Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC
2.2 Tổng quan xuất khẩu hàng may mặc của công ty Cổ Phần May I-Dệt Nam
2.2.2 Hoạt động xuất khẩu hàng may mặc tại Công Ty Cổ Phần May I-Dệt
Dệt Nam Định
Hình 2. 5 Sơ đồ quy trình thực hiện nghiệp vụ Xuất Nhập Khẩu
Hàng may mặc của Công ty được xuất nhập khẩu qua Cảng Hải Phòng chiếm từ 85-90% và 10% qua Sân bay Nội Bài. Đường hàng khơng thì nhanh và dễ dàng, nhưng chi phí cũng cao hơn đường biển. Nếu là những đơn hàng lớn thì vận chuyển đường biển tiết kiệm rất nhiều nhưng cũng nhận hàng lâu hơn (thường là từ một tháng đến 2 tháng). Vận chuyển đường biển là tối ưu cho những đợt hàng lớn và không chịu áp lực về thời gian.
Hàng may mặc vận chuyển đường biển của Công ty sẽ được chia thành 2 loại là hàng FCL và hàng LCL và chi phí hai loại hàng này có thể thay đổi tùy theo nhiều
Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu đối
tác Lập phương án kinh doanh Đàm phán ký kết hợp đồng Xuất Nhập khẩu Thực hiện hợp đồng (FOB) Chuẩn bị hàng: Người bán Giao hàng Mua bảo hiểm (nếu
có) Thơng báo thanh tốn
Giải quyết các tình huống phát sinh
39
điều kiện phát sinh và điều kiện giao hàng (Công ty thực hiện xuất nhập khẩu theo Incoterm và xuất hàng theo điều khoản FOB 100%) trong đó:
-Hàng FCL (Full container load): hàng đóng đủ container, khơng cần ghép với các lô hàng khác.
-Hàng LCL (Less than container load): hàng lẻ, cần thông qua các kho CFS để được gom lai đủ một container.
Khi chuyển hàng đường biển sẽ cần làm thủ tục nhập quan, và thực hiện mọi nghĩa vụ thuế má, giấy tờ. Còn khi chuyển bằng đường hàng khơng thì khơng cần lo những điều ấy, vì bên nhận là các đối tác của công ty cũng sẽ đảm nhận vai trò của freight forwarder – họ sẽ giải quyết hết. các chi phí và phụ phí trong vận chuyển đường biển.
-Nhân viên xuất khẩu của Công ty Cổ phần May I Nam Định báo giá cho đối tác và đàm phán ký một hợp đồng bán hàng xuất khẩu cần phải để ý đến các vấn đề như : Số lượng và tên của mẫu hàng may mặc có đơn giá ký là bao nhiêu, lơ hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB nên sẽ xác định những dịch vụ có thể cung cấp và báo giá, kèm theo một số chi phí trong nghiệp vụ có thể kể đến như thủ tục xuất khẩu, phí thơng báo L/C ngân hàng thu, phí gửi chứng từ, phí thơng báo L/C, thuế xuất khẩu khoảng 4,1%.
Ngoài ra cần xác định Volume, Weight, Messure, hàng cần bảo quản như thế nào. Cảng bốc hàng thường xun của Cơng ty là Cải Hải Phịng và cần xác định cảng dỡ hàng của bên đối tác ( các cảng thường xuyên : Cảng Antwerp, Cảng Hamburg, Cảng Bremerhaven,…)
a. Lựa chọn nhà cung cấp:
Nguyên tắc lựa chọn: Tất cả các nhà cung cấp, nhà thầu phụ đã có quan hệ lâu dài từ trước cho đến thời điểm ban hành quy trình này đều có đủ năng lực theo u cầu của Cơng ty, do đó khơng phải tiến hành đánh giá ban đầu mà chỉ đưa vào danh sách nhà cung cấp do Giám đốc duyệt.
40
Bảng 2. 5 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp
Trách nhiệm Nội dung công việc Tài liệu/Biểu
mẫu
Các bộ phận
Nhu cầu mua hàng
NCC cũ
Xem xét Tìm NCC
NCC mới
Thu thập thơng tin về NCC (nếu chưa có) Đánh giá lựa chọn NCC Không đạt Phê duyệt Đạt Lập danh sách nhà cung cấp được lựa chọn Không đạt Phê duyệt Đạt
Thực hiện cung cấp hàng hoá
Theo dõi chất lượng NCC và đánh giá lại NCC Lưu hồ sơ QT06BM01 QT06BM02 Giám đốc và Khối KDQT/ KDNĐ QT06BM02 Giám đốc Khối KDQT/ KDNĐ Giám đốc QT06BM03 Nhà cung cấp QT06BM01 Khối KDQT/ KDNĐ QT06BM04 QT06BM03 QT06BM01 QT06BM02 QT06BM03 QT06BM04
(Nguồn: Quy trình mua hàng của cơng ty)
Tính điểm trung bình cho mỗi tiêu chí đánh giá:
A: Mức độ đáp ứng u cầu tốt nhất, có ít nhất 2A và khơng có C B: Mức độ đạt u cầu, có ít nhất 2B
C: Mức độ khơng đạt u cầu, có ít nhất 2C
41
Đạt: Nếu điểm trung bình của mỗi tiêu chí là B trở lên Khơng đạt: Có bất kỳ tiêu chí đánh giá nào là C.
Đưa ra các tiêu chí về thời gian và tần suất thử nghiệm NCC đã được lựa chọn: Bảng 2. 6 Các tiêu chí thử nghiệm NCC đã được lựa chọn
STT Nhà cung cấp Tiêu chí thử nghiệm Tần suất
1 Phụ liệu Ít nhất 3 mã hàng với quy cách SP khác
nhau 1 năm/lần
2 Nguyên liệu Ít nhất 3 mã hàng với 3 chất liệu khác
nhau 3 năm/lần
3 Hồn thiện Ít nhất 3 mã hàng với quy cách đóng gói
khác nhau 2 năm/lần
4 Vật tư máy móc
Ít nhất 3 dịng máy thơng dụng (1 kim, 2 kim, vắt sổ) khơng hỏng hóc trong thời
gian bảo hành
3 năm/lần
5
Vật tư chuẩn bị sản xuất (than, nhựa, dưỡng, bìa mẫu...)
Ít nhất 3 đợt cung cấp sản phẩm đạt yêu
cầu chất lượng 2 năm/lần
(Nguồn: Quy trình mua hàng của cơng ty )
b) Mua hàng từ các nhà cung cấp Bước 1: Dự trù mua vật tư
Các bộ phận có nhu cầu mua vật tư, hàng hóa cần dùng để lập Phiếu đề nghị mua vật tư theo biểu mẫu QT06BM01 trình ban Giám đốc phê duyệt.
Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt
Giám đốc phê duyệt phiếu đề nghị mua vật tư
Bước 3: Hợp đồng/ Đặt hàng
Sau khi có quyết định chọn nhà cung cấp hàng hố, người được giao nhiệm vụ thực hiện việc mua hàng thực hiện thương thảo với nhà cung cấp và đặt hàng, hoặc soạn thảo hợp đồng.
42
Nếu cần tạm ứng tiền mua vật tư nguyên phụ liệu cho đơn hàng/ hợp đồng, bộ phận kế toán triển khai việc tạm ứng theo quy định.
Bước 5: Mua hàng, nhập hàng
Các cơng đoạn tiếp theo của việc mua hàng có thể bao gồm việc đặt hàng đúng tiêu chuẩn quy định, hoặc mua ngay.Kiểm tra hàng hoá trước khi nhập đúng chủng loại như trong hợp đồng đã ký kết.
Bước 6: Kiểm tra hàng hóa
Khi nhận hàng, Thủ kho kiểm tra số lượng sản phẩm hàng hoá và các tài liệu kèm theo (như nêu trong hợp đồng), xác nhận vào phiếu nhập kho. Phòng QLCL, phòng KT và bộ phận sử dụng nhận hàng phải kiểm tra chất lượng hàng hóa.Trong trường hợp hàng hố bị thiếu số lượng hoặc có sai khác so với quy cách, thì lập phiếu khắc phục phịng ngừa theo QT17-KPPN và người kiểm tra thông báo cho người mua hàng để làm rõ và đưa ra kết luận.Các trường hợp mua hàng là vật tư, dụng cụ nhỏ lẻ, giản đơn có thể khơng cần lập biên bản kiểm tra.
Tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng hàng hóa gồm:
- Số lượng
- Chất lượng: Có thể kiểm tra ngoại quan hoặc kiểm tra ngoại quan và kích thước; Kiểm tra ngoại quan (nếu có thể kiểm tra đươc một hay nhiều yếu tố sau): Đúng mẫu mã, đúng chủng loại, đúng màu sắc, đúng quy cách, đúng thiết kế, đúng nhãn mác, không bị bẩn, không bị hư hỏng rạn nứt. Hoặc chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, đơn hàng.
Bước 7: Nhập hàng hóa
Hàng hố sau khi kiểm tra đạt tiêu chuẩn sẽ được nhập kho: Thủ kho sử dụng mẫu phiếu nhập kho, thẻ kho (biểu mẫu theo Bộ Tài Chính ban hành).
Bước 8: Thanh lý hợp đồng
Sau khi nhận đủ hàng hố, Thủ kho và người mua hàng có trách nhiệm hồn thiện các thủ tục thanh lý hợp đồng (nếu có).
Bước 9: Thanh tốn hợp đồng, đơn đặt hàng
- Việc thanh quyết toán hợp đồng được thực hiện theo quy định của Cơng ty; - Tất cả hàng hố được mua phải thực hiện đúng chế độ của Nhà nước ban hành về chứng từ, hoá đơn;
43
- Khi quyết tốn, nếu chi phí mua hàng hố vượt hơn mức dự tốn cho phép, người mua hàng có trách nhiệm giải trình có sự phê duyệt của Giám đốc.
c) Quy trình sản xuất may mặc Bước 1: Thiết kế rập
Thiết kế rập là bước phải thực hiện đầu tiên để tạo ra bản gốc của trang phục đó. Dựa vào rập hình ảnh, xưởng sẽ tiến hành sản xuất các sản phẩm với nhiều số size khác nhau. Công ty sử dụng phương pháp rập máy, sử dụng các phần mềm chuyên dụng cho ngành may như: Gerber, Optitex, … với ưu điểm là tiết kiệm công sức và thời gian, cho phép người dùng tùy chỉnh size và chạy sơ đồ.
Bước 2: Trải vải và cắt tạo sản phẩm
Khi hoàn thành xong rập, người thợ sẽ dựa vào sơ đồ này để biến một tấm vải “sống” trở thành những sản phẩm thời trang như váy, áo, quần, … Cơng đoạn này có mục đích là biến ngun liệu thơ thành các tấm vải mảnh để chuẩn bị cho khâu may sản phẩm. Trong khâu này yêu cầu sự tập trung, khéo léo và cẩn thận vì nó sẽ ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm.
Bước 3: May thành phẩm hoàn thiện
Sau khi đã có những tấm vải bán thành phẩm bộ phận may sẽ nhanh chóng ráp thành bộ trang phục hoàn chỉnh và tiến hành may.
Bước 4: Là ủi sản phẩm
- Ủi thiết kế: Tạo hình sản phẩm bằng cách kéo dãn, uốn, nén kép giúp tạo ra độ phồng tại những vị trí nhất định trên trang phục.
- Ủi phẳng: Loại bỏ những hình dạng khơng đúng trên bề mặt và giảm các nếp nhăn trở nên thẳng mịn.
c) Đóng gói và kiểm tra:
Đối với từng sản phẩm: Sản phẩm qua kiểm tra đạt chất lượng thì khơng cần sử dụng dấu hiệu nào. Sản phẩm phát hiện không đạt chất lượng thì dùng sticker dán ngay vào nơi có lỗi.
Các nơi tồn trữ sản phẩm thì phải cột bó hoặc để tách riêng từng mã hàng và tùy theo tình trạng chất lượng của sản phẩm mà có biển báo ghi rõ:
- Sản phẩm chờ kiểm. - Sản phẩm đạt.
44 - Sản phẩm không đạt.
- Sản phẩm chờ xử lý (là sản phẩm chưa xác định có sửa chữa hay khơng mà đang chờ hướng xử lý).
Những nơi tồn trữ sản phẩm chờ hoặc chờ đóng gói thì phải tách riêng từng mã hàng tùy theo tình trạng của sản phẩm mà có các biển hiệu: Sản phẩm chờ là, sản phẩm chờ đóng gói…
Đối với từng thành phẩm thì sử dụng các ký hiệu nhận dạng theo quy định trong tài liệu kỹ thuật: nhãn treo, nhãn giá….
Khi thành phẩm đã được đóng vào thùng carton hồn tất thì từng thùng carton đó phải thể hiện đầy đủ và rõ ràng các kí hiệu nhận dạng (shipping mark) theo quy định của khách hàng (đã được in trên thùng carton).
Những nơi tồn trữ lô thành phẩm đã đóng thùng hoặc treo thì phải có biển hiệu ghi rõ tên mã hàng, khách hàng, số lượng.
d) Quy trình đặt booking với hãng tàu:
Số hợp đồng (sale contract no.): ln ln phải có Name account file riêng cho khách hàng.
Chi tiết quan trọng về đơn hàng?
Lịch trình từ đâu đi đâu: POL (cảng đi)/ POD (cảng dỡ)/ Destination. Điều này rất quan trọng vì nếu book sai lịch trình, hãng tàu release booking sai tàu, kéo theo hàng lên nhầm tàu, phải làm thủ tục đổi POD tại cảng trung chuyển hoặc phải chờ hàng đến destination rồi sắp xếp trucking nội địa tới đúng nơi đến, phát sinh rất nhiều chi phí… (Nếu là sang Mỹ phí rất cao)
Tên hàng và HS code: Volume, Weight, Messure, loại hàng hóa là hàng thường hay hàng nguy hiểm, cố gắng chính xác nhất có thể, nhiều hãng tàu sẽ tính giá dựa theo booking ban đầu, khi submit SI tên hàng khác, vài hãng tàu sẽ hỏi lại, tốn thời gian kiếm tra và trả lời..
Gross weight: Nếu lơ hàng q nặng thì nên kiểm tra với hãng tàu trước khi book tránh bị phạt phí overweight (khoảng vài trăm đơ).
Loại container: cần chọn loại container chính xác vì nó ảnh hưởng đến việc đóng hàng của shipper. Ví dụ: 40GP và 40HC, giá cước thường khơng phân biệt, nhưng thể tích đóng hàng khác nhau. Tránh trường hợp khách đóng khơng hết được hàng
45
hoặc đóng hàng bị dư khơng gian phải chèn lót, sợ hư hại hàng hóa trong q trình vận chuyển.
e) Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Bước 1: Đăng nhập phần mềm Ecus
Tiến hành nhập đầy đủ các thông tin cần khai báo như: thông tin nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu, thơng tin vận đơn, thơng tin hố đơn, thông tin hợp đồng, thông tin của container, nhập các thông tin về hàng hố.
Bước 2: Thiết lập thơng tin hệ thống
Bước 3: Thao tác khởi tạo tờ khai hải quan xuất khẩu Bước 4: Khai báo thông tin tại Tab “Thông tin chung”:
Dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Sau đó hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Dựa vào kết quả phân luồng, ta tiến hành thực hiện bước tiếp theo. Công ty xuất khẩu hàng may mặc là hàng hóa xuất khẩu mức 1 thuộc luồng xanh nên được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nhân viên Logistics thực hiện đăng ký mở tờ khai xuất khẩu, sau đó mang bộ chứng từ bao gồm: Giấy giới thiệu, 2 tờ khai hải quan và phiếu đóng gói (Packing list)
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng Hải quan có vi phạm gì khơng. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay khơng và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay khơng.
Sau đó, Hải quan đóng dấu và chuyển bộ phận kiểm tra hàng hoá. Sau khi kiểm tra xong, nhân viên cơng ty sẽ tiến hành đóng lệ phí Hải Quan và nhận lại bộ chứng từ đã nộp trước đó.
d) Thủ tục thông quan:
Đầu tiên Công ty sẽ cung cấp hồ sơ các giấy tờ liên quan cũng như kèm bộ chứng từ.
Sau đó các nhân viên Hải Quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ mà công ty đã nộp. Sau khi kiểm tra xong nhân viên Hải Quan sẽ thơng báo kết quả theo đó là các đề xuất bổ sung hoặc biện pháp xử lí dựa trên kết quả kiểm tra nếu có.
46
Trả kết quả bằng văn bản cho công ty được kiểm tra.
Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, nhân viên Logistics đưa lệnh xếp hàng lên tàu cho hãng tàu để bốc hàng lên tàu dưới sự theo dõi của hãng tàu và nhân viên Logistics của công ty.
Nhân viên Logistics nộp lại tờ khai xuất khẩu và tờ mã vạch (in từ website Tổng cục Hải Quan ở trên) cho hãng tàu, để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát khi hàng đã lên tàu.
+) Theo FOB thì cơng ty là bên bán vận chuyển hàng hóa lên tàu và người mua bên đối tác là bên phải thanh tốn các chi phí sau đó bao gồm cả chi phí vận chuyển chặng chính cho lơ hàng. Xác định chi phí theo Incoterm FOB theo từng loại lô hàng là FCL và LCL. Đối với FCL FOB: Thơng thường chi phí FCL sẽ rẻ hơn khoảng 25- 30% so với LCL.
+) Sắp xếp phát hành HBL cho khách hàng: Seaway HB/L, telex release HB/L, Original HB/L.
+) Thanh toán cho hãng tàu đúng hạn.
+) Sau khi hồn tất các khâu trên, đóng job và tiến hành lưu giữ chứng từ theo quy định công ty.
+) Khi hàng bắt đầu rời cảng thì bộ chứng từ cũng sẽ được gửi đến cho khách hàng.
+) Nhân viên xuất khẩu sau đó thơng báo cho khách hàng để theo dõi và nhận hàng.
+) Cần phải theo dõi và hối thúc các bên thanh toán đúng hạn, trước khi tàu cập cảng đến. Yêu cầu khách hàng thanh tốn sau khi đã nhận hàng thơng qua phương thức tín dụng chứng từ khi nhận được hối phiếu do phía cơng ty xuất khẩu gửi.
+) Sắp xếp phát hành HBL cho khách hàng: Seaway HB/L, telex release HB/L, Original HB/L..
+) Thanh toán cho hãng tàu đúng hạn, sắp xếp Seaway MBL, telex release MBL hoặc gửi Original MBL đi nước ngoài.
+) Sau khi hồn tất các khâu trên, đóng job và tiến hành lưu giữ chứng từ theo quy định công ty.