Qua biểu đồ 2.2 và bảng 2.1, chúng ta có thể thấy phần lớn ý kiến (86,1%) cho rằng việc thu thập thơng tin, phân tích mơi trường đào tạo của Phịng QLĐT đạt mức khá, chưa nhiều ý kiến cho rằng phòng đã làm tốt việc này (6,3%). Bên cạnh đó cũng có một số nhỏ ý kiến (7,6%) cho rằng việc thu thập thơng tin, phân tích mơi trường đào tạo mới chỉ dừng ở mức trung bình. Phịng QLĐT thu thập thơng tin qua nhiều kênh khác nhau như khảo sát trên mạng, khảo sát bằng phiếu hỏi tới từng đối tượng, xin ý kiến chuyên gia, v.v… Việc thu thập thông tin trong thời gian gần đây được thực hiện có kế hoạch, thường xuyên. Điều đó đã phản ánh qua kết quả khảo sát khi hơn 85% người tham gia khảo sát cho rằng việc thu thập thông tin đã được thực hiện khá tốt. Tuy nhiên, có một bộ phận nhỏ cho rằng cơng tác trên mới chỉ đạt ở mức trung bình, nguyên nhân là do trước đây công tác này không nhận được sự quan tâm và đầu tư công sức thực hiện.
Việc lập kế hoạch năm học là công việc thường niên của Phòng QLĐT, thực hiện trước khi bắt đầu năm học mới. Với việc đưa ra kế hoạch, khung thời gian tổng thể cho năm học, các khoa, bộ mơn sẽ dựa vào đó để phân bố
thời gian giảng dạy, kiểm tra đánh giá của khoa mình. Đa phần người tham gia khảo sát đều cho rằng Phòng QLĐT đã làm tốt phần việc này, với mức đánh giá tốt là 51,9% và khá là 41,8%. Sau khi phác thảo, kế hoạch sẽ được gửi tới lấy ý kiến đóng góp của các khoa, bộ môn, của chuyên viên, trợ lý giáo vụ, để đảm bảo kế hoạch đưa ra có sự đóng góp ý kiến đầy đủ, phù hợp với lịch trình, thời khóa biểu, kế hoạch của riêng từ khoa, bộ mơn. Việc lấy ý kiến đóng góp được thực hiện qua mạng nội bộ của nhà trường, có thời hạn rõ ràng. Với các bước thực hiện như vậy, phịng có được một kế hoạch năm học cụ thể, phù hợp. Cách làm đó đã phản ánh qua kết quả của khảo sát này. Sau khi có kế hoạch tổng thể, các khoa, bộ môn sẽ tiến hành lập kế hoạch giảng dạy, thời khóa biểu chi tiết của mình. Q trình này phịng QLĐT sẽ tư vấn, hỗ trợ khi cần thiết. Phòng cũng là đầu mối, tiếp nhận, quản lý kế hoạch giảng dạy chi tiết của các khoa, bộ mơn, sau đó phối hợp với các phịng ban khác để cùng thực hiện và quản lý. Phòng QLĐT sẽ cùng với Phòng Quản trị phân phòng học cho các khoa, bộ môn dựa trên kế hoạch chi tiết, đảm bảo sử dụng tối đa cơng suất phịng học, đáp ứng nhu cầu đặc thù của từng mơn học. Ví dụ như có mơn học cần giảng đường lớn, có mơn u cầu phịng có máy chiếu, hệ thống âm thanh, có mơn học yêu cầu lớp nhỏ phù hợp với việc giảng dạy và luyện tập ngoại ngữ. Cơng tác này được Phịng QLĐT phối hợp và thực hiện tốt, kết quả khảo sát đã chỉ ra điều đó với 60,8% đánh giá tốt và 34,8% đánh giá khá.
Kế hoạch đào tạo được chuyển bản cứng tới từng khoa, bản mềm được gửi qua mạng nội bộ. Bên cạnh đó, kế hoạch cũng được cơng khai trên trang đào tạo của nhà trường để tất cả các em sinh viên có thể nắm được. Kết quả khảo sát đã chỉ ra Phòng QLĐT đã thực hiện tốt phần việc này với mức đánh giá tốt là 58,2%, khá là 34,2%.
“Theo dõi tình hình thực tế và có điều chỉnh kịp thời” cũng nhận được nhiều ý kiến ở mức độ tốt (63,3%) và khá (25,3%). Phòng QLĐT có các chuyên viên phụ trách từng khoa, bộ môn. Các chuyên viên này sẽ theo dõi
lịch trình, kế hoạch giảng dạy để có sự điều chỉnh kịp thời khi cần thiết. Tuy nhiên số lượng sinh viên của trường khá đông, với nhiều ngành, nhiều lớp, khó tránh khỏi các trục trặc trong q trình thực hiện, gây khó khăn cho việc điều chỉnh kế hoạch.
Đánh giá chung, Phòng QLĐT đã làm khá tốt việc lập kế hoạch, có sự phối hợp chặt chẽ, liên tục với các khoa, bộ mơn, phịng ban khác để đảm bảo việc lập kế hoạch chính xác, hợp lý, thực hiện được. Kế hoạch này là xương sống cho các hoạt động đào tạo, cho các kế hoạch khác của nhà trường. Việc lập kế hoạch đầu năm học đã trở thành nề nếp từ nhiều năm nay. Tuy nhiên phòng QLĐT cũng cần thực hiện tốt hơn nữa công tác thu thập thơng tin, phân tích mơi trường đào tạo.
2.5.2 Thực trạng quản lý thực hiện kế hoạch đào tạo, thời khóa biểu, khối lƣợng giảng dạy biểu, khối lƣợng giảng dạy
Để đánh giá thực trạng quản lý việc thực hiện kế hoạch đào tạo, thời khóa biểu, khối lượng giảng dạy, tác giả đã khảo sát năm nội dung sau:
- Quản lý việc xây dựng, ban hành các quy định đào tạo về chế độ làm việc cho giảng viên.
- Quản lý việc thực hiện kế hoạch năm học của khoa, bộ môn, giảng viên. - Quản lý nề nếp giảng dạy của giảng viên.
- Quản lý việc thực hiện thời khóa biểu.
- Quản lý việc thực hiện khối lượng giờ giảng của giảng viên và tiến trình giảng dạy theo chương trình.
Các ý kiến khảo sát đã được tổng hợp thành bảng 2.5 bên dưới đây”
Bảng 2.2 Thực trạng quản lý thực hiện kế hoạch đào tạo, thời khóa biểu, khối lƣợng giảng dạy
Yếu Trung bình Khá Tốt
ban hành các quy định đào tạo về chế độ làm việc cho giảng viên.
- Quản lý việc thực hiện kế hoạch năm học của khoa, bộ môn, giảng viên.
0 0.0% 11 13.9% 64 81.0% 4 5.1%
- Quản lý nề nếp giảng dạy
của giảng viên. 0 0.0% 6 7.6% 64 81.0% 9 11.4% - Quản lý việc thực hiện
thời khóa biểu. 0 0.0% 9 11.4% 51 64.6% 19 24.1% - Quản lý việc thực hiện khối
lượng giờ giảng của giảng viên và tiến trình giảng dạy theo chương trình.
0 0.0% 4 5.1% 48 60.8% 27 34.2%
Biểu đồ 2.2: Thực trạng quản lý thực hiện kế hoạch đào tạo, thời khóa biểu, khối lƣợng giảng dạy
Từ số liệu trên bảng 2.2 và hình ảnh trực quan thể hiện trên biểu đồ 2.3, chúng ta có thể nhận thấy đa phần các ý kiến đều cho rằng các mảng việc của Phòng QLĐT trong mục này đều chỉ ở mức khá và thấp hơn, nó phản ảnh thực trạng còn nhiều vấn đề tồn tại.
Đầu tiên là việc xây dựng, ban hành các quy định đào tạo về chế độ làm việc cho giảng viên, có 48,1% ý kiến đánh giá loại trung bình, và 44,3% ý kiến đánh giá đạt loại khá. Chỉ mới gần đây, từ đầu năm học 2016-2017, Phòng QLĐT mới xây dựng bộ quy định về chế độ làm việc cho giảng viên mới, sau một thời gian rất dài sử dụng các quy định cũ. Các quy định về chế độ làm việc cho giảng viên cũ đã có từ trước đây khoảng 20 năm, tuy có được cập nhật về khối lượng, mức giá tiền thanh tốn, nhưng cách tính giờ, tính khối lượng giảng dạy đã khơng cịn phù hợp, gây nhiều khó khăn trong quản lý, trong thanh toán và kiểm toán. Quy định cũ phân biệt giờ chuẩn cho giảng viên giảng dạy năm thứ 3 và năm thứ 4 là 270 giờ, trong khi giảng dạy năm thứ nhất và thứ hai là 270 giờ cho tới 300 giờ (với giảng viên có trên 5 năm kinh nghiệm). Nhưng lại không chỉ rõ khi giảng viên giảng dạy chung cả 2 mức trên thì tính thế nào. Bên cạnh đó quy định cũng khơng phân biệt rõ ràng mức thừa giờ tối đa cho một giảng viên, dẫn tới nhiều khoa, bộ mơn có số lượng vượt giờ quá nhiều, không đảm bảo về chất lượng. Mặc dù có nhiều điểm bất hợp lý như vậy, nhưng cho tới năm học 2016-2017 Phòng mới xây dựng xong và ban hành bộ quy định mới về chế độ làm việc cho giảng viên, tuy nhiên bộ quy định này vẫn cịn nhiều bất cập trong q trình thực hiện và sẽ phải chỉnh sửa, cập nhật trong thời gian tới. Như vậy, các ý kiến khảo sát đã đánh giá đúng thực trạng về việc xây dựng, ban hành quy định đào tạo về chế độ làm việc cho giảng viên, khi mà công việc này bị bỏ ngỏ một thời gian dài.
Ở các nội dung tiếp theo: “Quản lý việc thực hiện kế hoạch năm học của khoa, bộ môn, giảng viên” và “Quản lý nề nếp giảng dạy của giảng viên”, đa phần ý kiến tập trung ở mức “khá” với 81% số người đánh giá chọn mục này. Phòng QLĐT đã phân công từng chuyên viên phụ trách các khoa, bộ môn chung, theo dõi sát sao việc thực hiện kế hoạch năm học, đốc thúc khi cần thiết. Vậy nên các khoa đều thực hiện tốt kế hoạch của mình, tuân thủ chung kế hoạch của tồn trường, khơng có sự chồng chéo giữa các khoa, bộ mơn, gây khó khăn cho sinh viên trong việc sắp xếp thời gian lên lớp, thi cử. Về mặt quản lý nề nếp giảng dạy của giảng viên, phịng QLĐT có kết hợp với Phòng Thanh tra - pháp chế trong việc quản lý nề nếp, giờ giấc lên lớp của giảng viên, sinh viên. Các chuyên viên cũng được cử xuống lớp để kiểm tra trực tiếp nội dung này. Tuy nhiên do khối lượng công việc khá lớn, thêm vào đó là số lượng lớp học, ngành học lớn, nên các chuyên viên của phòng chưa sát sao, thường xuyên kiểm tra được nề nếp giảng dạy. Chính vì vậy, có một số lớp học vẫn cịn tình trạng giáo viên vào muộn giờ, cho sinh viên về sớm, hoặc giáo viên nghỉ dạy, nhờ người khác dạy thay, dù số lượng này không nhiều, nhưng là đơn vị quản lý, phòng vẫn cần phải nắm được các thơng tin này. Với những khó khăn trên, điều tất yếu là Phịng cũng sẽ khó quản lý tốt việc thực hiện thời khóa biểu của các khoa, bộ môn. Kết quả của khảo sát cũng phản ánh điều tương tự khi mà 64,6% người tham gia khảo sát chọn mức “khá”, 24,1% chọn mức “tốt”, 11,4% chọn mức “trung bình”. Việc quản lý của Phịng QLĐT chủ yếu dựa trên thời khóa biểu khoa chuyển lên bằng văn bản cứng, chưa có hệ thống phần mềm hỗ trợ chuyên nghiệp. Dẫn tới mỗi khi cần tra cứu phải tra cứu trên bản cứng hoặc bản mềm, gây khơng ít khó khăn và mất thời gian. Chưa kể tới việc giáo viên nghỉ dạy, xin đổi giờ, đổi lớp, phòng học, những tác vụ này đều phải xử lý thủ cơng, thơng qua mạng nội bộ. Phịng QLĐT sẽ phối hợp cùng Phòng Quản trị để thay đổi, sắp xếp
phòng mới theo yêu cầu của các khoa. Cách quản lý trên vừa gây khó khăn lúc tra cứu, vừa gây khó khăn lúc quản lý.
Ở nội dung “Quản lý việc thực hiện khối lượng giờ giảng của giảng viên và tiến trình giảng dạy theo chương trình”, kết quả khảo sát có phần khả quan hơn khi 34,2% người tham gia khảo sát chọn mức “tốt”, 60,8% chọn mức “khá” và chỉ có 5,1% chọn mức “trung bình”. Các chun viên phịng QLĐT kết hợp với các khoa, quản lý việc giảng dạy theo tiến trình, đảm bảo các mơn điều kiện tiên quyết phải được hồn thành trước khi được học tiếp các môn tiếp theo. Việc đảm bảo giảng dạy theo tiến trình được thực hiện thông qua nhiều khâu. Đầu tiên là qua kế hoạch tổng thể năm học. Kế hoạch năm học sẽ phân định rõ khối nào, khoa nào đăng ký các môn chung vào thời điểm nào, phân luồng đảm bảo khơng có sự q tải, chồng chéo. Thứ hai, phần mềm quản lý đào tạo cũng có phân định rõ điều kiện tiên quyết của từng mơn học, nên khơng có việc mơn học chưa hồn thành mà sinh viên có thể đăng ký được các môn ở học phần tiếp theo. Thứ ba là phòng QLĐT cũng quản lý việc mở lớp cho sinh viên, điều phối việc mở lớp, đảm bảo các lớp được mở đúng theo tiến trình giảng dạy. Việc quản lý khối lượng giờ giảng của giảng viên được tiến hành thông qua thống kê sổ theo dõi giảng dạy. Trong những năm gần đây phòng đã đưa ra các cải tiến sổ theo dõi giảng dạy để việc theo dõi được hiệu quả hơn. Cùng với đó, các chun viên của phịng sẽ phối hợp với trợ lý giáo vụ, trợ lý hành chính của khoa, bộ mơn để thống kê số giờ dạy sau mỗi một học kỳ. Việc thống kê đảm bảo có sự kiểm tra chéo giữa các bên, giảm thiểu tối đa sai sót, đảm bảo tính chính xác về khối lượng giờ giảng đã thực hiện và số giờ chuẩn phải đảm bảo. Tuy vậy, việc tính tốn, thống kê hồn tồn thực hiện thủ cơng, dựa trên sổ sách, bảng tính trên phần mềm excel, thêm vào đó là số lượng chun viên của phịng khá mỏng, lại có sự thay đổi về nhân sự trong thời gian gần đây, dẫn tới việc thống kê, xác nhận giờ giảng của giáo viên bị chậm.
Nhìn chung, Phịng QLĐT đã thực hiện khá tốt các chức năng của phòng liên quan đến thực hiện kế hoạch đào tạo, thời khóa biểu, khối lượng giảng dạy. Tuy nhiên phòng cần làm tốt hơn việc xây dựng, ban hành, chỉnh sửa, cập nhật các quy định liên quan tới chế độ làm việc cho giảng viên. Đây là những quy định ảnh hưởng trực tiếp tới giảng viên, nếu làm không tốt sẽ gây các hệ lụy xấu, nếu làm tốt sẽ như một phần cơ chế của nhà trường khích lệ giảng viên trong giảng dạy, học tập. Bên cạnh đó, việc quản lý thực hiện thời khóa biểu, nề nếp giảng dạy, khối lượng giờ giảng cũng cần làm tốt hơn, có nhiều điểm có thể cái tiến để đạt hiệu quả cao hơn trong quản lý.
2.5.3 Thực trạng quản lý đổi mới chương trình, giáo trình
Để đánh giá thực trạng quản lý đổi mới chương trình, giáo trình, phiếu điều tra đã lấy ý kiến 4 nội dung sau:
- Khảo sát yêu cầu, nhu cầu người sử dụng lao động về trình độ kiến thức tối thiểu, năng lực người học sau khi tốt nghiệp.
- Tổ chức lấy ý kiến giảng viên, cán bộ quản lý trong và ngoài cơ sở đào tạo, nhà khoa học, đại diện đơn vị sử dụng lao động.
- Đánh giá và cập nhật thường xuyên nội dung chương trình. - Thẩm định chương trình, mở mã ngành mới.
Bảng 2.3 Thực trạng quản lý đổi mới chƣơng trình, giáo trình
Yếu Trung
bình Khá Tốt
Khảo sát yêu cầu, nhu cầu người sử dụng lao động về trình độ kiến thức tối thiểu, năng lực người học sau khi tốt nghiệp.
2 2.5% 27 34.2% 44 55.7% 6 7.6%
Tổ chức lấy ý kiến giảng viên, cán bộ quản lý trong và ngoài cơ sở đào tạo, nhà khoa học, đại diện đơn vị sử dụng lao động.
1 1.3% 26 32.9% 44 55.7% 8 10.1%
Đánh giá và cập nhật thường
xuyên nội dung chương trình. 1 1.3% 29 36.7% 42 53.2% 7 8.9% Thẩm định chương trình, mở
mã ngành mới 1 1.3% 22 27.8% 47 59.5% 9 11.4%
Sơ đồ 2.1 Thực trạng quản lý đổi mới chƣơng trình, giáo trình
Chương trình, giáo trình là một phần quan trọng, quyết định chất lượng của sinh viên ra trường, liệu sinh viên ra trường có đủ kiến thức, kỹ năng, có đủ cập nhật với những gì mới nhất của xã hội khơng. Do vậy việc đổi mới,
cập nhật chương trình, giáo trình là một khâu quan trọng và cần được thực hiện thường xuyên. Qua kết quả khảo sát trên, có thể nhận thấy đa phần các câu trả lời tập trung ở mức đánh giá “trung bình” và “khá”. Với nội dung đầu tiên, “Khảo sát yêu cầu, nhu cầu người sử dụng lao động về trình độ kiến thức tối thiểu, năng lực người học sau tốt nghiệp”, có tới 55,7% người sử khảo sát đánh giá mức “khá” và 34,2% chọn mức “trung bình”. Điều này thể hiện rõ Phịng QLĐT chưa làm tốt công việc khảo sát nhu cầu người sử dụng lao