Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC
2.1 Tổng quan về Công Ty Cổ Phần May I-Dệt May I Nam Định
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý Công ty Cổ phần May I-Dệt Nam Định
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Mơ hình sản xuất:
Hình 2. 2 Mơ hình sản xuất của cơng ty
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Giá m Đốc B à Ng uy ễn Thị Khá nh Kế Toán Đinh Thu Hường Quản lý kỹ thuật nhuộm, xuất nhập
khẩu Trần Duy Thao
Giám đốc kiểm soát sản xuất Trần Duy Thao Quản lý Xuất nhập khẩu Trần Duy Thao Người giám sát Người giám sát Người giám sát Quản lý kiểm soát
chất lượng Lê Thi Oanh
Người quản lýxưởng
làm việc May I Lê Thu Thủy Quản lý xưởng Trực
Hưng Trần Nguyên Lý
23
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu cơ cấu trực tuyến- chức năng được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2. 3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý và mối quan hệ giữa các bộ phận
(Nguồn: Phịng tổ chức hành chính) Phịng chuẩn bị sản xuất Phịng tài chính kế tốn Phịng tổ chức lao động Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Ngành cắt Ngành may Ngành cơ- điện Ngành hoàn thành
24
Bộ máy lãnh đạo
-Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của Cơng ty, có tồn quyền quyết định và thay mặt Công ty thực hiện các quyền và nhiệm vụ của Công ty không phụ thuộc vào đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị dự kiến gồm 5 thành viên, nhiệm kỳ 5 năm. Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc của Công ty không được dự kiến vượt quá nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị.
-Ban kiểm soát: Ban kiểm soát chịu trách nhiệm giám sát mọi mặt hoạt động của Công ty mẹ theo quy định tại Điều lệ của Cơng ty Để đảm bảo tính độc lập trong cơng tác quản lý và giám sát hoạt động của công ty, chủ tịch hội đồng quản trị dự kiến khơng thuộc nhóm cổ đơng giữ chức danh chủ tịch hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc hay kế toán trưởng.
-Ban Tổng giám đốc: Bao gồm Tổng giám đốc; các Phó Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành. Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị Công ty mẹ quyết định bổ nhiệm,miễn nhiệm. Tổng giám đốc là đại diện theo pháp luật của Tổng Công ty và điều hành hoạt động của Tổng Cơng ty.
Các phịng ban chức năng:
-Các phòng ban gồm: Phòng Kỹ thuật đầu tư, Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kinh doanh- thị trường, Phòng Kế tốn, Phịng Tổ chức hành chính, Phịng Khám đa khoa, Phịng bảo vệ- qn sự. Thực hiện các nhiệm vụ và chiến lược phát triển kinh doanh của Tổng Công ty theo sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc.
-Các văn phòng đại diện trong và ngồi nước: Các văn phịng đại diện ở trong và ngoài nước được thành lập và thực hiện các nhiệm vụ do ban lãnh đạo Tổng Công ty giao.
-Các đơn vị, các Chi nhánh hạch toán phụ thuộc gồm: Nhà máy Sợi, Nhà máy Dệt, Nhà máy May II, Xí nghiệp phục vụ đời sống và các Chi nhánh chuyên thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo phân công của Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc. Ngoài các đơn vị hiện tại, Tổng Công ty sẽ thành lập các đơn vị mới dựa trên nhu cầu phát triển và mở rộng.
-Phịng xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ tìm hiểu, nghiên cứu các sản phẩm để tư vấn cho khách hàng; đàm phán, thương lượng với khách hàng về giá cả, hợp đồng, hỗ trợ khách hàng ký hợp đồng; chăm sóc khách hàng và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại; theo dõi quá trình xuất nhập khẩu; báo cáo kinh doanh theo quy
25
định. Hiện phòng xuất nhập khẩu của cơng ty gồm 3 người trong đó 2 người mở tờ khai và theo dõi các số liệu, 1 người thanh khoản xuất nhập tồn.
-Phòng tổ chức lao động: Có nhiệm vụ quản lý về mặt nhân sự, tuyển chọn đào tạo bồi dưỡng cán bộ, xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, phân phối tiền lương hàng tháng, giải quyết các chính sách chế độ và đảm bảo mọi quyền lợi cho cán bộ nhân viên, đồng thời đảm bảo về an ninh trật tự và tài sản của cơng ty.
-Phịng kế tốn: Theo dõi, cung cấp các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty giúp cho giám đốc điều hành và quản lý kinh tế đạt hiệu quả cao. Chịu trách nhiệm huy động vốn, quản lý và phân phối vốn cho các hoạt động sản xuất. Thực hiện các nghiệp vụ kế tốn, thống kê chi phí và phân tích các hoạt động kinh tế. Sắp xếp xử lý kịp thời, thanh tốn hợp đồng và lập hóa đơn với khách hàng.
-Phòng chuẩn bị sản xuất: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về tất cả các vấn đề liên quan đến việc phục vụ cho sản xuất ổn định. Từ giao dịch với khách hàng, chuẩn bị mẫu mã, tập kết nguyên vật liệu, xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, lập kế hoạch và triển khai sản xuất các đơn hàng. Đề xuất ra những giải pháp kỹ thuật mới phù hợp công nghệ, những biện pháp tổ chức sản xuất hợp lý. Quản lý cơng tác kỹ thuật an tồn, bảo hộ lao động.
Các ngành :
-Ngành cắt: Có nhiệm vụ nhận nguyên liệu và thực hiện cắt thành các bán thành phẩm theo đúng mẫu mã và sản lượng do Phòng cán bộ sản xuất cung cấp sau đó chuyển sang bộ phận thêu nếu có thêu hoặc chuyển ngay cho hai xưởng may.
-Ngành may: Thực hiện may hoàn chỉnh sản phẩm theo đúng tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn của cán bộ kỹ thuật đảm bảo hàng may ra đạt tiêu chuẩn chất lượng.
-Ngành cơ- điện: Có nhiệm vụ quản lý, sửa chữa bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị của cơng ty, phục vụ cho q trình hoạt động sản xuất của cơng ty ln ln hoạt động bình thường, ổn định.
-Ngành hồn thành: Có trách nhiệm nhận thành phẩm từ phân xưởng may rồi tiến hành là, đóng gói, đóng kiện theo hướng dẫn rồi nhập kho thành phẩm của công ty.
2.1.2.2 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty
Các phịng ban chức năng trong cơng ty ngoài việc thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao cịn có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao nhất. Các bộ phận ln
26
có sự trao đổi thơng tin một cách kịp thời, chính xác để giải quyết các vướng mắc, các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất, tạo cho bộ máy quản lý cơng ty vận hành một cách linh hoạt, hiệu quả và có tính thích ứng cao với những biến đổi của mơi trường. Phịng tổ chức lao động có nhiệm vụ thơng báo về các số liệu, về số lượng nhân viên và luân chuyển nhân viên cho bộ phận chuẩn bị sản xuất để làm cơ sở tham vấn, đề xuất kế hoạch sản xuất cho phù hợp với giám đốc khi ký kết các đơn hàng. Bộ phận chuẩn bị sản xuất có trách nhiệm thơng báo cho bộ phận kế tốn kế hoạch cung ứng vật tư, tình hình sử dụng và vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm nhập kho để phịng kế tốn chủ động và đáp ứng một cách tối ưu. Ngồi ra, trong q trình sản xuất xuất khẩu cho ngành may, cắt, cơ điện, trong quá trình lên phương án và tổ chức sản xuất phải báo ngay cho giám đốc hoặc người có trách nhiệm. Bộ phận thảo luận và quản lý kịp thời nhằm hạn chế tối đa những tổn thất cho cơng ty. Các bộ phận ln có sự hỗ trợ giúp đỡ nhau khi cần thiết đảm bảo cho sản xuất luôn ổn định và kết quả sản xuất của công ty đạt hiệu quả cao.