3.2. Giải pháp quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại trƣờng Đạ
3.2.4. Giải pháp 4: Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân
làm công tác quản lý hệ thống thông tin.
3.2.4.1. Mục đích của giải pháp
- Cán bộ quản lý chuyên trách có khả năng sử dụng những phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu một cách thành thạo, đảm bảo thông tin đƣợc cập nhật thƣờng xuyên.
- Đội ngũ Cựu sinh viên, phòng CT&CTSV phụ trách tập hợp dữ liệu sinh viên, cựu sinh viên một cách nhanh chóng, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu đầu vào và đầu ra của hệ thống quản lý thông tin.
3.2.4.2. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp
Để công tác quản lý hệ thống thơng tin cựu sinh viện có hiệu quả, cần phải lựa chọn, bồi dƣỡng trình độ nghiệp vụ cho cán bộ quản lý thông tin. Đây là một trong những nhân tố đầu vào quan trọng của mơ hình quản lý chất lƣợng tổng thể TQM.
Đội ngũ cán bộ quản lý thông tin phải lựa chọn, đào tạo một cách kỹ càng, sao cho đúng ngƣời, đúng việc. Nhà trƣờng có kế hoạch bố trí đội ngũ cán bộ quản lý thơng tin của trƣờng nói chung và thơng tin về cựu sinh viên nói riêng, tránh làm việc chuyên trách nhằm đảm bảo hoạt động lâu dài, liên tục. Sau đó, lập danh sách cán bộ phụ trách quản lý hệ thống thông tin của trƣờng. Mở các khoá đào tạo dƣới nhiều hình thức cho đội ngũ cán bộ và nhân lực hoạt động quản lý nhằm lựa chọn, bồi dƣỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ về các kiến thức, kỹ năng, áp dụng khoa học và công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý thông tin; các kỹ năng về phân tích, thu thập và xử lý dữ liệu, ứng dụng các phần mềm trong xử lý dữ liệu.
Cần chú trọng đến các kỹ năng tin học, chuyển giao và thực hành nhiều các kỹ năng về quản trị mạng, trao đổi và cung cấp thông tin qua mạng... Kết quả điều tra cho thấy, các đối tƣợng đƣợc hỏi đều thống nhất phải bồi dƣỡng kiến thức cho đội ngũ cán bộ làm công tác thu thập và xử lý thơng tin nói chung và thơng tin cựu sinh viên nói riêng (95%). Việc chuyển giao tri thức, công nghệ cho các cán bộ quản lý thông tin là một yếu tố quan trọng để đảm bảo các hoạt động liên tục và lâu dài của hệ thống thơng tin quản lý giáo dục nói chung và quản lý cựu sinh viên nói riêng đƣợc máy tính hố.
Bên cạnh việc bồi dƣỡng cho đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý thông tin của trƣờng, cần mở thêm lớp bồi dƣỡng kiến thức cho các đối tƣợng khác có liên quan nhƣ các cán bộ làm ở văn phòng các khoa, cựu sinh viên trong Ban liên lạc, cán bộ lớp, giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp, quan trị viên trang web… nhằm thống nhất các bƣớc, quy trình thu thập, lƣu trữ và cung cấp hệ thống thông tin cựu sinh viên của trƣờng. Đây là những đối tƣợng có liên quan trực tiếp tới cơng tác thu thập thơng tin của cựu sinh viên, có trách nhiệm báo cáo kết quả thu thập thông tin gửi tới bộ phận chuyên trách quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên.
3.2.4.3. Điều kiện thực hiện giải pháp
- Lãnh đạo nhà trƣờng thực sự quan tâm đến các phần mềm quản lý. Đảm bảo trang bị đầy đủ về cơ sở vật chất, hỗ trợ và tạo điều kiện tốt nhất để đội ngũ cán bộ làm cơng tác quản lý thơng tin hồn thành nhiệm vụ.
- Đội ngũ cán bộ, giáo viên, sinh viên, cựu sinh viên phải nhiệt tình tham gia, đầu tƣ thời gian, công sức nghiên cứu để có thể sử dụng các phần mềm thành thạo đáp ứng đƣợc nhu cầu quản lý thông tin cũng nhƣ đảm bảo các thơng tin đƣợc đầy đủ, chính xác.
3.3. Mối quan hệ giữa các giải pháp
Để phát huy đƣợc hiệu quả của một số giải pháp quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên, nhà trƣờng cần phải thấy đƣợc mỗi giải pháp đều có vai trị, vị trí và tầm quan trọng nhất định, tác động tới chất lƣợng hệ thống
thơng tin. Bốn giải pháp trên có mối quan hệ mật thiết, gắn bó hữu cơ, thúc đẩy và hỗ trợ nhau tạo thành một hệ thống hoàn chỉnh (sơ đồ 3.3). Do đó, khơng thể thực hiện từng biện pháp riêng rẽ, rời rạc, mà cần thực hiện một cách đồng bộ và có sự phối hợp chặt chẽ để phát huy tác dụng tổng hợp của chúng. Mỗi biện pháp đều cần những tiền đề để thực hiện, biện pháp này sẽ tạo tiền đề để thực hiện biện pháp kia, chúng thúc đẩy lẫn nhau trong quá trình quản lý hệ thống thơng tin. Tất cả cán bộ, giảng viên trong nhà trƣờng cần có ý thức, trách nhiệm trong công tác quản lý sinh viên sau khi tốt nghiệp. Từ việc quán triệt, nâng cao ý thức, nêu cao tinh thần trách nhiệm đối với công tác quản lý sinh viên sau khi tốt nghiệp cho toàn thể cán bộ, giảng viên trong nhà trƣờng. Bên cạnh việc nâng cao ý thức trách nhiệm địi hỏi đội ngũ quản lý phải có năng lực, trình độ, nắm vững các văn bản quy định của nhà nƣớc, nội quy quy chế của nhà trƣờng trong công tác quản lý nói chung. Ngoài ra đội ngũ quản lý cũng cần thành thạo về công nghệ thông tin để việc quản lý trở nên khoa học và nâng cao đƣợc chất lƣợng.
Do đó muốn phát huy đƣợc sức mạnh của các biện pháp nói trên cần có sự liên kết hỗ trợ giữa các biện pháp. Tuy nhiên tùy từng thời điểm và điều kiện thực tế của nhà trƣờng về cơ sở vật chất, đội ngũ, tài chính,… mà mỗi biện pháp giữ vai trò chủ đạo khác nhau.
Kết quả khảo sát cho thấy, để nâng cao hiệu quả quản lý thông tin cựu sinh viên của trƣờng cần thực hiện đồng bộ các giải pháp về nâng cao nhận thức của Nhà trƣờng, cán bộ, giảng viên, sinh viên về việc quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên (90%); Hiện đại hóa cơng tác thu thập thơng tin (95%); Bố trí nguồn lực (kỹ thuật, phần mềm, cán bộ, tài chính...) phục vụ công tác thu thập thông tin (97%); Nâng cao hiệu quả hoạt động của Hội cựu sinh viên của trƣờng (95%); Tăng cƣờng mối liên kết giữa nhà trƣờng, doanh nghiệp và cựu sinh viên (94%).
Các nhóm giải pháp đƣợc nêu trên là các giải pháp mang tính hệ thống và đồng bộ để giải quyết vấn đề đặt ra. Trong đó, có những biện pháp mang ý
nghĩa tạo tiền đề, động lực để chuẩn bị cho việc thực hiện mục tiêu đề ra nhƣ biện pháp thu thập xử lý thông tin, biện pháp bồi dƣỡng nâng cao trình độ nhân lực quản lý hệ thống thông tin, hiện đại hóa cơng tác quản lý thơng tin. Đây là những biện pháp tác động đến các yếu tố đầu vào của q trình quản lý. Ngồi ra những biện pháp có tính hỗ trợ nhƣ biện pháp về chăm sóc cựu sinh viên tƣơng lai, biện pháp quảng bá hoạt động của Hội cựu sinh viên, biện pháp tăng cƣờng mối quan hệ với doanh nghiệp, cựu sinh viên và nhà trƣờng,…
Các giải pháp này cần đƣợc thực hiện một cách đồng bộ, có vậy mới tạo ra đƣợc sự chuyển biến vững chắc cho hoạt động quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên của trƣờng.
Để chuẩn bị cho việc triển khai các giải pháp trên vào nhà trƣờng, tác giả đã tiến hành khảo nghiệm thăm dị tính khả thi, tính cấp thiết của các biện pháp.