- Hệ thống thông tin khai báo của cựu sinh viên trong phiếu khảo sát hàng năm cịn khá sơ sài, chƣa có hệ thống, chủ yếu là thông tin cá nhân, địa chỉ liên hệ, chuyên ngành đào tạo và năm tốt nghiệp.
- Nhà trƣờng chƣa cụ thể hóa xây dựng đƣợc văn bản quy định chính thức trong cơng tác quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp. Đồng thời chƣa xây dựng đƣợc chiến lƣợc cụ thể cho công tác này. Chƣa xây dựng đƣợc các hoạt động thƣờng xuyên, định kỳ dành cho cựu sinh viên, mới chỉ dừng lại ở mức kết hợp với các hoạt động của sinh viên đang học của nhà trƣờng.
- Hội Cựu sinh viên đƣợc thành lập với quy chế hoạt động tuy nhiên hiệu quả hoạt động còn chƣa cao, các hoạt động tổ chức vẫn còn chƣa thƣờng xuyên, liên tục, mới chỉ thu hút đƣợc một số cựu sinh viên tâm huyết thƣờng xuyên có các hoạt động kết nối với nhà trƣờng, chủ yếu là những cựu sinh viên mới ra trƣờng, cịn những cựu sinh viên tốt nghiệp nhiều khóa trƣớc hiện vẫn cịn hạn chế.
- Phịng Chính trị và cơng tác sinh viên mới chỉ dừng lại ở việc quản lý sinh viên đang theo học, nhà trƣờng chƣa thành lập đƣợc bộ phận chuyên trách quản lý công tác quản lý thông tin về cựu sinh viên cũng nhƣ quản lý các hoạt động của cựu sinh viên với nhà trƣờng.
- Cơng tác quản lý thơng tin sinh viên khi cịn đang theo học còn sơ sài, chƣa bài bản. Mặc dù, đã có rà sốt thơng tin ở đầu mỗi năm học nhƣng mới chỉ dừng ở mức thông báo văn bản, chƣa có sự kiểm sốt thực sự chặt chẽ. Điều này dẫn đến thống tin sinh viên khai báo sai lệch hoặc bỏ trống khá cao. Sau khi ra trƣờng, thông tin về cựu sinh viên thƣờng cũ và không đầy đủ gây khó khăn cho việc thiết lập hệ thống thơng tin về cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp ra trƣờng. Ngoài ra, một bộ phận cựu sinh viên do hồn cảnh cơng tác tại địa phƣơng hoặc ra nƣớc ngồi nên ít có hoạt động gắn kết với nhà trƣờng do đó việc quản lý thơng tin là khó khăn.
- Mặc dù, Nhà trƣờng đều đƣợc trang bị máy tính để phục vụ riêng cho cơng tác quản lý thông tin, đã đƣa vào triển khai thực hiện các thống kê, tổng hợp trên các phần mềm quản lý tin học về về quản lý tài chính, quản lý cán bộ, giáo viên, sinh viên. Tuy nhiên hiệu quả hoạt động của hệ thống này chƣa cao, về thực chất mới chuyển đƣợc từ trạng thái các báo cáo viết tay thành các báo cáo đƣợc đánh máy và lƣu giữ trong máy vi tính mà chƣa hình thành đƣợc hệ thống mở trong chia sẻ thông tin. Hệ thống mạng máy tính của trƣờng thƣờng bị hƣ hỏng, bị nhiễm vi rút, chỉ cần một máy nhiễm vi rút, khiến bị sập toàn bộ hệ thống mạng. Phần cứng và phần mềm khác nhau giữa các máy đƣợc trang bị ở các thời gian khác nhau dẫn đến khơng tƣơng thích trong tồn bộ hệ thống. Do đó, gây khó khăn cho hoạt động quản lý giáo dục của nhà trƣờng nói chung và quản lý thơng tin cựu sinh viên nói riêng.
- Nguồn lực về cả tài chính và cả con ngƣời để vận hành hệ thống quản lý thông tin cựu sinh viên của trƣờng còn thiếu và chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu. Nhà trƣờng chƣa có nguồn kinh phí nhất định hỗ trợ cho hoạt động của cựu sinh viên. Kinh phí hoạt động của Hội chủ yếu dựa vào sự đóng góp, tài
trợ của các cựu sinh viên. Ngồi ra, việc duy trì quỹ hoạt động này cịn nhiều bất cập nhƣ ngƣời góp nhiều, ngƣời góp ít, có ngƣời chỉ tham gia mà khơng đóng góp hoặc có ngƣời đóng góp bằng hiện vật, quà tặng,…Bên cạnh khó khăn về tài chính, cịn có khó khăn về việc bố trí nhân lực để thƣờng xun thu thập thơng tin, cập nhật thông tin về các thành viên, về các sự kiện hoạt động của cựu sinh viên; hoặc nhân lực tham gia xây dựng nội dung, hình thức tổ chức các sự kiện; bố trí ngƣời để giữ quỹ, ghi nhật ký thu - chi quỹ,…
- Đội ngũ cán bộ quản lý thông tin của trƣởng hiện nay chủ yếu làm cơng tác kiêm nhiệm do đó chƣa kinh nghiệm trong lĩnh vực thông tin quản lý, chƣa biết cách thu thập, xử lý, phân tích, lƣu trữ và cung cấp thơng tin; chƣa có đủ khả năng phân tích và tổng hợp thơng tin, biên soạn thông tin phục vụ cho nhiều đối tƣợng dùng tin; thiếu kiến thức tin học, sử dụng thành thạo các phầm mềm quản lý thông tin cũng nhƣ các thao tác trên máy tính để có thể trao đổi thông tin trên mạng. Do vậy, việc theo dõi, thu thập và tổng hợp dữ liệu thơng tin về cựu sinh viên cịn gặp nhiều khó khăn.
Kết luận chƣơng 2
Qua khảo sát, tìm hiểu thực trạng quản lý hệ thống thơng tin cựu sinh viên của trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN , tác giả nhận thấy sự cần thiết phải quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp của nhà trƣờng là vô cùng cần thiết, đây chính là hƣớng đi đúng đắn giúp cho mối quan hệ giữa cựu sinh viên và nhà trƣờng trở nên gắn kết cũng nhƣ phát huy đƣợc tối đa vai trò của cựu sinh viên đối với các hoạt động của nhà trƣờng.
Ban giám hiệu cũng nhƣ các thầy cô, các tầng lớp sinh viên của trƣờng đã nhận thức đƣợc vai trò của cựu sinh viên cũng nhƣ công tác quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên. Nhà trƣờng đã triển khai một số công tác nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thông tin về cựu sinh viên cũng nhƣ kiện toàn hoạt động của Hội cựu sinh viên thời gian qua. Tuy nhiên, hệ thống thông tin về cựu sinh viên của trƣờng vẫn chƣa thực sự đầy đủ, hồn chỉnh, địi hỏi cần tiếp túc đƣợc quan tâm đầu tƣ bài bản, khoa học hơn.
Trong chƣơng này, tác giả đã giới thiệu khái quát những thành tựu của trƣờng ĐH Kinh tế, ĐHQGHN (về đào tạo, nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế). Đồng thời, đi sân phân tích, làm rõ thực trạng quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên của trƣờng thời gian vừa qua trên các mặt: thu thập thông tin, cập nhật và lƣu trữ dữ liệu, các hoạt động gắn kết giữa cựu sinh viên và nhà trƣờng.
Kết quả nghiên cứu thực trạng quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên của trƣờng đã làm sáng tỏ thêm các vấn đề lý luận và là căn cứ thực tế để tác giả xây dựng các biện pháp quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên đƣợc đề cập ở chƣơng 3.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ CỰU SINH VIÊN TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI. 3.1. Một số nguyên tắc đề xuất các giải pháp
Việc đề xuất một số giải pháp quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau:
3.1.1. Nguyên tắc đảm bảo tính mục tiêu
Khi tiến hành bất cứu một hoạt động nào trong thực tiễn, vấn đề xác định mục tiêu là nguyên tắc cần thiết và quan trọng nhất. Nếu không xác định đƣợc mục tiêu của hoạt động là để làm gì? làm nhƣ thế nào? sẽ khơng giải quyết đƣợc triệt để vấn đề, dễ đi nhầm hƣớng. Đặc biệt, trong công tác quản lý, việc xác định mục tiêu là u cầu, địi hỏi tiên quyết để có giải pháp quản lý đối tƣợng hiệu quả. Do đó, trong cơng tác quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên, việc xác định mục tiêu một cách rõ ràng sẽ là cơ sở để chủ thể quản lý có định hƣớng giải pháp trọng tâm và khả thi.
3.1.2. Nguyên tắc đảm bảo tính hệ thống
Mục đích của cơng tác quản lý thơng tin cựu sinh viên là sử dụng các giải pháp để quản lý tình hình sinh viên sau tốt nghiệp để đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra. Tính hệ thống trong cơng tác quản lý hệ thống thôn tin cựu sinh viên là một yếu tố hết sức quan trọng. Đặc trƣng của hệ thống là tính chỉnh thể, tính mục đích, tính tƣơng quan, tính thích ứng với mơi trƣờng, cơng tác quản lý hệ thống thôn tin cựu sinh viên cũng nên tuân theo quy tắc này, xem xét mọi việc trong tính chỉnh thể. Vì thế, trong công tác quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên, nên nắm bắt tồn diện tình hình sinh viên khi còn ngồi trên ghế nhà trƣờng đến khi tốt nghiệp ra trƣờng, mọi sự việc đơn lẻ cần đƣợc đặt trong hệ thống, tính hệ thống phải đƣợc phủ khắp và ảnh hƣởng tới mọi phƣơng diện của công tác quản lý hệ thống thông tin của cựu sinh viên. Ngun tắc đảm bảo tính hệ thống trong cơng tác quản lý hệ thống thông tin
cựu sinh viên là nguyên tắc vô cùng quan trọng, là cơ sở để tiến hành nhiều hoạt động song song trong công tác quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên.
3.1.3. Nguyên tắc đảm bảo tính thực tiễn
Đây là nguyên tắc cơ bản trong quản lý. Nguyên tắc này đòi hỏi ngƣời quản lý phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình khoa học khi ra các quyết định hoặc xử lý thông tin để xác định mục tiêu, bên cạnh đó ngƣời lãnh đạo, quản lý khơng ngừng học tập, bồi dƣỡng nâng cao trình độ. Việc quản lý phải đảm bảo tính khoa học, đòi hỏi cần đƣợc thƣờng xuyên nghiên cứu và tiếp thu, khái quát kinh nghiệm giáo dục, kinh nghiệm thực tế và áp dụng chúng vào thực tiễn quản lý. Phải kết hợp chặt chẽ giữa lý luận với tình hình kinh nghiệm thực tế, cụ thể hóa đƣờng lối thành bƣớc đi, mục tiêu, nhiệm vụ, chính sách, kế hoạch phát triển trƣớc mắt và lâu dài.
Giải pháp quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên phải xuất phát từ thực tế, lựa chọn những nhân tố thúc đẩy phát triển đặc biệt cần lựa chọn những phƣơng án cơ bản nhất khiến cho kết quả trực tiếp ứng dụng vào thực tiễn quản lý cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp. Trong việc lựa chọn phƣơng pháp, ngoài việc căn cứ vào thực tiễn cần phải dựa vào tính khoa học mới đảm bảo độ tin cậy, chính xác và qua đó khi vận dụng vào thực tiễn mới đem lại kết quả tối ƣu.
3.1.4. Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Hoạt động quản lý hệ thống thơng tin cựu sinh viên là một hoạt động quản lý đa dạng và phức tạp. Chính vì vậy khi làm cơng tác này ln phải chủ động, sáng tạo, trong công việc cần lập kế hoạch rõ ràng, cụ thể và khoa học, các biện pháp tổ chức và thực hiện phải đảm bảo đƣợc yêu cầu thực tiễn đặt ra. Khi ban hành các nội quy, quy chế hay đề ra các kế hoạch cần chú ý tới việc tổng kết các tình huống thực tiễn, đánh giá tác động (tiêu cực và tích cực) khi áp dụng vào thực tiễn.
3.2. Giải pháp quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN học Kinh tế, ĐHQGHN
Trên cơ sở các nguyên tắc nêu trên, tác giả xin đề xuất một số giải pháp cơ bản để quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên của trƣờng Đại học kinh tế, ĐHQGHN nhƣ sau:
3.2.1. Giải pháp 1: Hiện đại hóa cơng tác quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên
3.2.1.1. Mục đích của giải pháp
- Nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên thông qua đổi mới phƣơng pháp lƣu trữ, cập nhật dữ liệu.
- Giúp bộ phận chuyên trách có thể dễ dàng lƣu trữ, cập nhật dữ liệu một cách khoa học, bài bản.
3.2.1.2. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp
Tiến hành xây dựng các quy trình liên quan đến cơng tác quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên. Hiện nay Trƣờng Đại học Kinh tế-
ĐHQGHN đang áp dụng ISO trong quản lý chất lƣợng, do vậy sẽ có nhiều thuận lợi trong việc triển khai quy trình hóa các đầu việc liên quan đến việc quản lý thông tin cựu sinh viên, giúp cho cán bộ thực hiện nắm rõ các nguyên tắc, yêu cầu, sử dụng hiệu quả các biểu mẫu.
Đổi mới phương pháp thu thập thông tin: Phịng Chính trị và Cơng tác
sinh viên chủ trì, phối hợp với Hội sinh viên, các khoa, phịng của nhà trƣờng thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Tăng cƣờng công tác quản lý thông tin đầu vào của các sinh viên khi còn ngồi trên ghế nhà trƣờng, từ khi các em nhập học đến khi các ra trƣờng bằng cách xây dựng biểu mẫu khai báo thông tin cụ thể: tên tuổi, năm sinh, quê qn, chun ngành, niên khóa, sở thích, kết quả học tập, cơng tác đồn, khen thƣởng, kỷ luật,… Hàng năm, cán bộ lớp phối hợp với Văn phòng các khoa tập hợp tồn bộ thơng tin của sinh viên và gửi về phịng Cơng tác sinh viên để cập nhật, lƣu trữ thông tin.
- Liên lạc với các cán bộ lớp của các khoa, các khóa để thu thập thơng tin của cựu sinh viên các khóa gửi về phịng CT&CTSV để cập nhật thông tin một cách đầy đủ (trƣớc mắt là các cựu sinh viên đã ra trƣờng 5 năm trở lại đây)
- Quản lý trang web Hội cựu sinh viên để thu thập các thông tin của cựu sinh viên đã đăng kí trên diễn đàn. Đây cũng là một kênh thông tin bổ sung hữu ích vào hệ thống.
- Cùng với các kênh thông tin trên, thu thập thông tin tại phiếu điều tra về cựu sinh viên sau khi 1 năm ra trƣờng.
- Đổi mới phương pháp lưu trữ và cập nhật dữ liệu
Từ trƣớc đến nay, sinh viên khi trúng tuyển vào trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN đều đƣợc cấp một mã số ID gọi là mã sinh viên. Mã SV này đƣợc sinh viên sử dụng để truy cập vào thƣ viện, đăng ký học, khai báo thông tin...
Tuy nhiên sau khi sinh viên tốt nghiệp, mặc định những tài khoản này không cịn sử dụng đƣợc. Chính vì lý do đó nên khi sinh viên sau khi tốt nghiệp muốn khai báo thơng tin, tìm hiểu các thơng tin khác có liên quan nhƣng khơng có một kênh nào để khai báo cũng nhƣ khai thác thơng tin. Chính vì vậy một phƣơng án đƣợc đƣa ra là cần xây dựng một cổng thông tin sinh viên sau khi tốt nghiệp, đây có thể là nơi sinh viên sử dụng mã sinh viên sau khi tốt nghiệp (mã sinh viên cũ) để truy cập xem xét lại các thông tin về kết quả học tập đồng thời cũng là nơi sinh viên sau khi tốt nghiệp có thể cập nhật thơng tin cá nhân phục vụ cho việc tập hợp cơ sở dữ liệu sinh viên sau khi tốt nghiệp của nhà Trƣờng.
Trung tâm công nghệ thông tin phải là đơn vị xây dựng một cổng thông tin dành cho cựu sinh viên (Cựu sinh viên portal) sau khi tốt nghiệp giống nhƣ cổng thông tin sinh viên, đồng thời xây dựng một phần mềm chuyên dụng hỗ trợ quản lý thông tin trong công tác quản lý sinh viên sau khi tốt nghiệp, cụ thể:
Để có thể thực hiện đƣợc thì mã sinh viên cần đƣợc duy trì ngay cả khi sinh viên đã tốt nghiệp.
Chức năng của Cổng thông tin sinh viên sau khi tốt nghiệp là nơi hỗ trợ cựu sinh viên sau khi tốt nghiệp, bao gồm:
+ Xem lại bảng điểm kết quả học tập của sinh viên sau khi tốt nghiệp; + Hỗ trợ sinh viên cập nhật thông tin liên lạc cá nhân;
+ Nơi gửi các thông báo tới cựu sinh viên về các thông tin liên quan tới sinh viên sau khi tốt nghiệp;
+ Nhiệm vụ của sinh viên sau khi tốt nghiệp (khơng bắt buộc).
Cựu sinh viên có quyền tham gia hoặc không tham gia vào việc cập nhật thông tin trên cổng thông tin sinh viên sau khi tốt nghiệp. Đây hoàn toàn