hệ thống quản lý;
- Cùng với kinh phí của nhà trƣờng, tiếp tục kêu gọi tài trợ từ các cựu sinh viên là doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đóng góp tài chính nhằm duy trì hệ thống quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên cũng nhƣ các hoạt động của nhà trƣờng.
- Cần có sự đồng ý của Đảng ủy và ban Giám hiệu nhà trƣờng trong việc quyết định nguồn tài chính phục vụ cơng tác quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên.
- Cần có sự hỗ trợ về mặt nguồn lực tài chính, con ngƣời, cơ sở vật chất… của Hội cựu sinh viên, các doanh nghiệp, nhà trƣờng…