Trách nhiệm Nội dung công việc Tài liệu/Biểu
mẫu
Các bộ phận
Nhu cầu mua hàng
NCC cũ
Xem xét Tìm NCC
NCC mới
Thu thập thơng tin về NCC (nếu chưa có) Đánh giá lựa chọn NCC Không đạt Phê duyệt Đạt Lập danh sách nhà cung cấp được lựa chọn Không đạt Phê duyệt Đạt
Thực hiện cung cấp hàng hoá
Theo dõi chất lượng NCC và đánh giá lại NCC Lưu hồ sơ QT06BM01 QT06BM02 Giám đốc và Khối KDQT/ KDNĐ QT06BM02 Giám đốc Khối KDQT/ KDNĐ Giám đốc QT06BM03 Nhà cung cấp QT06BM01 Khối KDQT/ KDNĐ QT06BM04 QT06BM03 QT06BM01 QT06BM02 QT06BM03 QT06BM04
(Nguồn: Quy trình mua hàng của cơng ty)
Tính điểm trung bình cho mỗi tiêu chí đánh giá:
A: Mức độ đáp ứng u cầu tốt nhất, có ít nhất 2A và khơng có C B: Mức độ đạt u cầu, có ít nhất 2B
C: Mức độ khơng đạt u cầu, có ít nhất 2C
41
Đạt: Nếu điểm trung bình của mỗi tiêu chí là B trở lên Khơng đạt: Có bất kỳ tiêu chí đánh giá nào là C.
Đưa ra các tiêu chí về thời gian và tần suất thử nghiệm NCC đã được lựa chọn: Bảng 2. 6 Các tiêu chí thử nghiệm NCC đã được lựa chọn
STT Nhà cung cấp Tiêu chí thử nghiệm Tần suất
1 Phụ liệu Ít nhất 3 mã hàng với quy cách SP khác
nhau 1 năm/lần
2 Nguyên liệu Ít nhất 3 mã hàng với 3 chất liệu khác
nhau 3 năm/lần
3 Hồn thiện Ít nhất 3 mã hàng với quy cách đóng gói
khác nhau 2 năm/lần
4 Vật tư máy móc
Ít nhất 3 dịng máy thơng dụng (1 kim, 2 kim, vắt sổ) khơng hỏng hóc trong thời
gian bảo hành
3 năm/lần
5
Vật tư chuẩn bị sản xuất (than, nhựa, dưỡng, bìa mẫu...)
Ít nhất 3 đợt cung cấp sản phẩm đạt yêu
cầu chất lượng 2 năm/lần
(Nguồn: Quy trình mua hàng của cơng ty )
b) Mua hàng từ các nhà cung cấp Bước 1: Dự trù mua vật tư
Các bộ phận có nhu cầu mua vật tư, hàng hóa cần dùng để lập Phiếu đề nghị mua vật tư theo biểu mẫu QT06BM01 trình ban Giám đốc phê duyệt.
Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt
Giám đốc phê duyệt phiếu đề nghị mua vật tư
Bước 3: Hợp đồng/ Đặt hàng
Sau khi có quyết định chọn nhà cung cấp hàng hố, người được giao nhiệm vụ thực hiện việc mua hàng thực hiện thương thảo với nhà cung cấp và đặt hàng, hoặc soạn thảo hợp đồng.
42
Nếu cần tạm ứng tiền mua vật tư nguyên phụ liệu cho đơn hàng/ hợp đồng, bộ phận kế toán triển khai việc tạm ứng theo quy định.
Bước 5: Mua hàng, nhập hàng
Các công đoạn tiếp theo của việc mua hàng có thể bao gồm việc đặt hàng đúng tiêu chuẩn quy định, hoặc mua ngay.Kiểm tra hàng hoá trước khi nhập đúng chủng loại như trong hợp đồng đã ký kết.
Bước 6: Kiểm tra hàng hóa
Khi nhận hàng, Thủ kho kiểm tra số lượng sản phẩm hàng hoá và các tài liệu kèm theo (như nêu trong hợp đồng), xác nhận vào phiếu nhập kho. Phòng QLCL, phòng KT và bộ phận sử dụng nhận hàng phải kiểm tra chất lượng hàng hóa.Trong trường hợp hàng hố bị thiếu số lượng hoặc có sai khác so với quy cách, thì lập phiếu khắc phục phịng ngừa theo QT17-KPPN và người kiểm tra thông báo cho người mua hàng để làm rõ và đưa ra kết luận.Các trường hợp mua hàng là vật tư, dụng cụ nhỏ lẻ, giản đơn có thể khơng cần lập biên bản kiểm tra.
Tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng hàng hóa gồm:
- Số lượng
- Chất lượng: Có thể kiểm tra ngoại quan hoặc kiểm tra ngoại quan và kích thước; Kiểm tra ngoại quan (nếu có thể kiểm tra đươc một hay nhiều yếu tố sau): Đúng mẫu mã, đúng chủng loại, đúng màu sắc, đúng quy cách, đúng thiết kế, đúng nhãn mác, không bị bẩn, không bị hư hỏng rạn nứt. Hoặc chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, đơn hàng.
Bước 7: Nhập hàng hóa
Hàng hố sau khi kiểm tra đạt tiêu chuẩn sẽ được nhập kho: Thủ kho sử dụng mẫu phiếu nhập kho, thẻ kho (biểu mẫu theo Bộ Tài Chính ban hành).
Bước 8: Thanh lý hợp đồng
Sau khi nhận đủ hàng hố, Thủ kho và người mua hàng có trách nhiệm hồn thiện các thủ tục thanh lý hợp đồng (nếu có).
Bước 9: Thanh toán hợp đồng, đơn đặt hàng
- Việc thanh quyết toán hợp đồng được thực hiện theo quy định của Cơng ty; - Tất cả hàng hố được mua phải thực hiện đúng chế độ của Nhà nước ban hành về chứng từ, hoá đơn;
43
- Khi quyết tốn, nếu chi phí mua hàng hố vượt hơn mức dự tốn cho phép, người mua hàng có trách nhiệm giải trình có sự phê duyệt của Giám đốc.
c) Quy trình sản xuất may mặc Bước 1: Thiết kế rập
Thiết kế rập là bước phải thực hiện đầu tiên để tạo ra bản gốc của trang phục đó. Dựa vào rập hình ảnh, xưởng sẽ tiến hành sản xuất các sản phẩm với nhiều số size khác nhau. Công ty sử dụng phương pháp rập máy, sử dụng các phần mềm chuyên dụng cho ngành may như: Gerber, Optitex, … với ưu điểm là tiết kiệm công sức và thời gian, cho phép người dùng tùy chỉnh size và chạy sơ đồ.
Bước 2: Trải vải và cắt tạo sản phẩm
Khi hoàn thành xong rập, người thợ sẽ dựa vào sơ đồ này để biến một tấm vải “sống” trở thành những sản phẩm thời trang như váy, áo, quần, … Cơng đoạn này có mục đích là biến ngun liệu thơ thành các tấm vải mảnh để chuẩn bị cho khâu may sản phẩm. Trong khâu này yêu cầu sự tập trung, khéo léo và cẩn thận vì nó sẽ ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm.
Bước 3: May thành phẩm hồn thiện
Sau khi đã có những tấm vải bán thành phẩm bộ phận may sẽ nhanh chóng ráp thành bộ trang phục hoàn chỉnh và tiến hành may.
Bước 4: Là ủi sản phẩm
- Ủi thiết kế: Tạo hình sản phẩm bằng cách kéo dãn, uốn, nén kép giúp tạo ra độ phồng tại những vị trí nhất định trên trang phục.
- Ủi phẳng: Loại bỏ những hình dạng khơng đúng trên bề mặt và giảm các nếp nhăn trở nên thẳng mịn.
c) Đóng gói và kiểm tra:
Đối với từng sản phẩm: Sản phẩm qua kiểm tra đạt chất lượng thì khơng cần sử dụng dấu hiệu nào. Sản phẩm phát hiện không đạt chất lượng thì dùng sticker dán ngay vào nơi có lỗi.
Các nơi tồn trữ sản phẩm thì phải cột bó hoặc để tách riêng từng mã hàng và tùy theo tình trạng chất lượng của sản phẩm mà có biển báo ghi rõ:
- Sản phẩm chờ kiểm. - Sản phẩm đạt.
44 - Sản phẩm không đạt.
- Sản phẩm chờ xử lý (là sản phẩm chưa xác định có sửa chữa hay không mà đang chờ hướng xử lý).
Những nơi tồn trữ sản phẩm chờ hoặc chờ đóng gói thì phải tách riêng từng mã hàng tùy theo tình trạng của sản phẩm mà có các biển hiệu: Sản phẩm chờ là, sản phẩm chờ đóng gói…
Đối với từng thành phẩm thì sử dụng các ký hiệu nhận dạng theo quy định trong tài liệu kỹ thuật: nhãn treo, nhãn giá….
Khi thành phẩm đã được đóng vào thùng carton hồn tất thì từng thùng carton đó phải thể hiện đầy đủ và rõ ràng các kí hiệu nhận dạng (shipping mark) theo quy định của khách hàng (đã được in trên thùng carton).
Những nơi tồn trữ lô thành phẩm đã đóng thùng hoặc treo thì phải có biển hiệu ghi rõ tên mã hàng, khách hàng, số lượng.
d) Quy trình đặt booking với hãng tàu:
Số hợp đồng (sale contract no.): ln ln phải có Name account file riêng cho khách hàng.
Chi tiết quan trọng về đơn hàng?
Lịch trình từ đâu đi đâu: POL (cảng đi)/ POD (cảng dỡ)/ Destination. Điều này rất quan trọng vì nếu book sai lịch trình, hãng tàu release booking sai tàu, kéo theo hàng lên nhầm tàu, phải làm thủ tục đổi POD tại cảng trung chuyển hoặc phải chờ hàng đến destination rồi sắp xếp trucking nội địa tới đúng nơi đến, phát sinh rất nhiều chi phí… (Nếu là sang Mỹ phí rất cao)
Tên hàng và HS code: Volume, Weight, Messure, loại hàng hóa là hàng thường hay hàng nguy hiểm, cố gắng chính xác nhất có thể, nhiều hãng tàu sẽ tính giá dựa theo booking ban đầu, khi submit SI tên hàng khác, vài hãng tàu sẽ hỏi lại, tốn thời gian kiếm tra và trả lời..
Gross weight: Nếu lơ hàng q nặng thì nên kiểm tra với hãng tàu trước khi book tránh bị phạt phí overweight (khoảng vài trăm đơ).
Loại container: cần chọn loại container chính xác vì nó ảnh hưởng đến việc đóng hàng của shipper. Ví dụ: 40GP và 40HC, giá cước thường không phân biệt, nhưng thể tích đóng hàng khác nhau. Tránh trường hợp khách đóng khơng hết được hàng
45
hoặc đóng hàng bị dư khơng gian phải chèn lót, sợ hư hại hàng hóa trong q trình vận chuyển.
e) Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Bước 1: Đăng nhập phần mềm Ecus
Tiến hành nhập đầy đủ các thông tin cần khai báo như: thông tin nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu, thơng tin vận đơn, thơng tin hố đơn, thông tin hợp đồng, thông tin của container, nhập các thông tin về hàng hố.
Bước 2: Thiết lập thơng tin hệ thống
Bước 3: Thao tác khởi tạo tờ khai hải quan xuất khẩu Bước 4: Khai báo thông tin tại Tab “Thông tin chung”:
Dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Sau đó hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Dựa vào kết quả phân luồng, ta tiến hành thực hiện bước tiếp theo. Công ty xuất khẩu hàng may mặc là hàng hóa xuất khẩu mức 1 thuộc luồng xanh nên được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nhân viên Logistics thực hiện đăng ký mở tờ khai xuất khẩu, sau đó mang bộ chứng từ bao gồm: Giấy giới thiệu, 2 tờ khai hải quan và phiếu đóng gói (Packing list)
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng Hải quan có vi phạm gì khơng. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay khơng và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay khơng.
Sau đó, Hải quan đóng dấu và chuyển bộ phận kiểm tra hàng hoá. Sau khi kiểm tra xong, nhân viên cơng ty sẽ tiến hành đóng lệ phí Hải Quan và nhận lại bộ chứng từ đã nộp trước đó.
d) Thủ tục thông quan:
Đầu tiên Công ty sẽ cung cấp hồ sơ các giấy tờ liên quan cũng như kèm bộ chứng từ.
Sau đó các nhân viên Hải Quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ mà công ty đã nộp. Sau khi kiểm tra xong nhân viên Hải Quan sẽ thơng báo kết quả theo đó là các đề xuất bổ sung hoặc biện pháp xử lí dựa trên kết quả kiểm tra nếu có.
46
Trả kết quả bằng văn bản cho công ty được kiểm tra.
Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, nhân viên Logistics đưa lệnh xếp hàng lên tàu cho hãng tàu để bốc hàng lên tàu dưới sự theo dõi của hãng tàu và nhân viên Logistics của công ty.
Nhân viên Logistics nộp lại tờ khai xuất khẩu và tờ mã vạch (in từ website Tổng cục Hải Quan ở trên) cho hãng tàu, để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát khi hàng đã lên tàu.
+) Theo FOB thì cơng ty là bên bán vận chuyển hàng hóa lên tàu và người mua bên đối tác là bên phải thanh tốn các chi phí sau đó bao gồm cả chi phí vận chuyển chặng chính cho lơ hàng. Xác định chi phí theo Incoterm FOB theo từng loại lô hàng là FCL và LCL. Đối với FCL FOB: Thơng thường chi phí FCL sẽ rẻ hơn khoảng 25- 30% so với LCL.
+) Sắp xếp phát hành HBL cho khách hàng: Seaway HB/L, telex release HB/L, Original HB/L.
+) Thanh toán cho hãng tàu đúng hạn.
+) Sau khi hoàn tất các khâu trên, đóng job và tiến hành lưu giữ chứng từ theo quy định công ty.
+) Khi hàng bắt đầu rời cảng thì bộ chứng từ cũng sẽ được gửi đến cho khách hàng.
+) Nhân viên xuất khẩu sau đó thông báo cho khách hàng để theo dõi và nhận hàng.
+) Cần phải theo dõi và hối thúc các bên thanh toán đúng hạn, trước khi tàu cập cảng đến. Yêu cầu khách hàng thanh tốn sau khi đã nhận hàng thơng qua phương thức tín dụng chứng từ khi nhận được hối phiếu do phía cơng ty xuất khẩu gửi.
+) Sắp xếp phát hành HBL cho khách hàng: Seaway HB/L, telex release HB/L, Original HB/L..
+) Thanh toán cho hãng tàu đúng hạn, sắp xếp Seaway MBL, telex release MBL hoặc gửi Original MBL đi nước ngoài.
+) Sau khi hồn tất các khâu trên, đóng job và tiến hành lưu giữ chứng từ theo quy định công ty.
2.2.3 Kết quả hoạt động xuất khẩu của Công Ty
47
Đơn vị: 1.000 USD
Biểu đồ 2. 1 Kim ngạch xuất khẩu hàng may mặc giai đoạn 2019-2021
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)
Nhìn vào số liệu được thống kê qua 3 năm có thể thấy kim ngạch xuất khẩu có sự chuyển biến nhất là vào năm 2020 khi đại dịch bùng nổ tháng 1/2020 tại một tỉnh thuộc Trung Quốc, sau đó bắt đầu bùng dịch tại Việt Nam vào tháng 2/2020. Đây là sự kiện rủi ro không thể lường trước được khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khan trong việc xuất khẩu và Công Ty Cổ Phàn May I-Dệt Nam Định cũng không phải ngoại lệ khi mà kim ngạch năm 2020 giảm sâu 3.719 nghìn USD xuống so với năm 2019 là 16.200 nghìn USD. Lúc này mọi hoạt động bị hạn chế hết mức, khó khăn cho việc hàng hóa được thơng quan, khó khăn cho cả đầu vào ngun vật liệu, người lao động bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh nên hoạt động xuất khẩu cũng vì thế mà bị đình trệ.
Tuy nhiên cơng ty cũng đã có những cố gắng trong hoạt động xuất khẩu của mình để mức kim ngạch xuất khẩu đạt được năm kế tiếp 2021 là 15.422 nghìn USD tương ứng với mức tăng trưởng là 23,56% so với năm 2020.
2.2.4 Thị trường xuất khẩu trong giai đoạn 2019-2020
16.200
12.481
15.422
2 0 1 9 2 0 2 0 2 0 2 1
KIM NGẠCH XUẤT KHẨU GIAI ĐOẠN 2019 -2021
48
Bảng 2. 7 Báo cáo xuất khẩu trực tiếp giai đoạn 2019-2021
Đơn vị tính: 1.000 USD
2019 2020 2021 2019/2020 2021/2021
Nước Giá trị (%) Giá trị (%) Giá trị (%) +/- % +/- %
Tổng 16.200 100 12.481 100 15.422 100 (-) 3719 (-) 22,9 (+) 2916 (+) 23,72 Anh 6.804 42 5.366 43 6.939 45 (-) 1437,17 (-) 21 (+) 1573,0 7 (+) 29 Đức 5.994 37 4.742 38 6.168 40 (-) 1251,22 (-) 20 (+) 1426,0 2 (+) 30 Hàn 1.458 9 1.123 9 1.542 10 (-) 334,71 (-) 22 (+) 418,91 (+) 37 Mỹ 1.134 7 873,6 7 616,88 4 (-) 260,33 (-) 22 (-) 256,79 (-) 29 Úc 486 3 149,7 1,2 47,8 0,31 (-) 336,22 (-) 69 (-) 101,97 (-) 70 Nhật Bản 49,98 0,29 49,92 0,4 69,4 0,45 (-) 0,06 (-) 0,12 (+) 19,48 (+) 39,02 Quốc gia khác 277,02 1,71 174,7 1,4 37,01 0,24 (-) 102,32 (-) 36,9 (-) 137,69 (-) 78,8
(Nguồn: Phịng Xuất nhập khẩu)
Cơng ty Cổ Phần May I-Dệt Nam Định những năm gần đây xuất khẩu hàng may mặc hiện tại ở các châu lục như Châu Âu và Châu Á, Châu Đại Dương. Qua bảng 2.7 có thể thấy cơ cấu các nước xuất nhiều nhất như Anh, Đức, Hàn khơng có biến đổi quá lớn mà gần như vẫn duy trì mức cơ cấu như cũ.
- Tại Châu Âu thì cơng ty có sản xuất đến đến các nhiều thị trường khác nhau như Nga hay các nước thuộc EU như Bỉ, Đức, Áo, Pháp, Hà Lan, Tây Ban Nha, Thụy Điển,… tuy nhiên chủ yếu vẫn là khu vực Tây Âu là thị trường Đức, Anh và Hoa Kỳ. Đây đều là các quốc gia phát triển và có sức mua lớn, nhu cầu cho hàng may mặc cao phù hợp để thâm nhập thị trường.
- Tại Châu Đại Dương, công ty nhắm đến quốc gia kinh tế phát triển nhất là Úc. - Tại Châu Á, công ty nhắm vào khu vực Đông Á với thị trường Trung Quốc,