1.4. Nội dung quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại các trƣờng
1.4.2. Các nội dung quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại các
trường đại học
Thứ nhất, cập nhật thông tin và quản lý cơ sở dữ liệu cựu sinh viên.
+ Xây dựng kế hoạch cập nhật thơng tin: Để có thể cập nhập thông tin về cựu sinh viên một cách chính xác nhất cần phải có một kế hoạch quản lý thông tin rõ ràng ngay từ khi nhà trƣờng tiếp nhận sinh viên vào trƣờng, cập nhật thơng tin liên tục trong q trình học tập tại trƣờng và sau khi tốt nghiệp ra trƣờng.
+ Tổ chức thực hiện: Trƣớc hết, thông tin cá nhân của sinh viên khai báo khi nhập trƣờng là dữ liệu quan trọng, nền tảng thông tin đầu tiên cần
đƣợc lƣu trữ cẩn thận. Hàng năm, nhà trƣờng cần phối hợp với Phịng CT&CTSV, các Khoa, cán bộ lớp đơn đốc, nhắc nhở sinh viên cập nhật thông tin mới.
Bên cạnh đó, sau khi ra trƣờng, việc quản lý thơng tin về các hoạt động của cựu sinh viên cũng phải đƣợc thu thập. Các hoạt động của cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp nhƣ:
- Tham gia học hệ sau đại học.
- Hoạt động nghiên cứu khoa học của sinh viên sau khi tốt nghiệp (do nhà trƣờng mời tham gia).
- Hoạt động văn hóa, thể thao trong các ngày hội của nhà trƣờng. - Hoạt động tài trợ, từ thiện.
- Hoạt động hợp tác...
Các hoạt động liên quan giữa nhà trƣờng và sinh viên sau tốt nghiệp xét ở một góc độ nào đó thì các phịng ban tƣơng ứng có thể đảm nhận đƣợc. Tuy nhiên, đó là khi đã có sự kết nối giữa nhà trƣờng và cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp. Vấn đề đƣợc đặt ra trong công tác quản lý thông tin, các hoạt động cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp đó là cần có đơn vị đứng ra làm cầu nối để kết nối sinh viên sau khi tốt nghiệp với nhà trƣờng. Cần xây dựng một đơn vị chuyên trách quản lý thông tin, quản lý các hoạt động này để cựu sinh viên có đƣợc một địa chỉ để liên hệ khi muốn tham gia vào các hoạt động liên quan tới nhà trƣờng.
Nhƣ vậy, sau khi sinh viên ra trƣờng, nhà trƣờng cần kết nối các Ban cán sự lớp của các khóa đã tốt nghiệp hoặc những sinh viên tâm huyết với nhà trƣờng thành lập một tổ chức, bộ phận kết nối các cựu sinh viên các khóa dƣới các tên gọi nhƣ Hội cựu sinh viên, Câu lạc bộ cựu sinh viên, Ban liên lạc cựu sinh viên…nhằm hỗ trợ nhà trƣờng về công tác thiết lập hệ thống thông tin của cựu sinh viên, kịp thời sửa đổi, bổ sung, cập nhật những thông tin đã thay đổi. Bộ phận kết nối cựu sinh viên đƣợc thành lập thơng qua sự nhất trí của Ban Giám hiệu, đồng thời có quyết định thành lập rõ ràng và chịu trách
nhiệm trƣớc Hiệu trƣởng. Các thành viên cũng nhƣ số lƣợng thành viên đƣợc Hiệu trƣởng trƣờng ra quyết định công nhận.
+ Công tác kiểm tra: nhà trƣờng cử đội ngũ chuyên trách có kế hoạch kiểm tra, giám sát hoạt động thu thập thông tin sinh viên. Đồng thời, đề ra một số quy định trong việc khai báo thơng tin, nếu có sai lệch về thơng tin sẽ có hình thức xử lý đối với những trƣờng hợp đó.
+ Cơng tác quản lý cơ sở dữ liệu: Việc thiết lập mối quan hệ và thu thập thông tin sinh viên sau khi tốt nghiệp hàng năm dẫn tới một vấn đề đƣợc đặt ra, đó là những dữ liệu này sẽ do bộ phận nào quản lý và quản lý nhƣ thế nào. Công tác quản lý thông tin sinh viên sau tốt nghiệp đóng một vai trị quan trọng trong việc duy trì đƣợc kết nối với các tầng lớp sinh viên sau khi tốt nghiệp của nhà trƣờng. Vì vậy:
Phịng CT&CTSV, bộ phận kết nối cựu sinh viên cần là đầu mối trong việc phân loại và tổng hợp dữ liệu theo từng khoa, từng chuyên ngành, từng khóa tốt nghiệp. Các thơng tin cần đƣợc phân loại rõ ràng đảm bảo độ chính xác để có thể phục vụ cho cơng tác quản lý sau này.
Cần xây dựng một hệ thống trang thiết bị hỗ trợ trong việc quản lý các thông tin sinh viên sau khi tốt nghiệp (phần mềm quản lý thông tin, các tủ lƣu trữ hồ sơ, lƣu trữ các phiếu khảo sát sinh viên sau khi tốt nghiệp).
Thành lập một bộ phận tài chính chuyên trách nhằm duy trì các hoạt động quản lý hệ thống thơng tin cựu sinh viên nói chung và các hoạt động của cựu sinh viên thông qua việc vận động đóng góp từ các cựu sinh viên, vận động nguồn tài trợ,…
Thứ hai, tổ chức các hoạt động gắn kết mạng lưới cựu sinh viên.
Việc tổ chức các hoạt động gắn kết mạng lƣới cựu sinh viên của trƣờng có vai trị quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống thông tin về cựu sinh viên. Các hoạt động gắn kết chủ yếu là:
- Tổ chức họp mặt truyền thống hàng năm của cựu sinh viên trƣờng vào ngày kỷ niệm thành lập trƣờng.
- Tổ chức các diễn đàn trao đổi kinh nghiệm nghề nghiệp, hoạt động giao lƣu văn hoá, văn nghệ, thể thao, các buồi sinh hoạt chuyên môn,... cho cựu sinh viên nhằm tạo sự đồn kết, gắn bó các thế hệ sinh viên.
- Thăm hỏi và vận động đóng góp hỗ trợ các cựu học viên, cựu sinh viên vả sinh viên đang học gặp hồn cảnh đặc biệt khó khăn.
- Vận động cựu sinh viên đóng góp các nguồn lực hỗ trợ xây dựng cơ sở vật chất, các hoạt động học tập - rèn luyện của sinh viên.
- Tổng hợp các ý kiến tƣ vấn, góp ý cho Chiến lƣợc phát triển và hoạt động của nhà trƣờng, chƣong trình, nội dung đào tạo của trƣờng.
- Tổ chức các hoạt động hỗ trợ sinh viên nhƣ vận động nguồn học bổng tài trợ; tổ chức cho cựu sinh viên giao lƣu, tƣ vấn và định hƣớng nghề nghiệp cho sinh viên đang học tại trƣờng; giới thiệu cho sinh viên tìm nơi thực tập, tham quan thực tế, hỗ trợ giới thiệu việc làm cho sinh viên.
- Tổ chức Hội nghị gặp gỡ các đại biểu cựu sinh viên định kì hàng năm để tổng kết và đề ra phƣơng hƣớng hoạt động, bầu thƣờng trực Ban liên lạc nhiệm kỳ mới, sửa đồi, bổ sung quy chế hoạt động.