3.2 Đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống quản lý hoạt động nghiệp vụ
3.2.3 Giải pháp 3: Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
3.2.3.1 Mục đích, ý nghĩa của giải pháp
Sau rất nhiều công tác chuẩn bị, lập kế hoạch, đã đến lúc để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào đơn vị, để từ đó có thể kiểm tra, đánh giá và thấy được những thiếu sót nào cần xử lý, khắc phục.
Đây cũng là thời điểm cần thiết để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, nó sẽ chứng minh cho những lý thuyết đã được giảng dạy, đi vào khắc phục những tồn tại, yếu kém đã được rà soát, từng bước nâng cao chất lượng phục vụ và hiệu quả hoạt động của các đơn vị.
3.2.3.2 Nội dung và cách thức thực hiện
Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO bao gồm cả việc phổ biến, nâng cao nhận thức về ISO như đã thực hiện trong giải pháp 1. Song hành với nó là việc áp dụng các văn bản của hệ thống quản lý chất lượng.
Các văn bản của hệ thống quản lý chất lượng sau khi được phê duyệt sẽ được thông báo, phổ biến tới các đơn vị ban hành và áp dụng các văn bản đó vào thực tế cơng việc. Trong q trình áp dụng, một số vấn đề có thể nảy sinh, những vấn đề này sẽ được ghi chép lại, giải quyết và bổ sung trong các văn bản tiếp theo.
Quy trình thực hiện:
Nhà trường phải phổ biến tới toàn bộ cán bộ, giảng viên, đảm bảo tất cả ý thức được chính sách chất lượng của nhà trường, các mục tiêu chất lượng
liên quan, và vai trị của họ, sự đóng góp của họ vào hệ thống quản lý chất lượng nói chung, bao gồm cả các hoạt động cải tiến hệ thống. Đảm bảo kênh trao đổi thông tin thông suốt để các thành viên có thể trực tiếp đóng góp, đưa ra ý kiến đối với những bất cập của hệ thống cần thay đổi.
Chính thức ban hành, cơng bố, áp dụng các văn bản của hệ thống quản lý chất lượng đã được xây dựng, phê duyệt bởi lãnh đạo trường đối. Để đảm bảo tính hiệu quả, khơng nên đợi khi đầy đủ tất cả các văn bản rồi mới công bố, thực hiện đồng loạt, mà nên thực hiện áp dụng ngay từng văn bản khi được hoàn thiện và phê duyệt. Với cách thực hiện như vậy sẽ tránh dồn nhiều việc đối với đơn vị, cá nhân.
Phổ biến các văn bản đã ban hành, đặc biệt là các văn bản chung, có mức bao quát rộng, áp dụng cho nhiều đơn vị, là cơ sở để nhiều đơn vị thực hiện và áp dụng quy trình của mình như: Chính sách, mục tiêu chất lượng của nhà trường, các quy trình bắt buộc, sổ tay chất lượng, v.v… Từng đơn vị được phổ biến, hướng dẫn đầy đủ các văn bản liên quan và thực hiện hoặc thực hiện một phần, phối hợp cùng phòng ban, đơn vị khác trong trường. Hướng dẫn cán bộ, nhân viên làm theo các quy trình đã đề ra, phân rõ trách nhiệm của từng người, từng bộ phận. Quy định rõ khi nào sử dụng các quy trình nào, dần dần đưa vào nếp và thói quen sử dụng, làm theo quy trình. Các chun viên, cán bộ, giáo viên cần nâng cao ý thức về việc tuân thủ các quy trình, hiểu rõ được trách nhiệm và quyền hạn của mình đã được quy định.
Lập sổ theo dõi, rà sốt các cơng việc, nghiệp vụ đã được phân công, quy định trách nhiệm đối với các cán bộ, chuyên viên. Đảm bảo chất lượng của các quy trình được thực hiện. Phát hiện kịp thời các lỗi sai, chấn chỉnh kịp thời, phát hiện các những điều bất hợp lý cần được xem xét, bổ sung, điều chỉnh… Những phát hiện này sẽ được tổng hợp và báo cáo lãnh đạo phòng, lãnh đạo nhà trường để xem xét xử lý.
Nhà trường cần lập kế hoạch, kiểm sốt các q trình cần thiết để đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ, dịch vụ của nhà trường cung cấp. Thiết lập các chuẩn mực, xác định các yêu cầu đối với công việc. Các chuẩn mực được thiết lập thông qua các quá trình và sự chấp nhận của các dịch vụ mà nhà trường cung cấp. Bên cạnh đó, nhà trường cần xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được, đáp ứng các yêu cầu đối với dịch vụ, cơng việc của mình. Thực hiện kiểm sốt các q trình theo các chuẩn mực trên. Xác định và giữ các thông tin bằng văn bản ở mức độ thích hợp để có sự tin tưởng rằng các q tình được thực hiện như hoạch định, chứng tỏ sự phù hợp của các quá trình.
Nhà trường cũng cần cung cấp thông tin đến các sinh viên. Sinh viên, học viên chính là những đối tượng khách hàng đặc biệt của nhà trường. Họ vừa là sản phẩm đầu vào, vừa là sản phẩm đầu ra, vừa lại nắm vai trò khách hàng của nhà trường, sử dụng các dịch vụ đào tạo của nhà trường. Khi sinh viên, học viên nắm rõ về các chính sách chất lượng, dịch vụ của nhà trường, họ sẽ có những phản ảnh, yêu cầu để dịch vụ của nhà trường được cải tiến trở nên tốt hơn.
3.2.3.3 Điều kiện thực hiện
Để thực hiện thành cơng giải pháp này, hay nói cách khác là áp dụng một cách có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong nhà trường nói chung và từng đơn vị, phịng ban nói riêng, cần có sự cam kết của lãnh đạo cấp cao nhất. Cam kết của lãnh đạo với việc thực hiện chính sách chất lượng và áp dụng hệ thống quản lý là điều kiện tiên quyết cho thành công trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO.
Bên cạnh đó, sự tham gia tích cực và hiểu biết của các cán bộ, chuyên viên trong nhà trường đối với ISO cũng đóng vai trị rất quan trọng.
Một trong những điều kiện để đảm bảo sự thành công nữa là sự tư vấn của các chuyên gia. Các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm, chuyên nghiệp sẽ giúp việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO được nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả hơn.
Ngoài ra, các văn bản của hệ thống quản lý chất lượng cũng là một điều kiện quan trọng. Nếu các văn bản khơng được xây dựng kín kẽ, khơng phù hợp, sẽ làm cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trở nên kém hiệu lực và hiệu quả.