II. HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KHẢI HOÀNG GIA.
1.1 Tổ chức công tác mua hàng.
1.1.1 Bộ phận yêu cầu nhập hàng.
- Hàng hóa tại doanh nghiệp chính là tài sản là đầu vào cốt lõi để có đầu ra, mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng. Bộ phận yêu cầu nhập hàng chính là bộ phận quản lý kho, sẽ kiểm tra giám sát và có đầy đủ các thông tin thực tế về số lượng hàng hóa của các cửa hàng cũng như hàng hóa dự trữ tại kho, đồng thời yêu cầu bộ phận bán hàng gửi báo cáo về tình hình bán hàng, những mặt hàng nào bán được nhiều, những mặt hàng nào khách có nhu cầu … Sau đó bộ phận kho tổng hợp lại để làm phiếu đề nghị nhập hàng gửi qua bộ phận nhập hàng. Bộ phận quản lý kho gồm có ba thủ kho, ba thủ kho với nhiệm vụ sắp xếp, dự trữ các hàng hóa và là người luôn nắm rõ số lượng hàng hóa cũng như các mẫu mã của hàng hóa, ví dụ: người quản lý kho phải biết phân biệt giữa DVD thường DVD theo xe, hay giữa Ghế da Singapor và ghế da Ý hay ghế da Simili… Và biết loại nào cịn bao nhiêu, vị trí hàng ở đâu để có thể nắm chắc được tình hình hàng hóa dự trữ chính xác để đáp ứng yêu cầu khi nhập hàng.
- Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về nhà cung cấp và cùng với nhà cung cấp đàm phán thương lượng để thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận.
- Bộ phận nhập hàng của công ty thuộc phòng kinh doanh. Gồm trưởng phòng kinh doanh và bốn nhân viên mua hàng.
- Trưởng phòng kinh doanh sau khi nhận được phiếu yêu cầu nhập hàng của bộ phận kho sẽ lên kế hoạch nhập hàng và sẽ báo cáo giám đốc quá trình thực hiện mua hàng, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về quá trình thực hiện hợp đồng( nếu có).