1.4 Quản lý hoạt động nghiệp vụ
1.4.1 Lập kế hoạch quản lý đào tạo
Là khâu đầu tiên, vô cùng quan trọng đối với mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực trong xã hội, từ sản xuất kinh doanh cho tới các cơng tác hành chính, giáo dục, v.v… Xã hội càng phát triển thì kế hoạch càng cho thấy vai trị quan trọng của mình. Kế hoạch hóa giúp chúng ta có thể ứng phó với những thay đổi. Như ta biết, quản lý giáo dục nói chung, và quản lý các hoạt động nghiệp vụ đào tạo nói riêng, ln chịu sự chi phối của nhiều nhân tố bất định như chất lượng học sinh, sinh viên, các thay đổi của kinh tế thị trường, những yêu cầu mới từ nhà tuyển dụng, thị trường mở cửa, hội nhập… Những thay đổi đó tác động tới giáo dục, tới quản lý giáo dục và cả các đơn vị nằm trong q trình đó, làm cho việc lập kế hoạch trở thành một khâu không thể thiếu.
Mặt khác, lập kế hoạch cho một thời gian càng dài, cán bộ quản lý càng có điều kiện kiểm tra tính chuẩn xác, hợp lý của kế hoạch. Việc lập kế hoạch sẽ cho phép chúng ta tập trung vào mục tiêu, lựa chọn các phương án tối ưu nhất, tiết kiệm nguồn lực, đảm bảo hiệu quả của đơn vị. Và lập kế hoạch cũng giúp cho việc kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh dễ dàng hơn.
Kế hoạch hóa có thể hiểu một cách đơn giản là phác thảo, xây dựng kế hoạch phát triển cho đơn vị theo từng giai đoạn, với mục tiêu và tiêu chí phù hợp nhất định. Để quản lý hoạt động nghiệp vụ hiệu quả, cần có kế hoạch rõ ràng từ đầu năm.
Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch, chúng ta phải chuẩn bị thật kỹ càng. Chúng ta sẽ cần xem xét lại việc lập kế hoạch từ trước đến nay trong nhà trường ra sao, việc thực hiện kế hoạch học tập, giảng dạy như thế nào? Rồi chúng ta cũng cần xác định lý do lập kế hoạch và sự sẵn sàng của các đơn vị. Một kế hoạch muốn thành công cần cũng đến sự cam kết, ủng hộ của ban giám hiệu nhà trường.
Bước thứ hai trong lập kế hoạch là phân tích mơi trường. Chúng ta có ba cấp độ mơi trường. Đầu tiên chính là ở ngay trong trường, chúng ta cần
xem xét các yếu tố tổ chức, nhân sự, tài chính, quan hệ, xem mọi thứ có thuận buồm xi gió cho việc lập kế hoạch hay không. Thứ đến, chúng ta cần xem xét mơi trường bên ngồi ảnh hưởng trực tiếp đến trường, với các yếu tố như khách hàng, các trường cạnh tranh cùng ngành đào tạo, đối tác, cơ quan quản lý. Tiếp đến là các yếu tố môi trường ở tầm vĩ mơ như kinh tế, xã hội, chính trị, khoa học công nghệ, luật pháp, v.v…
Bước thứ ba là xem xét thực tiễn. Mục đích của xem xét thực tiễn là để phân tích hiện trạng. Thực tiễn ở đây bao gồm cả trong và ngồi tổ chức. Chúng ta có thể sử dụng phép phân tích SWOT (Mạnh, Yếu, Thời cơ, Nguy cơ) để phân tích. Khi đã nắm rõ điểm mạnh, yếu của mình, cũng như các nguy cơ, thời cơ, chúng ta có thể có những chiến lược hợp lý, kết hợp phát huy điểm mạnh, tận dụng thời cơ, đưa ra các giải pháp khắc phục điểm yếu, chuẩn bị cho các nguy cơ.
Bước thứ tư là xác định mục tiêu. Mục tiêu là tuyên bố của nhà trường muốn đạt được các thành tựu nào trong một tương lai hạn định. Có thể chia thành mục tiêu chung hay mục tiêu tổng quát (mục đích) và mục tiêu cụ thể. Một mục tiêu cụ thể là mục tiêu có định lượng cho các bước trung gian, liên kết với các lĩnh vực thực hiện chủ chốt, chú trọng đến kết quả khi kết thúc kế hoạch. Hay nói cách khác, một mục tiêu cần phải SMART (S – specific: cụ thể; M – measurable: đo được; A – achievable: có thể đạt được; R – relevance: phù hợp; T – timebound: có thời hạn).
Bước năm trong lập kế hoạch trong giáo dục là phát triển các giải pháp. Sau khi trải qua các bước trên, chúng ta đã có đầy đủ các điều kiện cần để có thể bắt đầu đưa ra các giải pháp. Giải pháp là một tiến trình đặc biệt của các hoạt động sẽ được thực hiện để đạt các mục đích chung hoặc cụ thể đã đề ra. Các giải pháp được đặt ra để: Tối ưu hóa việc tận dụng các thời cơ; tránh hoặc làm giảm các nguy cơ; tận dụng các mặt mạnh bên trong; khắc phục các mặt yếu bên trong của nhà trường. Hình thành giải pháp là sự kết hợp xem xét kỹ
lưỡng, khoa học với các dự đoán trực giác tốt nhất. Để có một giải pháp hợp lý, chúng ta nên sử dụng phương pháp phân tích tác động chéo để xác định được nên ưu tiên giải pháp nào. Từ việc xem xét sự ảnh hưởng lẫn nhau giữa các số đo thực hiện và tầm quan trọng của các thực tiễn bên trong và bên ngồi, chúng ta sẽ có các kế hoạch đáp ứng phù hợp.
Bước cuối cùng là lập kế hoạch hành động. Kế hoạch được thực hiện bằng nhiều kế hoạch hành động theo thời gian (3, 6, 12 tháng) và theo lĩnh vực (đào tạo, nghiên cứu khoa học, v.v…) Một kế hoạch hành động cần có đủ những yếu tố sau: Các bước hành động, các thời khóa biểu, trách nhiệm, các nguồn lực cần có, thơng tin khác. Vậy để kế hoạch hành động có hiệu quả thì nó cần có những thuộc tính nào? Một kế hoạch hành động tốt cần có 3 thuộc tính quan trọng sau: 1. Một mức độ chi tiết phù hợp - đủ để đẫn dắt công việc, nhưng không quá chi tiết để gây quá tải; 2. Một mẫu báo cáo định kỳ về tiến trình hướng tới các mục tiêu và mục đích đặc thù; 3. Một cấu trúc nhất quán với kế hoạch.