1.3. Vai trò của cựu sinh viên và sự cần thiết phải quản lý hệ thống thông
1.3.3. Sự cần thiết phải quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại các
trường đại học
Xu hƣớng quản lý hệ thống thông tin tại các tổ chức, doanh nghiệp trên thế giới cũng nhƣ ở Việt Nam đang diễn ra mạnh mẽ nhằm tạo ra một cơ sở dữ liệu tin cậy, đầy đủ, chính xác góp phần giúp cho các cá nhân, tổ chức có thể kết nối với từng nhóm đối tƣợng quản lý một cách nhanh nhất. Do vậy, việc xây dựng và quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên tại các trƣờng đại học cũng khơng nằm ngồi xu hƣớng đó. Đây là cơ hội để các trƣờng đại học tăng cƣờng kết nối với cựu sinh viên, phát huy vai trò của cựu sinh viên trong việc quảng bá, phát triển thƣơng hiệu cũng nhƣ nâng cao chất lƣợng giáo dục, đào tạo của nhà trƣờng.
Hàng năm, mỗi một ngôi trƣờng đại học đã đào tạo và cung cấp cho xã hội một nguồn lực lao động có trình độ cao, chất lƣợng cao. Cầm tấm bằng trên tay, những cựu sinh viên này đã có đóng góp to lớn cho sự phát triển của đất nƣớc. Đặc biệt, nhiều ngƣời trong số đó đã đạt đƣợc những thành cơng nhất định và có chỗ đứng trong xã hội. Đây sẽ là một bộ phận quan trọng làm nên danh tiếng của ngôi trƣờng đã đào tạo ra họ. Trên cơ sở những vai trị đã đƣợc nêu ở mục trên, có thể khẳng định, việc quản lý hệ thống thơng tin về cựu sinh viên tại các trƣờng đại học, cao đẳng là vô cùng cần thiết, xuất phát từ những lý do sau:
- Vấn đề quản lý hệ thống thông tin của các cựu sinh viên chƣa đƣợc nhà trƣờng quan tâm đúng mức, chủ yếu dựa vào mối quan hệ giữa một vài cựu sinh viên tâm huyết, nhiệt tình với nhà trƣờng. Họ đứng ra tập hợp các
cựu sinh viên của trƣờng lại dƣới tên gọi là Hội cựu sinh viên, Câu lạc bộ cựu sinh viên hay Ban liên lạc cựu sinh viên,…Quy chế hoạt động của các tổ chức này đa phần còn chƣa rõ ràng.
- Hoạt động quản lý hệ thống thông tin các cựu sinh viên thƣờng do Hội cựu sinh viên, Câu lạc bộ cựu sinh viên hoặc Ban liên lạc cựu sinh viên phụ trách thu thập những thông tin cơ bản, sơ lƣợc về các thành viên cùng khóa hoặc một vài khóa trƣớc đó, chƣa có sự quản lý một cách hệ thống, bài bản tồn bộ thơng tin đầy đủ và cập nhật thông tin tất cả các cựu sinh viên đã ra trƣờng nhiều năm.
- Nội dung hoạt động của cựu sinh viên còn nghèo nàn, các hoạt động tổ chức còn manh mún, nhỏ lẻ, rời rạc, thiếu bài bản, chƣa đƣợc triển khai thƣờng xuyên, liên tục, khả năng kết nối giữa mạng lƣới các cựu sinh viên các khóa sau nhiều năm ra trƣờng vẫn cịn hạn chế.h
- Những vấn đề khó khăn về nguồn lực tài chính và con ngƣời để duy trì hoạt động. Đây có lẽ là lý do khiến mọi hoạt động của các cựu sinh viên cịn chƣa thực sự hiệu quả. Quỹ đóng góp của các cựu sinh viên dùng để chi trả cho các hoạt động nhƣ tổ chức gặp gỡ, giao lƣu, chi phí mua phần mềm quản lý thơng tin và chi phí duy trì hệ thống thơng tin, các khoản chi mua quà tặng cho nhà trƣờng, các cuộc làm thiện nguyện,…Với nhiều hoạt động nêu trên, việc duy trì khoản kinh phí đều đặn địi hỏi phải có sự thống nhất đóng góp một cách tự nguyện của tất cả các thành viên tham gia. Thực tế cho thấy, việc đóng góp cho quỹ này cịn nhiều bất cập nhƣ ngƣời góp nhiều, ngƣời góp ít, có ngƣời chỉ tham gia mà khơng đóng góp hoặc có ngƣời đóng góp bằng hiện vật, quà tặng,…Bên cạnh khó khăn về tài chính, cịn có khó khăn về việc bố trí nhân lực để thƣờng xuyên thu thập thông tin, cập nhật thông tin về các thành viên, về các sự kiện hoạt động của cựu sinh viên; hoặc nhân lực tham gia xây dựng nội dung, hình thức tổ chức các sự kiện; bố trí ngƣời để giữ quỹ, ghi nhật ký thu - chi quỹ,…
Với những lý do trên, việc quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên tại trƣờng là vơ cùng cần thiết, địi hỏi cần có sự nghiên cứu kỹ lƣỡng để đƣa ra những giải pháp thấu đáo, có tính khả thi để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên, góp phần phát huy tối đa vai trị của cựu sinh viên trong việc nâng cao vị thế, thƣơng hiệu của nhà trƣờng.